石油工程地面建設總承包項目文件的管理和歸檔研究

中石化中原石油工程設計有限公司 河南 鄭州 450000

前言

工程地面建設項目文件是項目建設過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件，包括項目前期文件、項目設計文件、采購文件、施工文件和項目竣工驗收文件等，其形成貫穿工程項目建設的全過程，是工程項目竣工驗收的重要組成部分，也是日后工程運行維護的重要依據。因此作好工程總承包項目文件材料的收集、整理、歸檔，不僅能為工程總承包單位積累極有價值的“組織過程資產”，也為工程建設項目的順利移交及最終用戶日后進行裝置的運行和維護具有重要意義。材料驗收歸檔，避免臨近竣工出現時間緊、文件材料數量大，集中歸檔難以保證整理、審核的質量，造成工程項目檔案的完整率和合格率下降。

1 作好工程總承包項目文件材料管理的基本要求

1.1 明確職責

根據工程總承包特點，按EPC工程總承包機構設置和分工，確定總承包方、分承包方在文件材料形成、積累、整理方面的職責。一般來說，總承包方有兩方面的職責:一是對分承包方文件材料形成、積累、整理的監督和指導;二是對自身形成的文件材料的收集、整理，接收分承包方的歸檔以及向業主的移交。分承包方應按照職責要求，把文件材料的形成、積累、管理納入工程建設計劃，以保證文件材料的管理工作與工程建設同步進行。另外，總承包方內部也應明確各部門和人員在文件材料形成、流轉和積累方面的職責，以保證文件材料的完整、準確[1]。

1.2 建立健全各項制度

石油工程地面建設項目，因其投資大，單項工程多，工藝流程復雜，大多屬于國家重點工程。在實施工程總承包的項目中，一般參建單位多，有時參建單位還分屬不同行業，水平也參差不齊。因此總承包方，必須依據國家對建設工程項目檔案管理的有關規定和《石油工程地面建設交工技術文件規定》、《中國石油化工集團公司建設項目檔案驗收辦法》以及業主對檔案資料的要求，結合工程項目的特點，建立健全各項制度，規范各分包方的文件材料管理工作。這些管理制度應明確分承包方文件材料具體的歸檔范圍:統一檔案分類辦法、檔案編號模式和檔案整理的質量標準，以保證整個地面工程項目文件材料管理的一致性和標準化。

1.3 提前介入，抓好過程管理

總承包方要設置專門的控制人員，并明確將來的項目檔案移交責任人，該人員在總承包方項目建設初期即介入工程中，了解工程項目的總體規劃、計劃進度等情況，與項目經理保持溝通，把項目文件材料的管理納入項目管里中，使之成為項目管理中的有機組成部分。根據國家、行業、地方有關規定和業主單位對工程檔案管理的要求，結合工程項目的特點制訂有關工程文件材料管理的規定和標準，為工程的全面啟動做好充分的準備工作。在工程建設程中要堅持文件材料的管理工作與工程建設同步進行，即把文件的收集、整理、歸檔和驗收與各階段相應的勘測、設計、施工、采購、竣工驗收工作同步進行?？偝邪綉形臋n管理人員長期駐留項目實施現場，隨時接受業主方檔案管理部門和監理方對文件材料管理的檢查指導并指導分承包方的文件資料管理工作，及時將各分承包方的文件材料驗收歸檔，避免臨近竣工出現時間緊、文件材料數量大，集中歸檔難以保證整理、審核的質量，造成工程項目檔案的完整率和合格率下降。工程總承包項目文件材料管理應注意的事項工程總承包項目從簽訂合同開始就應該明確合同各方在工程總承包項目文件材料收集、歸檔上的職責，事前的責任明確，有利于各方在工作中主動積極收集及文件材料，保證歸檔文件的完整、準確。

2 石油工程地面總承包項目文件歸檔注意的關鍵性問題分析

2.1 石油工程地面總承包項目文件管理要強化合同管理

在對石油工程地面總承包項目文件進行管理的過程中，管理人員要保證資料的完整度，提升管控措施和管理機制，將管理結構和管理時效性升級作為項目處理的主要目標。特別要注意的是，在對石油工程地面總承包項目文件進行分析和處理時，最重要的就是要對項目合同進行統籌管理確保資料收集過程的完整度，并且要細化區分項目資料管理項目的權責分布，運行責任制，提高其明確性，項目文檔管理人員只有建立有利于項目資料管理的行為，才能真正提升其主動收集和管控措施，有效的保留原始文件，利于工程項目歸檔資料的完整性。

2.2 石油工程地面總承包項目文件管理要強化檔案規范歸檔

在石油工程地面總承包項目文件管理項目運行時，管理人員不僅要對資料進行綜合化的收集，也要建立有效的規范化整理模式，最重要的就是要保證文件資料信息的收集和項目工程的建設過程同步進行，從根本上提高項目運行的時效性，真正促進管控措施的完整度，順利升級管理機制和文件的基本質量[2]。

2.3 石油工程地面總承包項目文件管理要保證文件基本參數

管理人員要在數據收集和文件整理的過程中，認真執行項目資料歸檔管理規范條例，將文件的形成過程以及收集過程整合為統一的管理框架。在資料整理的過程中，相關項目的負責人員要保證各個專業以及各個階段的文件能建立分類管理條目，才能從根本上保證信息和數據的完整，提升信息和數據準確性。并且，在信息文件被管理時，管理人員要建立有效的文件管理表格，在表格內簽署完備的信息數據，提升文件數據內容的真實性和準確性。除此之外，對于管理人員來說，數據收集整理以及統籌管理項目的前提是要保證數據材料字跡清楚，便于留存，且書寫材料的基本標準要符合耐久性的具體要求，圖示以及具體參數清晰完整、影像播放載體具有一定的有效性。

2.4 石油工程地面總承包項目文件管理要保證管理結構數字化

項目文檔管理人員只有建立具有實效性的管控措施和管理機制，才能從根本上確保項目資料整體管控符合項目業主的具體需求。因此，項目文檔管理人員在建立管理結構的過程中，要本著提升工作效率以及標準化運行處理框架的基準，建立更加完整的管理措施，優化文件資料的管理機制，順利實現全息化管理框架，特別要注意的是，在項目運行框架結構中，管理人員要提升數字化文件管理模式的實效性，提升管控措施和管理項目的細化程度。借助計算機技術能對發現的問題建立及時處理機制，從而提高工作效率的同時，為文件資料管理項目標準化和科學化運行奠定堅實的基礎。

2.5 石油工程地面總承包項目文件管理要實現管理組織框架

對于項目文檔管理人員來說，要建立完整的石油工程地面總承包項目文件管理流程，不僅需要管理人員針對具體問題建立具體的管控機制，也要提高數據和文檔的歸檔效率。由于石油工程地面項目中，具有不同的參建單位，且工程的進度比較長，項目文檔資料管理人員要建立動態化的管理機制才能順應項目的發展現狀。工程總承包企業要針對此項工作進行綜合管控，合理化安排人力資源結構和數據處理措施，確保管控措施和管理項目的契合度。而分承包單位在對文件數據進行分類整理的過程中，要強化文件管理的措施和管控機制，提高管理人員的管理意識，從思想理念層面提高管理人員的重視度，從而保證建立以項目經理以及項目負責人為核心的文件檔案管理小組，提高文件管理的時效性，也提升控制人員的項目管理素質，建立具有實效性價值的管理網絡，提升文件材料的收集效率和質量[3]。

3 結束語

總而言之，要想從根本上實現石油工程地面總承包項目文件管理項目的優化，不僅項目資料管理人員要提高管理認知，也要強化項目管理人員的基本素質，建立動態化的信息處理機制，為石油工程地面總承包項目文件管理項目的可持續發展奠定堅實的基礎。