高校房產(chǎn)檔案信息化的建設(shè)與管理策略分析

哈爾濱體育學(xué)院 黑龍江 哈爾濱 150008

目前高校是知識(shí)和人才的聚集地，而高校當(dāng)中的房產(chǎn)檔案管理則作為教學(xué)、科研以及管理的重要基礎(chǔ)在高校當(dāng)中的作用是非常重要的，其對(duì)于提升高校的整體水平和實(shí)力，提升科研質(zhì)量教學(xué)活動(dòng)質(zhì)量都具有顯著的作用和意義。通過高校規(guī)范化檔案管理與信息化技術(shù)的結(jié)合能夠有效提升檔案管理的效益，推動(dòng)高校各方面事項(xiàng)朝著可持續(xù)發(fā)展的方向前進(jìn)。

1 高校房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)問題研究

在當(dāng)前高校房產(chǎn)檔案管理應(yīng)當(dāng)保證工作的基礎(chǔ)性要求，同時(shí)在信息化背景之下更加應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)工作的規(guī)范化和有效性。當(dāng)前我國高校在進(jìn)行檔案房產(chǎn)管理的過程中實(shí)行的房產(chǎn)檔案的分塊化管理。處理房產(chǎn)工作和檔案管理存在一定的聯(lián)系，傳統(tǒng)的工作方式雖然能夠有效實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案管理的獨(dú)立性，但是在實(shí)際的工作過程中往往出現(xiàn)各自為政的現(xiàn)象，而且檔案管理人員往往會(huì)會(huì)缺乏考慮到工作的可操作性，房產(chǎn)檔案管理的過程中與實(shí)際的工作存在脫節(jié)現(xiàn)象。

其次房產(chǎn)檔案管理的發(fā)展在我國起步時(shí)間較晚，部門的管理人員對(duì)于相關(guān)的檔案管理認(rèn)識(shí)程度不夠，同時(shí)部分的高校對(duì)于房產(chǎn)檔案管理缺乏一定的深度，局限于表面，缺乏對(duì)房產(chǎn)檔案管理的正確認(rèn)識(shí)。經(jīng)過實(shí)際的考察和分析等，很多單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于文檔工作的重要性不夠完善，同時(shí)認(rèn)為房產(chǎn)檔案管理在高校的發(fā)展過程中浪費(fèi)精力，同時(shí)對(duì)于高校的發(fā)展也起不到有效的作用[1]。

目前房產(chǎn)檔案管理往往隨著信息化社會(huì)的不斷發(fā)展和完善，在市場發(fā)展過程中應(yīng)當(dāng)不斷地與實(shí)際的技術(shù)進(jìn)行結(jié)合，但是目前階段我國房產(chǎn)檔案管理人員自身的技術(shù)能力和信息化掌握程度不夠，在實(shí)際的工作過程中缺乏相關(guān)的經(jīng)費(fèi)等。

2 信息化背景下提高高校房產(chǎn)檔案管理及建設(shè)的措施

隨著當(dāng)前階段我國信息化技術(shù)的不斷發(fā)展與完善，在進(jìn)行高等教育的改革和發(fā)展過程中信息化技術(shù)的應(yīng)用和推廣程度在不斷提升。同時(shí)對(duì)于房產(chǎn)檔案管理來說更加應(yīng)當(dāng)重視信息化、電子化的推廣，借助技術(shù)手段來實(shí)現(xiàn)管理工作的可持續(xù)發(fā)展[2]。

2.1 健全制度，規(guī)范房產(chǎn)工作的銜接

在當(dāng)前我們首先應(yīng)當(dāng)確保文件的規(guī)范性以及有效性。文件的質(zhì)量以及規(guī)范性往往決定著房產(chǎn)檔案管理的效果。在當(dāng)前高水平的管理往往需要借助高質(zhì)量的文件處理。因此學(xué)校在實(shí)際的房產(chǎn)檔案管理過程中應(yīng)當(dāng)構(gòu)建完善的管理制度，同時(shí)構(gòu)建覆蓋全面的體系，將房產(chǎn)檔案管理的銜接工作做好，除此之外，在進(jìn)行檔案管理的過程中應(yīng)當(dāng)有效的了解檔案管理工作的效益，最終實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)、檔案工作的有機(jī)整合等。檔案工作者自身還應(yīng)當(dāng)不斷加強(qiáng)在檢驗(yàn)工作方面的。對(duì)于平日的文件收發(fā)應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行登記了記錄，同時(shí)在信息技術(shù)背景之下往往需要不斷提升信息化技術(shù)與實(shí)際的管理相結(jié)合，發(fā)揮出現(xiàn)場工作人員的工作有效性。在進(jìn)行檔案管理的過程中應(yīng)當(dāng)拓寬工作者的主動(dòng)性和適應(yīng)性，同時(shí)借助信息化技術(shù)以及計(jì)算機(jī)軟件的形式來構(gòu)建檔案入庫管理、檔案銷毀管理以及檔案借閱管理等，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)來進(jìn)行數(shù)據(jù)庫的管理和系統(tǒng)化的發(fā)展等。

2.2 強(qiáng)化高校房產(chǎn)檔案信息化工作的管理認(rèn)識(shí)

高校文檔管理在當(dāng)前的發(fā)展過程中應(yīng)當(dāng)是高校的重要組成部分，對(duì)于高校的文化建設(shè)以及知名度建設(shè)等都具有重要的作用。借助高校的檔案我們能夠了解到高校的發(fā)展歷史，同時(shí)了解高校的發(fā)展情況，通過房產(chǎn)檔案管理我們能夠清楚地認(rèn)識(shí)到高校在實(shí)際發(fā)展過程中的困境。因此在進(jìn)行房產(chǎn)檔案管理的過程中，單位領(lǐng)導(dǎo)首先需要從自身改變傳統(tǒng)的觀念，提升對(duì)文檔管理的重視程度，對(duì)于文檔管理工作具有一定的規(guī)范化了解，重視落實(shí)推廣信息技術(shù)手段，重視信息化管理檔案與實(shí)際的建設(shè)，通過信息技術(shù)與信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)線上房產(chǎn)檔案管理的有效性。

2.3 強(qiáng)化高校檔案管理人員的培訓(xùn)力度

房產(chǎn)檔案管理工作在信息化的背景之下往往需要重視信息化的推廣，因此我們應(yīng)當(dāng)重視對(duì)高校檔案管理的相關(guān)信息化予以高度的重視，在實(shí)際工作過程中應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化高校檔案管理工作人員的培訓(xùn)力度。在目前房產(chǎn)檔案管理之所以存在問題，主要是大量的工作人員屬于兼職工作人員，導(dǎo)致在實(shí)際工作過程中專業(yè)化程度受到了極大的影響[3]。因此在這種背景之下我們應(yīng)當(dāng)關(guān)注管理人員的培訓(xùn)工作，定期的深入到相應(yīng)管理部門當(dāng)中學(xué)習(xí)，同時(shí)具備其他方面的知識(shí)學(xué)習(xí)。除此之外還應(yīng)當(dāng)鼓勵(lì)高校當(dāng)中的有關(guān)工作人員定期的到國外進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)有關(guān)房產(chǎn)檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，為檔案管理注入新鮮的血液等[4]。

隨著計(jì)算機(jī)工作的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理也逐漸改革，檔案管理的數(shù)字化是目前信息社會(huì)對(duì)檔案工作的新型要求，因此，需要相應(yīng)的人員具備一定的信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能力等，因此檔案工作人員應(yīng)當(dāng)從自身做起，不斷的掌握新社會(huì)下發(fā)展態(tài)勢，借助現(xiàn)代化的辦公軟件來提升工作效率等。

3 結(jié)束語

各行各業(yè)都需要規(guī)范與創(chuàng)新，目前高校房產(chǎn)檔案管理信息化仍然有較大的空間提升，在進(jìn)行管理檔案的過程中現(xiàn)代化的技術(shù)是非常有必要的，只有采用針對(duì)性的信息化創(chuàng)新管理對(duì)策來及時(shí)的解決事業(yè)單位在檔案管理工作當(dāng)中的問題，并且就具體的問題進(jìn)行有效的創(chuàng)新發(fā)展，才能夠真正意義上的實(shí)現(xiàn)檔案管理的有效性，構(gòu)建一個(gè)科學(xué)化的檔案管理體系[5]。