企業業財一體化系統建設模式與管理優化研究

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引言

隨著企業在行業市場優勢的不斷擴大以及ERP系統架構的深度應用，對于業務領域跨度大、組織結構復雜、經營管理模式多樣化的企業來說，其信息化建設方向正逐漸向統一、集成、面向服務的模式轉變[1]。業財一體化系統的建設是可以有效解決企業因業務結構復雜、財務資源分配不均、業務與財務無法相互支撐的問題。本文通過對企業的現狀分析，提出業財一體化系統的建設模式，并在系統的合同管理中給出優化建議。

1 業財一體化建設面臨的問題與分析

企業在建設業財一體化系統時通常要面臨兩方面問題，在業務上：企業業務結構復雜，行業跨度大，不同業務間的管理維度不同，實際管理與業務開展容易出現矛盾，運營管控難度大[2]。在財務上：財務資源管理亟須優化，財務人員從事大量低附加值的基礎工作，與業務部門長期獨立，管理型財務人員匱乏，管理價值無法充分體現，難以實現價值和目標的最大化[2]。上述問題成因主要是企業業務擴張速度大于財務響應能力，財務人員難以做出有效調整和優化，疲于處理業務后端的財務工作，沒有形成財務前移，導致管理脫節[3]。

2 業財一體化系統建設模式

對企業來說，業財一體化系統的建設應主要圍繞打通業務與財務管理邏輯，解決跨專業、跨部門的信息屏障，實現從業務到財務的過程閉環出發，可按照如下思路與方式開展：

（1）確認功能建設目標。在功能的建設中，應以集中管控、資源整合、業務協同、專業管理、輔助決策為建設目標。將財務管控加入到業務執行中，通過資金管理、預算管理、票據管理等財務管理對業務中的采購、合同執行、物資出入庫等進行預警和管控[5]。同時，業務中合同、項目的進展情況也需要反饋至財務部門，使財務人員對業務執行過程有充分的了解，使財務部門更好地為業務部門作支撐。

（2）開展流程梳理。流程梳理是為企業現狀把脈，既是梳理也是分析。流程梳理從企業發展戰略開始，從企業發展目標開始，再到組織架構的梳理以及崗位設置的優化，形成流程結構分析，最后進行流程優化設計[4]。在業財一體化系統建設中，首先需要梳理整個企業各業務與財務的全部流程，保留高效、合理的流程，去除冗余、低效的流程，減少不必要流程節點配置。

（3）建立主數據。統一標準的主數據是實現業財一體化的基礎，企業應按照自身業務特點，從公共且相對穩定的數據為切入點，確定其主數據。以客戶和供應商數據為例，對于業務來說，雖然業務類型各不相同，但都需要通過客戶或供應商構建業務邏輯；對于財務來說，收付款、進銷發票、信用證保函等財務功能的實現也依賴于客戶和供應商數據。因此，將客戶、供應商作為主數據，是既能滿足業務的需要，也能滿足財務使用的。

（4）搭建系統平臺。系統平臺是構建業財一體化的底層基礎和關鍵，在選擇系統平臺時，企業需要根據自身業務特點，充分考慮當前適用性與未來拓展性，以及建設周期與成本等因素。可選擇市場上的成熟產品，結合企業業務與管理需求進行二次開發，建立企業專屬的系統平臺。

3 基于業財一體化系統的合同管理優化

合同管理是業務一體化系統核心模塊，合同執行階段的采購結算、合同付款、銷售結算、合同收款應與相應的項目信息、合同信息關聯，實現項目實時核算。

在合同管理中，可通過建立合同電子模板、合同二維碼、合同履約評價優化合同管理。

（1）建立電子合同模板。依據業務類型、合同類型固化合同常規性的通用條款，如知識產權及使用權、保證與免責條款、綜合條款等，保留基本不變的合同內容文字敘述，只對變化的內容進行填寫。合同電子模板可以由合同管理人員定期維護，也可由業務人員提交合同管理部門進行審核和批準。模板實現清單管理，審核通過的模板可在后續合同建立過程中選擇使用，以加快合同審核，提高合同規范性。

（2）建立合同二維碼。一是用于合同內容查詢，優化合同文本查看方式，改變傳統的合同信息查找方式，通過手機掃碼，將合同的主要、關鍵性信息，包括合同標的、金額、供應商、客戶、主要技術等內容進行提取展示。二是通過合同二維碼實現合同的信息延伸與動態查詢，顯示該合同當前的收付款信息、發票信息、標的物資的出入庫信息等，既可使經辦人、管理者掌握合同執行的情況，也可以校驗合同是否按計劃執行。

（3）優化合同履約評價。從傳統的合同履約評價方式，轉向更為全面、客觀的合同履約評價體系，能夠幫助企業找出風險關鍵點，提高風險防控的可操作性，也能進一步促進供應商履約水平，強化企業管控職能。在合同全生命周期中,針對合同中的工期、成本、質量以及合同變更時所帶來的相關風險導致的工期延長、質量下降等問題，加入客戶反饋、項目人員評價、監理單位意見等履約評價，將傳統的合同收尾式評價改為合同全過程評價，有效防范履約風險，提高合同的管控能力。

4 結束語

業財一體化能夠幫助企業實現業務的高效運轉、財務的管理提升、資源的合理分配和數據的充分應用，這是企業集約化、精細化管理的必經之路，也是防范企業風險，強化內部管控的有力保障。業財一體化系統建設與企業管理優化是一個不斷深入、不斷疊加、不斷升華的過程。相信當人工智能等新技術走向成熟后，業財一體化系統將會迎來新的變革，還需要從業者繼續探索前行。