企事業單位檔案管理的策略分析

何倫剛

摘要：檔案是企事業單位各項活動直接形成并保存下來的歷史記錄，具有文字、圖畫、聲像等多種形式和載體的查閱，參照使用價值。然而，進入信息時代后，傳統的檔案管理工作出現的問題日益突出，直接影響和阻礙了檔案管理水平的提高，所以如何促進檔案管理的“轉型”、“升級”已經成為當務之急。為此，企事業單位應重視檔案管理工作，正視問題、冷靜思考，從檔案的基本特征出發，改進和優化管理觀念，對管理方法加以改進和優化，從而全面提高檔案管理的質量和水平。

關鍵詞：企事業單位;檔案管理;策略分析

中圖分類號：A ?文獻標識碼：A ?文章編號：（2021）-46-001

檔案是企事業單位歷史發展的真實記錄，檔案管理是企事業單位日常管理的重要組成部分，是促進企事業單位健康發展的基礎和動力。近幾年來，企事業單位檔案管理工作有了很大的發展，但也存在著種種問題，因此，轉變和優化已成為目前需要研究的課題。為此，本文以從建立高素質檔案管理隊伍、促進檔案管理安全化入手，對構建與完善企事業單位的檔案管理體系對策進行系統分析。

一、注重人才培養，建立高素質的檔案管理隊伍

人員是保證檔案管理工作正常運行的關鍵，但實際情況是檔案管理人員素質待加強，管理工作待完善。目前，一部分人員從其他崗位中提拔上來，容易在工作中忽視檔案管理工作。另一部分人員未接觸過檔案管理工作，沒有經驗，不熟悉管理工作內容，而嚴重影響了檔案管理工作正常運行。所以，管理者應當加強人員素質培育，讓其熟悉系統的管理知識及現代化管理觀念、管理技術。同時，還應當頒布《工作守則》，通過嚴格管理工作規范與工作內容，保證檔案管理人員的工作效率。

1.加強培訓機制

學習是一個人不斷成長、發展的重要動力，要想提高檔案管理人員的素質，就要給他們更多的學習機會。為此目的，企事業單位應加強檔案人員培訓機制，提供出外學習與訓練的機會，邀請專家學者赴企事業單位培訓，并由企事業單位檔案工作人員培訓，提升檔案工作者的綜合素質，吸納新知識、新技術，更好地完成檔案管理，為檔案管理提供智力支持。比如，企事業單位重視并結合檔案人員的專業素質，建立每月一次的培訓機制，有效保障檔案管理者的職業能力。通過培訓，檔案管理員逐步掌握了搜集、整理、鑒定、存檔等資料。

2.引進專業人才

專業化的檔案人才是提高檔案管理效率與水平的必要因素。企事業單位要盡量引進專業人才，作為專職檔案工作者，彌補目前檔案管理人員的不足，以適應工作的需要，有效地推進檔案管理工作。比如，為了盡快改善檔案工作的現狀，企事業單位學可以聘請專業的檔案管理員來管理檔案，從人才的選拔、任用等方面進行嚴格篩選、層層選拔，制定嚴格標準，并對其工作經驗、規劃、構想、實操等重重把關，同時還應當給予更多實習時間，確保在熟悉環境后考察管理人員和教師的真實能力水平。當檔案管理專業人員被挑選出來后，企事業單位會協調配合專業的檔案管理人員工作，制定出行之有效的管理方案。在后續管理過程中，應適度放權，在做好管理基礎上保證個性化發展。由此，管理者在實際工作中也應當嚴格而果斷，針對實際情況及時給出判斷，在保證大方向正確下提出建設性意見。

二、夯實物理與技術防護，促進檔案管理安全化

1.夯實物防

物防是檔案信息安全管理的基礎和前提，不僅保證了檔案信息的安全，而且使其健康發展。企事業單位檔案管理部門和管理人員應該加強檔案信息物理防護措施的完善，建立起高質量的信息安全管理體系、健全硬件系統防火墻。具體地說，企事業單位檔案管理部門要加大投入，注重檔案設備的改進與更新，建立一批配置高、運行快、儲存性強的配置，包括電腦、掃描儀等設備，并保證工作設備功能完善、運行穩定，能及時修補安全漏洞。另外，企事業單位檔案管理部門還應完善檔案信息資料保管設施和相關設備，確保信息載體符合檔案保管的各項技術標準要求，防止檔案信息丟失、損壞。

2.加強技防

信息時代背景下，檔案工作者最擔心的是計算機病毒的入侵，因為一次病毒的入侵可能會導致數據的丟失或泄漏，造成無法估計的損失。所以應該以檔案信息安全管理為重要支撐，通過構建安全智能檔案系統，靈活應對信息時代檔案管理中出現的各種信息存儲、非法獲取等安全問題。為此，企事業單位檔案管理部門需要建立與技術人員、檔案管理人員相結合的檔案信息生成控制系統，利用各種技術保證其信息內容的創新性。其次，要建立檔案信息安全檢查體系和立體防毒系統，確保檔案信息安全。此外，還需要建立檔案信息自動備份系統;確定檔案信息的安全等級和使用權限。舉例來說，當遇到非法入侵時，這個檔案安全管理功能系統會自動鎖定程序，檢索外部的入侵地址，一旦出現安全威脅，系統就會自動啟動。這樣，就可以有效地規避各種安全問題，提高檔案管理的安全性。

歸根結底，檔案管理，是讓企事業單位獲得發展的動力。因此，企事業單位檔案管理部門必須與時代同步發展，直面問題，冷靜思考，推進企事業單位檔案管理水平的不斷提升，為企事業單位的健康發展、高速發展提供有力支持。

參考文獻

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