應用型本科院校秘書學專業“檔案管理學”教學改革研究與實踐

摘? 要：應用型本科院校的主要目標和任務是培養應用型人才。檔案管理學作為秘書學專業的核心課程，應主動適應市場需求，與應用型人才培養目標保持一致。本文借助實踐教學資源，運用經驗總結法、對比法等，從教學內容、教學方法和教學手段等方面進行研究與實踐，提出促進秘書學專業師生之間角色變化的舉措，讓教師產生繼續學習、不斷完善的愿望，讓學生產生樂意學、主動學的愿望，真正實現積極主動、高效互動的學習。

關鍵詞：秘書學;檔案管理學;教學改革

中圖分類號：G641? ? 文獻標識碼：A? ? 文章編號：1673-7164（2021）43-0107-03

應用型本科院校肩負培養高層次應用型人才、開展創新研究、拓展就業和服務地方發展等使命。引導部分地方本科高校向應用型轉變也是黨中央、國務院的重大決策部署。檔案管理學作為普通高等院校秘書學專業開設的一門專業必修課，以秘書檔案管理和檔案工作為研究對象，研究文本與檔案發展關系，論述檔案管理的機構設置、管理方法和管理技巧，是一門應用性和實踐性很強的學科。但是，現行的大部分院校的檔案管理課程教學主要以老師講授為主，雖然在培養方案中設置有實踐課時，但是受實踐場所、實訓室、師資力量等方面的限制，實踐教學的效果并不突出，讓學生對這門課產生了懷疑和誤解。文章在分析秘書學專業學生在檔案管理學接受差異性基礎上，力求實質性地提升檔案管理學科的實訓教學質量，提升學生的檔案管理能力，為社會培養和輸送更加專業的檔案管理人才。

一、學生對檔案管理的能力欠缺

（一）學生對檔案管理的認識參差不齊

在教學過程中發現，學生不能及時有效地分析檔案管理的技術性示范案例，并且對“全宗”“案件級”“文件級”等專業術語的掌握不準確，缺乏檔案管理思維訓練。以往的教學實踐以老師灌輸為主，目前的檔案管理學課程主要偏向于“文書認知—收文辦理—發文辦理—檔案文件整理—文件移交—檔案鑒定—檔案保管—檔案利用”的教學脈絡，對于傳統的紙質檔案管理的教學比重大幅超過電子文件管理。這從某種程度造成部分學生認為檔案是文件，檔案管理是對紙質文件的篩選、保管、利用，是對檔案架、檔案箱和檔案庫房的技能操作。造成學生走上實習或工作崗位時，面對辦公室或領導提出的具體需求以及各類突發性情況，出現解決實際問題的能力不足的現象，無法針對檔案管理設計完整的分析和解決方案。

（二）檔案管理應用技術掌握不好

在檔案管理的實踐教學中發現，無論是平時理論成績好的學生，還是平時理論成績不好的學生，在遇到檔案管理實踐環節時，往往束手無策，不知道如何進行檔案篩選，尤其不知道如何進行檔案信息化處理等等。《全國檔案信息化建設實施綱要》中對檔案信息化處理的設備配置提出了明確要求：“到‘十五’末，全國計算機檔案管理的普及率，力爭東部地區省級機關檔案部門達到90%，縣以上各級國家檔案館達到70%;中西部地區省級機關檔案部門達到80%，縣以上各級國家檔案館達到50%。”[1]不難看出，檔案信息化建設的步伐越來越快。檔案管理學是秘書學專業的核心課程，課程難度極大，尤其在對“紙質檔案數字化的技術模式”“音頻檔案數字化的原理”“電子文件中心的網絡模型”“檔案網站的軟件平臺”等設計檔案信息化理論與實踐性問題進行講授時，會讓專門從事檔案工作的授課老師感覺到困難，這不僅因為大部分的檔案管理老師本身具體從事電子信息檔案的實踐較少，還因為學校缺乏實訓室條件。數字技術的廣泛運用，使得檔案工作的重點和檔案管理的內容發生了較大的變化，但是由于傳統知識結構的慣性等原因限制，在檔案信息化建設方面出現了技術人才短缺的問題。因此，提升學生的檔案管理應用技術成為教學的重點任務之一。

（三）檔案管理工作方式生硬

學生在實習實踐環節中，對檔案利用的工作方法掌握較為生硬。現下檔案館（室）大體都是實行檔案電子化管理，首先，學生對于利用相關檔案管理軟件快速查找檔案文件上手較慢，對關鍵詞的概念較為模糊，不會有效抓取關鍵詞，造成搜索范圍較大，呈現出來的搜索結果較多，需要花費較長時間去篩選。其次，學生難以確認檔案利用的查閱范圍。一方面與學生的資歷有關，盡管有理論基礎，但是在實習實踐中仍會有生疏之感，另一方面是學生出于過于謹慎的心理，凡事都會先問“可不可以查”，然后才進行下一步。最后就是進入庫房“按圖索驥”能力較差，由于庫房重地不能隨便進入，學生鮮少得到訓練機會，導致學生難以精確地查找檔案號與文件。

二、基于檔案管理能力培養的實訓教學策略實施

（一）情景教學與課程文本互通，打造檔案思維工程

1. 對接社會需求

檔案管理工作是一項龐大而復雜的工作，其專業性較強。檔案管理作為公司、企業、社團、事業單位等基礎文書管理環節，對于單位和部門充分獲取、運用和挖掘各類市場、行業等方面的信息資源，促進有序發展、加速發展、創新發展和高質量發展具有十分重要的意義。社會對檔案管理的要求不斷提高，對檔案管理人員的需求量增加。因此，教師要主動地收集檔案管理案例，根據教學需求對案例進行選取和改編，形成專門的案例資源庫，充分進行案例融入式教學。讓學生在案例分析和討論過程中，不斷提出和總結檔案管理的問題癥結、解決方式、有效途徑等，思考為什么學？學什么？怎么學？從而有針對性地加深加強學生對檔案管理的認知。

2. 場景分析法

場景分析法的核心在于通過對檔案管理的使用場景分析來訓練學生的專業思維。思考點包括：這個檔案管理場景的主要訓練要素和次要訓練要素是什么？主要場景包含了哪些環節，哪些物件，每個環節涉及哪些檔案工作方式？怎么處理案件級文件整理？怎么處理文件級文件整理？怎么形成社會組織或個人全宗？主要場景會不會被次要場景或是第三方因素影響？如果會，要考慮到檔案工作會不會過度依賴于這些影響因素？檔案工作要如何降低這些影響并找到提升效能的方式？

（二）紙質檔案管理與電子檔案管理的互補，提升檔案管理意識

立足國內外信息化戰略背景，應用型本科院校的秘書學專業更要著眼檔案管理的信息化建設需求，提高學生的信息素養和信息技能。

模擬歸檔。從文書到檔案的轉變是質的變化，不是所有的文書都能轉化為檔案，也不是所有的檔案都是文書形式。普通行業的文書歸檔和特殊行業的文書歸檔有區別，紙質文書歸檔和電子文書的歸檔要匹配。隨著互聯網的廣泛深入，互聯網辦公已經成為主流辦公模式，“雁過留痕”的工作方式更為便利，為工作材料的歸檔提供了更多可能。秘書學專業的學生在檔案管理學課程的學習中，要與時俱進，對計算機、服務器、復印機、打印機、掃描儀、碎紙機、數碼攝錄機等儀器設備使用有最基本的認知和掌握。電子檔案的管理逐漸成為一個大眾化、熱門化的課題，是符合新興的智能便捷化檔案管理逐步完善甚至取代傳統紙質化檔案管理的發展要求。如何在工作過程中進行文書的歸檔，這實質上是“行業標準+行業經驗”的雙重要求，是原則性與靈活性、規律性與變通性的結合。檔案管理學課程的開授，對于秘書學專業的學生來講，除了對基礎的檔案管理技能要有好的了解外，主要還是要把“歸檔”意識深深地印入腦海，知道“歸檔”與“個人保管”比較，優勢是什么？重要性在哪里？為以后步入社會對工作材料的歸檔打下基礎。

多向檢索。受限于實訓場地的規模和物件制約，首先應把教材上關于檔案檢索的部分學懂、學透。檢索是檔案利用的關口，這個環節尤為重要。檔案目錄是檔案信息資源與檔案利用者之間的中間橋梁，也是檔案管理的必要工具，是進行檔案檢索、實現檔案利用的前提條件。在有限的條件下，建議利用圖書館相對完善的電子書目化管理模式，指導學生區別全書名、作者、作品關鍵詞等輸入方式，以及如何識別彈出頁面對應的檢索對象存放位置，如何正確尋找到正確存放位置等，這些都和檔案管理的檢索有類同性。其次是可利用校園檔案館進行實訓，邀請校園檔案館的老師進行現場示范，向學生演示如何使用相關軟件檢索到所需要的檔案，如何根據檢索結果進行實物查找。

（三）校內與校外指導齊訓，提高檔案管理興趣

邀請校內外專家講座。檔案管理學課程比起秘書學專業的其他課程，在激發學生的興趣點上相對較弱，一方面是學生對檔案管理工作的認知停留在“冷板凳”層面，另一方面是檔案管理學科課程本身的專業性很強。可邀請具有豐富檔案管理經驗的專家進入課堂，定期或不定期地開設講座，專家結合自身豐富的檔案工作經驗給學生講授檔案管理方法、檔案管理趣事，幫助學生進一步了解檔案管理工作現狀，提高學生對專業技能的認知。

走出校園，深入行業一線。組織學生赴校外具有代表性的公司、企業等進行交流。所謂代表性，一個是指向檔案管理有序并且受益大的公司和企業，另一個則指向急需優化檔案管理來厘清工作狀態的公司和企業。讓學生在交流過程中，真實接觸到檔案，了解文書與檔案之間的關系，了解到檔案管理實際與課程理論之間的差距，進一步體會檔案管理的多樣性、復雜性、重要性，為更好地掌握檔案管理知識奠定良好的基礎。

三、教學策略成效

（一）教學方式的與時俱進

基于對檔案管理能力的培養，應用型本科院校秘書學專業“檔案管理學”教學改革進行了積極研究與探討，促進授課老師對檔案管理教學理念的革新，不再采取傳統授課老師“滿堂灌”的方式，不再囿于教材的呈現因素，而是根據教學要求，與時俱進，采用視頻化、情景化等多樣化方式進行教學，不斷提高學生對檔案管理的興趣。

（二）老師隊伍的不斷優化

無論是傳統教學還是新興教學方式的探索，老師在教學中的主導作用不能改變，老師要引導學生樹立正確的課程學習觀，循循引導學生從五花八門的答案中選出正確答案。老師教學方式的多樣化對于激發學生的學習熱情有很大促進作用，因此，老師要不斷更新教案，不能一個教案沿襲使用，必須立足現實，融入新鮮的時代元素，在重點聚焦、案例設置、課堂討論等方面有的放矢。老師不斷改進教學方式，提升教學水平，也有利于對課程更好地把控。

（三）學生專業技能的切實提升

探索檔案管理新的教學理念和教學方式，旨在培養和提高學生思維能力和學習積極性，從而內化為學生專業技能。通過近年來的檔案管理學課程教學發現，加入新鮮的時代元素，如采用電視劇情景分析、案例演示等方式會極大地提高學生上課的興趣，學生的參與度明顯提升，主要表現在課堂的提問和回答非常踴躍，學生能跟上老師的思路。教師可鼓勵學生質疑和討論，拋出觀點，加強學生對課程“點”的深入認識，從而在“點”的串聯上，逐漸深入到對課程“面”的認識，在疑問中發聲、在發聲中論證、在論證中解疑。

參考文獻：

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（責任編輯：淳潔）

基金項目：本文系海南熱帶海洋學院2020年校級教改課題“應用型高校轉型背景下秘書學專業檔案管理學課程體系的研究與實踐 ”（課題編號： RHYjg2020-48）研究成果。

作者簡介：劉雯雯（1982—），女，碩士，海南熱帶海洋學院人文社會科學學院副教授，研究方向：古代文學、文藝理論、秘書理論與實務教育。