試論縣級(jí)綜合檔案館檔案信息化建設(shè)

摘要：加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)是縣級(jí)綜合檔案館的一項(xiàng)重要工作，是推動(dòng)檔案事業(yè)跨越式發(fā)展的一項(xiàng)系統(tǒng)工程，本文就此進(jìn)行分析和探討。

關(guān)鍵詞：信息化;檔案館;建設(shè)

一、信息化建設(shè)是社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案館工作提出的必然要求。

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，各行各業(yè)的信息化建設(shè)都在加速推進(jìn)，檔案行業(yè)亦是如此，社會(huì)對(duì)獲取檔案信息的便捷度要求越來(lái)越高，快捷高效的獲取檔案信息已經(jīng)成為人們的一種基本需求。這就迫切要求檔案管理部門適應(yīng)新的檔案載體和傳播方式的變化，提高檔案治理水平，提升檔案供給能力。因此開(kāi)展檔案信息化建設(shè)既是檔案管理本身的需求，同時(shí)也是社會(huì)發(fā)展的必然要求。

2011年，國(guó)家檔案局中央檔案館印發(fā)的《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》中就已要求強(qiáng)化檔案信息化工作，2016年《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中指出：“檔案管理信息化。全面推進(jìn)檔案資源存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡(luò)化;創(chuàng)新檔案信息化管理模式，加快與信息社會(huì)融合，以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化水平明顯提升。”2021年6月，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中提出：“人民生活水平顯著提高，對(duì)檔案信息、檔案文化的需求日益增長(zhǎng)，迫切要求加快檔案開(kāi)放、擴(kuò)大檔案利用、提供優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)。新一代信息技術(shù)廣泛應(yīng)用，檔案工作環(huán)境、對(duì)象、內(nèi)容發(fā)生巨大變化，迫切要求創(chuàng)新檔案工作理念、方法、模式，加快全面數(shù)字轉(zhuǎn)型和智能升級(jí)。推進(jìn)檔案館構(gòu)建系統(tǒng)完備、高效實(shí)用、安全可靠的檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施，提升檔案信息化能力。加強(qiáng)專用局域網(wǎng)絡(luò)建設(shè)及設(shè)施設(shè)備配備，滿足提升館藏檔案數(shù)字資源安全管理及備份工作水平需求。實(shí)施檔案信息化強(qiáng)基工程，在全國(guó)檔案信息化基礎(chǔ)性關(guān)鍵性領(lǐng)域開(kāi)展專項(xiàng)建設(shè)，推動(dòng)檔案信息化固本強(qiáng)基邁上新臺(tái)階。”

由此可見(jiàn)，國(guó)家檔案行政主管部門早已明確要求各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)要加快檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，促進(jìn)檔案事業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展。

二、縣級(jí)綜合檔案館信息化建設(shè)現(xiàn)狀及存在問(wèn)題分析

（一）軟硬件難以適應(yīng)檔案信息化建設(shè)要求。近年來(lái)，隨著政府的投入加大，縣級(jí)綜合檔案館建設(shè)得到了長(zhǎng)足進(jìn)步，檔案庫(kù)房、技術(shù)用房和辦公用房功能基本齊全，但在檔案信息建設(shè)上投入還不足，標(biāo)準(zhǔn)化機(jī)房、大容量存儲(chǔ)設(shè)備、功能齊備的檔案管理軟件等軟硬件建設(shè)還不能滿足檔案信息化建設(shè)的需要。

（二）電子檔案接收工作滯后。隨著電子政務(wù)的不斷推廣，電子檔案的接收成為各級(jí)綜合檔案館資源建設(shè)的重要內(nèi)容，目前，縣級(jí)綜合檔案館電子文件接收功能缺失，面臨電子檔案沒(méi)有及時(shí)歸檔而遺失的風(fēng)險(xiǎn)。一方面很多單位雖然建立了辦公自動(dòng)化業(yè)務(wù)系統(tǒng)，但系統(tǒng)大多缺少電子文件歸檔管理功能，電子文件、業(yè)務(wù)流程等元數(shù)據(jù)都無(wú)法收集，另一方面檔案館檔案管理系統(tǒng)不具備電子文件接收功能，更無(wú)法對(duì)電子檔案進(jìn)行四性檢測(cè)。

（二）數(shù)字資源質(zhì)量不符合新要求。目前，縣級(jí)綜合檔案館館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工成果質(zhì)量不高，不符合檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范和規(guī)則的要求，需要進(jìn)行數(shù)據(jù)質(zhì)檢和數(shù)據(jù)修改。各立檔單位移交的數(shù)字化加工成果更是質(zhì)量不一，存在題名錯(cuò)誤、責(zé)任者不完整、圖像內(nèi)容不全、圖像不清晰等問(wèn)題，都需要求重新進(jìn)行修改或完善。

（三）檔案保管保護(hù)信息化手段落后。目前，縣級(jí)綜合檔案館使用的檔案管理軟件，大都僅能滿足檔案數(shù)字化成果的簡(jiǎn)單利用，功能單一，檔案的收管存用工作仍停留在人工管理、手動(dòng)操作狀態(tài)，信息化介入程度低，管理方式和措施比較低效。

（四）檔案存儲(chǔ)過(guò)程存在安全隱患。目前，縣級(jí)綜合檔案館對(duì)檔案庫(kù)房的管理有效監(jiān)管措施比較粗放，庫(kù)房的溫濕度控制，多采用人工巡查，手動(dòng)調(diào)控，難以達(dá)到24小時(shí)恒溫恒濕的要求，各種載體檔案的保存狀態(tài)存在隱患，缺乏利用信息化手段對(duì)庫(kù)房環(huán)境實(shí)時(shí)監(jiān)管，精準(zhǔn)把控。

（五）檔案開(kāi)發(fā)利用不能適應(yīng)社會(huì)需要。目前，縣級(jí)綜合檔案館在檔案開(kāi)發(fā)利用方面工作表現(xiàn)滯后一是未能利用移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等新興方式向民眾提供服務(wù)，不能適應(yīng)群眾對(duì)查檔便捷性的需求;二是各檔案形成單位，檔案管理各自為政，數(shù)據(jù)無(wú)法共享，形成信息孤島，阻礙了“一網(wǎng)通辦”等工程的實(shí)施;三是檔案開(kāi)發(fā)程度低，檔案的開(kāi)放、鑒定、編研等工作仍需人工低效進(jìn)行。

三、加快縣級(jí)綜合檔案館信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考

（1）強(qiáng)化檔案信息資源體系建設(shè)

加強(qiáng)檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。利用現(xiàn)有的電子文件建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，加強(qiáng)文件目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，開(kāi)展對(duì)重要檔案的數(shù)字化建設(shè)，建設(shè)高質(zhì)量、高水平的全文信息數(shù)據(jù)庫(kù)。通過(guò)館藏?cái)?shù)據(jù)的整合，給利用者一個(gè)清晰的認(rèn)識(shí)和整體的了解。建設(shè)特色數(shù)據(jù)庫(kù)，根據(jù)各項(xiàng)工作的發(fā)展方向，利用先進(jìn)的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)建立數(shù)據(jù)庫(kù)，在各個(gè)環(huán)節(jié)建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，便于信息的存儲(chǔ)、檢索、瀏覽和處理，有利于信息交流和提高服務(wù)質(zhì)量，將檔案信息資源共享系統(tǒng)納入到整個(gè)信息系統(tǒng)之中，優(yōu)化資源結(jié)構(gòu)，提高開(kāi)發(fā)程度。與各個(gè)單位合作，打造一個(gè)完整的服務(wù)體系，利用相關(guān)的信息資料彌補(bǔ)相互之間信息資源的不足，實(shí)現(xiàn)資源的整合、共享和增值服務(wù)。

（2）強(qiáng)化檔案信息管理體系建設(shè)

一是建立統(tǒng)一的管理平臺(tái)，加大檔案信息建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施的投入力度，配備通用的網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)，還要購(gòu)置防火墻等安全設(shè)備;二是引進(jìn)或自行開(kāi)發(fā)檔案信息管理軟件，由紙質(zhì)公文和電子公文雙重歸檔到逐步實(shí)現(xiàn)文檔一體化，電子檔案、紙質(zhì)檔案同步管理網(wǎng)絡(luò)化;通過(guò)檔案信息管理軟件系統(tǒng)對(duì)各部門所有檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用等各個(gè)方面實(shí)行計(jì)算機(jī)的有效控制。對(duì)不同來(lái)源、不同格式的數(shù)字檔案進(jìn)行規(guī)范化加工，數(shù)據(jù)著錄、提供各種數(shù)據(jù)索引、編制目錄等;三是檔案信息管理系統(tǒng)以檔案館為中心，覆蓋歸檔單位的應(yīng)用系統(tǒng)，使辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的有機(jī)連接，將文件材料的公文處理與檔案管理結(jié)合起來(lái)，為信息共享提供平臺(tái)。四是認(rèn)真做好系統(tǒng)的日常維護(hù)工作，確保電子公文的真實(shí)性、完整性、有效性，實(shí)現(xiàn)檔案工作信息化。

（3）強(qiáng)化檔案信息社會(huì)化服務(wù)體系建設(shè)

創(chuàng)新服務(wù)方式，變“看攤守業(yè)，等客上門”等被動(dòng)式服務(wù)為“招客上門”主動(dòng)式的服務(wù)，同時(shí)改變傳統(tǒng)的檔案利用服務(wù)模式，逐步建立起上門服務(wù)、電話咨詢、計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)等檔案利用服務(wù)體系，實(shí)現(xiàn)多途徑、多渠道、全方位主動(dòng)地服務(wù)。依托現(xiàn)代化設(shè)備和手段，充分挖掘檔案信息資源，提高服務(wù)的及時(shí)性。真正把檔案館建設(shè)成為一個(gè)面向社會(huì)，面向大眾，為廣大人民群眾服務(wù)的信息中心。以計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為新的工作平臺(tái)，以現(xiàn)代信息處理技術(shù)為管理手段，全面強(qiáng)化檔案館館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案資料方便快速檢索，切實(shí)提高工作效率。建設(shè)互聯(lián)互通的現(xiàn)行文件、檔案信息發(fā)布平臺(tái)和查詢利用系統(tǒng)，方便、快捷地向公眾提供檔案利用服務(wù)，最大限度地發(fā)揮檔案館的社會(huì)服務(wù)功能。

（4）強(qiáng)化檔案信息安全體系建設(shè)

縣級(jí)綜合檔案館作為全縣檔案信息的核心，包含網(wǎng)絡(luò)硬件基礎(chǔ)設(shè)施、信息資源、應(yīng)用支撐、業(yè)務(wù)應(yīng)用、數(shù)據(jù)利用、管理與標(biāo)準(zhǔn)體系和安全與保密體系。系統(tǒng)總體架構(gòu)應(yīng)由多層結(jié)構(gòu)組成，在安全體系建設(shè)方案設(shè)計(jì)上，應(yīng)滿足當(dāng)前安全保障需求，也為日后靈活擴(kuò)展打下良好基礎(chǔ)。結(jié)合現(xiàn)今技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)和項(xiàng)目建設(shè)要求，在系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)時(shí)采用較先進(jìn)的技術(shù)架構(gòu)，優(yōu)先滿足檔案收、管、存、用等業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)信息安全要求，結(jié)合云計(jì)算技術(shù)、大數(shù)據(jù)安全分析技術(shù)等做好信息安全保護(hù)。采用標(biāo)準(zhǔn)的、開(kāi)放的、技術(shù)成熟的、先進(jìn)的安全應(yīng)用集成技術(shù)進(jìn)行系統(tǒng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)安全高效，功能完善，結(jié)構(gòu)合理，易于擴(kuò)展，高度自動(dòng)化。

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作者簡(jiǎn)介：張文清，1974.8，女，漢，本科，方向檔案專業(yè)，館員，安徽省合肥市肥西縣人。