事業(yè)單位人事檔案電子信息化管理分析

楊麗萍

摘要：科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展將人們帶到了信息化時(shí)代。傳統(tǒng)的人事檔案基本上是以紙質(zhì)的形式存在的，檔案一旦發(fā)生變更，就要重新打印一份檔案。這樣不僅耗費(fèi)時(shí)間，浪費(fèi)紙張，整個(gè)事業(yè)單位的工作效率也會(huì)大幅度下降。因此，事業(yè)單位的人事檔案管理工作應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，朝著信息化管理的方向積極做出轉(zhuǎn)變，這樣人事檔案管理工作才能夠在事業(yè)單位管理中發(fā)揮更大的作用。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案;信息化管理

引言

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，人事檔案管理工作的重要性日益凸顯出來，再加上信息技術(shù)和數(shù)字技術(shù)的推廣應(yīng)用，新時(shí)期人事檔案管理呈現(xiàn)出信息化發(fā)展趨勢(shì)，通過提高其信息化程度，可以更好地分類管理相關(guān)資料，從而有效減少了相關(guān)工作人員的工作量，并提高整體管理效率。在實(shí)際的工作當(dāng)中，一定要切實(shí)做好人事檔案管理這項(xiàng)工作，為部門當(dāng)中的人才選拔提供更加可靠的資料，優(yōu)化人力資源方面的配置，同時(shí)要加快人事檔案管理信息化建設(shè)，進(jìn)一步發(fā)揮新理念和新技術(shù)的作用，以此來提高檔案管理水平。

1事業(yè)單位人事檔案電子信息化管理的價(jià)值

1.1有利于提高事業(yè)單位人事檔案管理工作效率

事業(yè)單位在進(jìn)行人事檔案信息管理工作過程中，如果能夠充分借助信息技術(shù)，那么它就能夠打破傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理的桎梏，借助信息化技術(shù)完成對(duì)人事檔案信息的記錄、轉(zhuǎn)移、修改、使用、保存、規(guī)范及查閱等工作，使得這些信息能夠在短時(shí)間里全部呈現(xiàn)出來，有效解決實(shí)際問題，它相對(duì)于傳統(tǒng)的手工工作模式來說，工作效率能夠得到極大程度的提升。

1.2推動(dòng)傳統(tǒng)檔案管理模式優(yōu)化

在傳統(tǒng)的人力資源檔案管理工作中，存在著工作效率效果偏低的問題，且難以實(shí)現(xiàn)檔案資料的隨時(shí)調(diào)取。而在其中引入大數(shù)據(jù)技術(shù)、信息技術(shù)就能夠避免上述問題的發(fā)生，實(shí)現(xiàn)人力資源檔案管理工作模式的優(yōu)化創(chuàng)新。同時(shí)，由于在基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的人力資源檔案管理工作中更多的應(yīng)用了電子檔案，所以檔案資料損壞現(xiàn)象得到明顯的緩解。此時(shí)，事業(yè)單位可以結(jié)合其現(xiàn)實(shí)情況與需求，形成新的、針對(duì)性更強(qiáng)的、可行性更高的人力資源檔案管理工作模式，也促進(jìn)了檔案資源安全水平的進(jìn)一步提升。

2事業(yè)單位人事檔案電子信息化管理中的問題

2.1電子化檔案利用率不高

由于人事檔案的局限性，其涉及到個(gè)人健康、婚姻、懲處等個(gè)人隱私內(nèi)容，為確保個(gè)人隱私不能公開，事業(yè)單位人事檔案的查閱必須在人事部門監(jiān)督指導(dǎo)下進(jìn)行，手續(xù)繁多，耗時(shí)較長(zhǎng)，這在某種程度上導(dǎo)致檔案管理信息系統(tǒng)的保存功能大于實(shí)際使用。檔案信息化管理需通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備來完成，電子設(shè)備容易受到病毒威脅，對(duì)其保存的檔案數(shù)據(jù)造成損害。因此，目前單位人事檔案專用電腦一般不允許接入通信網(wǎng)絡(luò)以及其他移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備，雖很大程度上保證了檔案的信息安全，但也導(dǎo)致檔案信息的管理只能局限于檔案室內(nèi)完成，使其無法得到充分利用。

2.2缺乏健全的人事檔案管理制度

建立完善的制度是有效完成相關(guān)工作的重要前提，如果在工作當(dāng)中沒有完善的制度進(jìn)行約束，那么在工作當(dāng)中就會(huì)出現(xiàn)混亂。機(jī)關(guān)事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作的時(shí)候，也需要建立健全的制度，只有制定健全的制度，才能有效提高這項(xiàng)檔案管理工作的效率和質(zhì)量。一些單位在這方面的制度不夠完善，從而就導(dǎo)致在實(shí)際的管理工作當(dāng)中缺少執(zhí)行力度，使制度逐漸成為一個(gè)擺設(shè)，無法發(fā)揮出實(shí)際的作用。隨著人事管理制度的不斷改革和創(chuàng)新，檔案管理這項(xiàng)工作也要越來越正式化、系統(tǒng)化。

3事業(yè)單位人事檔案電子信息化管理的策略

3.1采取多元化管理模式和手段

傳統(tǒng)的人事檔案管理通常是以紙質(zhì)材料的形式進(jìn)行，從上文可以得知，紙質(zhì)檔案管理其實(shí)是存在諸多問題的，不僅不容易長(zhǎng)時(shí)間保存，占據(jù)的空間大，還極容易損毀，在調(diào)查和查找的時(shí)候費(fèi)時(shí)費(fèi)力，工作效率也極其低下。所以在展開電子信息化檔案管理的時(shí)候，要采取多元化的管理模式和手段。相關(guān)工作人員要充分利用一切可以利用的資源，最大限度地建立起更加完備的電子信息化人事檔案。比如針對(duì)于檔案的查找，工作人員在錄入人事檔案系統(tǒng)的時(shí)候，就應(yīng)該將“身份證號(hào)碼”作為重要的檢索信息，將其劃分成一個(gè)“檢索源”，其他的檔案信息在后面依次補(bǔ)充，這樣就能夠方便后續(xù)的查找與應(yīng)用。又比如，在針對(duì)于人事檔案信息的共享方面，事業(yè)單位之間可以建立一個(gè)“云檔案”平臺(tái)，單獨(dú)設(shè)置密碼，要一定級(jí)別的人員才能夠打開“云檔案”平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息共享，這樣既可以避免人事檔案信息的泄露，也可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效利用。

3.2加快信息化平臺(tái)的開發(fā)和建設(shè)

建立完善的信息化平臺(tái)是實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的前提條件，在進(jìn)行信息化建設(shè)的過程中，要對(duì)檔案管理工作中所應(yīng)用的軟件進(jìn)行創(chuàng)新和完善，并且要建立更加完善的體系和數(shù)據(jù)庫(kù)。因此，想要完成這方面的建設(shè)工作，就需要資金及技術(shù)方面的支持，相關(guān)部門要對(duì)檔案管理增加資金方面的投入。進(jìn)行資源規(guī)劃和管理的時(shí)候，也要使用更加完善的軟件。在進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的時(shí)候，需要考慮整體平臺(tái)的完整性，做好各環(huán)節(jié)之間的銜接工作，從而使檔案管理工作變得更加方便快捷。

3.3加強(qiáng)制度建設(shè)，完善管理體制

造成事業(yè)單位人事檔案信息化管理混亂的根本原因在于沒有統(tǒng)一的制度規(guī)范和完善的體制做指引。中組部及省市級(jí)相關(guān)組織部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，推廣全國(guó)統(tǒng)一的人事檔案信息化管理軟件，制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和操作流程，建設(shè)統(tǒng)一的人事檔案信息化管理平臺(tái)，平臺(tái)可以根據(jù)行政機(jī)關(guān)單位、事業(yè)單位、企業(yè)等不同性質(zhì)的單位對(duì)于人事檔案要求的不同分級(jí)設(shè)立，建立、健全統(tǒng)一的人事檔案管理制度，完善各個(gè)單位管理體制，這可以極大減少各個(gè)單位間、不同部門間電子檔案文件的各種格式，也在一定程度上促進(jìn)國(guó)家電子政務(wù)建設(shè)的發(fā)展。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位的人事檔案管理工作也應(yīng)該不斷發(fā)展和提升，要契合信息化時(shí)代的特色，讓整個(gè)管理工作能夠朝著電子信息化的方向發(fā)展。這樣既可以提高人事檔案管理工作的效率，發(fā)揮人事檔案管理的價(jià)值和作用;也能夠保證人事檔案的安全性，可以讓其更為長(zhǎng)久的保存;還能夠?qū)崿F(xiàn)云共享，從整體上提高事業(yè)單位的工作效率。

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