信息化建設中事業單位人事檔案管理探究

姚丹

摘要：伴隨著國家信息化建設的深入發展，信息化技術已經滲透到了各行各業的建設中，人事檔案管理作為事業單位管理的組成部分，也應該跟隨信息化現代化技術廣泛應用的時代發展步伐，與時俱進，切實有效地推進信息化建設，加強自身檔案管理數字化建設，保證檔案管理的真實性和有效性，構建信息化檔案數據庫，為各部門的檔案提取應用工作提供信息化基礎，提升事業單位檔案管理的運行效率。基于此下文就從事業單位人事檔案管理信息化建設的作用，現狀以及具體的提升策略等相關內容。

關鍵詞：信息化建設;事業單位;人事檔案管理

通過對檔案資料的記載，獲知所研究對象發展軌跡，并據此預測其未來走向。檔案在社會管理中發揮著不可替代的作用。隨著社會的發展，檔案的種類和形式變得日益多樣化，如紙質檔案、電子檔案、音像檔案、實物檔案等，檔案形式的發展有力推動了檔案管理的穩健持續發展，提升了事業單位檔案管理的效率和水平。而在信息化時代背景下要結合事業單位人事檔案管理工作的實際情況，有針對性地引用先進的信息化技術，以此為檔案管理人員提供便利，提升事業單位人員檔案管理的質量。

一、事業單位人事檔案管理信息化建設的作用

（一）促使管理成本得到節約

在以前事業單位的人事檔案管理工作中大部分是紙質的有實物存在的檔案，要想針對人事檔案進行有效的保管，就必須有單獨的房間進行存放檔案資料，還要做到防火、防潮、防破壞等相關功能，并且也要定期進行清點、整理歸檔和信息更新。如有一個環節出現問題就有可能使檔案面臨丟失、破壞或者信息不完整等風險，也會給當事人造成損失。如果全面實施信息化管理，使人事檔案充分實現電子化，這樣可以使管理成本得到充分節約，降低各方面的成本支出，進一步提高保管質量和效率，利用網絡技術使其有效存儲在網絡上面，可以確保其安全性和穩定性。

（二）有利于人事檔案的查找，提高利用率

充分促使事業單位高效落實人事檔案管理的信息化建設，打造專門的人事檔案管理系統，利用大數據技術手段的優勢，對檔案資料利用先進的電子掃描技術以及計算機技術等，在操作過程中查詢速度特別快，而且相應的查詢信息更加全面細致，避免了遺漏問題。針對具體的操作人員而言，也可以充分利用搜索功能進行相應的精準查詢，通過身份證號、職位、工作單位等關鍵詞進行精準定位，明確查詢、智能查找可以使工作速度和質量得到顯著提升，從而進一步提高工作效率，使人事檔案的利用率得到充分提升。

（三）完善人事檔案管理制度實現資源共享

人事檔案管理制度涉及到人事檔案的調動、整理、分類、查閱、開發和保存等制度內容，不管缺失哪一個方面或者哪一個方面做得不到位，都不利于事業單位的人事檔案管理。由于現在各個事業單位之間的交流頻繁，人員流動越來越大，在這樣的情況下，人事檔案管理要是不完善，就會使人事檔案的轉移和變更工作等不能有效的實現信息化管理，不能夠充分確保人事檔案資源信息共享，這樣就不可能確保不同單位之間的人事檔案資源快速傳遞。因此，科學合理、健全有效的人事檔案管理制度對于檔案資源的利用發揮著重要的作用。

二、我國事業單位人事檔案管理信息化建設過程中存在的問題

（一）缺乏創新的人事檔案管理理念和思維

當下事業單位人事檔案管理工作組織開展過程中，其依然沿用傳統的管理理念和模式，沒有及時更新管理理念和管理方法，沒有及時進行創新優化，沒有及時利用當前非常先進的信息化思想以及大數據理念等，同時不夠重視現代信息化、互聯網技術發展的優勢，對于人事檔案管理流程和環節缺乏優化與創新，很多人員也缺乏應有的信息化建設理念和意識，往往不求更新，未能有效創新人事檔案的管理方法和方式，這些就嚴重阻礙了事業單位人事檔案管理的進一步完善和創新發展。

（二）人事檔案利用率低

目前我國在人事檔案的具體使用方面比較被動，人事檔案資料由于其具備極強的保密性，大部分事業單位都是重保管、輕利用，忽略了對于人事檔案資源的合理開發與應用，檔案通常只是保管在特定的單位和機構，一般在真正需要的時候才會進行相關信息的查閱，長時間的積累使得檔案信息越來越多，逐漸失去其原本的應用價值，傳統儲存檔案資料的方式，往往只有具備權限的人員才能針對性的查詢，使得檔案管理的綜合效率非常低下，也導致事業單位人事檔案管理信息化建設發展的整體效率低下。

三、事業單位人事檔案管理信息化建設的提升策略

（一）加強人員專業素質

事業單位人事檔案管理的信息化發展建設中離不開專業管理的人員，所以就要求管理人員具備較強的專業素質和信息化技術的應用實踐能力，學習和掌握信息錄入，信息讀取，信息儲存，信息分析等相關信息化功能的實際操作技巧，同時檔案管理工作還需要引進和聘請專業的數據庫管理人員，進行平臺精準穩定的自動化篩選、識別、整理功能的構建工作，以此來確保人事檔案的信息化建設能夠得到有效實行。

（二）完善人事檔案管理信息化基礎設施配備

要想人事檔案管理工作效率的有效提升就離不開現代信息化的基礎配套設施，積極完善健全其信息化基礎配套設施加強事業單位在人事檔案管理方面的電子化發展，促進軟硬件基礎配套設施的及時配備和完善，不斷加強其檔案管理的基礎信息化建設，有序構建事業單位人事檔案信息化的網絡管理平臺，不斷提升其管理工作的現代化可操作性，完善其系統建設與發展，積極落實事業單位人事檔案信息的高效錄入，電子化數據信息處理方式有助于改善因為傳統人工錄入整理方式的效率問題，節省大量的人力、時間成本，保障檔案信息存檔的時效性，為使用者更加便捷地查詢檢索信息，保障檔案信息存儲方式的科學化與規范化，電子化檔案管理的平臺系統和傳統紙質檔案管理的方式有效融合，為事業單位人事檔案管理加上了雙保險，保障檔案信息管理的安全性和可靠性，有效提升人事檔案管理工作的有效性。還要不斷更新升級修補遺漏的信息，確保防火墻能夠保持在時刻開啟的狀態，不斷升級殺毒軟件定期查殺，確保信息的絕對安全。

（三）加強管理理念的轉變工作

事業單位管理人員需要重視人事檔案管理的信息化理念轉變工作，要到做足夠重視人事單位信息化管理建成的重要性，必要時候可以給予物資、人力等方面的實際支持，為信息化檔案管理的建設工作提供扎實穩定的物質基礎。還要對檔案管理部門的工作人員進行考核和培訓工作，運用科學化的管理方法和管理技術，普及信息化技術的實際操作技巧，有效提高事業單位人事檔案管理的實際運行效率。

結語：

總而言之，在新時代背景下，事業單位人事檔案管理工作要與時俱進，不斷加強自身信息化意識的轉變。促進其信息化管理系統和平臺的有序搭建，充分提升事業單位人事檔案信息化管理的效率和質量全面提升。

參看文獻：

[1]田結合.做好事業單位人事檔案信息化建設的對策思考[J].人才資源開發，2016（24）：127

[2]喬琳.淺談事業單位人事檔案管理信息化[J].科技創新導報，2020，17（5）：155-156.

[3]褚麗娜.現代人事檔案管理信息化建設探索與實踐[J].蘭臺世界，2019.