繼續(xù)教育檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)思路

景玉梅

摘要：在信息化技術(shù)的迅速發(fā)展下，各行業(yè)在管理工作中實(shí)施信息化建設(shè)戰(zhàn)略，以此滿足多元化需求。對(duì)繼續(xù)教育而言，檔案管理屬于重要環(huán)節(jié)，它影響各種信息的儲(chǔ)存和查詢，支持繼續(xù)教育人員的各種教育活動(dòng)。但當(dāng)前繼續(xù)教育面臨復(fù)雜的信息沖擊，檔案管理在信息化建設(shè)中面臨多種問(wèn)題，要促使其穩(wěn)定運(yùn)行，發(fā)揮實(shí)際功能，則需要從資源、制度、人員素質(zhì)等方面做出優(yōu)化，就這一管理內(nèi)容構(gòu)建穩(wěn)定且規(guī)范的信息化體系，以此更好地為繼續(xù)教育服務(wù)。

關(guān)鍵詞：繼續(xù)教育;檔案管理;信息化建設(shè);水平

隨著我國(guó)信息化戰(zhàn)略的推進(jìn)，各行業(yè)在發(fā)展中對(duì)檔案信息化有了迫切要求。以繼續(xù)教育來(lái)說(shuō)，其中檔案容納了相關(guān)人員的各種信息數(shù)據(jù)，但和以往管理環(huán)境不同的是，當(dāng)前檔案的信息處理和使用基本通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)實(shí)現(xiàn)，對(duì)于繼續(xù)教育檔案管理有了多元的要求。為了滿足現(xiàn)實(shí)需求，需要改變傳統(tǒng)文件管理形式，采用先進(jìn)的信息化管理手段，以此提升繼續(xù)教育檔案管理的信息化水準(zhǔn)。本文即以此為主題，分析繼續(xù)教育檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀，并相應(yīng)提出繼續(xù)教育檔案管理信息化建設(shè)的要點(diǎn)和策略。

一、繼續(xù)教育檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

繼續(xù)教育是已負(fù)有成人責(zé)任和已經(jīng)參加工作的人所接受的教育活動(dòng)，其中涉及的教育形式有遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)教育、成人高考等，相比于其他的教育模式，繼續(xù)教育內(nèi)容復(fù)雜，面臨的人群信息各不相同，這無(wú)疑增加了檔案管理的難度。同時(shí)，因?yàn)槿狈ν暾⑶逦闹笇?dǎo)模式，在繼續(xù)教育檔案管理信息化中沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)的原則保障，使得繼續(xù)教育檔案管理在信息收集、歸檔以及應(yīng)用等方面缺乏規(guī)范性，影響了實(shí)際價(jià)值的發(fā)揮[1]。其次，繼續(xù)教育檔案管理信息化建設(shè)時(shí)間較短，在這一方面尚不具備深厚的工作經(jīng)驗(yàn)，那么在實(shí)施過(guò)程中會(huì)耗費(fèi)較多的成本，無(wú)可避免地會(huì)出現(xiàn)一系列問(wèn)題。同時(shí)，檔案管理信息化建設(shè)對(duì)于工作人員的信息化水平有較高要求，傳統(tǒng)的檔案管理從業(yè)人員并不適宜當(dāng)下復(fù)雜的環(huán)境，在技術(shù)方面存在短板[2]。

除此之外，檔案信息化建設(shè)管理是面對(duì)大量的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行一系列處理，在這一過(guò)程中信息技術(shù)是關(guān)鍵。但處于大數(shù)據(jù)和互聯(lián)網(wǎng)迅速發(fā)展的環(huán)境中，檔案的管理同時(shí)面臨安全風(fēng)險(xiǎn)，如若不加以規(guī)范，做好安全管理操作，很容易導(dǎo)致繼續(xù)教育人員相關(guān)信息流失，引發(fā)不必要的損失。當(dāng)前，很多檔案管理人員在信息化建設(shè)方面缺乏安全意識(shí)，致使繼續(xù)教育檔案管理處于低水平狀態(tài)，對(duì)于檔案信息的利用程度較低，同時(shí)也對(duì)繼續(xù)教育的部分教育活動(dòng)造成了重大影響。

二、繼續(xù)教育檔案管理信息化建設(shè)的要點(diǎn)

檔案管理信息化建設(shè)是繼續(xù)教育現(xiàn)階段運(yùn)行發(fā)展的重要工作內(nèi)容之一，在信息技術(shù)的支持下，檔案管理的效率會(huì)顯著提升，可以更好地服務(wù)繼續(xù)教育相關(guān)工作。但檔案管理涉及較多內(nèi)容，其中包括數(shù)據(jù)信息的收集、分類、儲(chǔ)存、調(diào)用等，不同的環(huán)節(jié)需要采用差異性的手段。所以，繼續(xù)教育檔案管理信息化建設(shè)需要明確要點(diǎn)和目標(biāo)，使這一管理活動(dòng)在信息化建設(shè)方面取得顯著成效。一方面，要充分應(yīng)用信息技術(shù)來(lái)改變檔案信息的處理方法，讓繼續(xù)教育檔案的操作在儲(chǔ)存、信息分類整合以及利用方面實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一;另一方面，要及時(shí)關(guān)注外部環(huán)境的變動(dòng)，了解我國(guó)檔案管理制度，以客觀需求對(duì)繼續(xù)教育檔案管理信息化模式進(jìn)行創(chuàng)新，使其具備網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的特征[3]。要注意的是，繼續(xù)教育檔案管理信息化建設(shè)能夠極大地提高檔案處理和應(yīng)用效率，但在這一過(guò)程中要服務(wù)于相關(guān)人員，因此，并不能脫離制度范疇，在整個(gè)建設(shè)過(guò)程中，必須要形成標(biāo)準(zhǔn)化、先進(jìn)性的管理體系。

三、繼續(xù)教育檔案管理信息化建設(shè)的策略

（一）加大投入，有效推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)工作

檔案管理在繼續(xù)教育中是不可缺少的環(huán)節(jié)，但以往這一環(huán)節(jié)缺乏足夠的重視，沒(méi)有充分的時(shí)間和資源建設(shè)，以至檔案的管理常常存在混亂，浪費(fèi)大量成本補(bǔ)充數(shù)據(jù)、查詢數(shù)據(jù)，同時(shí)也導(dǎo)致其他教育活動(dòng)難以正常進(jìn)行。為改變這一狀況，首先要提高繼續(xù)教育檔案管理信息化建設(shè)的重視力度，加大資金和資源的投入，使這一管理活動(dòng)的改革需求能夠得到滿足[4]。一方面，繼續(xù)教育檔案管理部門(mén)需要升級(jí)設(shè)備和基礎(chǔ)，引入先進(jìn)的配套軟件，創(chuàng)建良好的信息建設(shè)環(huán)境，在技術(shù)上進(jìn)行有效支持;另一方面，在資金上進(jìn)行有效投入，針對(duì)檔案管理信息化建設(shè)設(shè)置專項(xiàng)資金，以滿足建設(shè)中的客觀要求，使得各項(xiàng)信息化建設(shè)活動(dòng)能夠順利實(shí)施。對(duì)于很多繼續(xù)教育檔案管理部門(mén)來(lái)說(shuō)，自身缺乏先進(jìn)的儀器設(shè)備和技術(shù)條件支持，那么為了提升繼續(xù)教育檔案管理的水平，則需要與外部企業(yè)合作，充分應(yīng)用相關(guān)信息技術(shù)公司的應(yīng)用管理軟件，使得信息收集和處理能夠精準(zhǔn)開(kāi)展[5]。比如引入高分辨率的掃描儀，采用三維立體圖像進(jìn)行儲(chǔ)存。同時(shí)，繼續(xù)教育檔案管理要做好分類處理，當(dāng)前檔案管理內(nèi)容除了文件，還包括了各種視頻、圖片、聲音等，那么在這一過(guò)程中需要采用科學(xué)的技術(shù)手段分離處理，使其能夠與當(dāng)前的信息化運(yùn)行環(huán)境相符合。

（二）完善制度，逐步規(guī)范檔案管理信息化建設(shè)系統(tǒng)

繼續(xù)教育檔案管理信息化建設(shè)并不具備獨(dú)立性，其應(yīng)用信息技術(shù)并對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)優(yōu)化的過(guò)程中必須要一定的規(guī)則指導(dǎo)，使其規(guī)范實(shí)施，符合我國(guó)繼續(xù)教育檔案管理信息建設(shè)制度。在實(shí)踐中，檔案管理者一方面要全面解讀檔案管理信息化建設(shè)的制度，將其作為參照來(lái)開(kāi)展建設(shè)活動(dòng)。同時(shí)，以自身發(fā)展的狀況和屬性來(lái)健全教育檔案管理系統(tǒng)，使各個(gè)環(huán)節(jié)擁有詳細(xì)的說(shuō)明指導(dǎo)。此外，檔案管理中涉及了信息收集、歸類、檢索、查閱以及調(diào)用等環(huán)節(jié)，每一部分同樣需要制定對(duì)應(yīng)的操作制度，讓相關(guān)人員按照制度規(guī)范操作。通常來(lái)說(shuō)，檔案管理會(huì)面臨大量繁瑣、冗雜的信息處理，不同的人員在操作中因?yàn)槿狈χ贫鹊睦斫猓垢鱾€(gè)管理環(huán)節(jié)難以有效銜接。因此，在信息化建設(shè)中需要明確人員操作職責(zé)，使得檔案移交接收、歸檔、查閱都有專人負(fù)責(zé)，以此高檔案整理和應(yīng)用效率。除此之外，為了保證繼續(xù)教育檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量，需要實(shí)施監(jiān)督檢查活動(dòng)，針對(duì)信息化建設(shè)的不足制定針對(duì)性的解決方案，從而健康、穩(wěn)定地推動(dòng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)任務(wù)，讓其擁有安全運(yùn)行機(jī)制保障，維護(hù)相關(guān)人員信息的安全。

（三）強(qiáng)化培訓(xùn)，顯著提升檔案管理信息化建設(shè)水平

檔案信息化管理建設(shè)包括了基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)、信息資源的建設(shè)、準(zhǔn)則規(guī)范的建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)等，在這一過(guò)程中對(duì)于管理人員綜合水平有較高要求。除了具備基礎(chǔ)的檔案管理職業(yè)素養(yǎng)，在信息化建設(shè)中還需要擁有信息技術(shù)操作經(jīng)驗(yàn)，能夠借助先進(jìn)信息技術(shù)提高檔案管理效率。為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，基礎(chǔ)教育檔案管理部門(mén)需要人員培訓(xùn)，更新管理理念，就信息技術(shù)手段進(jìn)行學(xué)習(xí)，使得相關(guān)人員能夠靈活應(yīng)用復(fù)雜多樣的管理需求。具體實(shí)踐中，要明確培訓(xùn)的內(nèi)容，比如電子文件和電子檔案管理規(guī)范、數(shù)字化檔案室建設(shè)指導(dǎo)、歸檔文件整理規(guī)則等、電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求等。同時(shí)，要制定培訓(xùn)考核機(jī)制，提高人員的重視力度，積極學(xué)習(xí)檔案信息化建設(shè)的方法技巧，將其應(yīng)用在實(shí)際管理工作，使其擁有高水平的檔案信息處理能力，提高繼續(xù)教育檔案管理信息化建設(shè)的整體效果[6]。另外，管理工作的信息化建設(shè)受到信息技術(shù)的影響，但當(dāng)前信息化發(fā)展迅速，各種先進(jìn)的信息技術(shù)不斷地涌現(xiàn)，這使得檔案管理要及時(shí)更新思想，管理人員必須具備信息化視角，不斷地結(jié)合繼續(xù)教育的動(dòng)態(tài)發(fā)展情況和客觀要求對(duì)檔案管理內(nèi)容和方法進(jìn)行調(diào)整，以更好地推動(dòng)我國(guó)繼續(xù)教育事業(yè)向前發(fā)展。

結(jié)語(yǔ)

檔案管理信息化建設(shè)是在以往繼續(xù)教育檔案管理活動(dòng)中應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)各項(xiàng)檔案管理的操作流程進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)，使其從原有的實(shí)體管理向信息管理轉(zhuǎn)變。在繼續(xù)教育領(lǐng)域?qū)嵤n案管理信息化建設(shè)是順應(yīng)行業(yè)變化的必要選擇，也是提升管理效率和水平的重要手段。但信息化建設(shè)并不能一蹴而就，這是長(zhǎng)期的建設(shè)任務(wù)，繼續(xù)教育檔案管理人員需要明確信息化建設(shè)的重點(diǎn)，進(jìn)而在這一方面加大投入力度，奠定信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。同時(shí)，要借助相關(guān)信息技術(shù)，參考我國(guó)檔案管理制度對(duì)自身的管理活動(dòng)進(jìn)行改善，加強(qiáng)人員的建設(shè)水平，使得繼續(xù)教育檔案管理能夠擁有規(guī)范的信息化運(yùn)行體系。

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