論如何有效提升企業(yè)人事檔案管理工作

夏菲

摘要：企業(yè)人事檔案管理效率直接關乎到企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展，是否可以真正實現對人才的合理運用，重點是管理方面的創(chuàng)新。在經濟迅速發(fā)展的現代化社會，企業(yè)人事檔案管理問題越來越多，必須要不斷促進傳統(tǒng)管理方法以及管理模式的創(chuàng)新，才可以提高企業(yè)人事檔案管理效率，合理利用人才，以進一步加快企業(yè)發(fā)展速度。基于此，對如何有效提升企業(yè)人事檔案管理工作進行研究，僅供參考。

關鍵詞：新時期;人事檔案管理;創(chuàng)新

引言

人才是發(fā)展的第一動力，管理和利用好人事檔案對企業(yè)在選人用人上奠定了管理基礎。健全規(guī)范檔案管理各項制度，注重檔案管理隊伍的專業(yè)化，建立健全企業(yè)的硬件檔案管理設施，順應時代要求，做好人事檔案的信息化管理是現代人力資源管理的必要手段，也是企業(yè)健康高效發(fā)展的重要舉措。

1人事檔案管理創(chuàng)新，提高社會對人才信息資源的有效利用率

在社會經濟日益發(fā)展的背景下，人才流動性越來越強，要想確保人事檔案在流動過程中的完整性，需要不斷創(chuàng)新人事檔案管理制度的創(chuàng)新，對人事檔案進行嚴格的管理。并且創(chuàng)新其管理模式，可以防止由于人才流動而出現死檔的情況，不利于人才流動。在新時期社會所有部門以及領域都重視人才利用以及培養(yǎng)，而且人事檔案作用顯得更加重要。為了可以充分利用人才信息資源，必須要重視人事檔案管理。

2當前企業(yè)人事檔案管理的現狀

2.1硬件管理缺乏，沒有建立數字化的軟件管理體系

多數煤炭企業(yè)在檔案管理上缺乏配套的硬件設施，沒有獨立的人事檔案管理資料儲藏室，將人事科辦公室當作檔案儲藏室，人事科辦公室人員進出密集，并且沒有注明禁止吸煙等提示語。檔案裝訂不規(guī)范，各類人員信息沒有排序，缺少檔案信息總目錄，很多檔案資料隨意裝在檔案袋中，檔案袋質量不高，甚至有破損，尤其是沒有做到防潮、防塵處理。

2.2人事檔案管理信息化沒有普及

最近幾年，隨著網絡技術不斷發(fā)展，人類逐漸進入信息化時代，互聯網不僅使人們的生活有翻天覆地改變，而且讓人們有多元化的工作方法，直接影響社會每個行業(yè)。在信息化時代背景下，我國企業(yè)人事檔案管理工作還是停滯不前，企業(yè)領導忽視該項工作，造成不能投入足夠的資金，所以綜合來講，當前我國企業(yè)人事檔案管理信息化水平不高，有些企業(yè)全部依賴人力做好各項工作，而且管理上都是以紙質的形式來存儲，耗費大量的時間和人力。由于受到傳統(tǒng)人事檔案管理方法帶來的影響，許多企業(yè)都缺乏獨立的檔案室，而充分利用網絡能夠迅速高效做好這些工作，通過應用先進的現代化信息設備與系統(tǒng)，除了可以節(jié)省不必要的人力，也可以顯著提高工作效率，降低企業(yè)管理成本，進而全面監(jiān)控以及管理企業(yè)人才。

2.3管理方法相對陳舊

首先，標準化水平低。因為檔案管理工作不被重視，所以很多企業(yè)在日常工作中并無專業(yè)專職的檔案管理人員。即便有也是年紀比較大，對現代信息化技術手段并不熟悉，很多工作還是依靠手抄筆謄，效率低下的同時標準化水平也低。管理工作也只停留在“保存”這個層面，與真正的“管理”這個含義相差很遠。

3企業(yè)人事檔案管理創(chuàng)新的有效措施

3.1強化硬件設施同時建立數字化檔案管理體系

人事檔案信息錄入之前需要審核檔案信息的準確性和真實性，保證原始數據的嚴謹性，重點在姓名、身份證號、參加工作時間、學歷、入黨時間上要明確。HR人力資源管理系統(tǒng)的在線管理最大優(yōu)勢是實現了總公司對人員信息的全面管控、各個子公司之間人員調動檔案信息的快捷性，查閱信息更加方便。HR人力資源系統(tǒng)分別從人員基本信息管理、勞動合同臺賬管理、薪酬和數據報表管理上實現了計算機應用的現代化管理方式。

3.2對人事檔案實施信息化管理

企業(yè)為了可以將員工人事檔案信息管理工作落實到位，必須要構建基于信息技術的系統(tǒng)，然而并非直接淘汰傳統(tǒng)的管理方法，而是遵循取其精華去其糟粕的原則，構建紙質檔案和數字檔案相融合的管理系統(tǒng)，真正實現優(yōu)勢相互彌補，提升人事檔案管理信息化水平。在現代企業(yè)構建人事檔案信息管理系統(tǒng)，在數據庫中錄進所有員工的基本信息，再利用技術手段將紙質資料變成影像資料，在員工檔案進行保存，這在很大程度上可以提升人事檔案管理工作水平，對實現檔案管理工作網絡化以及信息化是十分有利的，僅僅錄入一次數據就能反復使用，而且方便調用信息，也可以有效保護紙質檔案，避免出現丟失的情況。

3.3改善人事檔案管理的對策

提升企業(yè)管理水平，加強公司內部人力資源檔案的管理。在企業(yè)管理過程中，將人力資源管理擺在重要的位置，從人員出發(fā)，抓緊公司發(fā)展以人為本的重要依據，將人事管理工作，細化進行分工，確保人力資源工作的合理性完整性，提升公司整體的管理水平。保護檔案信息安全，人事檔案信息，是了解員工的首要途徑，而確保員工個人信息安全，也是對公司信息安全的保障，有助于整合人員信息，全方位助力企業(yè)的發(fā)展。提高人員綜合素質，對于人事檔案管理的員工，要多層次的進行了解，不止在檔案工作中體現一面，而是要同時了解綜合素質的各個方面，使得檔案管理工作更加的全面。

3.4創(chuàng)新工作制度，加強工作培訓

對從事檔案工作的相關人員進行專業(yè)化的、深入的檔案知識培訓，使其在明確國家相關標準的同時，更新專業(yè)知識，拓展專業(yè)技能，完善知識結構，提高能力素養(yǎng)。同時優(yōu)化制度，建立標準化的檔案工作流程，積極優(yōu)化其相關工作細節(jié)，改善檔案管理工作。完善企業(yè)內部檔案管理機制建設的同時使得各項工作流程化、標準化、高效化地進行。

結束語

在企業(yè)不斷轉型升級的基礎上，企業(yè)內部的人事檔案管理方面存在的問題開始顯現出來。在了解企業(yè)檔案管理的基本內容的基礎之上，存在諸如檔案管理內容缺失、檔案管理環(huán)境差等問題，并且對這些問題產生的原因進行探究。對已有問題提出相對應的解決辦法，促進新形勢下企業(yè)人事檔案管理方面的發(fā)展。

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