淺談采供血機構原始憑證附件標準化建設

潘 望 廖 丹 張 燕 甘 平

原始憑證是會計資料的重要組成部分，是記錄會計核算過程和結果的重要載體，它可以全面、客觀地反映經濟業務事項的全貌，真實再現經濟活動全過程，有效保證附件質量，從源頭上治理和防止腐敗。因此，原始憑證附件標準化建設是采供血機構財務管理最基本的管理要求，是保障會計信息真實、完整的基礎措施。提高原始憑證附件質量，是落實采供血機構規范化、標準化、精細化管理的客觀需要。

一、原始憑證附件標準化建設的必要性

原始憑證是經濟活動業務發生時，經辦業務部門或人員取得或填制的，用于記錄和證明經濟業務發生或完成情況的憑證。真實、準確地填制和審核原始憑證，是會計核算工作的基礎，是確保財務會計信息質量的前提條件。

（一）基于《會計法》的要求

《中華人民共和國會計法》第4條規定，單位負責人對本單位的會計工作和會計資料的真實性、完整性負責。但是，費用報銷附件不規范是普遍存在的問題，幾乎是“逢審必有”，費用報銷附件不規范，輕則導致會計信息失真，重則可能違規違法，因此規范費用報銷附件是非常必要的。

（二）基于內部控制的要求

近幾年，國家加大了對內控建設管理力度。首先，要求各單位每年梳理內部控制制度。采供血機構內部控制最基本的目標是保證經濟活動合法合規，使其在法律允許的范圍內活動。其次，保證采供血機構資產安全，使其不被挪用、貪污等，加強資產有效使用，使其配置合理，避免損失浪費。再次，采供血機構內部控制的重要目標是防范舞弊和預防腐敗，使其有效保障社會公共利益。為實現上述內部控制目標，以規范費用報銷流程、制定原始憑證附件標準為推手，達到對經濟活動風險進行防范和管控的目的。

（三）基于財務信息真實完整的要求

采供血機構財務信息是對采供血經濟活動的客觀反映，提供真實完整的財務信息是采供血機構的義務。為使財務信息真實客觀地反映經濟活動的全過程，保證原始憑證質量尤為重要。因此，規范原始憑證附件是保證財務信息真實完整的關鍵一步。

二、原始憑證附件標準化建設的具體措施

采供血機構在票據取得、填制、報賬、審核等環節，通過多環節、嚴審核對原始憑證附件進行標準化建設，涵蓋了從票據取得到歸檔保管整個環節，達到了規范原始憑證附件標準化建設的目標。

（一）科室配備報賬專員協助報銷

科室負責人是所在科室的第一審核人，應當對科室所報銷事項應知盡知，對本科室所報銷經濟事項的真實性、合規性承擔監督責任，最大程度地把控報銷事項真偽。當前，采供血機構人員大多分布在各采血點工作，時間緊、任務重，沒有多余精力去全面系統地掌握財務報銷相關要求。為規范財務報銷原始憑證附件，采供血機構大膽創新，在科室設置1-2名報賬專員。報賬專員在完成采供血本職工作之余，協助科室負責人辦理本科室賬務報銷事宜。報賬專員須具備一定的財務基礎知識或對財務實務操作有興趣，由財務部門對其進行培訓后，專職負責科室報銷事宜。這樣，一方面可以讓其他采供血人員有足夠精力投入本職工作；另一方面，也符合報銷要求，提高了報賬效率。

（二）自制內部單據，輔助財務報銷附件

有時候只有單一的憑證不足以證明經濟業務的來龍去脈，輔助的內部單據更能說明經濟業務的完整性，因而可將自制輔助單據作為財務報銷附件之一，以加強原始單據的規范性。如:合同付款申請表、質保金退還申請表、勞務費明細表等。以合同付款申請表舉例，當科室申請合同進度款時，填寫合同付款申請表能準確把握合同付款的進度與合同效果是否匹配合同付款金額，使用款科室心里有數，減少了合同款的重付漏付。

（三）實現原始憑證附件標準化

原始憑證附件標準是以重要的經濟活動為基礎，主要包括加班值班費、公務接待費、培訓費、會議費、差旅費、因公臨時出國（境）費、論文版面費、宣傳費、勞務費、采購費、維修費、基建費用、日常水電費等。再對每一項經濟活動所涉及的不同情況進行細分，根據財經制度和經濟活動的業務流程，統一費用報銷時所需原始憑證附件。如:（1）加班值班費包括加班費和值班費，加班費報銷時需要提供:①加班確認單（有當天值班領導的簽字）；值班費又包括行政領導值班和業務科室值班，行政領導值班由行政辦公室統一填寫科室值班匯總表，各業務科室自行填寫科室值班匯總表，報銷時需要提供；②科室值班匯總表（有科室負責人簽字）。（2）公務接待活動分為外出接待和工作餐接待，所有的接待都在報銷憑證上注明用餐人數及餐數。外出接待報銷時需提供:①發票；②公務卡刷卡小票；③菜單（注明菜品、單價、總價、加蓋飯店公章）；④公務接待審批單；⑤被接待單位公函。工作餐接待需要接待科室負責人和科室分管領導以及行政辦公室審批，報銷時需提供:臨時用餐申請表（注明接待標準、時間、對象、事由）。（3）培訓費分為采供血機構人員參加培訓（簡稱內部培訓）和對采供血機構以外人員進行培訓（簡稱外部培訓）。內部培訓是指參加培訓而發生的師資費、住宿費、伙食費、培訓場地費、培訓資料費、交通費等各類培訓費，報銷時需附上:①出差審批單；②會議或培訓通知文件；③車船機票；④會務費發票；⑤住宿發票；⑥公務卡刷卡POS單。外部培訓是指對外開展培訓活動直接發生的各項費用支出，包括師資費、住宿費、伙食費、培訓場地費、培訓資料費、交通費以及其他費用。報銷時需附上:①培訓通知；②會議簽到表；③培訓相關發票；④其他可作佐證的相關材料。（4）會議費是指中心舉辦各種會議，會議費開支范圍包括會議住宿費、伙食費、會議室租金、交通費、文件印刷費、醫藥費等。報銷時需附上:①會議通知；②會議簽到表；③發票；④其他可作佐證的相關材料。（5）差旅費是指工作人員臨時到常駐地以外地區公務出差所發生的城市間交通費、住宿費、伙食補助費和市內交通費，報銷時需附上:①出差審批單；②會議或培訓通知文件；③車船機票；④住宿等發票；⑤公務卡刷卡POS單。（6）因公臨時出國（境）費包括國際旅費、國外城市間交通費、住宿費、伙食費、公雜費和其他費用。出國人員回國報銷費用時，須憑有效票據填報有團組負責人審核簽字的國外費用報銷單，各種報銷憑證須用中文注明開支內容、日期、數量、金額等并由經辦人簽字，報銷時需附上:①重慶市因公出國（境）人員審核表；②重慶市人民政府出國、赴港澳任務批件；③車船機票；④發票或其他結算單據。（7）論文版面費是指在國家新聞出版總署批準的正規學術期刊上發表的論文，被刊物錄用后，期刊編輯向論文作者收取的費用，報銷時需附上:①出版物封面及目錄復印件；②發票；③出版費需附錄稿通知或出版合同。（8）宣傳費是為開展無償獻血宣傳活動所支付的費用，如宣傳費、廣告費、制作費、辦公用品費等發票作為報銷依據，報銷時需附上:①發票；②購置申請單或請購單；③合同設備購置費。（9）勞務費分為講課費、評審費、力資費等，支付勞務費時應通過銀行轉賬方式支付，報銷時需附上:勞務費發放表（標注領取勞務費的單位名稱、人員身份證號碼、聯系方式等證明信息，領款人本人簽名并由經辦人、審批人簽字）。（10）采購費包含零星采購和政府采購，一般零星采購由使用科室填寫采購申請單，履行審批流程后交采購科室統一采購。貨物到達后由庫房管理人員和會計共同驗收后填寫貨物驗收單簽字確認，報銷時需附上:①請購單或提案反饋表；②發票；③貨物清單；④貨物驗收單；⑤合同付款申請單；⑥合同。政府采購嚴格按照政府采購辦法規定流程進行，通常政府采購報銷時需附上:①購置申請單；②發票；③貨物驗收單；④合同；⑤合同付款申請單；⑥履約保證金確認單；⑦政府采購項目申請表；⑧特殊采購還需要上級主管部門批復。（11）維修費包括車輛維修、設備維修、房屋建筑物改造維修、其他緊急維修，車輛維修報銷時需附上:①維修申請單；②服務驗收單；③發票；④維修廠商提供的維修明細單。設備維修（含專用設備和通用設備）報銷時需附上:①維修申請單；②服務驗收單；③發票；④合同付款申請單；⑤合同。房屋建筑物改造維修報銷時需附上:①維修申請單；②工程驗收單；③發票；④合同付款申請單；⑤合同；⑥審計部門審核簽字認可的造價資料。其他緊急維修，報銷時需附上:①維修申請單；②維修記錄；③發票；④合同付款申請單；⑤合同或緊急維修說明。（12）基建工程支出（這里主要闡述工程款），報銷時需附上:①發票；②工程付款申請及審核表（有建設單位、代建公司、造價公司、項目管理公司及跟蹤審計公司共同的簽字蓋章）；③計量附件。

（四）印發報銷手冊，舉辦專題講座

為了規范財務報銷，根據采供血機構具體報銷情況進行梳理和歸納，編制可操作的財務報銷手冊，規定報銷憑據的類型、內容、填寫等具體內容，明確報銷要求、報銷流程，以便財務審核有標準，財務報銷有依據，從而不會因為審核沒有標準、報銷沒有指南，造成原始憑證附件五花八門。同時，舉辦財務報銷專題講座，針對報銷中心出現的問題，著重講解票據及附件書寫規范、附件粘貼要求、報銷審核及審批具體標準等，并現場用票據進行示范，增強報賬專員規范化意識，提高報賬人員實際操作能力。

（五）建立健全審核機制

在報銷入賬前對各種財務報銷票據的規范性、完整性和準確性審核把關，確保報銷憑據和相關業務支出真實有效。為了細化對報銷支出審核管理，防止虛假和超范圍支出報銷，財務科建立財務審核專員和財務報賬專員直接對接機制，建立財務報銷審核群，把審核出的問題及時在群里反饋，讓全采血機構報賬人員都知道報銷中出現的問題，防患于未然。同時，財務審核人員要堅持原則，對不合規、不合理、不完整的票據不予報銷，并對嚴重影響會計信息質量的票據，及時向相關領導進行反映，把錯誤遏制在源頭。

三、實施效果

原始憑證附件標準化建設以財務報銷手冊為載體，做到“財務審核有依據，財務報銷有標準”，規范了財務報銷附件，得到各級領導、廣大職工和同行一致好評，收到了良好效果。

（一）增強了財務報賬意識

通過舉辦講座、印發報銷手冊等一系列原始憑證附件標準化建設的措施，增強了采供血機構人員報賬意識，在財務報銷時嚴格按照報銷手冊規定執行。規范的財務報銷附件可以全面反映經濟業務事項的全貌，大大提升財務質量水平，也符合《中華人民共和國會計法》第4條規定的單位負責人對本單位會計工作和會計資料的真實性、完整性負責的要求。

（二）規范了財務報銷程序

以財務報銷手冊為指南，讓財務審核有依據，財務報銷有標準。采用專人報銷、專人審核的方式，在采供血機構人員分布廣、時間緊、任務重的情況下，財務報賬專員經過統一培訓后按照報銷手冊具體規定填制報銷單，準備報銷附件，避免了以往一張報銷單被無數次改來改去，減少了職工之間的矛盾，降低了審核難度，提高了審核效率，提升了審核質量。有序的報銷流程，可以提高財政資金使用效益、防范財務風險。

（三）避免觸碰財經紀律“高壓線”

黨的十九大以來，各級審計機關經濟責任審計、財務收支審計、內部控制審計以及各級黨委巡視巡察等越來越嚴謹細致，各級采供血機構接受檢查和審計工作也越來越頻繁。現在審計和巡視巡察檢查的重點幾乎都把精力放在執行中央八項規定上，查出的問題較多，追責也越來越嚴厲。通過財務報銷原始憑證附件標準化建設，避免了觸碰財經紀律“高壓線”，杜絕了違禁行為，采供血機構接受各種檢查和面對各種審計，都能交出滿意的答卷，得到了監督機構肯定。

四、結語

好的制度必須要有好的執行，只有在執行中監督，監督中總結，總結中完善，才能不斷提升財務報銷規范化。原始憑證附件標準化建設是一項系統長期工程。在實踐應用中，由于業務復雜，原始憑證附件種類繁多，財經政策變動快，給附件標準化管理帶來了較大難度。實踐中采供血機構采取內部自查、上級主管部門專項審計以及聘請會計師事務所實施審計，對發現的問題不斷改進和規范，以確保附件標準化建設有效推進。