差旅電子憑證網上報銷系統存在問題及對策探討

孫洪義 王之旭 孫俊華 梁 巍

差旅電子憑證網上報銷系統是依托統一的差旅電子憑證網上報銷公務平臺（簡稱“公務之家”），實現公務人員出差網上申請、審批、報銷，機票、火車票、汽車票、定點賓館等網上預訂，公務卡快捷支付、國庫集中支付系統自動還款，會計檔案電子存儲的全流程電子化運行管理系統。電子憑證網上報銷是對傳統差旅審批和費用報銷模式的重大突破，是實現國庫集中支付電子化閉環管理的重要舉措，是提高政務管理水平的主要方式。本文就差旅電子憑證網上報銷系統的優勢、現階段存在的問題和對策等內容分別予以闡述。

一、差旅電子憑證網上報銷系統的優勢

（一）縮短報銷時間，提高工作效率

差旅電子憑證網上報銷系統集出差申請，預訂機票、車票、酒店，填制報銷單、費用申請及報銷審批等功能于一體，各流程用戶可在預先設置的權限范圍內通過公務之家手機APP操作。對于報銷人來說，所有出差涉及的事項全部可以通過公務之家APP網上操作，動動手指即可完成，減少了以前先填報出差申請、找各級領導審批，再從不同渠道預訂機票、車票、酒店，出差回來還要填制報銷單、找各級領導審批等多個線下環節，為報銷人節省了大量時間。對于審批人來說，審核過程更加智能化，對超標、日程沖突等特殊情況均會有提示，可以避免不規范報銷情況的發生。在審批過程中，還可以查看費用預算及支出情況等，有利于其合理控制支出進度。差旅電子憑證網上報銷系統所有過程可以全部在網上完成，不受時間、地點限制，報銷流程到了哪個環節，相應的用戶還會收到公務之家APP消息提醒，極大地方便了出差者，提高了差旅報銷工作效率。

（二）報銷數據電子化，便于查詢統計

通過公務之家差旅電子化報銷系統，實現了公務人員出差網上申請、審批、訂票、報銷以及會計檔案存儲全流程電子化管理，全過程留痕，對落實中央“八項規定”精神、提升單位運行效率起到了積極的促進作用；還可以實現大數據分析等功能，能夠對各課題差旅費支出情況實時動態監控，有利于實現精細化管理，進一步提高實施單位管理水平。報銷人通過公務之家APP能實時查詢報銷進度，還能查詢本人所有出差和報銷記錄，免去以前需要去財務部門查詢的麻煩。

二、現行差旅電子憑證網上報銷系統存在的問題

（一）對實行公務之家系統的單位內部控制提出了新要求

差旅費報銷電子化在為我們提供便利的同時，其安全性也不容忽視。首先，在公務之家系統中，如何辨識用戶本人登錄操作需要仔細甄別。試想如果有人盜取其他人的賬號密碼登錄報銷，或者盜取審批人賬號密碼登錄審批報銷單，在系統中都會視同用戶本人操作，可能會給被盜人及其單位造成不必要的損失。其次，報銷數據電子化管理涉及到實施單位財務管理、網絡安全、簽名證書及電子憑證存儲等多方面內容，如果實施單位原來實行的是傳統紙質報銷方式，在實行公務之家電子化報銷系統后，其內部控制制度已不能完全適應新的報銷程序，存在一定漏洞，形成了單位新的內部控制風險點。

（二）目前公務之家系統尚未與會計核算系統、審計軟件、財政預算管理一體化平臺以及銀行網銀等形成無縫對接

1.缺乏與會計核算系統的有效對接。目前公務之家系統尚不能與會計核算系統形成對接，主要存在兩方面問題:一是公務之家系統的預算信息及科目余額無法從會計核算系統中及時獲取，需要財務人員從財務軟件查詢后手工錄入公務之家系統中。科目余額不及時更新，出差人就不能通過公務之家系統實時掌握經費剩余額度，如果剩余經費較少就可能發生超支消費后無法報銷的情況。二是大部分單位會計核算系統還無法全部采用電子化憑證，公務之家報銷數據在完成審批和支付流程后，就無法導入會計核算系統生成記賬憑證。因財務存檔及審計等業務需要，財務人員必須把相應的電子報銷單據打印成紙質材料再進行記賬。同一筆報銷業務同時有紙質和電子兩套憑證，不但增加了財務人員工作量，也與應用公務之家系統實行無碳化辦公的初衷相悖。

2.缺乏與審計軟件的有效對接。目前審計軟件還不具備讀取公務之家系統相關數據的功能，審計人員無法直接獲得被審計單位公務之家系統內部控制運行完整性和有效性的必要證據，對原始單據的真實性和合規性，只能按照原審計紙質報銷材料的方法進行核查。但因公務之家系統報銷審批環節全部通過網絡完成，審計人員針對公務之家報銷審批流程的規范性和安全性，還需要實行額外審計程序，這相較于審計原紙質報銷單，增加了審計人員工作量，與現代化辦公方式不相適應。

3.未區分財政資金和非財政資金。以筆者所在單位差旅費報銷為例，差旅費所用資金分為財政資金和非財政資金，不同資金的公務卡還款方式、經費支付渠道均不相同。在公務之家系統中，未對報銷所需預算資金的來源進行區分，在財務人員報銷付款時，也就無法通過公務之家系統實現與單位網銀系統和財政預算管理一體化平臺的有效銜接。對出差人的公務卡消費等報銷信息，仍然需要財務人員再次加工、分類匯總后錄入到單位網銀系統或預算管理一體化平臺中，這不僅加大了財務人員工作出錯幾率，還影響了報銷時效，增加了工作量。

4.同一報銷單據不能列支多個課題。在實際工作中存在科研人員一次出差任務涉及多個課題、多名科研人員共同出差但所列支課題又不同等的情況，這就需要將相關費用進行拆分，將相應金額列支在不同的課題之中。但目前在公務之家系統中，默認一張報銷單所有費用只能選擇一個課題列支，無法列支多個課題，科研人員只能通過拆分票據或拆分行程等方式分別填列報銷單，這便給科研人員填列報銷單和財務人員審核都增加了難度。

（三）部分年齡偏大的同志對手機APP操作有抵觸情緒

經過一段時間磨合，現在大部分職工已能夠熟練掌握運用公務之家APP進行差旅報銷。但由于出差報銷人員年齡結構差異較大，有些年齡較大者本來就不太會使用智能手機，對用手機APP報銷更是難以適應，或是費了九牛二虎之力填報完成提交報銷之后，還可能存在信息不正確或不規范等情況被退回重新修改，如此往復，消磨耐性；或是低三下四請求同事幫忙填報，但這對于出差較多的人并非長久之計。所以，年齡偏大的科研人員參與積極性不高，更傾向于使用傳統報銷方式，這就影響到單位整體差旅報銷電子化水平提升，也為單位實行統一管理提出了難題。

三、相關對策建議

（一）提高內部控制制度電子化管理水平

針對公務之家系統網上報銷、網上審批、報銷數據電子存檔這種新形式，單位應積極識別新形勢下內部控制風險點，及時修訂和完善相應的內部控制制度，有條件的單位可以委托專業機構設計內部控制電子化管理系統，以保證內部控制制度在公務之家系統運行、用戶登錄報銷、網上審批、電子化票據存儲、電子報銷憑證存儲及歸檔等全流程安全完整有效，防范流程中可能出現的風險。

（二）完善公務之家系統與會計核算系統、審計軟件、財政預算管理一體化平臺以及銀行網銀等對接功能

在差旅報銷電子化平臺運行理想的狀態下，從出差審批、訂票訂酒店、費用報銷、公務卡還款、財務核算，到電子歸檔等流程的全程電子化留痕，這就要求公務之家系統與會計核算系統、審計軟件、財政預算管理一體化平臺，以及銀行網銀等實現無縫對接，各項數據在保證安全的前提下，能夠按要求智能分類并及時便捷地傳輸到各應用系統中。目前，由于各應用系統的多樣化、安全性、實施成本等還無法完全達到上述使用狀態，而僅是報銷審批流程的電子化，在其他環節還需要打印出紙質材料記賬歸檔，所以，要實現全流程電子化目標，還有許多工作需要完善，這也對公務之家系統提出了更高的要求。

（三）加強業務培訓

公務之家運行初期還在逐步完善升級，需要使用者不斷學習適應。針對使用手機APP進行差旅報銷業務不太熟練的人，實施單位應組織相關業務培訓，或在相應部門設置專人予以指導。同時，公務之家系統在研發過程中也應盡量減少操作環節，簡化操作流程，幫助使用者更加方便地完成報銷流程，提高工作效率。

四、結語

差旅電子憑證網上報銷系統的應用，使實施單位管理能力和水平上了一個新臺階。隨著現代信息技術快速發展和辦公電子化進程加快，相關軟硬件設施將進一步普及，相信我們一定會迎來智能辦公的春天。

[1] 董昊.科學事業單位網上報銷模式的優勢及問題淺析[J].中國農業會計，2020（3）：16-18.

[2]谷凱迪.淺談“公務之家”差旅電子憑證網上報銷平臺及使用心得[J].商情，2020（15）：12.

[3]張鈺.完善天津差旅電子憑證網上報銷的思考[J].天津經濟，2020（6）：45-52.