“后疫情時代”高校科技期刊移動辦公應用現狀與推廣可行性分析

楊 玙，嚴定友，曾 群

(華中師范大學 學報編輯部， 湖北 武漢 430079)

2020年1月以來，受新型冠狀病毒肺炎疫情的持續影響，各行各業為打破傳統辦公模式的空間局限性，紛紛引入移動辦公模式。高校科技期刊管理者與編輯人員也充分意識到移動辦公的必要性，為應對工作環境的制約，積極探尋各類新型移動辦公辦刊模式，擔負起期刊人的重大社會責任，為抗疫提供大量的科技和學術支撐。現今，在疫情防控常態化背景下，隨著新冠疫苗的廣泛接種，我國已率先步入“后疫情時代”，本文基于高校科技期刊移動辦公應用現狀，分析其應用優勢與不足，探討推廣的可行性與局限性，并提出相應策略。

1 高校科技期刊移動辦公應用現狀

總體上，移動辦公依賴移動設備與移動互聯網技術是其最重要的特征，因此業務內容與人員的信息化程度是決定移動辦公效率的重要因素，對高校科技期刊編輯而言，這也是一個較為新興的概念，移動辦公在高校科技期刊的具體實施過程中既具有一定的優勢，也面臨很多問題。

1.1 移動辦公在高校科技期刊中應用優勢

(1)“后疫情時代”移動辦公軟件的飛速發展為高校科技期刊業務工作提供了良好的技術基礎。當前，高校科技期刊基本已具備網絡稿件管理系統，稿件日常審理流程均可在線上進行操作。期刊編輯與作者、審稿專家、讀者之間的各類事宜，現在基本通過郵件或移動端即時通訊軟件如微信、QQ等實現。Office、iWorks、WPS與騰訊文檔均可支持PC端與移動端的共享，移動端各類PDF文件閱讀器則可用于對排版文件無紙化校對，結合云筆記軟件、手寫筆、寫字板等輔助工具，已成為高校科技期刊編輯提升移動辦公效率的有效手段[1-3]。騰訊會議、企業微信等遠程辦公場景的應用，以及各類網絡在線教育平臺的發展也為編輯人員遠程參與編輯部日常會議、業務交流以及參加繼續教育培訓和外部學術研討提供了便利。此外，期刊出版云平臺，智能審校軟件，如善鋒軟件、方正云出版平臺等也已逐步被高校科技期刊引入日常工作流程中，并取得了較好的實踐效果[4]。

(2)移動辦公模式較傳統辦公模式更能適應“后疫情時代”的防控常態化管理。得益于有效的防控措施與廣泛的疫苗接種，我國已率先邁入“后疫情時代”。但全球范圍內新冠病毒的持續變化與疫情的反復出現，使得在未來很長一段時間內仍需保持疫情防控常態化管理。高校科技期刊大多為雙月刊或月刊，編輯工作具備一定的周期性，需要嚴格遵循“三審三校”制度。傳統模式下，編輯部成員間的溝通與協作往往受到較多的地域限制，如在編輯加工狀態時，編輯往往需要反復與作者和排版技術人員進行溝通，一旦遇到疫情突發，防控措施升級，受到地域限制，則容易將時間浪費在等待反饋的過程中，影響稿件的正常流轉。移動辦公模式下，即時通訊軟件與多元化數字出版技術的融合，消除了協同辦公地域和空間的限制，可顯著提升期刊編輯之間信息流轉效率，避免出現信息孤島問題，且不受突發情況局限。

(3)移動辦公模式有助于“后疫情時代”期刊學術圈的建立與維系。高校科技期刊學術圈的建立與維系，對于期刊內容質量和影響力的提升具有重要的意義。移動辦公平臺大多具有較好的私密性，為學術圈內的審稿專家、作者和編輯提供了新的信息交流和溝通途徑。同時，參與和組織學術會議作為高校科技期刊重要的組約稿方式，也是期刊學術圈建立和維系的重要途徑之一。“后疫情時代”越來越多的專家學者采用騰訊會議、企業微信以及各類直播平臺開展線上研討。這類線上會議模式在遇到重大突發問題時，優勢顯著，編輯部或編委會可第一時間召開會議，商議重大選題，優化辦刊方向，避免措施良機，提升決策效率。移動辦公應用也有助于編輯人員，尤其是英文科技期刊編輯，在國內疫情防控常態化、國際疫情形勢仍然嚴峻的背景下，增進與國內外編委、審稿專家、作者的聯系，及時反饋信息。

1.2 移動辦公在高校科技期刊中應用的局限性

(1)應用成本問題。完善的移動辦公應用在一定程度上將提升高校科技期刊的信息化建設成本。盡管基本業務流程已可以通過移動端完成，但大多數高校科技期刊編輯部，尤其是中文科技期刊的移動辦公硬件基礎尚較為薄弱，年長編輯的信息化水平較低，購置云存儲、云排版、智能審校、制作支持移動端閱讀的全文頁面、搭建稿件處理云平臺等，不僅會造成財力和物力成本的增加，也可能導致人力成本的增加，如可能需要專門招聘或臨時聘用相關信息技術人員，支持編輯人員外出學習相關信息技術等。除少數轉企改制的高校科技期刊外，大多數高校科技期刊在這些成本的支出上往往受到高校財務與人事管理制度的限制而難以全面施行移動辦公。

(2)人員管理問題。移動辦公突破地域限制的同時，也意味著管理可控性的降低。面對面交流溝通的減少，在一定程度上可能影響編輯隊伍的團隊協作能力與集體凝聚力，期刊管理者需要花費更多的精力用于團隊工作氛圍和編輯人員獨立工作能力的培養[5]。

(3)數據安全問題。移動辦公中涉及大量數據存取與傳輸，辦公系統的安全性與穩定性對辦公質量極為重要。高校科技期刊大多人員緊缺，少有專業人員和技術保障移動端的網絡安全，更容易被病毒等惡意軟件入侵，導致賬號與數據庫資料被盜取。同時，移動終端隨便于攜帶，卻也容易丟失，甚至可能影響其他人員的移動終端與編輯部移動采編系統安全。

2 高校科技期刊移動辦公應用推廣策略

2.1 結合傳統工作實際，選擇適宜形式

適用于高校科技期刊業務工作的移動辦公硬件設備通常包括移動PC、手機、平板、移動存儲設備、手寫筆(板)、翻譯筆、智能插座等(其他智能穿戴設備應用成本較高，暫不適宜現階段推廣)。軟件除基本的稿件采編平臺外，主要可分為下述5大類。①云端文件編輯類：即各類具有云端功能的文檔編輯器，如有道云筆記、WPS、騰訊文檔、移動端PDF閱讀編輯器等。②即時通訊類，如QQ、微信、騰訊會議、企業微信、釘釘等。③知識管理類：用于存儲與整合編輯工作中各類數據資料，包括郵件管理軟件，同步云盤、遠程桌面、云筆記與思維導圖軟件。如百度網盤、天翼網盤、騰訊微云、有道云筆記、Mindmaster等。④智能排版與自動審校類：主要指專業出版軟件供應商研發的一體式大數據智能采編排云平臺，如方正云、善鋒智能審校、知網智能審校等。⑤其他期刊宣傳推廣類，大多基于網頁或移動端開發，適應移動協同辦公場景，如微信公眾號、OSID開放科學二維碼、Aminer、TrendMD等。

考慮到不同高校科技期刊編輯部的信息化程度、編輯隊伍組成、業務流程、運營機制存在差異，而且編輯出版工作在很大程度上依賴于個人的知識背景，是個性化特點非常突出的工作類型，因此想要推廣移動辦公應用，首先需要依據編輯部的工作實際，選擇合適的移動辦公軟硬件作為支撐。其次，應依據期刊信息化發展路徑制定合理的移動辦公框架，在傳統工作基礎上循序漸進、不斷創新。最后，應充分考慮移動辦公建設人力、物力成本問題，及時修訂和完善移動辦公方案。依據不同高校科技期刊編輯部推廣移動辦公難易程度，可分別采取下述3種方式。

(1) 封閉稿件采編系統結合單一類型移動辦公軟件。指在不具備云端功能的稿件采編系統基礎上，將某一種類型的移動辦公軟件作為編輯部對內和對外業務聯絡的數據中心，以云端形式存儲重要的文件資料，以供移動辦公使用。例如，可使用QQ、微信、企業微信、釘釘這類即時通訊類軟件作為主要的聯絡渠道，將相關文件資料及時轉化為軟件關聯的移動端文件如微云文件等，供云端數據存取與編輯。也可直接選擇知識管理類軟件如網絡云盤作為移動辦公的數據中心，整合編輯個人資料與編輯部公共資料，由編輯部全體成員共享和共同維護。還可選擇云端文件編輯類或智能審校類軟件，如使用移動端PDF編輯器結合手寫筆(板)實現無紙化校對，購買智能審校軟件提升審校效率，以減少在遭遇突發疫情時因傳統紙質審校流程造成的協同辦公障礙。該方式只需編輯人員在傳統辦公模式基礎上，熟練掌握一種類型的移動辦公軟件，對編輯人員的信息化素養要求較低，相對操作簡便易于上手，適合在人員較少、經費匱乏、業務流程相對單一的期刊編輯部快速推廣。

(2)云端稿件采編系統結合多種類型移動辦公軟件。指在本身具有一定云端功能的稿件采編系統的基礎上，依據編輯個人業務分類和信息化素養，聯合運用多種類型移動辦公軟件，實現云端協同辦公，基本架構如圖1所示。該方式對編輯部的運營條件甚至經費保障有一定要求，要求編輯部使用具有云端功能的采編系統，可與智能審校和其他推廣融合對接，同時需要有信息技術水平較高的人員進行定期的資料維護，適合規模與人員中等、業務流程相對復雜、經費相對充足的期刊編輯部，可有效保障突發疫情時全流程業務工作的可移動性，充分發揮移動辦公優勢。

圖1 云端稿件采編系統結合多種類型移動辦公軟件的移動辦公模式基本架構

(3)開發個性化移動辦公平臺。指利用已有的云端稿件采編平臺或自行開發搭建移動平臺，將編輯部所有的業務流程整合到一個移動辦公平臺中。這種方式對經費投入和編輯部專業信息技術人員數量要求均較多，適合規模較大、人員較多、業務流程復雜、經費充足的大型出版平臺或期刊集群。

2.2 加強編輯隊伍建設，提升移動辦公技能

移動辦公模式的推廣與高效應用，依賴于編輯隊伍的整體信息化素養。編輯部應重視編輯人員移動工作能力的培養，在條件允許的情況下，注重專業信息技術人才的引進，同時定期開展內部交流，并支持編輯人員參與相關培訓或前往其他編輯部、數據庫機構、出版相關企業學習研討，拓寬編輯人員移動辦公視野，為編輯部移動辦公的開拓創新提供更多的靈感。此外，也應在日常工作中，通過舉辦線上會議等形式，鼓勵編輯多使用移動設備開展業務。編輯自身也應主動學習信息技術知識，增強移動辦公意識。在日常工作中，要有意識地借助各類云筆記、云存儲、思維導圖軟件整合與管理已有知識，養成在移動端備份重要數據資料的習慣，注意文件資料的可移動化轉換，借由遠程桌面軟件連接辦公電腦與移動設備[6]，以便在疫情突發時能夠靈活調整工作模式，更好地服務審稿專家、作者，確保刊物工作的順利進行。同時，應著重增強移動端審校能力，注意學習和使用移動端PDF校對、標記功能，真正實現無紙化校對。還可通過組織策劃各類線上交流活動，進一步提升獨立工作和移動辦公能力。有信息技術相關背景的編輯人員，也應充分發揮帶頭作用，引領和幫助提升整體編輯隊伍的移動辦公素養。此外，“后疫情時代”不僅出版行業數字化與人工智能辦公平臺的發展勢頭迅猛，全球范圍的開放科學進程對期刊出版界的影響也愈來愈大，國內外頂尖期刊和大型出版商紛紛推出形式各樣的線上開放科學工具和軟件。編輯人員也應當主動學習和了解這些開放科學相關工具，積極運用在建立和維系以刊物為中心的學術生態圈中，充分發揮科技期刊在促進“后疫情時代”國際學術合作中重要功能。

2.3 注重網絡信息安全管理，避免安全風險

移動辦公融合了移動通信、智能終端與信息技術[7]，在突破時空限制帶來便利的同時也將引入許多新的安全隱患。移動化的辦公終端，云端存儲設備本身就可能存在信息泄露風險。因此，高校科技期刊編輯部應就本單位具體移動辦公模式建立相應的網絡安全保障制度，重視對編輯人員的網絡安全防范教育，督促編輯人員養成良好的互聯網使用習慣并保管好各自的編輯賬號與資料，指定專人定期對數據庫進行維護與管理。經費充足的編輯部宜采用商業安全防護服務，避免給個人、單位甚至國家帶來不必要的損失。

伴隨著5G技術的廣泛應用，互聯網技術對期刊出版業的工作方式的影響也日趨明顯。與傳統工作流程相比，移動辦公模式在高校科技期刊日常業務中具有更大的應用前景，有助于增強以期刊為中心的學術圈的建立與維系，既可有效減少通勤風險、降低通勤成本，又能夠提升編輯與編委會成員、審稿專家、作者、讀者的信息交換效率，從而提高刊物質量與核心競爭力。但移動辦公在成本、人員管理和數據安全方面尚有一些不足之處，如何基于現有傳統辦公模式，探尋出符合刊物與編輯部特色的發展道路，更好地提升辦公效率，仍有待進一步研究與探索。