大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理的應(yīng)對方式分析

房潔

大數(shù)據(jù)是指充分利用數(shù)據(jù)資源將各種信息數(shù)據(jù)進行加工、分析和整合而得到的數(shù)據(jù)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展進步，我們迎來了大數(shù)據(jù)時代。大數(shù)據(jù)時代對于檔案管理工作提出了新的更高要求。傳統(tǒng)的檔案管理工作重在對檔案的保存，所以檔案未被當作一種資源利用起來。而大數(shù)據(jù)時代的到來，給檔案管理工作帶來新挑戰(zhàn)的同時，也帶來了新思路。

一、大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理的變化

面對大數(shù)據(jù)時代如此豐富、龐大的數(shù)據(jù)資源，高校必須要有一套有效的數(shù)據(jù)管理體系來對其進行統(tǒng)一管理、統(tǒng)一調(diào)取，保證數(shù)據(jù)檔案的流動秩序，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)混亂等現(xiàn)象。基于數(shù)據(jù)越來越龐大的背景，高校檔案管理模式也出現(xiàn)了一些新的變化。

1.檔案數(shù)據(jù)資源體系發(fā)生變化。現(xiàn)在，很多高校檔案館的普遍特征是館藏資源豐富，檔案管理數(shù)據(jù)資源龐大，這是檔案館的價值所在。在大數(shù)據(jù)背景下，一些檔案館紛紛用上了新的數(shù)據(jù)搜集渠道，使得檔案館的數(shù)據(jù)資源往來更加密集，方式更加多樣，渠道更加廣泛，同時數(shù)據(jù)資源的搜集管理體系也有了相應(yīng)的變化。

2.檔案安全保障體系發(fā)生改變。大數(shù)據(jù)時代，并非只有數(shù)據(jù)化所帶來的便利，信息泄露的安全隱患也越來越多。檔案管理工作的重要內(nèi)容之一就是保證所存儲的檔案安全性。館藏檔案種類別眾多，比如黨群材料、行政材料、教學(xué)材料、科學(xué)研究材料、產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)材料、基本建設(shè)材料、儀器設(shè)備材料、出版材料、外事材料、財會材料、電子檔案、聲像檔案等等。有些檔案材料需要嚴格保密，謹防數(shù)據(jù)泄露，這是對檔案管理的安全保障體系的基本要求。同時，由于信息化程度提高，數(shù)據(jù)安全不僅面臨內(nèi)部安全管理等問題，還有來自外部信息盜取的威脅。所以，檔案管理部門必須就檔案的類別、安全系數(shù)和安全管理特點來進行安全保障體系建設(shè)和優(yōu)化改進。

3.檔案行政管理體系發(fā)生變化。由于檔案管理的種類繁多、層次復(fù)雜多樣，因此不可能所有的檔案都歸在一個體系中進行管理。同時，由于傳統(tǒng)的檔案管理手段、技術(shù)等都沒有現(xiàn)代化的技術(shù)支持，導(dǎo)致傳統(tǒng)的檔案管理會存在銜接不及時或者各部門、各單位間聯(lián)系不緊密等問題。所以，要努力打破檔案管理的部門隔閡，借助現(xiàn)代化技術(shù)進行統(tǒng)一管理、統(tǒng)籌規(guī)劃調(diào)用，為檔案管理秩序化、效率化的提升提供保障。

4.檔案工作重心發(fā)生變化。大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作的重心出現(xiàn)變化，需要將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資源進行充分整合，從而建立一個現(xiàn)代化的檔案管理體系。當前還缺乏對檔案資源的有效核對機制，檔案管理人員不能借助信息技術(shù)有效審校檔案資源的真實性，由此導(dǎo)致檔案管理工作的效率相對較低。檔案資源的收集、整理、分類、歸檔、應(yīng)用的過程較為復(fù)雜，在很大程度上不能滿足檔案資源的分布式管理與共享需要。檔案管理人員開發(fā)不了優(yōu)質(zhì)的檔案資源，在檔案管理過程中也不能在大數(shù)據(jù)環(huán)境中有效考慮檔案信息安全、個人隱私需要。檔案管理沒能實現(xiàn)信息科學(xué)應(yīng)用，沒能發(fā)揮出檔案部門的價值，從而影響了檔案管理的科學(xué)性。

5.檔案法律規(guī)范發(fā)生變化。傳統(tǒng)檔案管理的法規(guī)是根據(jù)紙質(zhì)檔案管理的特點制定的，現(xiàn)代檔案管理則強調(diào)在大數(shù)據(jù)環(huán)境下進行管理和實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息共享。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案的運行有較大的風(fēng)險，檔案管理涉及到各種隱私與數(shù)據(jù)安全可靠性等問題。一方面，國家關(guān)于在大數(shù)據(jù)環(huán)境下保護檔案安全性的相關(guān)法律法規(guī)還不完善，現(xiàn)有有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)明顯存在滯后。另一方面，檔案數(shù)據(jù)信息在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境的運行還缺乏相關(guān)的標準支撐，這使得檔案管理在大數(shù)據(jù)平臺運行過程中存在信息孤島等問題得不到有效解決。

二、大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理的意義

1.避免外界環(huán)境因素影響。傳統(tǒng)檔案管理的對象是紙質(zhì)材料，很容易受到外界許多因素影響，比如環(huán)境的溫度、濕度，工作人員在查找翻閱檔案過程中會對檔案造成一定破壞，紙張會隨著時間推移發(fā)生系列變化等。在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理工作受外界的影響會大大減小，同時還會節(jié)省很多時間和空間。現(xiàn)代檔案管理的便捷性，彌補了傳統(tǒng)檔案所存在的不足，為信息數(shù)據(jù)的儲存創(chuàng)造了有利條件，方便將紙質(zhì)檔案有效轉(zhuǎn)化為虛擬數(shù)字形式進行保存管理。

2.提高檔案管理工作效率。高校檔案管理實現(xiàn)信息化之后，不再需要大量的工作人員花費太多的時間和精力對信息數(shù)據(jù)進行整理。因此，高校可以通過篩選，科學(xué)合理地減少檔案管理工作人員，留下工作能力和綜合素質(zhì)較高的工作人員，有效提高檔案管理的工作效率。

3.節(jié)省大量的空間。隨著高校的連年擴招，其信息數(shù)據(jù)也明顯增多。在大數(shù)據(jù)時代背景下，工作人員可以利用信息技術(shù)收集整理數(shù)據(jù)，將傳統(tǒng)檔案操作轉(zhuǎn)換為計算機操作，有效節(jié)省了大量的占地空間，同時為查閱使用人員節(jié)約了時間和精力。查閱使用檔案人員只需要利用信息技術(shù)完成檢索進行查找，就可以準確找出信息數(shù)據(jù)，充分發(fā)揮計算機記錄保存檔案數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，體現(xiàn)檔案管理的服務(wù)性。

三、大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理的應(yīng)對方式

1.更新檔案管理理念。傳統(tǒng)檔案管理工作長期處于不被重視的境地，限制了檔案管理事業(yè)的發(fā)展。大數(shù)據(jù)時代對檔案管理要求的提升，需要更新檔案管理的理念。首先，各級領(lǐng)導(dǎo)要加強思想認識，加強對檔案管理人員的培養(yǎng)，重視檔案管理工作。其次，要注重檔案的開發(fā)利用，提升服務(wù)意識。再其次，要建立檔案管理信息系統(tǒng)，將紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字信息，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)共享。

2.構(gòu)建完善的檔案管理體系。在大數(shù)據(jù)時代背景下，高校檔案管理工作應(yīng)從以下幾個方面進行創(chuàng)新改進。第一，利用信息技術(shù)，構(gòu)建完善的管理體系，充分發(fā)揮檔案管理的實際價值。第二，合理使用云計算等相關(guān)技術(shù)，對信息數(shù)據(jù)進行安全保存，避免出現(xiàn)信息數(shù)據(jù)丟失的現(xiàn)象。第三，對成本資金進行合理使用，開發(fā)計算機的相關(guān)硬件設(shè)施，為日后檔案管理工作的順利開展創(chuàng)造有利條件。

3.加快檔案管理職責(zé)內(nèi)容和重心的轉(zhuǎn)變。大數(shù)據(jù)時代，檔案管理工作不再單純的是對檔案進行收集、整理、歸檔等，還要求實現(xiàn)文字檔案和數(shù)字檔案的統(tǒng)一管理。檔案管理人員不再是被動地接收檔案，而是主動地進行管理制作和檔案資源的開發(fā)，從檔案管理轉(zhuǎn)化為檔案服務(wù)。檔案管理人員要將檔案的開發(fā)和利用作為檔案管理的重要內(nèi)容，同時注意對檔案資料的審查，保證檔案的真實性、準確性。檔案管理人員應(yīng)積極參與檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)，提出對檔案管理工作的意見，全員參與，確保檔案信息管理系統(tǒng)的不斷完善、實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。

4.提升檔案管理者的綜合素養(yǎng)。大數(shù)據(jù)時代，對于檔案管理工作和檔案管理人員都有著更高的要求。檔案管理人員的專業(yè)能力，直接決定了檔案管理工作的質(zhì)量以及數(shù)字化檔案管的建設(shè)。因此，加強檔案管理人員隊伍建設(shè)，提升檔案管理人員的素質(zhì)勢在必行。第一，要注重人才的引入。引入優(yōu)秀人員做好檔案管理的人才儲備。第二，要注重提升人員的職業(yè)道德。大數(shù)據(jù)時代的到來，網(wǎng)絡(luò)存在共享性，檔案信息是一種資源，檔案信息有可能被泄露的風(fēng)險，必須提升檔案管理人員的職業(yè)道德。第三，建立檔案管理人才培養(yǎng)和晉升模式。做好檔案管理人才的培養(yǎng)。建立培訓(xùn)制度和認證制度，不斷提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，加大管理和培訓(xùn)力度，切實提高工作人員的實踐操作能力;建立晉升制度和福利制度，避免檔案管理人員的流失。第四，增強檔案管理工作人員的法律法規(guī)意識，為檔案信息數(shù)據(jù)的儲存提供安全保障。第五，引導(dǎo)工作人員創(chuàng)新理念，增強創(chuàng)新意識，為檔案管理工作的順利開展打下堅實基礎(chǔ)。

5.創(chuàng)新收集模式和服務(wù)項目。在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理的關(guān)鍵是收集數(shù)據(jù)資源、優(yōu)化數(shù)據(jù)收集模式及保證數(shù)據(jù)信息的準確性，其重點落是完善檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。因此，要建立一個完善的檔案管理運行體系，將各種信息以有序的方式來運行，以達到合理存儲運行的目標。創(chuàng)新檔案管理的服務(wù)內(nèi)容、完善檔案數(shù)據(jù)信息的體系、達到優(yōu)化知識服務(wù)框架尤為重要，以此促進改進檔案服務(wù)方式、建立健全服務(wù)體系、更好的體現(xiàn)檔案資源應(yīng)用價值。可以從以下兩個方面著手進行：首先，應(yīng)當完善檔案管理機構(gòu)，滿足用戶的多種個性化檔案應(yīng)用需要，構(gòu)建檔案管理的開放性體系;其次，盡可能開放各種檔案資源，滿足檔案服務(wù)需求，并且對檔案利用模式、信息檢索方式、個性化信息供給方式進行改進，從而不斷提高檔案信息資源的供給質(zhì)量，有針對性的滿足對各種檔案資源的需求。

6.建立法律法規(guī)制度。檔案管理工作必須依照相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度，構(gòu)建完善法律制度體系，為高校檔案管理工作打下良好基礎(chǔ)。在大數(shù)據(jù)背景下，我們要充分認識信息化檔案管理的重要性，結(jié)合實際情況建立規(guī)章制度。科學(xué)合理地設(shè)定管理內(nèi)容、管理方式和管理目標，在原有規(guī)章制度的基礎(chǔ)上，進行補充和完善。同時，要建立檔案管理計劃，對信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)和相關(guān)實踐操作做出更深層規(guī)定。另外，要明確工作職責(zé)，打破傳統(tǒng)管理模式，針對不同工作內(nèi)容設(shè)置不同規(guī)章制度，實現(xiàn)高校檔案的有效管理，設(shè)置合理的獎懲制度，調(diào)動工作人員的工作熱情，從而保證高校檔案管理工作的規(guī)范有序高效。

四、結(jié)語

大數(shù)據(jù)時代，檔案管理工作對高校的發(fā)展意義重大。目前，大多數(shù)高校在檔案管理過程中還存在這樣那樣的問題，我們要充分認識到檔案管理的重要性，將信息技術(shù)與工作內(nèi)容相結(jié)合，完善檔案管理體系，提高檔案安全系數(shù)，提高人員綜合素質(zhì)，建立法律法規(guī)制度，為檔案管理工作的順利實施創(chuàng)造有利條件，發(fā)揮檔案管理的實際價值，為高校整體的進步發(fā)展做出貢獻。

（作者單位：山東青年政治學(xué)院）