企業檔案信息資源開發與管理人員能力修養

王巍

修養是指“個人在政治思想、道德品質和知識技能等方面，經過長期鍛煉和培養能達到的一定水平”。檔案管理人員要做好檔案信息資源開發工作，必須具有良好的政治素質、知識素養、道德品格和能力修養，其中能力直接影響開發工作的效果。檔案管理人員應當充分認識開發工作對其能力方面的要求，努力提高自己的能力和修養。

一、企業檔案信息資源開發與檔案工作人員能力素質的關系

1.一定的能力素質是搞好檔案信息資源開發的前提條件。企業檔案信息資源開發是指檔案信息開發人員借助各種技術、物質手段對檔案信息進行采集、加工、存貯并傳遞給檔案信息利用者的過程。在這個過程中，檔案管理人員的能力素質狀況直接影響著每一個環節。①直接影響著檔案信息的采集和存貯。檔案管理人員如果不熟悉館藏，在收集檔案信息時就會出現盲目性，造成信息遺漏等，這些都直接影響檔案信息的采集和存貯。②直接影響著檔案信息的加工。檔案信息加工包括編目、編研等。這里每一種形式都與檔案管理人員的能力素質息息相關。如編目工作，包括頁號編寫、卷內目錄編制、案卷封面編制、備考表編制、案卷目錄編制、案卷脊背編制、裝訂、紙張卷皮卷內表格規格和制成材料、檢索工具編制。要求檔案管理人員具有較高的能力素質，業務熟練、熟悉館藏，才能做好這項工作。③直接影響著檔案信息的輸出。在接待查閱工作中，檔案管理人員如果不熟悉館藏，或不借助檢索工具的使用，很難做到一索即得或根本查不到，用戶只有掃興而歸。

檔案浩如煙海，如公司檔案室隸屬于徐州發電有限公司辦公室，主要負責公司各種門類、各種載體檔案的收集、整理保管和提供利用等工作以及對所屬單位檔案工作的監督、檢查和指導。公司綜合檔案室室藏檔案從內容來分，有文書檔案、科技檔案、會計檔案;從載體來分，有紙質檔案、特殊載體檔案、實物聲像檔案。形成的檔案大部分是本公司在政治、生產和科研活動中的具有保存價值的文件材料及上級機關對本公司的指示、批復等。公司現庫藏檔案25357卷，其中，文書檔案截止至2001年底共3276卷，從2002年開始以件為單位共12098件，科技檔案12917卷，會計檔案9164卷，照片檔案2757張，光盤檔案822張，錄像檔案6盤。公司檔案管理一直保持著較為穩定的管理機制，公司建廠40年來，庫藏檔案25357卷，已成為企業寶貴的文化財富，其所形成的文化底蘊是一般文化活動所無法比擬的。這就要求檔案人員必須要熟悉館藏，才能為用戶及時、準確、完整齊全地查找到所需要的檔案，使用戶滿意而歸。

2.搞好開發工作有助于提高檔案管理人員的能力素質。①有助于檔案管理人員熟悉館藏，摸清家底。只有不斷進行檔案信息開發，才能對館藏情況了如指掌，做到心中有數。熟悉館（室）藏是企業檔案人員的基本功，并且要進一步完善檢索工具。②有助于檔案管理人員找出自身能力上的差距。只有經過實踐，能力才會顯露出來，才會看到自身能力上的差距。③有助于檔案管理人員改進工作方法，提高自身素質。開發工作是一個動態過程，我們的能力素質也在不斷開發、不斷改進中得到提高。

如公司檔案室努力擴展檔案編研的深度和廣度。公司12.5萬千瓦和20萬千瓦機組的增容降耗重大技術改造，均為全國同類型機組的首臺改造，其成功實施不但大大提高了公司的技術裝備水平，而且對其它單位的改造具有重大意義。兩臺機組改造完成后，我們及時收集資料，組織專門班子編寫了《追求卓越—徐州發電廠#4機組現代化技術改造紀實》和《徐州發電廠#6機組技術改造綜述》兩本書，對整個改造工程從方案確定到改造后的技術經濟性能進行了全面的資料匯總，其中既有縱向、橫向的對比分析，又有對改造后機組技術經濟效益的評估，被公司內管理人員及集團系統內管理人員認為極具權威性。

3.能力與開發相輔相成、辯證統—。能力是開發的前提條件，開發反作用于能力，促進能力的提高，兩者相輔相成，辯證統一。

4.檔案信息開發人員、檔案利用者以及開發利用的環境。檔案人員是開發的主體，檔案利用者是客體，其中主體就是以能力要素為中心的綜合體。

二、加強檔案工作人員能力修養的方法

1.實踐。實踐是加強檔案工作人員自身能力修養的最佳途徑。只有我們積極投入到檔案信息資源開發中去，就一定能提高自己。特別是現代技術的應用，如計算機技術、光盤技術、多媒體技術等，如果我們只是敬畏它，而不去接觸它，我們永遠無法掌握其知識技能。

2.自學。自學是加強檔案工作人員自身能力修養的最有效的方法。一是文化知識的學習，包括自然科學和社會科學基礎知識的學習。二是檔案專業知識的學習，包括檔案管理學、檔案保護技術學等課程。三是相關學科知識的學習，包括圖書情報學等學科。四是政策法規知識的學習，包括黨和國家的政策、相關的法律法規知識。

有一種品質叫平凡，但不平庸，拋開平凡中的枯燥一如既往的努力就是對工作的堅守。要做好檔案管理工作，不努力學習檔案業務知識是不行的，努力學習檔案專業方面的書籍、報刊，潛心鉆研業務，成為檔案管理的行家里手。20年來，筆者在自己平凡的崗位上，不知疲倦，默默堅守，勤懇踏實，無私奉獻，逐漸成長為一名工作經驗豐富、技能水平高超的優秀檔案管理人才，不斷為企業的發展壯大做著自己新的更大的貢獻！20年來，利用業余時間較全面、系統地學習并掌握科技檔案基礎理論和專業知識，具有很高的電力科技檔案管理水平。熟練掌握檔案專業知識，具有本學科系統堅實的理論基礎和比較豐富的實踐經驗，對科技檔案管理有較深的研究。熟練掌握和應用與檔案專業有關的現行技術法規、技術標準和技術規范;熟悉國家有關的法律、法規和技術政策。了解國內外檔案學科的科學管理、研究動態和發展趨勢，能及時掌握發展前沿的狀況。比較熟悉主要相關專業（鍋爐、汽輪機、熱控、電氣等）的有關知識。熟悉現代管理科學知識。科技英語水平和計算機水平有很大提高。近年來，公司累計利用檔案創直接經濟效益達2億多元，而且還以翔實的資料性和權威的原始憑證性，解決了多起經濟糾紛，創造了良好的社會效益。成績只能代表過去，在今后的工作和學習中，將更加努力，發揮自己的技術特長，努力提高自己的科技檔案專業理論水平和工作技能，不斷提高自己的政治理論水平和現代企業管理技能，認真學習外語、計算機知識，成為外語的通才，計算機的通才。為企業建設、為祖國的電力事業做出更大的貢獻。

3.交流。交流是加強檔案管理人員自身能力修養的最有效形式。一是工作上的交流，主要指本單位、本系統檔案管理人員因工作關系的相互之間的溝通學習。二是學術研討，如參加學術研討會、發表專業文章在報刊雜志上刊登等。三是赴外地考察學習，有組織有計劃地組織檔案人員到外單位考察學習等等。

例如國華電力公司檔案人員在QQ群里探討檔案業務，相互溝通學習，共同提高業務水平。公司檔案人員到國華盤山發電有限公司考察學習以及國華電力公司的其他發電公司檔案人員到公司參觀學習，開闊了檔案人員的眼界，增長了才干。

筆者在各級領導的關心和支持下，在自己的不斷努力下，熟悉并掌握科技檔案工作所需要的業務知識，能熟練運用《神華集團公司（電力板塊）檔案管理業務手冊》對相關專業文件材料進行科學分類和整理，并能熟練運用清華紫光圖檔管理系統的各種功能，進行科技檔案管理的各種工作，圓滿完成各項工作任務。科技檔案分類科學，組卷合理。工作勤勤懇懇、任勞任怨，受到領導的好評。科技英語水平和計算機水平有較大提高，利用業余時間較全面、系統地學習并掌握科技檔案基礎理論和專業知識，具有很高的電力科技檔案管理水平。在《現代企業》、《辦公自動化》、《科技檔案》、《城建檔案》、《蘭臺世界》等省級以上期刊雜志上面發表檔案學術論文221篇。曾榮獲中國檔案學會第六次檔案學優秀成果檔案學術論文類三等獎，徐州市檔案學會2007、2008、2009、2010、2011、2012年度檔案學術優秀論文三等獎。徐州市檔案學會2014年度檔案學術優秀論文獎。多篇學術論文評為歷屆中國檔案學會全國檔案工作者年會優秀學術論文、入選學術論文。常年訂閱《檔案學通訊》雜志，熟悉國內外本學科及主要相關學科的科學管理、技術水平、研究動態、市場信息以及發展趨勢，掌握發展前沿的狀況。

4.培訓。培訓是加強檔案管理人員自身能力修養的最基本的手段。培訓主要有選送培訓、崗位培訓和短期培訓三種形式。如前幾年筆者參加了電子檔案管理培訓班、江蘇省檔案人員上崗資格培訓班、電力企業檔案管理培訓班及電力企業、建設項目檔案管理培訓班等培訓班。

（作者單位：國家能源集團江蘇公司徐州發電有限公司檔案室）