新時期事業單位文書檔案的規范化管理分析

馮曉玲

新時期事業單位工作內容越來越多，工作量越來越大，對文書檔案管理工作提出了新的要求，新時期的文書檔案管理工作只有向著規范化方向進步，才能更好地適應新時期對檔案管理的需求。規范化管理檔案能夠讓檔案在整理、借閱和歸還等過程中更加有序和便捷，讓規范化的檔案管理成為促進事業單位發展的基礎和支撐。

一、新時期事業單位對文書檔案進行規范化管理的重要性

文書檔案管理是事業單位工作中最基礎的工作，但事業單位的檔案包含著事業單位所有的文書材料和工作資料，如果文書檔案管理混亂和無效，會降低整個事業單位的工作效率。事業單位開展工作和獲取信息的基礎就是檔案管理部門的資料，規范的管理能夠對事業單位其他工作起到很好的輔助作用，只有規范化的管理，才能在最快的時間內找到單位人員需要的檔案材料，可見規范化管理可以極大提高其他部門工作的效率。文書檔案規范化管理在提高工作效率的同時也能提高事業單位各部門的工作質量，事業單位在制定決策時會參考文書檔案資料，為決策的制定提供更加全面的信息，而規范化管理能夠保證文書檔案的完整性，在領導干部需要的時候，可以及時為其提供完整的資料，使事業單位的決策和各項工作更加科學。

二、新時期事業單位在管理文書檔案時的不足

1.管理人員對規范化管理不夠重視，缺乏規范性制度。事業單位文書檔案管理是否規范與管理人員的管理意識和工作態度有很大關系，很多管理人員在管理檔案的過程中并不具備規范意識，在管理中也缺乏有效的制度來保證管理工作的規范性，使文書檔案難以實現規范化管理。很多檔案管理人員依舊采用傳統的管理方式，并不具備創新意識和革新精神，沒有主動了解現金的管理方式，管理人員沒有意識到規范化管理的重要性，文書檔案也得不到規范管理。事業單位檔案管理的相關制度不夠完善是檔案無法實現規范化管理的另一問題，很多事業單位本身對檔案管理的工作就不夠重視，自然也不會針對規范化管理制定完善的管理制度體系，管理工作沒有明確的制度約束，無法督促管理人員主動進行規范化管理。

2.文書檔案管理方式落后，缺少規范的管理隊伍和管理流程。新時期的檔案管理工作應當更加規范、更加信息化，但目前很多事業單位都因循傳統的管理方式，檔案管理的效率極其低下。檔案管理部門對信息技術的應用還處于開始階段，信息管理系統不夠完善，而且事業單位缺乏技術型的管理人才，文書檔案規范化管理工作遲遲不能推進。檔案管理隊伍在工作中缺少積極的開拓精神和創新意識，很多管理人員都固守著傳統低效的工作模式，使檔案管理工作很難向規范化發展。檔案管理之所以不夠規范，正是因為管理工作缺少科學的方法，檔案借出和歸還等管理流程沒有規范化的標準。

三、新時期事業單位對文書檔案進行規范化管理的措施

1.加強對文書檔案規范化管理的重視程度。事業單位的工作對促進社會發展有著重要的意義，各項事務的決策與制定都和文書檔案內容的完整性關系密切。所謂文書檔案管理就是對事業單位和個人的信息、檔案有序的存放和管理，一般來說檔案管理就是對職工的工作經歷和事業單位開展的活動進行記錄，從而反映事業單位發展狀態，發揮檔案管理的優勢，從而更好的服務于事業單位。有必要讓文書檔案管理趨于規范化，以此帶動事業單位各項工作的穩定進行。要求提高管理人員對文書檔案管理的規范化認識，強化其規范化管理意識，明確文書檔案管理工作的重要性，時刻關注文書檔案管理是否能達到規范化標準。引導工作人員了解檔案管理工作的社會價值，明確該項工作的社會屬性，為檔案管理制度的完善提供幫助。提升相關人員綜合素質，健全獎勵激勵機制，激發檔案管理人員的工作積極性結合文書檔案管理工作情況，按照具體的工作內容與崗位制作確定激勵措施，強化相關人員的綜合管理責任。要求管理人員堅守崗位職責，認真學習，嚴格按照《檔案法》中提出的要求展開各項工作，按照黨的規章制度辦事，秉公處理，嚴守黨的保密制度，防止泄露黨的秘密，兢兢業業做好文書檔案管理工作。只有健全的激勵機制才能提升人員競爭意識，有必要對事業單位檔案文書管理人員進行定期培訓，引入先進的信息化管理工作模式，以此提升管理人員技能水平，為今后的文書檔案管理工作改進提供幫助。

2.建立文書檔案管理的規范性制度。有必要按照文書檔案管理工作目標制定相應的規范性制度內容，同時注意以下兩點。一方面，豐富事業單位文書檔案管理內容，詳細闡述各項管理的具體工作，制定管理細則。由于事業單位的性質不同，文書檔案管理內容也應與普通企業存在差異化。例如紅十字會單位不僅要對突發事件和自然災害展開救助，還要在日常開展公益活動，實際工作中所需資料較多，在管理此類文書檔案時應細化不同類別的活動，記錄活動開展后的效果，以便未來再開展相關活動時可提供相應資料。另一方面，制定文書檔案管理制度時應保持制度的引導性，完善原有的文書檔案管理制度，提高管理人員對文書檔案管理規范化的認識，明確自身的崗位職責，對于工作態度良好、考核成績優異的管理人員給予一定的激勵，例如崗位獎金。針對文書檔案的分類管理，管理人員經過培訓后采用多種分類方法，例如保管期限一年度分類法，先將歸檔文件按照保管期限進行分類，在每個保管期下按照年度分類文件檔案。或者使用問題——年度——保管期限分類法，先將歸檔的文書檔案按照問題分類，每個問題之下按照年度分類，再在年度之下按照保管期限分類，確保自身工作細致化。

3.構建文書檔案信息化管理系統。新時代背景下，事業單位的文書檔案管理工作應當與時俱進，不斷創新，依靠互聯網與大數據技術，發揮技術的優勢，通過建立信息化文書檔案管理系統，提高檔案管理工作效率。將信息技術融入管理行為，讓文書檔案管理工作內容更加高效便捷，特別是對于一些格式和其他屬性不同的資料進行管理時，可通過信息技術對資料分類存儲，文書檔案資料存儲后，人們可以通過輸入關鍵詞索引查找相應的資料。實際操作中主要以電子檔案為主，將紙質文書檔案轉化為數字化的形式，系統將信息檔案定期存儲。在存儲與歸檔管理方面，系統操作簡便，安全系數高，支持檔案可視化應用，可對文書檔案條碼化管理，對重要信息存取和運行環境進行虛擬管理。事業單位文書管理系統共有三層體系架構，公共服務層包含后臺管理、前臺應用管理、文書檔案整理以及系統接口幾部分;核心業務層包含事業單位服務總線、統一組織結構服務、統一分析服務以及統一編碼服務;后臺數據層包含綜合數據庫和數據引擎服務兩方面。其中，系統接口可以與事業單位平臺應用相聯系，實現任務對接。

4.加強管理隊伍建設和存檔保存的規范性。事業單位文書檔案管理隊伍建設的規范性有利于促進檔案的規范化管理。文書檔案管理的規范化離不開專業能力強和職業水平高的管理人員，只有管理隊伍向規范化發展，提高管理人員的技術能力、管理水平、職業素養和道德品質，才能使檔案管理更加規范。為加強檔案管理隊伍建設，需要對檔案管理人員進行專業培訓，使檔案管理人員具備專業的檔案管理能力，掌握信息化管理的操作方法，了解事業單位檔案管理的規定和相關法律要求，具備科學的、先進的、規范的管理方法。在建設檔案管理隊伍的過程中，還要加強檔案管理的交流和溝通，學習更加規范的檔案管理方法，讓規范化的檔案管理制度、管理模式、管理隊伍促進事業單位文書檔案的規范化管理。此外，文書檔案的規范化管理還需要在歸檔、存儲、查閱和歸還等工作中加強管理工作的規范性。規范管理檔案需要對檔案進行分類并劃分保密等級，按照檔案存儲規定和檔案編號進行歸檔，通過規范的檔案管理流程來保證檔案調用的高效和準確。在管理保密檔案時要嚴格按照保密規定進行保存，使保密檔案在規范化管理中更加安全。

新時期事業單位的檔案管理工作需要在方式上進行創新，通過規范化的管理來促進檔案管理工作模式的變革，推動事業單位快速發展。規范化管理需要加強管理人員對管理規范的重視程度，建立規范化的檔案管理制度，應用先進的技術來建立信息化檔案管理系統，通過管理隊伍的規范化建設和規范管理工作流程來提高管理工作的信息化水平和規范化程度。

（作者單位：福建省三明市第一醫院）