計算機信息技術在學校檔案管理中的應用

鞏曉艷 張彬 蘇劍峰

摘 要：隨著科技以及經濟的不斷發展，計算機信息技術在各個行業中的應用范圍逐漸擴大。學校檔案在經濟、知識迅速發展的情況下必須緊跟時代發展步伐，在管理工作中引入極為有效的新型技術，能使更多創新工作得以實現，檔案管理工作效率也會有所提高。文章主要對學校檔案管理中計算機信息技術的應用效果展開探討，促使管理工作的規范化。

關鍵詞：學校檔案管理;計算機信息技術;應用效果

0 ? ?引言

為使后人更加清楚地認識到歷史發展，文章對檔案管理創建方式展開應用分析。由于檔案是對許多歷史的原始文獻進行記載，所以其具有載體多樣且種類相對較為復雜的特點。對于管理檔案的相關工作人員以及閱讀者來講，這是需要花費較多時間的一項工程[1]。受到全球信息化影響，人們對于計算信息技術的認可度極高，目前在許多行業中均可以看到對這種技術展開應用的情況。因此，學校檔案管理過程中需要應用計算機信息技術，促使現代信息技術與各個行業的結合[2]。將計算機信息技術應用于高校檔案管理工作可以對以往管理制度存在的不足進行彌補，進一步促使檔案管理工作效率有所提高。

1 ? 學校檔案信息化管理

目前，學校檔案管理中涵蓋許多方面的信息內容，如人類的進化史、發展史和政治運動以及各地方的文化禮節等。檔案管理主要是由文字以及聲音和圖片組成的。可以從兩個角度對學校檔案管理進行闡述。

哲學角度。在學校檔案中所有文件內容并不是隨意記錄的，文件順序也并不是隨意整理的，檔案信息化管理是一種具有時效性的判斷。

歷史保存角度。若檔案中文件狀態較為分散，則需要根據邏輯標準對信息進行標準集合。在對檔案進行整理過程中需要具有系統性的判斷。檔案不僅可以對歷史信息進行記錄，還可以將消失的歷史信息重現。在確保記錄內容具有一定真實性以及整理文件的順序下，可以有效防止歷史文獻出現虛假以及不完整的情況[3]。

2 ? 現代化學校檔案管理系統特點

現代化學校管理工作主要是將信息技術的應用作為基礎，從而促使現代檔案管理工作更具現代信息技術的相關特點，現代化學校檔案管理系統主要特點表現在以下幾點。

現代化檔案管理系統主要特點為利于查找與管理、較為方便與靈活以及存儲量較大等。現代化檔案管理系統主要是利用計算機和管理軟件，促使檔案信息檢索智能化有所提高，同時電腦可以對更多檔案資源進行存儲，還可以利用修改軟件復制以及修改檔案。

現代化檔案管理對于相關工作人員素質有了更高的要求。由于檔案管理工作細節性內容較多且任務量極大，為更加有效地開展檔案管理工作，必須保證工作人員對于檔案管理工作保持極大的熱情，同時確保認真負責的工作態度，還需具有一定保密意識。除上述檔案管理工作人員所必須具有的一系列基本素質之外，還要求學校檔案管理人員在開展現代化檔案管理工作過程中熟練掌握計算機操作，并對現代化檔案管理軟件中所具有的各項功能熟練運用。目前，我國學校檔案管理工作中需要提升檔案管理工作人員的基本素養，培養具有現代化管理技術的檔案管理隊伍，若想推動我國學校檔案管理工作現代化順利發展，亟需組建一支具有高素質的管理隊伍[4]。

現代化檔案管理工作依然處于發展且需要不斷完善的階段，因此需要不斷在管理實踐過程中進行改進。由于計算機信息技術在當今社會的各個領域中均有著十分廣泛的應用，并由此產生大量的電子文件，部分檔案載體中包含較多的磁介材料或其他形式的一些文件載體，此時的信息記錄也正式從筆寫、文字、圖形等比較傳統的方式轉變成只有專門的計算機設備才能夠識別出的數碼，在新型檔案載體持續更新的過程中，新型檔案載體本身的歸檔工作以及保管方式也面臨著諸多新的形式問題。對電子文件檔案管理需要制定出明確的規范化標準要求，在法律角度作出足夠明確的規定標準。

3 ? 計算機信息技術的應用

我國大部分院校采取的管理檔案的辦法依舊處于紙媒介質層面，這一傳統機制無法與當今時代發展保持平衡，在工作過程中浪費了大量的人力和物力資源。計算機信息時代正式到來后，此前傳統的文件檔案管理方式逐漸會被計算機信息管理方式所取代。對現代化校園檔案管理系統而言，需要保證自身系統的建立具有更為關鍵的意義。因為目前大部分的學校檔案管理和歸納系統本身的容量極大，所以能夠為歷屆學生檔案進行存儲，同時也可以更加高效且安全保證學校師生檔案展的安全性，實現管理工作目標。學校檔案信息管理系統中僅需要一到兩名管理人員即可將全部工作完成，從而大大節省人力，在一定程度上可以促使檔案管理成本有所減少。同時，可以隨時利用現代化學校檔案管理系統對所需信息進行查找，簡化了管理流程。

4 ? 計算機技術在學校檔案管理中的應用策略

4.1 ?針對檔案管理工作內容進行數字化模式改革

當前，在學校檔案管理工作中仍然存在著大量的紙質檔案文件，包括學校發展史、學生成績情況、學校財政收支情況和人事安排情況等，這些紙質檔案文件的保存工作歷來是一項難題。因此，檔案管理工作人員要通過應用掃描技術，將學校日常工作中產生的大量紙質文件掃描為電子版，錄入到學校的計算機或服務器當中，通過計算機和服務器對這些檔案資料實現全自動的管理。

4.2 ?引入自動化管理系統

學校檔案管理中計算機信息技術的應用，通常是基于特定的軟件加以實現的。因此，學校有關部門應當結合自身實際情況，與專業技術人員或IT企業等加強合作，建設符合學校自身要求的自動化管理系統，該系統的各個模塊由學校的實際需求進行設計，以此為學校檔案管理工作提供更加有效的支持。雖然引入自動化管理系統需要花費一定的成本，但在引入該系統后，能夠長期節省因檔案工作所消耗的人力、物力和財力，有助于維護管理工作的長期穩定，并進一步提高檔案管理工作的效率。

4.3 ?對檔案管理工作予以規范化

與傳統模式不同，計算機信息技術加持下的檔案管理工作的高效性和簡潔性更為突出，能夠省略很多繁瑣的步驟，但檔案管理工作中的錯誤仍然會影響到整體的工作效果。考慮到這一問題，學校應當建立科學合理的檔案管理規章制度，特別是要對檔案管理系統的權限進行合理設計，在不影響基本功能的基礎上，盡量將用戶所需的權限壓縮至最小，由此確保所有的檔案文件的訪問做到規范化，以提高檔案管理工作的標準化程度。

4.4 ?定期開展技術培訓和系統運維

應用計算機技術后，檔案管理工作對工作人員的計算機能力水平有了更高的要求，因此學校方面應當重視檔案管理工作人員計算機方面綜合素質的提升，在日常工作中，要定期開展對檔案管理工作人員的培訓，培訓內容則要涵蓋安全保密教育、責任意識教育和專業知識講解等多個方面，確保檔案管理工作人員能夠有效應用各類計算機技術開展管理工作。同時，需要注意的是，計算機信息技術視域下的檔案管理工作也面臨著新的安全威脅，為此，學校管理人員應當重視檔案管理工作的信息安全層面，可通過與相關企事業單位和科研結構等加強合作的方式，對檔案管理信息系統進行及時的維護與更新，切實提高檔案管理信息系統安全水平，為檔案管理工作的順利進行提供保障。

4.5 ?加強對檔案管理設備的安全管理

在學校檔案的管理工作中，可能涉及到一定數量的涉密計算機，應當對這些計算機設備進行特殊化管理。具體來看，對于這些涉密計算機而言，不準其在連接到外部互聯網的情況下運行，對于因工作需要而在涉密計算機上復制資料的環節，則要嚴格限定移動存儲介質，避免攜帶病毒的移動存儲介質造成數據信息的損壞或丟失。同時，涉密計算機和電磁介質應當明確專人管理，與其他的計算機和電磁介質做到空間上的嚴格劃分，避免出現交叉使用的情況。有條件的學校還應當構建涉密設備的信息化管理系統，對涉密計算機和電磁介質的采購、使用、變更、運維和最終報廢處理等環節做好全流程管理，進一步提高保密工作水平。

5 結語

在信息時代下，我國信息技術不斷發展，對學校檔案管理工作的發展也提出了更高的要求。現代化檔案管理工作，將以往傳統檔案管理模式摒棄，組建一支具有極高素質的管理人才隊伍，融合媒介技術，不斷進行探索、創新，以促進學校檔案管理工作順利發展。

[參考文獻]

[1]烏蘭圖雅.試析計算機信息技術在機關檔案管理中的應用[J].商訊，2020（16）：178-180.

[2]穆丹.科學發展進程中的檔案管理信息化技術的應用[J].科技資訊，2020（19）：215-216.

[3]陳小華.事業單位管理中計算機信息管理系統的應用[J].科技風，2020（12）：120.

[4]穆丹.計算機技術在學校檔案管理中的運用[J].科技創新導報，2020（9）：192-194.

（編輯 何 琳）