關于新時期下檔案管理及資源開發利用

彭惠平

摘要：隨著信息化、數字化時代的到來，檔案數據規模急劇增加，傳統檔案資源管理已難以滿足新時代對檔案管理數字化轉型的要求。有鑒于此，下文就檔案管理及資源開發利用展開探討，以供參考。

關鍵詞：新時期;檔案;管理;資源;開發利用

一、新時期下檔案管理研究

（一）存儲電子化

雖然紙質檔案在當前的電子檔案管理中仍不可或缺，通常作為電子檔案的備份予以保留，但隨著信息化時代的到來，傳統紙質方式不能實現對海量信息的有效儲存。隨著信息技術的深入發展，當前我國已經基本具備檔案信息化管理的技術條件，系統內部電子檔案信息因意外事故而損失的幾率已大大減少。除此之外，使用紙質媒介進行信息傳遞的情況也越來越少。可以說，儲存信息向電子化方向發展，是新時代檔案管理應用的必然。

（二）管理自動化

自動化已經廣泛應用于很多領域，而隨著信息技術、人工智能等領域的不斷深入發展，自動化管理將延伸到社會每個領域，而檔案管理實現自動化也是時代發展之需。在自動化建設的過程中，需要配套的檔案處理系統，并不斷完善和優化管理系統中的功能。值得注意的是，規范檔案的錄入工作是檔案管理自動化的重要保障，也對檔案管理人員的素質提出了更高的要求。只有培養高素質、熟練掌握系統操作的檔案管理人員，才能保障信息被真實全面地錄入系統。可以說，在自動化管理過程中抓好了檔案錄入工作，就能大大減少其他流程中因人工操作失誤導致的問題，這樣就能進一步提高檔案管理工作的準確性，推進檔案管理進一步優化發展。

（三）安全防控完善化

安全問題一直是新時代檔案管理的重點課題，在實現檔案信息化管理的精準和優化的同時，必須做好檔案的防控。為此，在檔案管理工作的安全防控方面，將充分發揮信息技術的優勢，如對查詢利用檔案的用戶行為實行自動化監控，實現全流程跟蹤監測，及時發現試圖惡意篡改、替換、毀壞檔案的不合理甚至違法行為，并由系統及時發出警報，同時中斷該用戶的權限，從而保障檔案信息的安全。當然，未來檔案管理的安全防控還可以更精細化，可以將每個用戶的操作歷史都儲存起來，方便隨時調取，實現安全責任明確到個人，使電子檔案管理系統的安全性得到有效提高。

（四）注重對檔案管理人員綜合素質的培養

大數據時代檔案信息化建設得到推動，檔案的價值得到深度挖掘，但也對從事檔案管理的工作人員提出了更高的要求。傳統的檔案管理多集中在紙質檔案管理方面，雖然檔案信息化建設在如火如荼地進行中，檔案管理人員對于檔案信息化的相關操作方法有所了解，但依舊無法適應新時期對檔案的使用要求。為了解決和處理好這種問題，需要做好對檔案信息化人才的培養工作，各單位與高校建立合作關系，完成對優質人才的定點輸送，成為新時期人才培養的主要方式。

二、檔案資源開發利用措施

（一）深入挖掘檔案信息資源價值

檔案信息資源包含著大量的潛在價值，出于對提升資源開發利用率的考量，需要相關管理人員對其潛在價值展開深入挖掘。此時，可以結合檔案內容提取其中的關鍵詞、線索詞，并將關鍵詞一致、高度相似的檔案資源進行統籌分析，確定其中的相似之處、核心內容、性質等，形成利用方案，如編制技術指導書、案例說明書等等，為相關業務工作的展開提供參考。

（二）優化調整檔案管理工作與服務模式

1.著重進行資源收集。檔案的形成并非將所有信息簡單匯總，而是要經過一套專業化的收集與整理，在大量的原始資料中提取具有現實價值的信息資源，并依托一定的規則進行歸納總結，最終保存于安全區域，為后續的信息資源查詢、利用提供支持。在收集檔案資源的過程中，要著重保證材料中信息的完整性與準確性，檢查核對相應技術內容的驗收報告，確保技術的可用性與實效性，維護檔案的現實價值，避免在后續信息資源的開發利用中提取出無效技術。2.完善檔案整編工作。將零散的資料整編為規范化檔案，完成有序化梳理，為后續檔案保存與提取利用工作創造更好條件。實踐中，可以充分發揮出計算機系統、信息技術的優勢，依托專業的系統軟件完成對分散無序信息的整理，并自動形成目錄，方便后續存檔與應用。3.優化工作環境建設。將檔案開發利用工作列入年度工作計劃，制定或修訂有關項目管理、成果獎勵等一系列辦法、規定，將科技創新列入績效考核體系中。通過這樣的方式，能夠達到優化檔案創新工作環境的效果，推動科技創新工作氛圍更好形成，提高組織內全員的檔案意識。4.提供主動性服務。檔案人員全程參與主要業務工作，推出現場服務項目，對生產急需的檔案材料，主動上門服務，幫助基層工作人員做好科技文件的工程“節點”歸檔工作;根據項目改造需要想方設法提供優質服務，集中精力優先歸檔、整理、編目和數字化處理，提供專業對口的各類檔案資源，為快捷利用創造先行條件，直到項目完成。

（三）依托“三結合”創新檔案管理模式

通過“三結合”對現行的檔案信息資源管理模式展開創新，即“檔案人員的創新思維與技術改造相結合，探索服務機制”“檔案管理工作同科技創新相結合，搭建多個平臺，實現資源共享”“檔案作用與項目攻關相結合，助力效益提升”的三結合創新模式。在此基礎上，構建起簡潔易查的檔案“菜單”及新型應用平臺，并對《檔案利用指導書》《檔案案卷目錄》等二次編研目錄展開優化編制。在模塊化設計理念的支持下，在局域網查詢檔案軟件中開發針對性錄用控件、一鍵式檢索菜單，此時，技術檔案信息資源利用人員在本位就能迅速、準確查到所需科技信息資料的電子文件，資源獲取的速度更快，且更具便捷性，推動檔案信息資源高度共享。

（四）建立健全信息反饋機制

在開發利用檔案信息資源的過程中，需要信息反饋機制的支持。實踐中，主要在相關管理系統的支持下，對檔案信息資源的實際應用情況進行反饋，并結合不同信息資源在重要程度方面的差異性，完成檔案信息資源開發利用過程的優化調整，以此達到強化檔案資源利用效率的目標。為了實現上述目標，可以從以下幾方面入手建立健全信息反饋機制：針對檔案資源設定專門的記錄簿，在其中詳細登記不同檔案資源的類型、使用目的以及使用頻率，并參照這些信息明確不同類型檔案信息資源的實際利用率;對檔案利用情況落實跟蹤式的調查，積極與相關信息使用人員展開溝通交流，第一時間獲取更為準確的信息反饋;檔案管理人員要加大經驗交流、溝通的頻率，確定檔案信息資源的利用規律，推動檔案信息資源開發利用工作的升級。

三、結束語

總得來說，傳統紙質檔案存在占用空間大、受環境因素影響大，在機構搬遷、撤并等過程中容易丟失、損毀，查詢工作量大等不足。隨著社會的不斷發展，存儲檔案的數量急劇增加，對檔案管理專業性、存儲安全性、查詢便捷度等均提出了更高的要求，客觀上要求檔案資源管理進一步走向現代化、信息化。上文在通過對相關文獻查閱以及自己多年工作實踐經驗情況下就檔案管理及資源開發利用展開探討，以供參考。

參考文獻

[1]張文征.淺談檔案資源管理的重要意義[J].赤子，2019，000（031）：175.

[2]廉偉晶.淺談檔案管理及其開發利用[J].赤子，2019，000（008）：177.

[3]呂明.事業單位檔案管理與開發利用分析[J].知識文庫，2019，000（007）：P.197-198.

[4]韓雪.淺析優化檔案管理服務的策略[J].黑龍江檔案，2020，No.241（04）：121-121.

[5]劉海英.淺析檔案資源有效開發與科學整合[J].百科論壇電子雜志，2020，000（004）：143-144.