從數(shù)字化到數(shù)據(jù)化的變革之路——大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作創(chuàng)新路徑研究

吳佳怡 李芳麗

從數(shù)字化到數(shù)據(jù)化的變革之路——大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作創(chuàng)新路徑研究

吳佳怡1李芳麗2

（1.中山市人民醫(yī)院，廣東 中山 528400；2.南方醫(yī)科大學，廣東 廣州 510000）

大數(shù)據(jù)時代來臨，包括檔案行業(yè)在內(nèi)的各行各業(yè)出現(xiàn)了革命性變革。論文先綜合分析大數(shù)據(jù)時代下對傳統(tǒng)檔案工作的現(xiàn)實意義，從大數(shù)據(jù)技術(shù)引發(fā)檔案管理工作顛覆與對檔案管理工作重要性進行分析。以大數(shù)據(jù)對檔案管理工作帶來新變化，從檔案管理工作體系和檔案資源存儲多元化，檔案管理保障工作變化等進行探討。讓檔案數(shù)據(jù)管理工作中面臨問題與挑戰(zhàn)進行綜合性討論，大體量的數(shù)據(jù)為檔案綜合管理面臨挑戰(zhàn)、對檔案工作者業(yè)務(wù)能力挑戰(zhàn)、檔案館與大數(shù)據(jù)平臺建構(gòu)的挑戰(zhàn)。

檔案管理工作；大數(shù)據(jù)時代；數(shù)字化和數(shù)據(jù)化；創(chuàng)新路徑

2016年國家檔案局印發(fā)《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》提出：“制定檔案數(shù)據(jù)開放計劃”“優(yōu)先發(fā)展與檔案民生保障相關(guān)數(shù)據(jù)的開放。”2017年12月國家檔案局李明華局長在全國檔案局長館長會議強調(diào)：“大數(shù)據(jù)時代下，加強檔案工作快速轉(zhuǎn)型，讓檔案從紙質(zhì)化到電子檔案逐漸轉(zhuǎn)化。”[1]隨著大數(shù)據(jù)的發(fā)展，檔案管理工作從數(shù)字化到數(shù)據(jù)化方向逐漸轉(zhuǎn)變，從傳統(tǒng)檔案管理轉(zhuǎn)型新型數(shù)據(jù)管理工作轉(zhuǎn)型。 

一 大數(shù)據(jù)時代對傳統(tǒng)檔案工作的現(xiàn)實意義

（一）大數(shù)據(jù)技術(shù)引發(fā)檔案管理工作顛覆

在當前以大數(shù)據(jù)信息技術(shù)為代表密集型科學廣受全球歡迎，海量的信息收集，動態(tài)信息數(shù)據(jù)匯總從而有效地掌握全世界領(lǐng)域發(fā)展趨勢，因此全行業(yè)都往大數(shù)據(jù)技術(shù)領(lǐng)域深入研究。2012年瑞士達沃斯論壇發(fā)布《大數(shù)據(jù)，大影響》，這次報告將數(shù)據(jù)劃分為一種新型經(jīng)濟發(fā)展類別，奧巴馬政府集合美國國防部、能源部等六個聯(lián)邦部門，發(fā)布大數(shù)據(jù)研究和發(fā)展計劃。此次大數(shù)據(jù)計劃特別是讓美國檔案文件部署，最終讓檔案部門的數(shù)據(jù)上升到戰(zhàn)略層面。[2]

大數(shù)據(jù)作為一種數(shù)據(jù)管理的理念和方式，用云計算和物聯(lián)網(wǎng)等新信息技術(shù)發(fā)展，這是整個社會產(chǎn)生海量數(shù)據(jù)產(chǎn)生的結(jié)果。其本質(zhì)上大數(shù)據(jù)是信息技術(shù)管理者與使用者借助新興信息技術(shù)下，基于處理產(chǎn)生海量數(shù)據(jù)的需求，從而提出有效的策略。而大數(shù)據(jù)技術(shù)對于檔案管理工作的影響可謂大勢所趨。互聯(lián)網(wǎng)中數(shù)據(jù)交疊與傳遞，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中會留下印記，各類文字、音頻、圖片用結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化進行采集、處理、傳播效率對比以前都大幅度提高。根據(jù)檔案行業(yè)資深需求及時獲取有效信息。數(shù)字化檔案采取為0和1二進制的存儲，就是將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案記錄成電子形式，但是這種簡單檔案管理工作下檔案信息存儲只是簡單“死”檔案的信息，這無法使用大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理工作標準。如何讓從數(shù)字化檔案管理工作適應(yīng)當下大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作管理，對相關(guān)的數(shù)字化檔案進數(shù)字內(nèi)容進行識別、分類。[3]

（二）大數(shù)據(jù)時代對檔案管理工作重要性

第一，大數(shù)據(jù)有利于檔案管理工作效率提升。在科學技術(shù)的推動下檔案管理工作變得有效，實現(xiàn)信息共享化，讓用戶在使用中更快查詢自己需要，將其作為重要的參考依據(jù)。同時，檔案管理的權(quán)限得到進一步拓展，從而實現(xiàn)對用戶最大開放。

第二，大數(shù)據(jù)技術(shù)讓檔案管理工作分析能力提升。在檔案管理工作融入大數(shù)據(jù)技術(shù)可以讓數(shù)據(jù)應(yīng)用自動分析，從而有效縮短用戶搜尋資料的時間，找到自己有用的信息。大數(shù)據(jù)技術(shù)讓檔案自動搜尋功能大大提高，從而有利于服務(wù)用戶，從而快速適應(yīng)社會現(xiàn)代化。

第三，大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠保護檔案信息。在大數(shù)據(jù)技術(shù)的加持下，各個檔案館的檔案資源能夠得到有效的整合，從而形成網(wǎng)絡(luò)虛擬數(shù)據(jù)庫，技術(shù)還能保證檔案安全，保證一些檔案數(shù)據(jù)信息不對外泄露。

二 大數(shù)據(jù)時代下檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)與問題

（一）大體量的數(shù)據(jù)為檔案綜合管理面臨挑戰(zhàn)

1.檔案讀取帶來的挑戰(zhàn)。近些年來檔案從傳統(tǒng)數(shù)字化檔案走向數(shù)據(jù)化檔案必然面臨檔案數(shù)據(jù)庫“膨脹”，隨著檔案管理信息化加強，檔案存儲數(shù)據(jù)空間還是較為嚴峻。傳統(tǒng)檔案館不能一味通過擴大機房蓋樓解決檔案備份的問題，需要不斷優(yōu)化數(shù)據(jù)，降低成本，這也成為檔案管理工作中巨大挑戰(zhàn)。同時檔案數(shù)據(jù)產(chǎn)生、傳播、存取、包含與歸檔等方面安全問題也逐漸受到廣泛關(guān)注，因此檔案部門與大數(shù)據(jù)信息研究部門聯(lián)系加強，促使檔案管理者工作能力作出相關(guān)調(diào)整。

2.檔案管理鑒定工作面臨挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)檔案鑒定和技術(shù)鑒定借助檔案人員一件一卷去看，到了數(shù)據(jù)化時代，更加注重以信息技術(shù)，同一份檔案有可能在系統(tǒng)中形成諸多版本，如何去判定哪一份檔案是最原始的那版，需要信息技術(shù)加以鑒定。檔案數(shù)據(jù)的真實性保密性與也是檔案工作重要的一部分，融入信息簽名技術(shù)，從而讓檔案在讀取的情況下不被篡改和不被抵賴。互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下對于檔案管理安全提出嚴峻的挑戰(zhàn)，存儲環(huán)境是否有黑客侵擾、病毒攻擊，傳統(tǒng)檔案鑒定程序已經(jīng)被新的技術(shù)所取代，用一種“全數(shù)據(jù)”思維加以信息數(shù)據(jù)分析處理。[4]

（二）對檔案工作者業(yè)務(wù)能力挑戰(zhàn)

檔案管理者在大眾眼中是一項依靠手動技術(shù)含量低的紙質(zhì)檔案保管工作，但隨著大數(shù)據(jù)的發(fā)展，檔案工作角色定位逐漸多樣化，它會變成數(shù)據(jù)專家，網(wǎng)絡(luò)程序員與數(shù)據(jù)項目管理者，隨之檔案的業(yè)務(wù)也發(fā)生巨大變化。為了適應(yīng)當下無紙質(zhì)業(yè)務(wù)化辦公和檔案信息化趨勢，應(yīng)該采用多項工作機制，成為一種當前檔案大數(shù)據(jù)化的發(fā)展趨勢。同時大數(shù)據(jù)時代背景下，以云計算，虛擬計算，分布式數(shù)據(jù)等為代表迅速卷入各行各業(yè)，現(xiàn)代化的檔案館不僅對傳統(tǒng)實體檔案收集與保留管理提出要求，還需要檔案管理工作人員具備一定信息素養(yǎng)。因此檔案工作者人員加大信息技術(shù)的培訓，將各行各業(yè)放置檔案信息管理平臺。檔案工作人員需要相關(guān)管理權(quán)限，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)接口的對接，還要精通業(yè)務(wù)，加強溝通能力，組織協(xié)調(diào)能力。[5]

（三）檔案館與大數(shù)據(jù)平臺建構(gòu)的挑戰(zhàn)

檔案大數(shù)據(jù)是對檔案部門和大數(shù)據(jù)平臺融合的一個極大挑戰(zhàn)，實現(xiàn)檔案“數(shù)據(jù)化”最終理想目標是將當下檔案部門和大數(shù)據(jù)平臺進行有效融合，但是協(xié)調(diào)個人、企業(yè)與機構(gòu)協(xié)同，一般檔案大數(shù)據(jù)平臺大致分為基礎(chǔ)層、管理層、分析層和應(yīng)用層，同時還要兼顧檔案管理工作中收集、整理、堅定等八項基本工作與在平臺建構(gòu)過程對接的問題。同時外部環(huán)境巨大變化，檔案館作為服務(wù)社會科學文化機構(gòu)存儲海量相關(guān)數(shù)據(jù)，還面臨管理方式發(fā)生變化、人才欠缺，社會意識落后等都是檔案開發(fā)與利用的面臨問題。因此還需要借助外部平臺和機構(gòu)協(xié)調(diào)，讓檔案館真正融入外部信息化環(huán)境，這就需要盤活相關(guān)外部平臺，共同建構(gòu)信息化時代下檔案大數(shù)據(jù)平臺。

三 大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作創(chuàng)新路徑

（一）檔案管理工作中需要樹立“大數(shù)據(jù)思維”

首先，大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)成為一種發(fā)展潮流，當檔案化身信息載體，不再是傳統(tǒng)面對面溝通方式，變得多向、互動式、精準定性模式逐漸取代。這些數(shù)據(jù)需要借助各種信息媒介進行分析提供正確的決策，讓檔案管理工作者需要面對多元化信息資源，既有原生檔案資源，還有各種檔案目錄和檔案索引相關(guān)資源，更有媒體信息、非物質(zhì)文化資源信息等。

其次，要讓檔案管理人員樹立“網(wǎng)絡(luò)為體，創(chuàng)新有用”思想意識，需要檔案工作人員突破傳統(tǒng)數(shù)據(jù)封閉意識，運用大數(shù)據(jù)帶來的工作機遇，創(chuàng)新現(xiàn)有的工作模式與狀態(tài)。因此需要注重大數(shù)據(jù)時代的信息檔案管理工作咨詢服務(wù)工作。大數(shù)據(jù)時代下，作為檔案管理工作人員需要有敏銳數(shù)據(jù)意識，對相當?shù)臄?shù)據(jù)內(nèi)容結(jié)構(gòu)、背景結(jié)構(gòu)和檔案業(yè)務(wù)活動數(shù)據(jù)以及檔案館外部數(shù)據(jù)，政府開放數(shù)據(jù)、大眾社交媒體數(shù)據(jù)、網(wǎng)頁歸檔數(shù)據(jù)，智慧城市相關(guān)數(shù)據(jù)，物聯(lián)網(wǎng)對檔案館、人和物全面感知數(shù)據(jù)等，對這些檔案數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)、數(shù)據(jù)尋找與數(shù)據(jù)融合產(chǎn)生數(shù)據(jù)價值增長的空間，讓檔案管理工作中樹立數(shù)據(jù)意識，才能真正有意識去部署檔案館數(shù)據(jù)管理工作的整體格局。[6]

（二）數(shù)據(jù)化與數(shù)據(jù)能力是檔案管理工作的基石

一段時間內(nèi)，為了響應(yīng)國家檔案局“存儲數(shù)字化，增加電子化”要求，一些檔案館開始跟風般的對檔案數(shù)字化理論深入研究，但是數(shù)字化僅僅是將紙質(zhì)化檔案轉(zhuǎn)化為可讀的圖像文本格式，并沒有進一步提升檔案的價值。但是檔案數(shù)據(jù)化將相關(guān)實體檔案轉(zhuǎn)化為計算機和用戶使用，處理分析的數(shù)據(jù)化文本。可見數(shù)字化與數(shù)據(jù)化二者存在巨大的差距，信息時代大量檔案信息與增量電子檔案只能用數(shù)據(jù)化形式存儲起來，過去對檔案存儲就是對實體檔案文本數(shù)據(jù)化存入電腦系統(tǒng)，用光學符號識別技術(shù)、語音識別技術(shù)、格式轉(zhuǎn)換技術(shù)等將檔案內(nèi)容進行有效數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)化，并建立相關(guān)一定數(shù)量數(shù)據(jù)庫，有助于計算機設(shè)備的存取、掛接、調(diào)用與分析。從檔案的“數(shù)字化”和“數(shù)據(jù)化”的過程整體而言就是從檔案數(shù)據(jù)簡單運用到深刻挖掘深利用，實現(xiàn)從“價值挖掘”到數(shù)據(jù)思維轉(zhuǎn)變過程。

（三）加強數(shù)據(jù)檔案管理的頂層設(shè)計

進入大數(shù)據(jù)時代，我國檔案管理建立數(shù)據(jù)化檔案館（室），而大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案數(shù)據(jù)只是依靠數(shù)字化設(shè)備進行收集檔案會存在收集不規(guī)范、質(zhì)量不高、格式不統(tǒng)一，可識別性不清等問題，同時還面臨專業(yè)匹配人員沒有根據(jù)當前有標準，讓檔案數(shù)據(jù)管理工作規(guī)范化和標準化。[7]加強檔案館云平臺建設(shè)，圍繞核心存儲系統(tǒng)、訪問系統(tǒng)、數(shù)據(jù)分析，加強檔案館管理機制建設(shè)保障數(shù)據(jù)化信息平臺流動性，加強檔案收集、存儲和維系等三維支點共同搭建管理工作結(jié)構(gòu)。其目的解決當前檔案資源共享、自動化管理、數(shù)據(jù)信息整合從而有效的讓檔案管理成本逐漸降低。因此加強檔案管理工作頂層設(shè)計，從國家頂層設(shè)計方面，從政府、企業(yè)、社區(qū)等針對不同區(qū)域制定相關(guān)檔案管理制度，能夠讓檔案管理工作統(tǒng)籌不同地區(qū)的檔案數(shù)據(jù)讓檔案最終實現(xiàn)共享。

（四）注重檔案數(shù)據(jù)人才培養(yǎng)

首先，在檔案數(shù)據(jù)量增加與管理難度加大時無疑讓檔案管理工作人員造成一定心理壓力，檔案管理工作人員不能固步自封，積極學習大數(shù)據(jù)知識和相關(guān)技術(shù)。尤其是檔案管理工作人員不擅長數(shù)據(jù)技術(shù)方面而產(chǎn)生自怨自艾，應(yīng)該清楚認清相關(guān)檔案數(shù)據(jù)管理核心力和自身檔案數(shù)據(jù)技術(shù)方面不足，積極尋求數(shù)據(jù)專家、信息技術(shù)人員的幫助。

其次，需要加強檔案管理工作人員信息系統(tǒng)知識和業(yè)務(wù)技能儲備，如相關(guān)信息自動檢索，元數(shù)據(jù)標引與數(shù)字檔案著錄，逐漸適應(yīng)當下檔案數(shù)據(jù)化管理工作。檔案數(shù)據(jù)工作人員還需要加入檔案信息化平臺建設(shè)、維護與運行等新鮮業(yè)務(wù)范圍內(nèi)，跳脫出自身傳統(tǒng)技能圈子，推動自身檔案知識結(jié)構(gòu)的復(fù)合化，能力素質(zhì)多樣化。

最后，相關(guān)部門要注意培養(yǎng)檔案數(shù)據(jù)化人才精細化與培養(yǎng)制度準入，檔案管理工作被稱為“千手觀音”，而大數(shù)據(jù)下檔案管理工作人員要成為程序員、數(shù)據(jù)專家、活動家，因此在對檔案管理工作人員進行培訓時注重人才能力差異化，讓各個檔案業(yè)務(wù)領(lǐng)域存在合適檔案管理數(shù)據(jù)工作人員。同時檔案管理數(shù)據(jù)化工作人才需要制定職業(yè)準入制度，如對元數(shù)據(jù)標引和檔案數(shù)據(jù)信息著錄有著明確的標準。[8]

結(jié) 語

大數(shù)據(jù)時代來臨，對檔案管理工作可以來說既是機遇也可為挑戰(zhàn)，檔案管理工作需要抓住這一發(fā)展機遇。同時明確即將到來的挑戰(zhàn)，不斷完善大數(shù)據(jù)技術(shù)，讓檔案管理工作在大數(shù)據(jù)時代背景下獲得發(fā)展的突破，不斷挖掘檔案信息資源蘊含的寶藏，從而進行合理有效地開發(fā)。

[1]李明華.在全國檔案局長館長會議上的工作報告[N].中國檔案報,2019-04-12.

[2]楊旭,湯海京,丁剛毅.數(shù)據(jù)科學導(dǎo)論[M].北京:北京理工大學出版社,2017:96.

[3]李明娟.從“數(shù)字化”走向“數(shù)據(jù)化”——大數(shù)據(jù)下檔案管理工作發(fā)展道路[J].辦公室業(yè)務(wù),2016(6).

[4]王萍,陳思,李俊蓉.實施數(shù)字簽名技術(shù)的文件、檔案安全性[J].檔案學研究,2010(3):63-65.

[5]陳雪燕,于英香.從檔案管理走向檔案數(shù)據(jù)管理:大數(shù)據(jù)時代下的檔案管理范式轉(zhuǎn)型[J].山西檔案,2019(5).

[6]武云.利用大數(shù)據(jù)創(chuàng)新檔案管理模式和提升服務(wù)能力[J].檔案與建設(shè),2015(1).

[7]呂立新.組織機構(gòu)代碼電子檔案數(shù)據(jù)采集問題與對策[J].陜西檔案,2010(2):31-32.

[8]洪澤文.大數(shù)據(jù)時代檔案工作的變革及要求[J].山西檔案, 2018(2).

G271

A

1673-2219（2021）02-0124-03

2020－11－05

吳佳怡（1982－），女，河北石家莊人，中山市人民醫(yī)院館員，碩士，研究方向為科研檔案管理。李芳麗（1981－），女，廣東汕頭人，南方醫(yī)科大學館員，研究方向為科研檔案管理。

（責任編校：張京華）