淺析煙草商業企業在采購領域如何提高規范管理問題整改水平

陳寧

摘要：通過采購管理數據分析體系的構建，程序自動提取系統中的采購過程數據，自動進行數據分析展示，并搭建了一個可擴展試驗新功能的分析平臺，解決了企業采購管理及時性不足，監督范圍不廣的問題，有效提升了企業采購管控和監督能力，是煙草行業“互聯網+”采購的積極嘗試，也是業務與信息化融合的新實踐。本文對煙草商業企業在采購領域如何提高規范管理問題整改水平進行分析，以供參考。

關鍵詞：煙草商業企業;采購管理;措施

引言

當前，信息化和數據科學的發展呈現高速發展的態勢。2017年國家煙草專賣局印發了煙草行業“互聯網+”行動計劃，明確要構建行業云平臺、大數據平臺，著力強化兩個技術平臺的支撐作用。A集團采購管理系統于2016年上線運行，并正在與國家煙草專賣局規范管理系統進行全面縱向對接，通過“打基礎、搭平臺”，形成了采購過程數據中心，實現了數據的全面共享。根據近年來政府處理的“問題采購”案例態勢和來源顯示，“問題采購”的數量呈現逐年上漲的趨勢，“問題采購”來源占比最大的為采購人企業內部管理和控制相關問題。為避免法律風險，通過數據分析技術在監管治理的應用，能夠提升監管質量和采購效率，迫切需要探索和構建采購管理數據分析的新方式和新應用。

1加強煙草商業企業采購管理的重要性

1.1節約經營成本

煙草商業企業采購實行集中目錄采購及目錄外零星采購，主要分為與企業經營有關的現代煙草農用農藥、地膜、化肥、包裝物、打包繩、篷布等煙用物資采購;與企業日常運行有關的設備及辦公用品等非煙用物資采購采購;與企業日常維護有關的安保、物業等勞務服務性采購。若采購存在問題，采購成本超出預期，將直接影響企業經濟效益。根據采購管理要求，加強內部控制，做好招標監督工作，選擇性價比最高的供應商，便可節約成本，將采購成本控制在預算定額范圍內。

1.2維護供應關系

通過內部控制，提升采購管理水平，與供應商建立戰略合作伙伴關系，便可保持良好的供應關系。若供應鏈不穩定，不僅會導致采購成本的增長，還會帶來采購風險。比如，關鍵性材料短缺，勢必會給生產帶來一定負面影響，非常不利于企業的持續、穩定發展，例如：近年來，美國出口管制“實體名單”不斷更新，要求應用美國技術的產品對華為禁售，華為失去芯片供應商，手機業務嚴重受阻。

2煙草商業企業在采購領域規范管理措施

2.1明確部門職責，劃分規范管理問題整改責任

由于規范采購管理流程比較復雜，在煙草商業企業中涉及較多部門，進一步明確和梳理規范采購管理各部門的主體責任，強化對關鍵環節的監督制約，避免“誰都負責，誰都不負責”的管理困境，創新形成合法合規、管用高效的規范采購制度體系至關重要。在煙草商業企業中，涉及規范采購問題整改的責任部門主要有以下三個。一是辦公室（法規科）。作為規范管理工作的主管部門，對公司規范管理工作承擔歸口管理的職能。在規范管理問題整改中需做好監督、檢查及考核工作。二是綜合管理部門（采購辦）。作為采購管理工作的主管部門，需按照辦公室（法規科）提出的規范管理要求，對公司采購管理工作承擔歸口管理職能。在規范管理問題整改中需做好自查、整改工作。三是采購實施部門。按照行業內規范管理要求及采購管理要求，對本部門的規范管理及采購管理工作承擔主要責任。在規范管理問題整改中若存在問題項需做好整改工作。

2.2整改（Correct）

嚴格督促問題整改，從查清問題、剖析原因、分清責任、全面整改、追責問責、完善制度等方面抓好整改落實，對問題突出、問題反復的部門進行通報、嚴肅約談。一是優化程序流程。根據發現的問題制定《規范管理問題整改評估表》，明確責任部門，制定整改措施，由辦公室監督整改完成。對于能及時糾正的即知即改，對于不能及時糾正的要明確整改完成時限，確保問題得到有效解決，并在下季度及時進行“回頭看”檢查。二是完善規章制度。根據查出的問題項目，甄別是否存在制度性問題。以問題為導向，開展各類配套標準更新完善。制度標準及文件要求是規范工作的基礎，更是準繩。在推進管理標準更新完善的基礎上更要做好文件評審及培訓工作，標本兼治，強化制度建設和執行。

2.3充分考慮采購成本

在采購管理內部控制的過程中，不僅要制約采購行為，更要管控成本要素，充分考慮到采購成本和時間成本。首先，應基于成本效益角度，完善采購目錄，科學統籌采購工作，監督采購計劃的制定。采購目錄設定的初衷是將采購范圍具體化，為采購預算、采購定額、采購計劃編制提供依據，從而提高采購效益，節約采購成本。但采購目錄設置需要符合企業實際，明確適用范圍、采購方式、采購標準，避免采購目錄不符合要求，導致采購工作陷入僵局。其次，要做好招標控制，更好地利用招標方式，降低采購成本。應根據《中華人民共和國招投標法》等法律法規和有關規定，制定明確的采購招標控制辦法，控制招標程序、招標范圍，按采購文件中規定的評標方法和標準，檢驗投標文件，編寫評標報告，據實而定，避免招標管理成本、時間成本超出預期。最后，在合理確定供應商之后，企業要從成本角度，計算訂貨批量，從而使訂貨成本和保管成本所占總成本的比例最小。

2.4采購過程分析

過程預警應用，該模塊通過排查采購各環節審批表單及信息，運用程序自動對比判斷的方式，對審批不及時、審批滯后、業務邏輯錯誤、表單填寫錯誤、遺漏、合同簽訂滯后等問題進行預警提示，方便監督管理人員及時告知相關人員進行整改，做好事前預防，避免問題的發生。

結束語

規范管理正是通過對采購規則和操作流程的厘清與固化，塑造統一的工作機制，采購領域的規范管理問題整改需通過加強組織領導，明確部門職責及與時俱進的先進管理手段來實現，問題整改是一個不斷變化的過程，面對目前復雜的行業形勢和規范要求，我們更要不斷的總結經驗，提煉成果，讓規范管理不斷促進企業更高質量、更可持續發展。

參考文獻

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