大數(shù)據(jù)環(huán)境下中小學(xué)檔案管理新探索

倪曉玥

摘要：本文主要研究以大數(shù)據(jù)為主要特征的背景下，中小學(xué)檔案信息化管理的相關(guān)思考與探索。隨著新技術(shù)在中小學(xué)檔案工作中的應(yīng)用，檔案工作在工作程序上發(fā)生了不同程度的變化，為了學(xué)校工作能夠更高質(zhì)量的開展，提高檔案的信息檢索和利用率。本文結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢，提出對于中小學(xué)檔案信息化管理的新探索，為中小學(xué)檔案管理的穩(wěn)定發(fā)展提出新的探索方向。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);檔案管理;信息化平臺

一、簡介

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來為互聯(lián)網(wǎng)良好發(fā)展提供了有利條件，隨著現(xiàn)代技術(shù)的不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)逐漸應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域，對于建立全面的檔案管理平臺具有重要意義。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，人與人之間的交流越來越頻繁，日常生活越來越越來越方便，它也帶來了更多挑戰(zhàn)。中小學(xué)檔案建設(shè)可以利用大數(shù)據(jù)[1]，利用計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)來存儲大量信息，同時(shí)也可以改善文件在管理、存儲和利用效率等方面的問題。在大數(shù)據(jù)的背景下，既是挑戰(zhàn)也是機(jī)遇，如何切實(shí)抓住機(jī)遇，應(yīng)對檔案管理的挑戰(zhàn)，改進(jìn)檔案管理模式，加強(qiáng)檔案管理效率，更好地開展信息化建設(shè)已成為值得思考的焦點(diǎn)問題。

二、大數(shù)據(jù)下中小學(xué)檔案信息管理的意義

大數(shù)據(jù)下中小學(xué)檔案管理的狹義意義具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：為決策者提供服務(wù)、為教學(xué)研究提供服務(wù)和提升學(xué)校的服務(wù)質(zhì)量。學(xué)校檔案信息需要真實(shí)而全面的進(jìn)行存檔以及再利用，它們是學(xué)校重要信息的記錄。當(dāng)決策者面臨一個(gè)重大決策時(shí)，他們可以將這些檔案資料作為參考。同時(shí)，這些檔案也記錄了教師的寶貴數(shù)據(jù)資料和科研成果，以及學(xué)生在學(xué)習(xí)和研究活動(dòng)中的數(shù)據(jù)資料。這些寶貴的數(shù)據(jù)也體現(xiàn)了學(xué)校的發(fā)展?fàn)顩r、綜合實(shí)力、教育水平等等。檔案資料收集和管理的不僅是為學(xué)校師生提供查找檔案的服務(wù)，最終目的是使廣泛利用這些資源來滿足學(xué)校、教師和學(xué)生等更深的需求。如果能更好利用檔案自身的優(yōu)勢，并且與大數(shù)據(jù)結(jié)合，不僅可以為學(xué)校的發(fā)展進(jìn)程做好記錄，也為學(xué)生開展優(yōu)良傳統(tǒng)教育和愛國主義教育和素質(zhì)教育提供了重要幫助。此外，可以根據(jù)其實(shí)際情況，建立文檔服務(wù)中心，向全校師生宣傳學(xué)校規(guī)章制度、發(fā)展規(guī)劃、財(cái)務(wù)報(bào)告、部門設(shè)置、領(lǐng)導(dǎo)班子等相關(guān)文件，以便增加學(xué)校管理的透明度，提升學(xué)校的服務(wù)質(zhì)量，為學(xué)校、教師和學(xué)生創(chuàng)造一個(gè)更加便捷和公正的服務(wù)公示平臺。

大數(shù)據(jù)下中小學(xué)檔案信息管理的廣義意義主要體現(xiàn)在：大數(shù)據(jù)可建立更實(shí)用的檔案管理系統(tǒng)，可以為檔案管理的發(fā)展提供新機(jī)遇。學(xué)校體制改革歷來是一項(xiàng)艱巨的任務(wù)，這項(xiàng)工作中使用的信息量也相當(dāng)大。檔案資料是學(xué)校工作開展和學(xué)生學(xué)習(xí)和升學(xué)的重要依據(jù)，也是教職工職業(yè)發(fā)展和學(xué)生學(xué)業(yè)發(fā)展不可或缺的一部分。然而，僅僅依靠對紙質(zhì)文件進(jìn)行人工查閱不僅耗費(fèi)大量人力物力資源，同時(shí)工作效率低下，難以適應(yīng)信息化改革要求[2]。大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理應(yīng)采用現(xiàn)代信息化管理，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，用電腦提取檔案電子信息，進(jìn)行數(shù)字化管理，可以更好地提高檔案信息的管理和利用率，并且能更準(zhǔn)確獲取信息、更了解信息的全面性。

三、大數(shù)據(jù)下中小學(xué)檔案信息化管理措施

3.1完善法制建設(shè)，抓好網(wǎng)絡(luò)總體規(guī)劃

首先，國家應(yīng)彌補(bǔ)檔案信息法律制度，制定統(tǒng)一、規(guī)范、專項(xiàng)的規(guī)章制度，建立有效合理的激勵(lì)約束機(jī)制，為學(xué)校檔案信息化建設(shè)提供指導(dǎo)和加強(qiáng)監(jiān)督。政府需要加強(qiáng)檔案宣傳，提高學(xué)校檔案意識。國家和教育局可以定期舉辦大數(shù)據(jù)檔案管理的展覽和經(jīng)驗(yàn)分享活動(dòng)，增加宣傳，并鼓勵(lì)社會(huì)各界參與大數(shù)據(jù)對于檔案的開發(fā)利用。其次，從互聯(lián)網(wǎng)中吸收更多營養(yǎng)，打破傳統(tǒng)的學(xué)校檔案服務(wù)模式，推進(jìn)大數(shù)據(jù)運(yùn)用于中小學(xué)檔案管理的戰(zhàn)略。研究和制定學(xué)校檔案網(wǎng)絡(luò)安全與信息服務(wù)融合戰(zhàn)略，細(xì)化檔案信息化建設(shè)大數(shù)據(jù)的使用規(guī)則，促進(jìn)發(fā)展檔案網(wǎng)絡(luò)的服務(wù)目標(biāo)、建設(shè)重點(diǎn)、集成模式。同時(shí)也要注重加強(qiáng)大數(shù)據(jù)服務(wù)與傳統(tǒng)檔案服務(wù)的融合設(shè)計(jì)。最后，構(gòu)建檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)體系，加強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)安全與信息監(jiān)管項(xiàng)目，促進(jìn)大數(shù)據(jù)對于檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的科學(xué)發(fā)展。

3.2加大資金投入，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)和設(shè)施

一是資金投入需要國家廣泛參與，學(xué)校要強(qiáng)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，如辦公室、計(jì)算機(jī)、掃描儀和照相機(jī)等設(shè)施設(shè)備。二、學(xué)校需要利用大數(shù)據(jù)技術(shù)服務(wù)檔案信息化建設(shè)。從數(shù)量上看，大數(shù)據(jù)技術(shù)可以存儲大量信息。截至2021年，數(shù)據(jù)量已從TB 到 PB、EB 和 ZB，快速增長的信息量存儲需要大數(shù)據(jù)技術(shù)。這包含硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，包括必要的數(shù)字檔案室硬件設(shè)備，例如用于運(yùn)行各種類型文件管理的服務(wù)器應(yīng)用程序、電子存檔數(shù)據(jù)光盤（庫）、磁盤陣列和用于數(shù)據(jù)存儲的磁帶驅(qū)動(dòng)器，確保電子文件數(shù)據(jù)安全的軟硬件設(shè)備，以及輸入和輸出設(shè)備，滿足電子檔案管理要求;軟件基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，包括數(shù)字檔案應(yīng)用系統(tǒng)及相關(guān)軟件實(shí)現(xiàn)電子化文件收集、管理、存儲、利用，和與單位OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換和業(yè)務(wù)系統(tǒng);檔案配備操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫軟件、掃描軟件、圖像處理軟件、殺毒軟件、防入侵軟件和備份與存儲兼容的軟件;同時(shí)也需要進(jìn)行相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，可以連接電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)與同級數(shù)字檔案的在線數(shù)據(jù)傳輸和共享等。

3.3科學(xué)收集信息，有效利用檔案資源

過去文件信息主要基于紙質(zhì)文件，在實(shí)際應(yīng)用中利用不方便。將大數(shù)據(jù)應(yīng)用于檔案信息化管理可以實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理，讓檔案收集合理，分類準(zhǔn)確，標(biāo)注清晰。這項(xiàng)工作是檔案信息化管理的基礎(chǔ)和關(guān)鍵部分?？梢酝ㄟ^明確各個(gè)部門需要上交的檔案材料目錄和時(shí)限，讓檔案的收集工作更加方便快捷，也有助于各個(gè)部門合理儲存重要文件和信息，減輕人工管理收集的失誤和困難。

同時(shí)，過去檔案管理都是人工管理的，效率一般不高，實(shí)際比較多錯(cuò)誤以及不規(guī)范。由于學(xué)校內(nèi)部檔案的數(shù)據(jù)比較重要，但是電子化程度較低的檔案信息利用率難以提高，所以結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)聚合和動(dòng)態(tài)的優(yōu)點(diǎn)，給中小學(xué)檔案管理提供一個(gè)新的方向和新的探索?？梢酝ㄟ^計(jì)算機(jī)、云存儲等現(xiàn)代技術(shù)來有效開展中小學(xué)檔案數(shù)字化、信息化存儲與管理[3][4]。同時(shí)，更多地利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行分析和整理工作，能夠清晰有效地管理復(fù)雜的文件信息，從而為檔案管理人員提供便利。借助大數(shù)據(jù)技術(shù)，可以合理組織和存儲文件信息，方便檢索，使得檔案管理能夠更靈活地為用戶提供有利條件，提高文件的使用效率。

3.4創(chuàng)新檔案模式，加強(qiáng)人員繼續(xù)教育。

中小學(xué)檔案信息化建設(shè)應(yīng)本著高效、快捷、方便的基本原則和根本目的來服務(wù)大眾，主要應(yīng)采取以下兩項(xiàng)措施：

一、文件管理模式應(yīng)該從國家模式轉(zhuǎn)變?yōu)樯鐣?huì)模式。學(xué)校檔案管理應(yīng)建立社會(huì)檔案理念，提高檔案的開放性信息資源，建立綜合信息服務(wù)方式，提高信息利用率和社會(huì)共享水平。大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案資源可以綜合分析后為教育決策提供依據(jù)，為教育決策提供參考的長遠(yuǎn)發(fā)展。這對文件管理器的能力提出了新的要求。

二是在中小學(xué)檔案管理中強(qiáng)化績效管理，從物質(zhì)和精神兩方面轉(zhuǎn)變員工的工作態(tài)度，從被動(dòng)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)提高工作積極性的方面。中小校檔案建設(shè)可以提高檔案工作效率管理和最大化檔案的價(jià)值。首先，我們需要提高檔案工作者的操作能力。一方面，他們必須積極參加各種信息技能的專業(yè)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的工作方法。另一方面，他們應(yīng)該去其他學(xué)校或者區(qū)塊活動(dòng)來進(jìn)行深入研究和學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)成功的經(jīng)驗(yàn)，并將其應(yīng)用到實(shí)踐中。適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)還可以設(shè)立鼓勵(lì)檔案管理人員的進(jìn)步與創(chuàng)新。

3.5 放寬服務(wù)視野，創(chuàng)新服務(wù)方式

在大數(shù)據(jù)時(shí)代的特殊背景下，發(fā)揮大數(shù)據(jù)的核心作用檔案、政府、學(xué)校和社會(huì)信息化建設(shè)中的技術(shù)應(yīng)用應(yīng)積極參與，相互協(xié)調(diào)。[5]需要改進(jìn)法律采取的政策、資金投入、技術(shù)設(shè)施、人員培養(yǎng)和保障機(jī)制，推進(jìn)學(xué)校檔案信息化建設(shè)新進(jìn)程。為中小學(xué)檔案管理工作向開放、個(gè)性、多元化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化方向發(fā)展，中小學(xué)檔案管理在教學(xué)、科研、行政等方面內(nèi)容豐富，它們記錄了學(xué)校的歷史變遷，學(xué)生成長經(jīng)歷和教研創(chuàng)新發(fā)展的載體，包括紙張、照片、音頻、視頻 、CD、磁盤等形式。這些檔案資源不僅能在學(xué)校規(guī)劃和發(fā)展的人員規(guī)劃和決策中發(fā)揮作用，學(xué)生學(xué)業(yè)復(fù)習(xí)的依據(jù)和也起到憑證的作用。他們?yōu)榻處煹慕虒W(xué)和研究提供了參考和借鑒，也為校外團(tuán)體的發(fā)展發(fā)揮了重要作用。

參考文獻(xiàn)

[1]Peterson，Helen.Gender and prestige in Swedish academia：Exploring senior management in universities and university colleges.Scandinavian Journal of Educational Research，2015：1-17.

[2]Ecker J，Rae J，Bassi A .Showing your pride：a national survey of queer student centres in Canadian colleges and universities.Higher Education，2015，70（5）：881-898.

[3]袁新芳.云存儲技術(shù)在高校教學(xué)檔案管理中研究與應(yīng)用.卷宗，2015（10）.

[4]方昀.郭偉.云計(jì)算技術(shù)對檔案信息化的影響和啟示.檔案學(xué)研究，2010（05）.

[5]張倩.“大數(shù)據(jù)”技術(shù)在高校檔案信息服務(wù)中的應(yīng)用探索[J].檔案與建設(shè)，2014（03）.