企業員工人事檔案管理風險分析及防控

□文 靜

近年來，勞動者在退休審批、檔案轉移等方面常與用人單位產生摩擦，輕則口角爭議，重則訴諸法庭。問題難以得到處理，責任難以界定，權益難以保全，同時也為企業帶來經濟上的損失。本文將從兩個典型案例出發，談談管理問題并提出解決辦法。

一、企業員工人事檔案管理背景

根據《干部人事檔案管理條例》《企業職工檔案管理工作規定》《關于進一步加強流動人員人事檔案管理服務工作的通知》等文件中對人事檔案管理權限及范圍的劃分，企業管理的員工人事檔案主要包含干部人事檔案和企業職工檔案（以下簡稱“人事檔案”）。首次參加工作被企業錄用的人員，其人事檔案是以企業人力資源管理部門為主，以其入黨、入團，錄用、聘用，中學以來的學籍、獎懲和自傳等材料為基礎建立正本，是反映個人政治品質、道德品行、思想認識、學習工作經歷、專業素養、工作作風、工作實績、廉潔自律、遵紀守法以及家庭狀況、社會關系等情況的歷史記錄材料。人事檔案與員工入職、晉升、工資調整和退休審查等內容相關，是教育培養、選拔任用、管理監督和評鑒人才的重要基礎，也是維護員工合法權益的重要依據。

二、案例分析

（一）鄧某與冶鋼集團人事檔案糾紛案

鄧某于1982 年11 月參加工作，工作期間其單位因經營不善被兼并入冶鋼集團，2004 年10 月與該集團解除勞動關系。2018 年5 月鄧某向社保局申請辦理退休時被告知，其檔案內缺少從事特殊工種的工資表，無法辦理提前退休。鄧某隨即向法院提起訴訟，黃石西塞山區人民法院經過調查審理認為用人單位合并應當繼承原用人單位的全部權利義務。因管理不善造成人事檔案內容丟失，應及時補辦，配合勞動保障部門查明用工事實，維護員工合法權益。未配合造成合法權益被侵害的，應承擔相應賠償責任。判賠經濟損失2000 元/月，從2018年12 月起至鄧某辦理退休手續之日止，但不得超過2023 年12 月。

本案例中問題主要出在冶鋼集團與原單位合并后，接收了員工和人事檔案，但未對檔案移交問題引起足夠重視，如人事檔案移交清冊、人事檔案目錄、工作文書檔案記錄等，導致企業在舉證中處于不利位置。

（二）李某與中國北車天津某機械廠勞動爭議案

李某于1980 年11 月到天津某機械廠參加工作，1983 年因犯罪被判刑，1984 年1 月被企業開除，1996 年5 月刑滿釋放。出獄后為補繳養老保險多次找企業查找檔案無果，故以檔案丟失為由補建檔案后向社保局補繳了養老保險。2013 年6 月天津某機械廠通知檔案被找到，李某認為因原單位檔案管理不善導致其權益被侵害，向法院提起訴訟。天津河北區人民法院認為李某工作期間其人事檔案由機械廠保存，因判刑被開除后未將其檔案轉出，直至2013 年6 月才告知找到，故認定機械廠對檔案未及時轉出負有責任，應適當賠償經濟損失，判賠30000 元。

本案例中問題主要出在員工因辭退、開除等原因離開企業后，其人事檔案未按照管理規定及時轉出，且在存放期間因長期人檔分離、管理人員變更等原因造成檔案存放位置不清、管理賬冊記錄模糊等問題。

三、解決方法

上述案例反映的矛盾主要集中于檔案轉遞、材料缺失以及企業改制合并后管理權限調整等方面，問題涉及管理中多個環節。以此為基礎結合實際工作提出以制度建設為基礎，規范管理流程、培養專業人才、改進管理技術為一體的全方位系統化管理。

（一）管理制度建立

1.建立以檔案安全為基礎的出入庫管理制度。圍繞庫房安全管理與維護、工作內容、工作臺賬管理、交接和應急處理等，明確檔案基本工作。

2.建立以規范利用為基礎的查借閱制度。對查閱條件、查閱人要求、所需材料、審批流程、紀律等內容進行明確和約束。

3.建立以人員管理為基礎的保密管理制度。根據《檔案法》和相關保密規定，明確保密范圍、保密內容、人員職責、工作紀律和違紀處分等，強化保密意識和責任。

（二）管理流程規范

1.轉入流程。從其他管理機構轉入人事檔案，出具接收手續，經材料驗收、填寫轉遞通知單、登記接收后編號入庫。

2.轉出流程。從本企業轉出檔案，先驗證接收機構出具的手續和提檔人身份，復核檔案材料、填寫轉遞通知單、登記出庫后，通過機要交通或單位專人的方式轉往接收機構。

3.查借閱流程。受理查閱申請，檢查事由、查閱人和手續，報主管領導審批通過后，到指定地點查閱。

4.材料補充流程。材料形成后及時移交至人事檔案管理機構，對材料須審核事項是否完結、信息是否正確、內容是否完整、填寫是否規范等，審核無誤后登記接收并入庫。

（三）專業人才培養

1.人員配置。集中管理人事檔案的企業應根據檔案存量、年凈增量、利用頻率、整理和審核等數據，以配備與工作量相匹配的專職檔案工作人員為主，以購買檔案外包服務為輔的方式進行管理，采用經辦和審批分離的雙人制互為監督。在選人用人上選取檔案專業、具備檔案管理職稱或具有從事檔案管理經驗等專業能力強、作風嚴謹的黨員，且人員調整應按照管理制度辦理交接手續確保工作連續性。

2.績效考核。梳理崗位工作說明書，制定指標和標準，根據考核后反映的問題與檔案工作人員一起制定改進計劃對工作查漏補缺。

3.繼續教育。檔案管理人員的法律法規理論知識、專業技能鞏固與提升應納入企業年度培訓范疇。根據人事檔案年度工作規劃，結合崗位績效考核，充分聽取員工需求展開培訓，同時開展以提升實用技能為主的技能比拼，營造良性競爭氛圍。

（四）管理技術提升

1.硬件配置。一是做好庫房規劃。庫房選址應充分考慮樓面承重、通風、光照等因素，選擇相對獨立的空間。裝具應避免選擇木質等能不宜長期使用的材質，優選鐵質等穩定耐用裝具。二是落實八防措施。一防火，庫房應設置不少于2 個出口，安裝甲級防火門，開啟與疏散方向一致，配置火災自動報警系統，選用惰性氣體、細水霧滅火等裝置，避免在起火滅火過程中對檔案造成二次傷害。二防盜，安裝門禁、視頻監控系統，數據應備份保留1年及以上。三防水，屋頂、墻面及地面應做防水處理，為方便積水排出，室內外地面應留有高度差，不低于15mm。四防潮，室內設置溫濕度監控，配備空調、除濕機等設備，保持設備持續運轉，濕度控制范圍為45%～60%，溫度控制范圍為14℃～24℃。五防蟲，管道門縫間隙采用不燃材料填塞密實，配置消毒設備。初次入庫檔案應做好檢查，對出現蟲蛀霉變的應做好消毒殺蟲處理后更換外包裝再入庫。定期投放防蟲藥物、開展蟲害防治工作。六防光，檔案裝具與帶窗墻面垂直，配備遮光窗簾，人工照明選用紫外線含量低的光源。七防塵，選用環保材料，定期開展除塵作業。八防有害氣體，對周邊環境進行考察，做好密閉和通風措施。

2.軟件配置。大中型或人事檔案較多的企業，紙質表單和電子表格等單一管理工具會導致工作記錄等重要信息在保存、管理和移交中存在漏洞，最終發展成前述案例中管理記錄缺失致使企業經濟受損的局面。可通過購買或開發檔案管理系統來改善，可設計以下五個與管理制度和流程相匹配的子系統。一是個人信息子系統。記錄員工個人基本信息，如姓名、身份證號碼、入職和離職時間等。二是出入庫管理子系統。記錄出入信息，如轉入時間、方式、檔案號、事由、出庫和歸還時間、調出時間、檔案狀態、申請人、批準人等。三是材料補充子系統。記錄材料信息，如名稱、形成時間、頁數、申請人、申請時間、批準人和時間。四是數字檔案子系統。記錄檔案內信息、檔案目錄和數字化圖像等。五是數據控制子系統。管理權限分配、操作權限分配、操作日志記錄和數據統計等。

四、結語

人事檔案屬于國家所有，任何企業和個人應當依法履行保管義務予以妥善管理。通過上述四種方法對企業員工人事檔案形成制度化、規范化、流程化管理模式，可有效約束日常工作的操作行為，有效監督權限審批的管理活動，有效避免權責交接后的問題查找追溯。