基于“互聯網+”的中職學校檔案管理優化路徑

山東省煙臺護士學校 任麗麗

檔案是歷史記錄，是可靠的原生信息，是確鑿的原始資料。學校檔案更是承載了從建校到擴大發展以及學校日常運營變化的所有資料，客觀反映了學校的發展軌跡。檔案也可以為中職院校確定辦學理念、樹立學校形象提供直接依據，是學校重要的信息資源。學校檔案通過各種形式真實客觀地反映了中職院校的歷史情況。從檔案內容看，中職院校的檔案是來源于學校辦學活動全過程的直接文件，涵蓋了教學、管理、科研各個方面，真實記錄了中職院校教書育人的辦學理念。從檔案形式上看，中職院校的文件檔案上有單位或個人印章，錄音錄像等檔案記錄了歷史瞬間，客觀真實地記錄了學校活動的經過。由此可見，學校檔案是令人信服的歷史證據，能為學校的等級評價、質量評價等提供重要的依據。

隨著“互聯網+”時代的到來，社會各領域不斷加快辦公自動化，順應時代潮流，中職院校也基本實現了數字化校園。學校檔案作為基礎性管理工作的一部分，在“互聯網+”背景下，遭遇了前所未有的挑戰。師生不僅對學校各類信息需求不斷增長，同時對檔案提供的速度、準確性等也有了較高的要求，而傳統的人工檢索與查詢已無法滿足需求。因此，中職院校應結合互聯網優化學校檔案管理，為師生員工乃至社會提供現代化的檔案服務。

一、中職學校檔案管理存在的問題

（一）檔案管理意識薄弱

學校檔案室的價值主要依賴于對檔案的利用，而檔案的利用價值可能在短期內無法體現。從外在看，對檔案進行管理并不能直接創造價值，再加上從檔案的收集、整理到開放存在一定的時間周期，使得檔案工作的效益存在滯后性。檔案管理內在特性導致中職學校并不重視檔案工作，甚至某些中職院校領導認為檔案只有在學校評估或檢查時有用，其他時候并無價值，這種觀念嚴重阻礙了學校檔案工作的開展。此外，除檔案管理部門外的其他部門對檔案管理認識不足，如校領導或教師外出參會學習涉及的文件、會議記錄等資料不能主動交至檔案管理部門，資料的上交還需檔案管理人員提醒。但檔案管理人員不清楚外派參會或學習人員的情況，若沒有及時催收或催收資料不齊全，增加了檔案無法及時歸檔或資料不完整的風險。

（二）檔案管理隊伍建設不足

一方面，學校檔案工作人員畢業于檔案學等相關專業的較少，檔案管理者不僅缺乏系統的知識結構，還缺乏專業的理論基礎，檔案管理的業務技能不足。另一方面，部分學校檔案管理人員沒有進行有關檔案管理的入職培訓，進修學習和繼續教育的機會也較少，檔案管理人員隊伍整體素質偏低，不利于檔案工作的高效開展。

（三）檔案管理基礎設施建設不健全

由于領導的檔案管理意識薄弱，不重視檔案室軟硬件建設，尤其在學校經費緊張的情況下，更是將資金投放在實訓教學設施中，在檔案管理基礎設施方面資金投入不足。中職院校的檔案機構硬件設備主要有檔案柜、計算機、打印機、掃描儀等，而數據庫建設、文檔電子化等建設都不完善，甚至沒有。

（四）檔案規章制度及管理制約機制不健全

首先，中職院校檔案管理制度不健全。目前，部分中職院校沒有制定明確的制度規范，導致學校檔案管理無制可依，難以進行科學規范的管理檔案；而有些中職院校雖制定了相應的檔案管理制度，但是流于形式，真正進行檔案管理時并未遵守檔案管理制度，而是依靠經驗進行。其次，學校檔案管理制約機制不健全。部分中職院校檔案管理部門對未按照檔案管理制度執行檔案工作的行為沒有出臺相應的懲罰措施，嚴格按照檔案管理制度進行檔案管理的也沒有相應的激勵機制，使得學校檔案管理工作很難實現規范化管理。

（五）檔案數字化建設滯后

學校檔案管理是繁雜且瑣碎的工作，涉及中職院校的方方面面，包括教育教學、衛生、安全、教師、學生等檔案資料，資料繁多，收集、整理難度大，僅利用人工工作量大且容易出錯。在“互聯網+”時代，中職院校基本實現了數字化建設，檔案管理作為中職院校基礎性工作卻無法與之匹配，勢必會影響中職院校的發展。中職院校檔案數字化建設存在硬件設施配置不到位，無法實現檔案目錄數字化和檔案全文數字化建設等問題。

二、基于“互聯網+”的中職學校檔案管理優化

（一）提高檔案管理意識

中職院校應提高檔案管理意識，重視學校檔案管理工作，將其納入學校發展過程中。檔案管理部門應做好預算，學校根據預算劃撥檔案管理經費，在人力、物力等方面給予支持。此外，中職院校其他部門應積極配合檔案管理部門的工作，主動提交檔案資料，提高檔案管理意識。要提高檔案管理意識，首先政府職能部門要加強指導與監督，定期或不定期組織學習檔案管理知識，強化檔案管理意識。其次，采取多種形式宣傳檔案管理，讓師生了解檔案管理的重要性。最后，開展檔案資料的利用工作，使師生感受到檔案管理規范化、信息化的重要性，不斷增強檔案意識。

（二）加強檔案管理人才隊伍建設

首先，中職院校需配備專職檔案人員。在“互聯網+”時代，學校檔案管理應該打造成信息交流中心，工作模式也應從以往的“重保管輕利用”模式轉為“保管與利用并重”的模式。因此，檔案管理工作人員不應該定位為保管員，而應該定位為“信息資源開發者”。再加上隨著中職院校規模的擴大，文件資料逐年增加，對這些資料的歸檔、整理以備后續的利用、檢索等成了檔案管理人員非常重要的工作，因此，中職院校應配備專業的檔案管理人員進行規范化、標準化的管理。其次，中職院校應建立檔案管理人員的培訓學習機制，定期提供外出學習與培訓的機會，或邀請專家到校進行培訓。

（三）建立健全檔案機構，完善基礎設施

檔案機構負責管理學校各門類、載體的檔案，是開展檔案工作的保證，而只有健全的檔案機構才能有效開展檔案工作。因此，中職院校應根據辦學目標、辦學規模建立合適的檔案機構。檔案管理的基礎設施除了必備的計算機、打印機、掃描儀等，還需有專門的檔案庫房及必要的設施設備。學校檔案資料繁雜且是一種原生信息資源，有些資料甚至需要保密，在檔案保管過程中需盡可能防止檔案的損毀，因此必須設置專門的檔案庫房和必要的設施設備，如鐵門、鐵窗、鐵柜等。

（四）制訂檔案工作規范，建立檔案管理約束機制

中職院校應制訂并出臺中職院校檔案工作規范，明確學校資料歸檔范圍、保管期限、管理要求等內容，為檔案工作提供操作規范，確保中職院校檔案管理規范化、科學化。檔案管理制度的貫徹執行還需要建立配套的約束機制，對嚴格按照檔案管理制度執行的檔案管理人員給予獎勵，未按照檔案管理制度執行的需給予懲罰，將檔案管理制度的執行與個人績效掛鉤。

（五）加快檔案數字化建設

隨著“互聯網+”時代的到來，學校辦公自動化進程加快，信息化已經滲透到中職院校的教學、科研、管理等領域。傳統的紙質檔案保存、檢索查詢已無法滿足中職院校的辦學要求。因此，中職院校需將紙質、聲像等文件，利用數據庫、數據壓縮、高速掃描等技術保存為電子檔案。對于中職院校檔案數字化建設，首先應配備必要的軟硬件設施，引進先進的檔案管理應用軟件系統；其次，數字化檔案建設需循序漸進，檔案數字化建設是一個系統工程，學校應制訂切實可行的方案，先實現檔案目錄數字化，然后再逐步實現全文數字化；最后，電子文件要及時收集并歸檔。