民辦高校建筑材料采購(gòu)招投標(biāo)管理措施研究

陳 杰

（硅湖職業(yè)技術(shù)學(xué)院）

隨著社會(huì)對(duì)教育的需求，民辦高校的數(shù)量和規(guī)模不斷擴(kuò)大，校園基建工程如火如荼且投資金額龐大，其中對(duì)基建工程最具影響性的莫過(guò)于建筑材料的品質(zhì)，而且建筑材料基本占據(jù)了基建工程費(fèi)用的60%以上，而不同時(shí)期材料價(jià)格的波動(dòng)變化也會(huì)造成工程成本隨之變化。鑒于此，在工程建設(shè)初期民辦高校有必要組建材料處或招標(biāo)小組，主要針對(duì)建筑材料質(zhì)量、檔次以及價(jià)格進(jìn)行控制監(jiān)督，以甲供方式來(lái)合理分擔(dān)建筑材料價(jià)格上調(diào)所面臨的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題。但是，因?yàn)椴牧系恼型稑?biāo)不同于工程項(xiàng)目類(lèi)，它具備一定的不確定性和特殊化，故此在招投標(biāo)的過(guò)程中難免會(huì)存在一些問(wèn)題。

建筑材料招標(biāo)工作的主要形式

（1）邀請(qǐng)招標(biāo)。所謂邀請(qǐng)招標(biāo)也可稱(chēng)為是選擇性招標(biāo)，是經(jīng)采購(gòu)人依據(jù)供貨商或是承包商的資質(zhì)信用及業(yè)績(jī)情況，選擇不低于三家單位或組織向其發(fā)出投標(biāo)邀請(qǐng)，并從中選定中標(biāo)單位的一種采購(gòu)模式。由于邀請(qǐng)招標(biāo)的范圍存在局限，且極易誘發(fā)一些貪污腐敗因子，限制并排斥了潛在有實(shí)力的投標(biāo)單位，故不予以采用。

（2）公開(kāi)招標(biāo)。公開(kāi)招標(biāo)方式一般在政府采購(gòu)中應(yīng)用居多，主要指采購(gòu)人根據(jù)法定招投標(biāo)程序發(fā)布招標(biāo)公告，邀請(qǐng)所有具備意向的不特定供應(yīng)單位參與投標(biāo)工作，采購(gòu)人根據(jù)自己事先定好的標(biāo)準(zhǔn)，在所有參與投標(biāo)的單位中擇優(yōu)選定中標(biāo)單位，雙方簽訂采購(gòu)合同的一種采購(gòu)方式。公開(kāi)招標(biāo)的特點(diǎn)是透明度高、操作流程簡(jiǎn)單，然而從實(shí)踐應(yīng)用案例來(lái)看并非適用于高校建筑材料的招標(biāo)。究其原因分析主要有三：第一，建筑材料品類(lèi)繁多，而大企業(yè)和小作坊對(duì)于建筑材料招標(biāo)文件的理解能力、投標(biāo)書(shū)的制作標(biāo)準(zhǔn)和水平都相差甚遠(yuǎn)，而一般小作坊在投標(biāo)書(shū)的制作上通常不會(huì)很專(zhuān)業(yè)，往往是漏洞百出，盡管他們可能產(chǎn)品質(zhì)量好、性?xún)r(jià)比高，然而由于標(biāo)書(shū)制作不符合規(guī)范，很有可能存在開(kāi)標(biāo)即廢標(biāo)的問(wèn)題，最終造成招標(biāo)失敗。第二，由于一些建筑材料或產(chǎn)品過(guò)于集中化，比如鐵藝柵欄、花崗石板等，在公開(kāi)招標(biāo)時(shí)很容易造成圍標(biāo)和串標(biāo)。第三，由于材料技術(shù)更新較快、新品層出不窮，在經(jīng)過(guò)詢(xún)標(biāo)之后發(fā)現(xiàn)投標(biāo)單位所供應(yīng)的材料檔次存在較大差距，而如不修改技術(shù)參數(shù)則難以進(jìn)行合理評(píng)標(biāo)，故此招標(biāo)文件中材料的技術(shù)參數(shù)可能需要在開(kāi)標(biāo)時(shí)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)修改，促使招標(biāo)的建筑材料在規(guī)格、顏色以及數(shù)量等技術(shù)參數(shù)上產(chǎn)生變化。因此，一次性確定的公開(kāi)招標(biāo)不太適用于材料的招標(biāo)。

（3）競(jìng)爭(zhēng)性談判方式。采用招標(biāo)所需時(shí)間無(wú)法滿(mǎn)足采購(gòu)者緊急需求情況下的采購(gòu)方式，這是材料類(lèi)招標(biāo)使用競(jìng)爭(zhēng)性談判方式的主要依據(jù)來(lái)源，民辦高校也可參考《政府采購(gòu)法》、通過(guò)《招投標(biāo)法》建立自身的招標(biāo)管理體系，通過(guò)多輪的公開(kāi)競(jìng)爭(zhēng)談判將有助于縮短采購(gòu)周期，快速更正技術(shù)參數(shù)的漏洞，幫助自己取得價(jià)低質(zhì)高的材料和產(chǎn)品[1]。由于在此操作過(guò)程中并無(wú)明確性的操作，那么就需要民辦高校在招標(biāo)工作中自我汲取經(jīng)驗(yàn)。

民辦高校建筑材料采購(gòu)招投標(biāo)管理中所存在的主要問(wèn)題

（一）建筑材料采購(gòu)缺乏規(guī)范性，經(jīng)費(fèi)預(yù)算不準(zhǔn)確

根據(jù)規(guī)定需求，民辦高校的基建部門(mén)應(yīng)用材料預(yù)算經(jīng)費(fèi)前，首先要編制盡可能完善的材料采購(gòu)計(jì)劃，并根據(jù)流程逐級(jí)向上匯報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)以及財(cái)務(wù)部門(mén)。然而在實(shí)際采購(gòu)環(huán)節(jié)上，基建管理部門(mén)往往極少參與采購(gòu)計(jì)劃的編制，即便事先有制定采購(gòu)計(jì)劃，也會(huì)基于施工突發(fā)情況難以按計(jì)劃來(lái)采購(gòu)材料，從而造成預(yù)算經(jīng)費(fèi)偏差，無(wú)法得到合理控制。

（二）對(duì)建筑材料采購(gòu)重視性不足

民辦高校建筑材料的采購(gòu)盡管有遵循相應(yīng)的采購(gòu)法及內(nèi)部招投標(biāo)體系執(zhí)行，然而在實(shí)踐操作中，總有少數(shù)人員對(duì)采購(gòu)制度認(rèn)知不清、重視不足，尤其是就材料采購(gòu)存在的特殊性、采購(gòu)流程中的誤區(qū)不在意，造成在操作執(zhí)行相關(guān)制度時(shí)過(guò)于被動(dòng)化，這非常不利于民辦高校建筑材料管理工作的有序有效開(kāi)展。

（三）建筑材料采購(gòu)專(zhuān)才人員不足

一般民辦高校在基建管理方面并未配備專(zhuān)門(mén)的材料采購(gòu)人員，通常是經(jīng)下屬部門(mén)或相關(guān)人員形成兼職的采購(gòu)小組，因此缺乏專(zhuān)業(yè)的采購(gòu)培訓(xùn)，采購(gòu)管理能力明顯不足，尤其是年輕人多的采購(gòu)小組，他們?nèi)狈?zhuān)業(yè)知識(shí)，造成采購(gòu)不規(guī)范，拖延建筑工期。

（四）建筑材料采購(gòu)過(guò)于依賴(lài)供應(yīng)單位，外包隱患大

一些民辦高校在建筑材料采購(gòu)上過(guò)于依賴(lài)供應(yīng)單位，其外包隱患較大，第一：高校并未形成系統(tǒng)的材料采購(gòu)?fù)獍鼨C(jī)制，尤其對(duì)材料采購(gòu)管理很隨意，沒(méi)有構(gòu)建針對(duì)材料采購(gòu)?fù)獍鼘?zhuān)門(mén)的審計(jì)核查制度；第二：并未對(duì)外包供應(yīng)單位予以全面考察調(diào)研，就材料采購(gòu)?fù)獍鼏挝毁Y質(zhì)認(rèn)證、經(jīng)營(yíng)誠(chéng)信等方面沒(méi)有一套完整的評(píng)價(jià)體系，也未對(duì)其過(guò)往案例的真實(shí)性進(jìn)行深入調(diào)查；第三：針對(duì)材料采購(gòu)?fù)獍鼏挝坏暮贤s束性不強(qiáng)，未將相關(guān)監(jiān)管部門(mén)、內(nèi)審單位、外審機(jī)構(gòu)對(duì)外包單位的監(jiān)督檢查權(quán)限列入合同范圍，如果后期供應(yīng)的建筑材料一旦存在問(wèn)題，極易形成法律糾紛。

（五）采購(gòu)建筑材料環(huán)節(jié)易與施工方產(chǎn)生矛盾

由于建筑材料的采購(gòu)為甲供材，在采購(gòu)環(huán)節(jié)極易與施工單位產(chǎn)生摩擦和矛盾，畢竟甲供材會(huì)影響到施工單位的利益和效率，給其工作帶來(lái)一定的困擾，這主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：第一，受甲供材稅率的影響，盡管甲供材可有效降低建設(shè)單位成本，然而甲供材比例越大，反之施工單位可抵扣的稅就要減少，無(wú)疑給施工單位增加了成本；第二，甲供材對(duì)施工過(guò)程的影響，在實(shí)際施工階段，如果甲供材批次多又無(wú)法及時(shí)確定供貨量就極易帶來(lái)虧量風(fēng)險(xiǎn)。比如，供應(yīng)混凝土材料，高校基建部門(mén)通知廠(chǎng)商本批次需要方數(shù)量后，施工單位就要跟進(jìn)管控，而施工單位未與供應(yīng)商直接簽訂供貨合同，往往就易發(fā)生虧方問(wèn)題，或是有意為難施工單位，供貨高峰期拖延發(fā)貨等。

優(yōu)化民辦高校建筑材料采購(gòu)管理的相關(guān)措施

（一）嚴(yán)格規(guī)范采購(gòu)招投標(biāo)管理制度，規(guī)避廉政風(fēng)險(xiǎn)

為進(jìn)一步規(guī)范采購(gòu)招標(biāo)工作環(huán)節(jié)，規(guī)避某些不合理、不公平競(jìng)爭(zhēng)的產(chǎn)生，首先要嚴(yán)格按照高校基建材料管理文件的規(guī)定，相關(guān)的工作人員積極履行崗位職責(zé)、各項(xiàng)工作流程；其次要在材料采購(gòu)招標(biāo)文件上確定所需材料的參數(shù)、規(guī)格等信息，所有材料的相關(guān)參數(shù)要嚴(yán)格根據(jù)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)來(lái)編制。

（二）增強(qiáng)培訓(xùn)宣傳力度，強(qiáng)化員工對(duì)采購(gòu)制度的認(rèn)知性

民辦高校要針對(duì)國(guó)家采購(gòu)相關(guān)制度、本校采購(gòu)管理體系以及有關(guān)的法律法規(guī)進(jìn)行宣傳教導(dǎo)，讓所有采購(gòu)工作人員能夠知悉了解，從而加強(qiáng)采購(gòu)管理人員在采購(gòu)工作中的自律性，要及時(shí)定期的公開(kāi)材料采購(gòu)的進(jìn)度、具體情況，提高透明度。針對(duì)材料施工單位出現(xiàn)的未嚴(yán)格遵循招標(biāo)核定品牌、廠(chǎng)家、檔次的供貨，或是建設(shè)施工過(guò)程中以次充好的行為，其次還需成立材料管理驗(yàn)收小組，派遣經(jīng)驗(yàn)豐富的材料驗(yàn)收人員予以現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)管，以此防備材料替換行為的產(chǎn)生。

（三）構(gòu)建材料采購(gòu)?fù)獍鼏挝患笆┕挝粶?zhǔn)入數(shù)據(jù)庫(kù)

建筑材料在采購(gòu)前，應(yīng)指派專(zhuān)業(yè)材料人員通過(guò)招標(biāo)網(wǎng)、市場(chǎng)評(píng)價(jià)的方式開(kāi)展市場(chǎng)調(diào)研及信息采集工作。在信息采集時(shí)要重視定性及定量分析，要結(jié)合供應(yīng)單位評(píng)價(jià)、價(jià)格走向情況進(jìn)行綜合分析，必要的還需編寫(xiě)調(diào)研分析報(bào)告用以采購(gòu)前進(jìn)行參考決策。定期更新數(shù)據(jù)庫(kù)中的各個(gè)供應(yīng)單位、施工單位，加強(qiáng)對(duì)在建工程、已竣工設(shè)備進(jìn)行認(rèn)質(zhì)認(rèn)價(jià)監(jiān)管，做好對(duì)比性參考。針對(duì)材料波動(dòng)較大的問(wèn)題，要請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)及專(zhuān)家開(kāi)會(huì)論證分析，盡快化解問(wèn)題。

（四）優(yōu)化材料采購(gòu)管理內(nèi)控制度，預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生

（1）要不斷創(chuàng)新采購(gòu)管理制度，民辦高校基建管理部門(mén)要主動(dòng)與本校財(cái)務(wù)、采購(gòu)中心、高校兄弟采購(gòu)單位進(jìn)行密切溝通，做好信息共享工作，進(jìn)一步完善甲供材領(lǐng)用、保管及結(jié)算等方面的管理制度，全面保障甲供材管理的整體水平。

（2）要形成材料采購(gòu)管理績(jī)效考核機(jī)制，針對(duì)大批量采購(gòu)、高效率采購(gòu)、采購(gòu)資金節(jié)省的采購(gòu)人員要予以相應(yīng)的嘉獎(jiǎng)。

（3）要制定材料采購(gòu)責(zé)任制，針對(duì)未能遵循制度要求而導(dǎo)致采購(gòu)工作疏忽、產(chǎn)生問(wèn)題和隱患的人員要予以嚴(yán)厲追責(zé)。

（4）要確立建設(shè)管理單位的職能分工制度，比如負(fù)責(zé)工程建設(shè)的管理人員還要負(fù)責(zé)材料市場(chǎng)調(diào)查、信息收集整理的工作，以掌握材料市場(chǎng)的最新動(dòng)態(tài)情況，建立工程材料的資料數(shù)據(jù)庫(kù)并及時(shí)進(jìn)行更新維護(hù)；參與工程招標(biāo)編制中的材料這一部分相關(guān)工作；參與圖紙會(huì)審和工程項(xiàng)目例會(huì)，收集并掌握工程相關(guān)材料等；按照工程材料清單擬定招標(biāo)文書(shū)，參與招標(biāo)工作，負(fù)責(zé)創(chuàng)辦工程材料及設(shè)備的認(rèn)質(zhì)認(rèn)價(jià)。再如材料管理部門(mén)要通過(guò)項(xiàng)目監(jiān)理、現(xiàn)場(chǎng)代表的配合，實(shí)施材料設(shè)備的現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收工作；負(fù)責(zé)把建筑材料相關(guān)的合同協(xié)議、核價(jià)單據(jù)以及相關(guān)資料進(jìn)行收集、整理以及匯總歸檔。

（5）要制定材料采購(gòu)檔案管理辦法。在基建工程施工的過(guò)程中，各種各樣的材料和型號(hào)有很多，要將這些材料資料進(jìn)行妥善存放保管，將其作為后期工程的證明材料，以備查閱。

總結(jié)

在實(shí)踐工作中會(huì)影響民辦高校材料采購(gòu)管理的因素諸多，作為甲方的高校基建管理部門(mén)在材料采購(gòu)、施工招標(biāo)、材料驗(yàn)收、材料保管等各個(gè)環(huán)節(jié)都有良好的議價(jià)優(yōu)勢(shì)，要積極發(fā)揮出采購(gòu)環(huán)節(jié)的作用，強(qiáng)化采購(gòu)制度的執(zhí)行力度。