規(guī)范化管理視閾下的民政局檔案管理工作研究

紀(jì)港濱

（承德市雙橋區(qū)民政局，河北 承德 067000）

民政局是維持社會(huì)正常運(yùn)行的重要的職能部門，為社會(huì)不同領(lǐng)域的行政事務(wù)提供服務(wù)，因此民政單位的工作關(guān)系到群眾的生活。由于民政部門通常根據(jù)劃分領(lǐng)域承擔(dān)不同類別責(zé)任，檔案數(shù)據(jù)類型與規(guī)模十分繁雜，因而做好相關(guān)檔案信息管理工作對(duì)維持民政單位穩(wěn)定運(yùn)行尤為重要。隨著我國(guó)組織機(jī)構(gòu)改革工作的順利開展，民政局檔案規(guī)范化管理體系中暴露的各類問題日益明顯，對(duì)工作人員在檔案管理工作中的要求逐漸提高，因此，給予規(guī)范化管理視域下開展民政局檔案管理工作研究對(duì)于提高民政局日常工作效率、深挖檔案價(jià)值、完善檔案管理工作體系具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、民政局檔案管理工作概述

就檔案本質(zhì)而言，檔案存在的意義是對(duì)人類在各項(xiàng)過程中所產(chǎn)生的具有一定保存、利用價(jià)值的數(shù)據(jù)信息的重點(diǎn)記錄。進(jìn)行檔案存儲(chǔ)，有利于人們?cè)趯?duì)各項(xiàng)事務(wù)及活動(dòng)進(jìn)行系統(tǒng)性了解與復(fù)原，從而明確具體事件在不同時(shí)間段的具體情況，并且進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘與利用。民政局是我國(guó)的主要行政部門之一，其內(nèi)部多數(shù)檔案管理工作具有一定復(fù)雜性、重復(fù)性、規(guī)模性等特征，民政局的檔案信息通常涉及社會(huì)公益檔案、第三方組織信息檔案等，差異化的檔案信息想要實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一規(guī)范管理的難度較大，因此遵照的檔案管理工作內(nèi)容開展檔案管理工作對(duì)民政局而言十分必要。民政局檔案規(guī)范管理工作的開展對(duì)于提高檔案管理工作效率，最大化檔案信息利用，推動(dòng)民政局體系優(yōu)化有著重要意義[1]。

二、民政局檔案規(guī)范化管理工作存在的問題

（一）檔案規(guī)范化管理工作制度體系存在缺陷

隨著政府部門工作環(huán)境逐漸變化，民政局檔案規(guī)范管理工作制度體系落后問題，部分制度在完整性方面仍需提升。結(jié)合實(shí)際工作看，少數(shù)現(xiàn)行工作制度與現(xiàn)階段工作內(nèi)容存在較大差異，另外少數(shù)民政局在工作制度建設(shè)方面也存在一定問題，仍需針對(duì)性強(qiáng)化檔案管理規(guī)范管理工作水平。

（二）檔案管理人員的個(gè)人素養(yǎng)仍需提高

檔案工作人員的綜合素質(zhì)直接影響到管理工作整體質(zhì)量，結(jié)合實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)可知，部分檔案管理人員的綜合素質(zhì)仍需提升，部分應(yīng)用于管理工作中的工作體系作用有限、工作效率較低，阻礙了民政局檔案規(guī)范管理工作的有序開展，因此管理人員應(yīng)注重檔案人才培養(yǎng)與工作機(jī)制的完善，以此保障各級(jí)民政單位檔案管理工作的順利進(jìn)行。

（三）檔案規(guī)范化管理的信息化力度有限

集合現(xiàn)代信息技術(shù)建立的管理系統(tǒng)對(duì)于工作繁瑣復(fù)雜的民政局檔案管理工作優(yōu)化具有重要意義，但是受經(jīng)費(fèi)限制影響，多數(shù)民政局整體的信息化水平仍存在較大問題，在實(shí)際工作中，仍無法實(shí)現(xiàn)局部自動(dòng)化或部分流程自動(dòng)化，檔案管理工作多以人工為主。實(shí)際上，提高民政局信息化水平與能力，是推動(dòng)民政局檔案規(guī)范管理的主要渠道之一，且在提高整體效率方面同樣具有顯著的促進(jìn)作用。

（四）對(duì)檔案管理工作不夠重視

部分民政局檔案管理工作效能低下的關(guān)鍵在于其組織部門內(nèi)部的員工對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不清，民政局員工招聘階段未就檔案管理工作的責(zé)任義務(wù)盡心系統(tǒng)性講解。使得多數(shù)員工認(rèn)為檔案管理的工作較為簡(jiǎn)單，并形成對(duì)檔案管理工作的系統(tǒng)性認(rèn)識(shí)。在檔案管理過程中，民政局招聘人員以及下屬人員均未對(duì)檔案管理工作進(jìn)行系統(tǒng)全面地了解，導(dǎo)致招聘員工在管理工作中始終以錯(cuò)誤觀念應(yīng)對(duì)日常管理工作。受思想觀念限制，部分管理人才對(duì)于檔案管理工作逐漸失去積極性，在日常檔案管理工作中得過且過。隨著民政局管理人才逐漸流失，導(dǎo)致檔案管理缺少專業(yè)的人才儲(chǔ)備[2]。

三、民政局檔案規(guī)范化管理的工作要點(diǎn)

基于檔案管理工作在規(guī)范化管理方面暴露的各項(xiàng)缺陷，民政局管理人員應(yīng)開展內(nèi)部系統(tǒng)化自檢工作，明確工作核心與未來的工作的主要演化方向，方可實(shí)現(xiàn)推動(dòng)民政工作制度的時(shí)代性，推動(dòng)工作方法的信息化變革，進(jìn)而在新的歷史時(shí)期滿足國(guó)內(nèi)各地區(qū)民政工作的實(shí)際需求。具體來說，民政局檔案規(guī)范化管理工作開展應(yīng)注意以下工作要點(diǎn)。

（一）重視檔案規(guī)范化管理制度建設(shè)

合理規(guī)范制度建設(shè)是穩(wěn)定民政局檔案管理工作的重點(diǎn)。完善全面檔案制度對(duì)于引導(dǎo)內(nèi)部工作人員順利執(zhí)行檔案管理工作，控制工作失誤，推動(dòng)民政部門各單位工作體系的高效協(xié)作具有重要作用。對(duì)于民政局人員而言，要落實(shí)制度建設(shè)工作并非一朝一夕，因而在推動(dòng)檔案管理工作制度完善的過程中應(yīng)從以下幾個(gè)方面著手開展工作：一是遵照《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)檔案實(shí)施辦法》等相關(guān)法規(guī)、政策等，系統(tǒng)性梳理檔案管理工作的具體情況，結(jié)合工作流程中遭遇的實(shí)際工作問題，對(duì)少數(shù)與現(xiàn)階段工作內(nèi)容存在較大矛盾的制度進(jìn)行調(diào)整，以此優(yōu)化民政局的檔案工作。二是在既有的工作制度的基礎(chǔ)上，結(jié)合民政局檔案管理工作的實(shí)際情況，建立完善的工作規(guī)范與制度體系，以此提升民政局工作人員具體工作流程，補(bǔ)全現(xiàn)行的工作制度，結(jié)合時(shí)代發(fā)展特點(diǎn)進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整工作。例如推行上下級(jí)檔案管理責(zé)任人制度，施行檔案保密制度等。三是針對(duì)同行單位的優(yōu)秀管理經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行參考引進(jìn)，以此補(bǔ)全自身制度方面的缺陷，并結(jié)合工作實(shí)際內(nèi)容積極進(jìn)行制度調(diào)整，以此提高引入制度本地化工作的整體效果[3]。

（二）強(qiáng)化檔案人才培養(yǎng)與引進(jìn)

高素質(zhì)的人才是實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范管理的基礎(chǔ)，因此民政局招聘部門的管理人員應(yīng)匯總點(diǎn)關(guān)注本單位高素質(zhì)管理人員引進(jìn)工作的重要意義。人才是檔案管理工作的主體，其個(gè)體能力直接影響到具體工作內(nèi)容的落實(shí)情況。在檔案管理基本工作流程中，民政局應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注后備人才的培訓(xùn)與專業(yè)人才的招聘工作，避免人才斷層出現(xiàn)，以此保證檔案管理工作人員交接的順利落實(shí)。

一方面，在后備人才的培訓(xùn)工作中，可通過部門專業(yè)人士開展內(nèi)部培訓(xùn)與外部名師培訓(xùn)的復(fù)合式教學(xué)模式，在部門內(nèi)部培訓(xùn)工作開展中，可以通過工作座談會(huì)形式開展工作技能交流培訓(xùn)等培訓(xùn)形式，從而切實(shí)提高工作人員的素質(zhì)與工作能力，通過深度工作技術(shù)交流，不僅有利于內(nèi)部員工在檔案中實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理操作，還可實(shí)現(xiàn)技能工作經(jīng)驗(yàn)的橫向流動(dòng)，從而顯著提高不同部門的統(tǒng)一協(xié)調(diào)性，利于提升多部門檔案管理工作的整體效率。在外部名師培訓(xùn)工作過程中，可以邀請(qǐng)專家教授、行業(yè)代表人物為民政局檔案員工進(jìn)行定向培訓(xùn)，以此深化工作人員對(duì)工作性質(zhì)的理解。另一方面，在檔案人才引進(jìn)制度體系中，應(yīng)始終以學(xué)歷、素質(zhì)為人才引入的主要標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)而為推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)與管理制度體系完整注入新的動(dòng)力。

（三）提升檔案管理的信息化能力與水平

信息化建設(shè)是提升檔案規(guī)范化管理工作效率的主要渠道。就民政局而言，要求切實(shí)提升檔案規(guī)范化管理的數(shù)字化水平，需首先針對(duì)基礎(chǔ)信息化管理硬件建設(shè)入手。數(shù)字化的存儲(chǔ)設(shè)備是檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理的基本框架，民政局應(yīng)在結(jié)合粘度預(yù)算規(guī)劃，利用電子項(xiàng)目招標(biāo)，開展信息化設(shè)備項(xiàng)目引入工作。完善的信息化設(shè)備是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的外部條件，而串聯(lián)各部分硬件設(shè)備的檔案管理系統(tǒng)則是信息化管理工作的主要內(nèi)部框架，通過內(nèi)外搭配方可實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理的有序運(yùn)行。電子檔案的推廣顯著降低民政局檔案管理工作的各項(xiàng)流程，通過檔案管理系統(tǒng)輔助電子檔案運(yùn)行，檔案管理工作逐漸擺脫繁重的數(shù)據(jù)資料整理，使得整體數(shù)據(jù)調(diào)取時(shí)間大幅縮短。與此同時(shí)，部分檔案管理系統(tǒng)后臺(tái)附帶數(shù)據(jù)挖掘功能，通過對(duì)電子檔案信息的清洗、整理、挖掘，可整理出具有參考價(jià)值的檔案信息，從而為其他部門的日常工作提供必要的數(shù)據(jù)支持。實(shí)際上，全面落實(shí)檔案管理的信息化建設(shè)，是新時(shí)代背景下創(chuàng)新檔案管理工作的基礎(chǔ)與核心，民政局檔案規(guī)范管理工作不僅針對(duì)簡(jiǎn)單活動(dòng)、事項(xiàng)的記錄與統(tǒng)計(jì)，在進(jìn)一步規(guī)范化檔案信息利用后可全面推動(dòng)檔案工作的進(jìn)步與創(chuàng)新[4]。

（四）正確認(rèn)識(shí)民政局檔案管理重要性，樹立規(guī)范化意識(shí)

由于檔案的主要作用是針對(duì)人類在各項(xiàng)活動(dòng)中產(chǎn)生的具有實(shí)用價(jià)值的信息進(jìn)行記錄，因此根據(jù)檔案數(shù)據(jù)可提煉出事物客觀規(guī)律，為今后人類各項(xiàng)生產(chǎn)生活提供必要幫助。民政局的工作性質(zhì)表示民政局檔案工作需橫跨多個(gè)領(lǐng)域涉及多項(xiàng)內(nèi)容，如專業(yè)技術(shù)檔案、建筑項(xiàng)目檔案、辦公室文書類檔案等。隨著改革開放建設(shè)的不斷深化，民政局檔案管理始終發(fā)揮著技術(shù)與建設(shè)的主導(dǎo)性作用。因此，民政局應(yīng)正確認(rèn)識(shí)檔案工作的重要意義，結(jié)合社會(huì)建設(shè)對(duì)檔案工作的實(shí)際需求，圍繞民政局基本組織結(jié)構(gòu)開展檔案管理工作認(rèn)識(shí)規(guī)劃，貫徹落實(shí)黨的十九大重要思想內(nèi)容，積極開展檔案監(jiān)管工作，從而切實(shí)在思想層面實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)，將檔案規(guī)范化管理工作放在民政局今后發(fā)展的首要位置。例如，民政局在檔案規(guī)范化管理過程中，應(yīng)始終以滿足新時(shí)期歷史建設(shè)要求為己任，樹立規(guī)范化管理意識(shí)的同時(shí)，緊抓檔案管理工作的專業(yè)化、信息化、規(guī)范化理念建設(shè)。基于專業(yè)化管理理念，發(fā)揮各項(xiàng)制度管理優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)管理內(nèi)容精確化、管理流程簡(jiǎn)潔化，從而推動(dòng)檔案管理工作文化的專業(yè)建設(shè)，以提高民政局工作人員檔案管理的專業(yè)水平。基于信息化、規(guī)范化理念，積極引入技術(shù)創(chuàng)新理念，推動(dòng)現(xiàn)有管理模式、管理方法的信息化建設(shè)力度，不斷優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)化、科學(xué)化水平，最大程度縮減各類檔案管理工作的流程數(shù)量。在數(shù)字時(shí)代背景下，若能大力推進(jìn)信息化建設(shè)的整體力度與規(guī)模，則可幫助民政局檔案管理工作實(shí)現(xiàn)工作流程的大規(guī)模簡(jiǎn)化，從而積極提高各項(xiàng)管理工作的有效性與精確性。檔案管理工作看似簡(jiǎn)單，實(shí)際上涉及類目較多，管理程序的復(fù)雜性較強(qiáng)，因此民政局檔案規(guī)范管理工作應(yīng)注重管理工作的重要意義，積極提升民政局的檔案管理能力，通過全面開展檔案規(guī)范管理工作，利于民政局其他各項(xiàng)工作的開展，更好地做到為人民服務(wù)。

四、結(jié)束語

民政局檔案規(guī)范化管理是確保民政局檔案管理優(yōu)質(zhì)化與高效化的核心方式，也是民政局檔案管理落實(shí)現(xiàn)代化建設(shè)的主要手段。對(duì)此，民政局以及相關(guān)工作人員應(yīng)在思想上重視檔案規(guī)范化管理的積極作用，并在實(shí)際工作中，根據(jù)檔案規(guī)范化管理工作要求，積極尋找工作重點(diǎn)，推進(jìn)工作優(yōu)化措施，提升檔案規(guī)范化管理質(zhì)量，促進(jìn)檔案在社會(huì)管理、社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)等工作中作用的有效發(fā)揮。