初創期中小企業人力資源管理工作先導
——工作說明書管理

魏子棟

（四川農業大學，四川 雅安 625014）

伴隨著“十四五”規劃和2035年遠景目標的出臺，民營企業迎來了發展新機遇。雖然有大量企業為把握機遇注冊成立，但同時也需要面臨內部管理的不成熟化等問題。本文通過對于初創期中小企業人力資源管理工作的研究，說明在該類型企業人力資源管理體系尚未建成之前，以完善工作說明書管理工作幫助企業平穩過渡的重要性，以期為初創期中小企業提供發展策略。

<1)，且各件產品是否為不合格品相互獨立．

一、初創期中小企業人力資源管理過程中存在的主要問題

初創期中小企業一般通過組織架構設計和人力資源崗位配額設計作為人力資源管理工作的基礎。企業在初創期存在三大問題：一是組織架構和崗位配額為理想化設計，尚未通過實務檢驗，合理性只能通過管理層理論論證判斷；二是崗位職責及任職資格要求不明確、不清晰；三是招聘工作的效果不理想、效率較低。

（一）組織架構和崗位配額設計理想化

許多初創期中小企業由于資金問題無法在第一時間完成公司全部架構的落地實現，而只能根據產業發展通過分期建設的方式完成企業整體架構的建立，這也就意味著組織架構和人員崗位配額的前期設計需要根據實際情況進行反復調整以適應公司管理層的決策。這為企業招聘員工增加了不確定性和難度。

（二）崗位職責及任職資格要求不明確

在理想化和不固定的公司組織架構和崗位配額設計基礎上，企業對于招聘崗位的職責和任職資格的要求即出現不明確、模糊化或者過于追求綜合化的情況。如某生產企業，由于資金或工廠建設工期問題而將車間管理人員配額由原計劃的3人縮減為1人，原計劃的3人分別負責生產監督、品質控制和原材料管理，而縮減配額后的1人將全面負責上述提到的三項工作，這使得招聘時需要對該崗位候選人進行全方位的篩選，且過多的工作內容和職責會使該崗位的要求模糊化，增加招聘工作的難度。

（三）招聘工作效率低且新員工入職后離職風險大

在組織架構和崗位配額設計理想化、崗位職責和任職資格要求不明確前提下，整個初創期企業的人員招聘工作呈現出效率低、效果差以及未來入職員工離職風險大的特點。

以正處于初創期的某中小型企業L企業為例，其上半年通過各種途徑和渠道收到的簡歷數量為1613份，經過初篩安排面試的人數為135人，簡歷初步符合率（應聘率）只有8%；最終錄用人數為12人，錄用率僅為9%；入職后新員工離職人數為5人，離職率為42%。

數據可以說明該初創期企業招聘工作的效率較低、新員工入職后離職風險較大。

二、初創期中小企業人力資源管理工作問題的原因分析

初創期中小企業組織架構和崗位配額設計理想化、崗位職責和任職資格要求不明確以及招聘工作效率低且新員工入職后離職風險大等問題都為基本表象，通過運用數據收集、走訪調查和觀察等方法，分析得出問題的根本原因為企業缺乏工作說明書管理。

（一）工作說明書的必要性

人力資源管理學者一般將職位分析和職位評價作為企業人力資源管理的基礎，近年來又將勝任力模型的構建作為新的基礎納入其中。職位分析的基礎性作用是貫穿人力資源管理工作全過程的，而職位評價更多時候作用于薪酬結構的建立。職位分析的產物和結果是工作說明書，由于從理論視角來看，進行職位分析的過程需要被給予更多關注，而從實務角度出發，初創期中小企業在進行日常管理工作時無法將足夠多的經歷分配給職位分析工作，因而通過簡單而準確的職位分析工作得到的工作說明書成了初創期中小企業發展過程中人力資源管理、甚至于整個企業人員配置的關鍵所在。

（二）工作說明書管理工作的內容

工作說明書的前序工作是職位分析，但對于初創期企業來說，進行職位分析的過程無法實現系統化和完全化，而只能通過簡單的方式得出工作說明書。

工作說明書管理工作的基本內容可以概括為：工作說明書的編制、應用和修改三個方面。其中的核心部分是應用，即將工作說明書直接應用于招聘和培訓，未來將其應用于績效評估、人才盤點、人力資源規劃以及員工開發當中。

（三）工作說明書管理工作與職位分析的關系

1.相關性

工作說明書管理是基于職位分析而進行的工作，職位分析是工作說明書的基礎，工作說明書是職位分析的結果。通過對工作崗位進行崗位職責的分析、任職人員的能力和素質分析，最終能夠得到較完整和全面的工作說明書。因而在工作說明書管理的過程中，編制工作說明書、進行職位分析的過程是必不可少的。

2.區別

工作說明書管理的重點和核心在于將工作說明書快速、有效、高效地運用于人力資源管理實際過程中；而職位分析的重點在于其分析過程。

對于初創期中小型企業而言，雖然詳細地職位分析是應該必須進行的，但由于資金成本、人力等多方面資源的匱乏，進行系統化的職位分析是難以做到的，從經濟可行性的角度出發，初創期中小企業具體的操作重點應該是快速完善簡單、準確的工作說明書，并使其快速融入企業日常人力資源管理過程中，為管理實務提供決策依據，對于工作說明書中存在的問題和不同步的情況可以滾動更新、臨時調整，逐漸豐富和細化工作說明書，完成工作說明書管理體系。

（四）工作說明書管理工作缺失的影響

以上文提到L企業為例，由于缺乏工作說明書，企業內人力資源管理者在進行招聘信息發布時，只說明了崗位的名稱和基本的工作任務（用關鍵詞表示），對于其他的職責和任職資格沒有更為詳細的說明，就導致了在投遞的1613份簡歷中，經過初次篩選只有其中的135人通過且收到了面試邀請。這反映出兩個問題。

1.求職者因崗位不明確而錯投簡歷

求職者在網絡招聘平臺上只能看到由企業寫出的簡短的工作任務以及崗位的名稱，能夠獲取到的信息量極少。求職者在這種不知情或不明確企業對崗位的需求的情況下投遞簡歷，成功率較低，不利于求職者獲得工作機會。

2.企業招聘負責人員因不明崗位職責而出現招聘甄選失誤

企業招聘負責人員由于對所招聘崗位的基本職責、任職資格等信息不熟悉、不了解、認知模糊而在篩選簡歷過程中對某些較為符合崗位要求的求職者簡歷出現錯篩、漏篩等情況。

同時，在進行求職者面試時，由于缺乏工作說明書而無法較為全面地考察求職者基本素質，過低或過高估計求職者的能力和水平，錄用入職后部分員工發現工作難度、壓力和強度過大且自身無法適應，最終選擇離職。

三、初創期中小企業人力資源管理工作問題的解決方案

解決初創期中小企業人力資源管理工作中出現問題的核心方法是建立和完善工作說明書管理工作。整個工作應該分為三個部分：

（一）快速編制出工作說明書

通過依據基本的工作說明書模板，將工作說明書分為工作職責部分和任職資格部分。

工作職責部分主要是對工作任務進行描述，即將工作任務模塊化概括并對每一個模塊進行細化，每一個崗位的工作任務模塊最多不超過5個，以3-4個為宜，對于每個模塊的詳細闡述應精確到工作行為。

任職資格部分主要是依據工作職責，確定崗位任職人員所應該具備的基本技能、知識和能力素養，對于能力素養的確定和描述，應該基于清晰化、可量化原則。

工作職責和任職資格內容確定最快速的方法是直接與中高層管理人員，或各部門負責人對接，通過對其進行訪談，收集相關信息，并通過后期加工，整理出完整、清晰、簡介的工作說明書。

（二）重視并應用工作說明書

編制出工作說明書后，企業內部中層管理人員以及人力資源管理工作人員必須重視工作說明書作用，尤其是在招聘和培訓過程中將工作說明書作為基礎開展工作。初創期中小企業如何快速確定人員崗位配置、快速篩選并培訓出適合企業的人員投入工作都需要依靠工作說明書。

（三）持續更新工作說明書

在應用工作說明書的同時，應該及時收集有關工作說明書的反饋意見，并進做出細化設計或更新修改等決策，根據企業組織架構和崗位配額情況增減工作說明書內容和數量，做好工作說明書的歸檔工作。

（四）做好工作說明書保密工作

工作說明書是對崗位工作職責的最詳細闡述和依據，伴隨崗位說明書設計的不斷精細化，內容可能設計企業的商業秘密，在未來工作說明書管理工作的進展過程中，初創期企業的人力資源管理人員應依托工作說明書建立完整的人力資源管理系統，助力企業可持續發展。

（五）工作說明書管理工作施行后成果展望

以上文提到L企業為例，在進行工作說明書管理工作后，僅招聘相關工作的未來數據，簡歷初步符合率（應聘率）應該由原有的8%提高到50%；錄用率從原有的僅9%提高到30%；員工離職率應從42%降低到10%。

四、結束語

初創期中小企業雖然以業務擴展和開發作為重點領域，但企業長期可持續發展的關鍵是企業的人力資源，企業人力資源發展的動力來源于企業員工和崗位的有效匹配，工作說明書管理工作是企業實現人崗匹配，尤其是初創期中小企業實現人力資源有效、高校利用的關鍵。需要得到企業內部管理人員的普遍重視。