現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案管理的影響及解決策略分析

黃紅

（重慶鋼鐵集團(tuán)三峰工業(yè)有限公司，重慶 400000）

在企業(yè)管理工作中，檔案是企業(yè)發(fā)展、資源記錄、信息保存的重要組成部分。檔案對(duì)企業(yè)的運(yùn)行、管理和決策具有重要支撐作用。所以，檔案管理成為企業(yè)較為關(guān)注的部分。現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中得到了廣泛的應(yīng)用，有效地提高了檔案的質(zhì)量和效率。目前，許多企業(yè)已經(jīng)清楚地認(rèn)識(shí)到利用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行企業(yè)管理可以提高企業(yè)的管理水平，因此也在嘗試著將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)經(jīng)營(yíng)的各個(gè)方面。當(dāng)前，現(xiàn)代信息技術(shù)在企業(yè)中的應(yīng)用已經(jīng)取得了一定的成效，但是社會(huì)的發(fā)展日新月異，要使企業(yè)永葆青春，就必須不斷改革、優(yōu)化，提高管理質(zhì)量。

一、企業(yè)檔案信息化的影響

（一）企業(yè)檔案管理工作信息化的積極作用

將企業(yè)的檔案資料與企業(yè)管理工作相結(jié)合，使企業(yè)工作決策更規(guī)范、更科學(xué)。與此同時(shí)，在企業(yè)文化建設(shè)中也可以運(yùn)用檔案管理工作，企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r、發(fā)展歷史等都可以從檔案管理工作中體現(xiàn)出來(lái)，更以此來(lái)加深員工對(duì)企業(yè)的認(rèn)識(shí)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理不能結(jié)合實(shí)際需要，靈活運(yùn)用，但利用電子檔案可以很好地完成工作。將信息化技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)經(jīng)營(yíng)的每一步，可使企業(yè)有效地實(shí)現(xiàn)企業(yè)不同環(huán)節(jié)的溝通，并節(jié)省時(shí)間提高工作效率。

我國(guó)以往的企業(yè)檔案在管理期間，其缺點(diǎn)包括收集管理難度較大，基礎(chǔ)資料具有很大的流失風(fēng)險(xiǎn)，資金投入比較大等，針對(duì)中小企業(yè)而言，創(chuàng)建以往管理企業(yè)檔案的部門(mén)可以使企業(yè)經(jīng)濟(jì)產(chǎn)生很大損耗。但是企業(yè)檔案在管理時(shí)更具信息化可以使此問(wèn)題得到解決，以為信息化管理更加方便快捷，同時(shí)管理方式比較簡(jiǎn)單，因此，現(xiàn)階段大多數(shù)企業(yè)均會(huì)使用信息化管理方法，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。

企業(yè)在以往的檔案管理?xiàng)l件下，特別大中型企業(yè)，一般都會(huì)因?yàn)槠髽I(yè)檔案在管理時(shí)具有很大難度導(dǎo)致各部門(mén)資源出現(xiàn)獨(dú)占現(xiàn)象。企業(yè)在對(duì)檔案管理實(shí)施信息化建設(shè)之后，可以完善企業(yè)中的檔案信息共享，推動(dòng)企業(yè)所有部門(mén)進(jìn)行交流與合作，促使企業(yè)全面發(fā)展。

（二）信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作帶來(lái)的負(fù)面作用

按照以往的管理方式，檔案管理工作有專門(mén)的資料室。檔案管理工作人員對(duì)這一管理方法已經(jīng)比較熟悉，利用計(jì)算機(jī)來(lái)管理檔案的方法仍需適應(yīng)很長(zhǎng)一段時(shí)間。將信息化技術(shù)引入檔案管理工作，實(shí)質(zhì)上是一種創(chuàng)新的管理理念[1]。科技只是管理工作的一種，但如何有效地利用科技來(lái)完成管理工作，是首要任務(wù)。在傳統(tǒng)管理理念中存在許多落后的內(nèi)容，在實(shí)際工作中會(huì)與現(xiàn)代管理理念發(fā)生沖突，從而給管理工作帶來(lái)一定的障礙。并且把以往的材料轉(zhuǎn)向電子信息的方向，也是一種改變管理方式的方式。因?yàn)槠髽I(yè)經(jīng)營(yíng)的時(shí)間都比較長(zhǎng)，積累的資料也比較多，所以需要花費(fèi)大量的人力和財(cái)力來(lái)整理。

二、現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案管理的影響

（一）沖擊著傳統(tǒng)管理理念

隨著信息技術(shù)應(yīng)用的越來(lái)越廣，對(duì)企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理方式具有很大的影響。而且企業(yè)生產(chǎn)管理人員自身的主動(dòng)權(quán)也隨著信息技術(shù)的不斷擴(kuò)大而擴(kuò)大。他們并不會(huì)受到傳統(tǒng)思想的影響，從而使原本繁瑣的工作流程變得簡(jiǎn)化，從而推進(jìn)提高工作效率。管理人員在檔案管理中，需要有創(chuàng)新意識(shí)，在保證檔案信息全都正確的前提下，實(shí)現(xiàn)檔案管理的質(zhì)量與效率的雙重提高。在此過(guò)程中，企業(yè)檔案管理人員需不斷融合信息技術(shù)，在傳統(tǒng)的管理理念的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新融合，這樣才能夠使企業(yè)得到良性發(fā)展。

（二）對(duì)傳統(tǒng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出挑戰(zhàn)

在現(xiàn)代信息技術(shù)的實(shí)際應(yīng)用中，企業(yè)檔案管理人員需要不斷提高自己的應(yīng)用信息化水平。當(dāng)前，我國(guó)企業(yè)的檔案管理人才缺口很大，需要對(duì)人才結(jié)構(gòu)給予更多的關(guān)注，以提高企業(yè)人力資源的利用率。已有的知識(shí)結(jié)構(gòu)已經(jīng)很難適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展需求，一些企業(yè)管理觀念落后，對(duì)檔案信息化管理的重要性還不能完全了解。相關(guān)檔案管理人員對(duì)設(shè)備操作流程的操作了解也不全面，很多時(shí)候都是違規(guī)操作，這就導(dǎo)致信息準(zhǔn)備不充分的情況發(fā)生。

（三）檔案信息數(shù)據(jù)缺乏較高的共享性

當(dāng)前，企業(yè)檔案管理模式落后，企業(yè)內(nèi)部管理人員相對(duì)獨(dú)立，沒(méi)有建立一個(gè)合理、統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)體系，這就造成了企業(yè)檔案信息系統(tǒng)和各部門(mén)之間的信息不能及時(shí)傳遞，造成了工作難以進(jìn)行[2]。其中，企業(yè)內(nèi)部相關(guān)管理部門(mén)的性質(zhì)各不相同，缺乏有效的溝通和溝通。檔案信息對(duì)外傳遞的積極性也較低，從而對(duì)檔案信息的建設(shè)造成了不可估量的影響。

（四）對(duì)企業(yè)檔案管理技術(shù)和管理方法提出更高要求

在實(shí)際發(fā)展中，信息技術(shù)呈現(xiàn)出多元化的發(fā)展特征。例如，信息化、社會(huì)化與傳統(tǒng)檔案管理方式不同。實(shí)際存儲(chǔ)企業(yè)的檔案數(shù)據(jù)信息會(huì)發(fā)生較大變化，不再受時(shí)間和空間的限制。現(xiàn)階段企業(yè)對(duì)信息的影響、管理技術(shù)和方法都能得到很好的完善，不斷提高檔案信息數(shù)據(jù)的共享性。并且在實(shí)際檔案管理中，不斷加強(qiáng)現(xiàn)代化管理系統(tǒng)的研究與開(kāi)發(fā)能力。提高檔案信息的準(zhǔn)確性，同時(shí)提高企業(yè)檔案信息化水平。

（五）沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)化程度

我國(guó)企業(yè)在開(kāi)展檔案管理活動(dòng)期間，金對(duì)紙質(zhì)檔案展開(kāi)管理與防護(hù)，為確定檔案密級(jí)與解密管理等內(nèi)容的標(biāo)準(zhǔn)，造成檔案管理中的工作效率與質(zhì)量不高，很難將檔案價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)。

三、現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案管理的解決策略

（一）更新檔案管理理念

要把現(xiàn)代信息技術(shù)更好地應(yīng)用于企業(yè)檔案管理，必須更新企業(yè)檔案管理理念，深化企業(yè)對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)和檔案管理的重視，是保證企業(yè)檔案管理質(zhì)量的一種有效措施[3]。為了確保檔案管理工作能實(shí)施現(xiàn)代化的信息技術(shù)，指導(dǎo)檔案管理工作的有效實(shí)施。首先，要使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和管理者對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)有足夠的正確認(rèn)識(shí)，在管理中能運(yùn)用現(xiàn)代企業(yè)管理的新思想、新觀念，為企業(yè)的每一個(gè)工作環(huán)節(jié)做好準(zhǔn)備。能加快加強(qiáng)企業(yè)檔案管理在現(xiàn)代信息化建設(shè)中的應(yīng)用，摒棄傳統(tǒng)的管理觀念，使速度、質(zhì)量都能得到提升，以檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化為核心，把檔案管理與其他各項(xiàng)管理工作置于同一地位。其次，引進(jìn)了先進(jìn)的信息技術(shù)、軟件，更新檔案管理方式。最后，利用現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)開(kāi)展企業(yè)檔案管理工作，使企業(yè)檔案管理在新時(shí)期得到完善，提高質(zhì)量，形成了具有新時(shí)期特色的檔案工作。

（二）加強(qiáng)人才的引進(jìn)和培訓(xùn)

檔案信息系統(tǒng)引入信息化技術(shù)，檔案信息系統(tǒng)的更新?tīng)顩r，軟件技術(shù)的普及，都需要檔案管理人員對(duì)其進(jìn)行管理，以保證檔案信息管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行，因此應(yīng)加強(qiáng)人才的引進(jìn)與培養(yǎng)[4]。對(duì)于相關(guān)人員的培訓(xùn)，企業(yè)應(yīng)加大力度，創(chuàng)設(shè)培訓(xùn)信息平臺(tái)，定期進(jìn)行培訓(xùn)，使檔案管理者能夠在已有的知識(shí)結(jié)構(gòu)系統(tǒng)中提升專業(yè)能力。新的信息技術(shù)在企業(yè)中，也要及時(shí)對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，以便他們能在最短的時(shí)間內(nèi)熟練運(yùn)用。另外，企業(yè)還可以采用多渠道的方式引進(jìn)人才，建立信息聯(lián)動(dòng)、協(xié)作機(jī)制，實(shí)現(xiàn)不同部門(mén)間的資源共享，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)的整體發(fā)展。

（三）健全企業(yè)檔案管理機(jī)制

健全檔案管理機(jī)制應(yīng)在信息化建設(shè)完成后實(shí)施，作為一項(xiàng)較為系統(tǒng)性的工程，檔案信息化管理是現(xiàn)代化信息技術(shù)與傳統(tǒng)檔案管理的相互融合與促進(jìn)[5]。在這一過(guò)程中，就需要相關(guān)工作人員能夠更新工作理念與方式，接觸到新的技術(shù)和概念。并以此來(lái)建立企業(yè)檔案管理機(jī)制，來(lái)保證檔案信息管理的常態(tài)化，加快與傳統(tǒng)管理工作的快速融合，堅(jiān)決避免工作脫節(jié)，造成不必要的損失。企業(yè)提升整體的管理質(zhì)量，打造科學(xué)的檔案管理機(jī)制，就需要對(duì)信息化電子檔案的使用過(guò)程進(jìn)行優(yōu)化與監(jiān)控，并最大程度地使用信息化，從而使檔案管理的效率和質(zhì)量得到提高。在傳統(tǒng)的檔案管理中，常常使用人工的方式來(lái)進(jìn)行檔案管理工作，這樣的工作效率不高，檔案信息的準(zhǔn)確率也相對(duì)較低。而使用現(xiàn)代信息技術(shù)，可以在前期就能夠做好準(zhǔn)備工作，將不同的檔案都能夠詳細(xì)地記錄在冊(cè)，并制定出著錄細(xì)則，及時(shí)將系統(tǒng)的軟件進(jìn)行更新[6]。對(duì)資源做好儲(chǔ)備，各功能模塊都能夠科學(xué)地進(jìn)行劃分。并從多種角度來(lái)對(duì)傳統(tǒng)檔案中存在的問(wèn)題進(jìn)行科學(xué)解決，以此來(lái)使檔案資源的使用率得到提升，達(dá)到快速錄入、查詢便捷、管理有序的高效、科學(xué)的管理目標(biāo)。在檔案管理機(jī)制中，還應(yīng)該將檔案管理的應(yīng)用與工作流程進(jìn)行完善。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，信息化納入檔案管理是歷史的必然選擇。為了更好地發(fā)展，企業(yè)應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展而進(jìn)行變革，逐步將信息化技術(shù)融入檔案管理。它是一個(gè)需要不斷適應(yīng)的過(guò)程，特別是在企業(yè)的管理觀念和方法模式上，企業(yè)更應(yīng)該從多個(gè)角度著手，為信息化技術(shù)融入檔案管理創(chuàng)造必要的條件。這樣可以更加方便有效地開(kāi)展工作，提高企業(yè)在開(kāi)展檔案管理時(shí)的工作效率與質(zhì)量，讓企業(yè)中的檔案管理加快信息化建設(shè)進(jìn)程，使檔案管理工作更能推動(dòng)企業(yè)的進(jìn)步。