關于預付賬款管理的探討

翟書勇

摘要：預付賬款是指企業按照購貨合同的規定，預先以貨幣資金或貨幣等價物支付供應單位的款項。在日常核算中，預付賬款按實際付出的金額入賬，如預付的材料、商品采購貨款、必須預先發放的在以后收回的農副產品預購定金等。對購貨企業來說，預付賬款是一項流動資產。預付賬款一般包括預付的貨款、預付的購貨定金。施工企業的預付賬款主要包括預付工程款、預付備料款等等。[1]

預付賬款指買賣雙方協議商定，由購貨方預先支付一部分貨款給供應方而發生的一項債權。預付賬款一般包括預付的貨款、預付的購貨定金。施工企業的預付賬款主要包括預付工程款、預付備料款等。預付賬款是預先付給供貨方客戶的款項，也是公司債權的組成部分。

作為流動資產，預付賬款不是用貨幣抵償的，而是要求企業在短期內以某種商品、提供勞務或服務來抵償。借方登記企業向供貨商預付的貨款，貸方登記企業收到所購物品應結轉的預付貨款，期末借方余額反映企業向供貨單位預付而尚未發出貨物的預付貨款;本科目期末借方余額，反映企業預付的款項;期末如為貸方余額，反映企業尚未補付獲得商品和勞務的款項。

預付賬款屬于會計要素中的資產，通俗點就是暫存別處的錢，在沒有發生交易之前，錢還是你的，所以是資產。

預付賬款屬會計學資產類。

關鍵詞：預付賬款;優勢;現狀;管控措施

一、預付款的優勢及重要性

生產經營性的預付款是企業三金（應收賬款、產成品、預付賬款）占用中重點關注的項目，其具有流轉快、周期短的特點，容易控制，所以加強經營用預付賬款的管理，可以提高企業資金使用的效率，同時，經營用預付賬款的付款占用企業流動資金，一旦收不到所購的'貨物又不能及時收回預付款的話，將加劇企業資金周轉的困難，造成貨幣資金短缺，迫使企業通過銀行或其他途徑融資以維持正常經營，增加了企業的資金成本，影響了企業效益，所以加強經營用預付賬款的管理，可以反映企業經營成果規避資金風險。

二、企業預付賬款現狀及存在問題

1.不定期對賬清理，占用企業資金。企業由于疏于預付賬款得管理，不能定期與相關單位核對賬目，為今后催款、清理帶來困難。比如：企業生產經營必需的物資丙酮、淀粉、原料藥，與供貨方簽訂長期的供銷協議，往往需要購貨方多付一兩個月的貨款，在企業不終止該項業務的情況下，預付款項滾動存在，物資采購部門沒有及時結算和清欠;財務部門沒有關注賬務情況，就形成多付款項，長期掛賬。

2.付款管控不嚴，預付金額較大，供應部門不根據物料周轉周期合理安排采購數量，盲目付款，造成付款較多，造成資金占用。

3.發票未開具或未進行賬務處理。供貨方已開具了發票的情況下，物資供應部業務員沒有意識到將發票及時交到財務部門進行賬務處理，造成未銷賬或延遲銷賬;財務人員未定期檢查預付賬款掛賬情況，未及時跟催業務員銷賬，造成預付賬款金額較大。

4.掛賬串戶，由于供應商變更名稱，或采購員做錯采購訂單，造成已付清的的賬款在應付賬款和預付賬款中同時掛賬的情況，不利于預付賬款科目的統計與管理。

5.名存實亡的預付賬款長期掛賬，不作處理。

6.存在利用預付賬款列支非法支出，利用“預付賬款”轉移資金或進行其他舞弊行為。

三、加強預付賬款的管控措施

1.清理長期掛賬的經營性預付賬款。把欠款周期長、額度大、經營狀況不佳的高風險供應商預付款作為清理的重點，財務部門根據每個賬戶預付賬款的余額追溯查找憑證記錄，一筆付款憑證和一筆發票憑證對應，找出預付賬款余額是那一筆或那幾筆付款憑證形成的，編制預付賬款清查明細表，注明預付款業務內容，形成時間，形成原因，對于因供貨單位破產、撤銷等無望再收回所購貨物的，將其轉入其他應收款，并計提相應的壞賬準備。

2.嚴格經營用預付賬款的控制制度。首先，供應部門對預付款的商品及客戶進行市場及信用調查，所購物質必須時企業生產經營不可缺少的而且供應商資信及經營狀況良好的才可以申請預付款;其次，財務部門加強預付款審批控制，需要查詢該供應商帳戶，考慮還有沒有必要預付，堅持預付金額控制在一批物資供應量的范圍內，存在較多預付款不預付下一批款項，從嚴控制預付款的發生，節約貨幣資金的支出。最后，采購員應附采購合同及付款單經部門負責人簽字、分管副總簽字、財務部門審核、財務負責人簽字、總經理簽字（金額較大時）嚴格的審批程序，才能到資金科辦理付款。

3.加強日常對預付賬款的分析對賬，制定預付款清理責任機制。財務部門對期末預付賬款余額與上期期末余額、上年同期、上月月初等指標進行比較，把握波動原因。每季度編制預付賬款賬齡分析表，上報分管副總、對超期預付款編制明細表及時反饋給供應部門核對、確認、催收，按期定額回收，將預付款的清理與領導考核掛鉤，對未按規定時間進行結算的經辦人進行處罰。

4.建立警戒線制度并考核作為預付賬款得主管部門，負責組織對預付賬款的分析與考核工作。對公司及直屬子公司的預付賬款管控指標按預付賬款占購買商品接受勞務所支付的現金的比例設定黃線（預警線）和紅線（控制線）。未達黃線時，每季度進行預付賬款專項分析時僅作正常分析報財務資產部;達到或超過黃線時有關單位要引起高度重視，制定措施，要做出預警，提出整改意見財務資產部;達到或超過紅線時，有關公司、部門要做專題分析報告，并立即采取相應措施。預付賬款資金占用考核實行季度考核兌現，業務部門在每季度結束后填報預付賬款資金占用考核表，隨經濟責任制考核兌現。

5.稽核審計部加強內部控制。內部審計人員監督審查有無違反預付賬款管理制度規定進行付款，重點關注內部控制制度是否完善，是否存在舞弊現象等。經營用預付賬款的管理滲透在企業的日常經營之中，直接關系著企業資產的安全完整，企業應不斷強化管理，使得其發揮最大價值，為企業創造更多效益。

參考文獻

[1]企業經營用預付賬款管理的思考[J].宋艷.現代經濟信息

[2]談預付賬款的正確使用與管理[J].趙金英.中國農業會計.2007（01）

臨沂大學商學院 276000