新時代企業檔案館的安全管理體系建設

張敏

（甘肅省安全生產科學研究院有限公司，甘肅 蘭州 730000）

檔案管理最基本的要求是維護檔案的完整與安全。企業檔案館是企業統一保管重要檔案的場所，是社會各界利用企業檔案信息資源的中心，安全有效的檔案管理對企業的全面發展來說起到了不可忽略的作用，它和時間同步見證并記錄了企業以及內部工作人員的成長與發展，是企業管理工作中極其重要的組成，所以企業檔案館工作成了我國新時代檔案事業不可分割的組成部分。因此，在新時代的潮流中，建立完善安全的檔案管理體系是企業未來發展所肩負的刻不容緩的使命。

一、企業檔案館安全管理工作的現狀

在當今信息化時代的推動下，大多數企業更加注重追求的是業績的創新和規模的擴展，很少有公司覺得檔案管理對企業的發展來說也相當重要。多數企業領導也都基本忽略了企業檔案管這一部門的相關工作地管理，相當一部分領導反而覺得企業檔案管不過就是收集保管部分過時的文件和材料的地方，若是投資相當多地人力，物力資源會讓他們感到反而“得不償失”。這進而導致了企業檔案館的設施基礎落后，而企業檔案管理人員長期處于這樣地工作環境中，也在時間和現實地潮流中慢慢失去了對工作的熱情，使得對于企業檔案管理的工作也不再那么積極熱衷。久而久之，這樣的領導方式和工作方法使得企業的檔案管理工作變得“墨守成規”，檔案安全管理的理念也逐漸日益落后，企業檔案館也逐漸成了企業發展中的“灰色地帶”。然而，時代在不斷地進步，企業信息化在不斷地普及，舊式的檔案管理體系不僅無法跟上時代的步伐，而且還造成了電子檔案的安全隱患，所以探索檔案安全管理體系的建設對企業檔案館的管理來說是非常重要的，對企業未來的安全發展也起到了舉足輕重的地位。

二、安全管理體系的建立對企業檔案館的重要性

檔案安全是檔案工作的首要任務，檔案工作重要是對文檔的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動，它客觀真實的保存了文件最起始的內容和事件。對企業來說，它最真實客觀的記錄了企業的發展以及每位員工的成長，能為社會各界提供相關的信息，從而有助于社會各方面對企業和企業員工有所了解，進而為之提供有效地信息資源。所以，加強企業檔案館安全管理體系地建立對企業的發展來說也相當重要。在新時代的背景下，給檔案安全也提出了新的要求，企業檔案安全體系的建設不單單指的是對企業檔案安全管理的要求，它更注重于“以人為本”的將企業員工的安全和企業檔案的安全管理有機地結合起來，進而全面促進企業的安全發展。

三、企業檔案館安全管理體系建設的相關策略

（一）安全保存紙質版檔案

在企業檔案館工作的過程中，企業檔案館工作人員應該有條理，有層次地對企業紙質版檔案文件進行有效安全地管理。企業可以先對檔案工作人員進行分工明確地管理，對珍貴檔案的保管交給相應地員工讓其盡快封存原件，確保檔案原件安全，用復制件代替原件提供利用。再讓部分人員專門負責易退化和損毀文檔地管理，及時做好修復歸檔工作，確保紙質檔案管理歸放環境。最后讓相應地檔案工作人員加強檔案庫房的安全管理，可以利用現代化技術安裝監控防盜設施，加強對機密檔案紙質原件的監控和確保檔案管理工作人員地自身安全。

（二）備份檔案信息

面對當今信息化不斷發展的今天來說，由于紙質檔案的管理自身存在易損毀，無法再生和需要保密等方面的局限性；電子檔案相比較紙質檔案來說，更易于儲存，容量大，在一定程度上可以提高工作效率，并且節省人力資源和物質資源。所以，電子檔案也逐漸被企業和各個領域所應用。但是，某些重要文件的保存需要原始材料介質的管理，因此，在紙質檔案保管的同時，要做好檔案、檔案信息管理系統及電子數據的備份。它不但可以幫助抵御突發性自然災害破壞、確保檔案安全，而且有助于并存時期這一特殊階段的檔案的同步管理。

（三）建立嚴格管理制度

一個成功的企業必須制定一套健全而科學的管理制度。企業管理制度是企業為求得最大效益,在企業管理實踐活動中制定的各種帶有強制性義務,并能保障一定權利的各項規定或條例的實施。連古人都曾說“無規矩不成方圓”，因而建立嚴格地管理制度，更有助于企業檔案館安全有序，有效地管理。一個完善制度體系地建立，需要從領導班子抓起，結合企業自身地實際情況，在“固守原基”的基礎上，改變舊式地檔案管理理念，從思想上注重這一方面地工作，創新改進建立符合企業自身發展所需地完善具體地管理指導。

結束語

本文先對企業檔案館安全管理工作的現狀進行了簡單的闡述，在簡單介紹當前企業檔案館安全管理的現狀的同時，進一步說明了安全管理體系的建立對企業檔案館的重要性。而后主要針對企業檔案館安全管理體系建設的相關策略展開了深入探索和研究，并進而提出了安全保存紙質版檔案，備份檔案信息和建立嚴格管理制度等具體實施策略。最終希望通過本文的分析探究，能夠給予相關的新時代企業檔案館的安全管理體系建設，提供一些更具個性化的參考與建議。