淺談事業單位人事檔案管理信息化

唐田

（平山縣干部信息管理中心，河北 石家莊 050400）

隨著互聯網信息化發展的不斷加深，市場的競爭環境愈加激烈，事業單位的危機意識也在逐漸提升。為了提升綜合實力與競爭力，事業單位需要注重人力資源的管理環節，擴充人才的儲備量，提升員工的職業能力與素質，提高發展的速度。為此，要想將人事檔案管理工作與信息化融合在一起，需要立足事業單位發展的實際需求，引入先進的管理技術與設備，提升日常工作標準，才能推動人事檔案管理工作信息化的進程，增強事業單位的競爭力。

一、事業單位信息化管理的不足

信息化管理是依靠信息技術為基礎的管理方式，可以提升員工的工作效率，提高員工的專業技能與素養，促進事業單位的可持續發展。信息技術的檔案管理改變了傳統的檔案管理方式，增強了事業單位整體的工作速率，降低了人工操作的失誤率。檔案管理的信息化也便捷了領導人員的查閱與觀看，讓領導人員了解員工的特點與能力，能夠將員工合理安排到適合自身發展的崗位，激發員工工作的活力，促進事業單位的發展。

（一）管理人員信息化意識不足

事業單位檔案管理信息化的發展，不僅需要領導人員的密切關注，還需要培養檔案管理人員的信息化意識。但，當下較多事業單位檔案管理人員缺乏信息化的管理意識，對信息化的設備缺乏基本的操作技術，無法將信息化的設備與工作做到統一與完善，從而制約了檔案管理信息化的有效發展。在事業單位檔案管理信息化的過程中，不僅檔案管理人員缺乏信息化的操作手段，事業單位領導人員也缺乏信息化的認知，對檔案管理信息化建設投入資金不足，支持力度較小，從而在根本上阻礙了檔案管理信息化的發展，限制了事業單位的發展。事業單位了領導者對檔案管理信息化發展認知不準確，也導致了檔案管理部門未能引進專業的人才，影響了檔案管理工作的信息化建設，未能使工作標準達預期的目標。

（二）設備更新緩慢

檔案管理的信息化發展離不開設備，良好的設備能夠提升工作人員的工作效率，提高工作人員的工作水平。目前，部分事業單位中設備硬件過于老化，其中的軟件系統也未定時更新。由此，相對與飛速發展的信息化過程，事業單位的檔案管理無疑落后了太多，影響了現代化的進程。在以互聯網為核心的信息化時代不斷發展的前提下，各企業極為重視信息技術的發展，將信息技術有機融合到具體工作中，發揮其快速、便捷、限制小的優勢，提升經濟效率。但事業單位在人事檔案管理的發展方向卻遠比不上各先進企業，未能投入足夠的發展資金，未將信息技術引入到具體工作中，導致信息化的設備系統更新緩慢，無法達到預期的目標值，嚴重拖后了工作的效能。甚至部分事業單位依舊采用了人事檔案管理傳統的管理方式，“面面溝通”“紙質記錄”等，拉大了與先進管理方式的差距，也降低了管理人員的信息化技術。檔案管理人員信息化技術的不足，影響了事業單位有序的工作流程，限制了事業單位有效的發展。事業單位領導者對檔案管理工作的忽視，導致了檔案管理工作只能使用計算機的基礎軟件進行操作，也容易為檔案管理工作帶來的風險。

二、優化信息化管理效果的措施

其一，事業單位應重視信息化的建設，其領導者應學習相應的理論知識，了解信息化的建設對企業發展的意義。事業單位領導者在了解檔案管理信息化的重要性后，需要增加資金的投入，為檔案管理部門配備先進的設備以及技術人員，普及管理人員的信息技術，增強管理人員的工作能力。事業單位還可以創立檔案管理信息化小組，以此小組為工作的核心點與基準點，培養更多的專業人才，提升檔案管理工作的競爭優勢。

其二，在信息化管理的過程中，應該及時更新相關設備，制定出嚴格的工作規范，規劃好建設方案，根據計算合理的投入資金，才能切實的推動人事檔案管理向現代化建設方向發展。在發展期間，應該注重信息化設備的引入，并且引進最新出現的技術。事業單位應引入當前流行的云計算，大數據等技術，這是人事檔案管理工作能夠優化工作質量，提升企業核心競爭力的有效方式。

三、結語

目前，事業單位檔案管理信息化建設還存在較多的問題，嚴重制約了事業單位的工作效率，降低了事業單位的競爭力。因此，事業單位檔案管理信息化的建設，首先應從轉變領導者的態度開始，讓領導者認知檔案管理信息化的重要性，增加資金投入，其次引入信息技術的人才，提升檔案管理人員的工作素養，才能進一步推動事業單位檔案管理信息化的建設。