事業單位電子檔案管理的優化措施

黃業迪

（黑龍江省網絡空間研究中心，黑龍江 哈爾濱 150090）

電子檔案是借助于計算機和特定程序以電子數據形式呈現的檔案信息，通過應用電子檔案管理軟件，可以有效地改變事業單位傳統檔案管理的諸多弊端，利用特定的軟件開展檔案信息的實時查詢及編輯。同時電子檔案管理系統還可以與事業單位其他系統之間進行有效銜接，構建現代化的信息管理平臺，實現檔案信息的有效共享。

一、電子檔案管理工作的重要性

一直以來事業單位對于檔案管理工作重視不足，檔案管理工作存在形式化的情況，檔案管理效率不高。電子檔案普及應用后，利用先進的技術手段針對檔案進行分類和管理，有效地提高了檔案管理效率和質量。而且電子檔案更便于整理，檔案信息完成錄入后，能夠自動生成目錄并進行檢索，實現檔案的科學分類，為檔案利用者查找提供更多的便利。相較于紙質檔案，電子檔案更具安全性，存儲過程中受外界因素影響較少，不易出現丟失或是損毀的問題。而且電子檔案存儲時容量相對較大，即使發生了檔案信息缺失，也能夠及時補錄信息，再加之設置的計算機防火墻和采用的安全登錄模式，這都能夠有效的保證檔案信息的存儲安全。特別是借助于信息技術和網絡技術，電子檔案信息可以在網絡上實現共享，通地設置用戶查閱和使用權限，用戶查閱和使用檔案信息不再受時間和空間制約，能夠更便捷的實現對檔案信息的調取和使用。而且檔案信息能夠及時進行更新和補充，進一步確保了檔案信息的完整性。

二、事業單位電子檔案管理的優化措施

（一）提高對電子檔案管理的重視

在當前事業單位檔案管理工作中，需要加強對電子檔案管理工作的重視，并將其作為日常中的一種常態工作。在具體工作開展過程中，宜重視電子檔案管理軟硬件設施的建設，并對檔案管理過程加強監管，全面提高電子檔案管理工作的水平。在具體選擇軟硬件設施時，宜選擇高品質的軟硬件設施，同時還要定期對計算機系統和設備進行病毒查殺，清除隱蔽的隱患。保證電子檔案管理系統安全、穩定的運行。

（二）完善電子檔案管理制度

在電子檔案管理工作開展過程中，需要建立健全電子檔案管理制度，針對電子檔案制作、審核、收集、分類、存儲和補錄等各環節的流程進行明確，嚴格對整個管理過程進行監督，針對電子檔案管理行為進行規范，進一步確保電子檔案的真實性和準確性。事業單位還需要根據自身檔案管理工作的情況及時補充和完善檔案信息。在具體構建電子檔案管理體系過程中，宜以集中性作為基本原則，針對事業單位檔案信息實施統一管理，深入挖掘檔案信息價值，強化對檔案管理活動的監管。

（三）優化電子檔案管理模式

部分事業單位電子檔案管理模式還沒有形成完善的體系，檔案數據存在遺失的情況，這必然會對檔案重審效率帶來較大的影響。因此在實際工作中需要針對電子檔案流程進行詳細審查，及時找出問題并加以處理。相較于紙質檔案，電子檔案具有明顯的優勢，這就要求檔案管理人員要在工作中要嚴格要求自己，反復對照檔案中的每一個細節，確保檔案信息的真實性和準確性。

（四）構建智能化檔案管理體系

在電子檔案管理工作中，事業單位需要加大資金投入力度，特別是在大數據背景下，需要積極構建完善的智能化檔案生理體系，充分的借助于先進技術來滿足人們的需求。在智能化檔案管理體系中，需要具備即時糾錯、智能感知和智能驗證等特點。在具體錄入電子檔案時，借助于大數據分析和計算，設計自動糾錯系統，全面提升檔案信息錄入的準確率。并通過建立智能感知系統，針對檔案調取、存放和管理工作中的失誤進行提醒，監督檔案管理人員嚴格執行既定的流程。另外，將智能驗證系統加入到檔案管理的關鍵環節，利用程序控制執行相關命令，一旦設置上出現錯誤，可以及時加以驗證，進一步促進檔案管理水平的提高。

（五）加強檔案信息的安全存儲

事業單位在發展過程中檔案信息數量與日俱增，通過構建完善的檔案信息數據庫，實現對檔案信息的統一存儲和管理，可以進一步強化檔案信息的安全性，并實現對檔案信息內容的及時補充和完善。而且為了能夠實現對檔案信息的安全存儲，檔案管理人員還應針對電子檔案信息劃分安全等級，針對不同等級采用不同的加密方式，有效的保證檔案信息的安全。另外，還要實時監控計算機系統的運行狀態，確保檔案信息數據存儲和傳輸的安全。

三、結束語

在當前事業單位電子檔案管理工作中，由于傳統的檔案管理體系與電子檔案管理不具有適應性，因此需要積極對電子檔案管理進行優化，積極建立健全電子檔案管理制度，進一步規范電子檔案管理流程，構建與電子檔案管理工作相適應的電子檔案管理體系，保障電子檔案信息的安全，全面提高電子檔案管理工作的水平，實現檔案信息的高效開發利用，更好地發揮出事業單位檔案信息的價值，使其為社會和經濟的發展提供更高效、優質的信息支持。