科技檔案信息化建設的優化策略

梁威

（黑龍江省農業機械工程科學研究院齊齊哈爾農業機械化研究所，黑龍江 齊齊哈爾 161006）

在當前市場經濟環境下，科研院所科研活動增多，而且加快了與市場的融合。在這種新形勢下，科研院所需要加快推動科技檔案信息化建設的進程，努力提高檔案信息化水平。針對科研活動中形成的科技成果，借助于信息技術實現對其完整的保存和高效的利用，。但一直以來科研單位檔案信息化基礎相對薄弱，因此需要積極構建完善的檔案信息化建設體系，明確具體的目標，并選擇適宜的軟件，制定完善的制度為檔案信息化建設提供指導和約束，加快拓展科技檔案服務領域，實現科技檔案信息的高效利用。

一、科技檔案信息化建設的重要性

在當前信息化時代背景下，計算機網絡技術取得快速的發展，借助于網絡即能夠搜索到所需要的信息資源，而且信息的利用不受時間和空間的限制。在這種新形勢下，科技檔案信息化建設成為管理工作中重要的發展趨勢。特別是信息技術引入，其為檔案信息化建設提供了更多的便利，通過構建檔案信息數據庫，實現檔案信息高效存儲，加快推動檔案資源共享的步伐。再加之檔案管理軟件和系統的不斷完善，這也為科技檔案信息化建設打下了良好的基礎。而且科技檔案信息化管理的實現，借助于檔案信息系統來對檔案進行管理、分類和查詢，不僅實現了資源的節約，而且實現了檔案管理流程的規范，通過開發檔案信息檢索系統，還可以進一步提高檔案信息檢索的效率。特別是檔案信息的開發利用水平有了大幅度的提升，檔案利用者在利用科技檔案信息時，不再受時間和空間制約，有效地提升了科技檔案的服務水平，檔案信息提取和利用更具便捷性，能夠更好地滿足社會各界對科技檔案信息的需求。

二、科技檔案信息化建設的優化策略

（一）加強對檔案信息化建設的重視

科研單位領導和人員需要強化檔案管理意識，對科技檔案信息化建設有一個深入的認識。單位領導在日常工作中需要加大投入力度，為檔案信息化建設配備完善的基礎設施。檔案管理人員需要積極轉變檔案管理理念，在日常檔案管理工作中重視先進技術手段的應用，全面提升檔案管理的信息化水平，為科技檔案信息的開發利用打下良好的基礎。

（二）加強檔案管理制度的建設

科技檔案信息化建設步伐的加快，這也使電子檔案成為當前科技檔案的主要形式，大量電子檔案的出現，這也使傳統的檔案管理制度已無法滿足實際檔案工作開展的需求。因此需要加快建立健全科技檔案管理制度，進一步規范檔案信息化管理流程，并對具體操作進行統一，使科技檔案信息化建設具有完善的制度支持，并以此來對電子檔案的收集、歸檔、保存、管理和利用等進行指導和約束，為檔案信息化建設工作的有序開展提供重要的指導。

（三）拓展科技檔案服務領域

隨著科技檔案信息化建設進程的加快，科技檔案服務工作發生了較大的變化，特別是數字化的檔案信息為科技檔案的利用提供了更為便捷的途徑，為科技檔案服務質量的提升打下了良好的基礎。在實際科技檔案管理工作中，檔案管理人員充分的利用先進的檔案管理軟件實現以檔案信息的統一和集中管理，全面提升檔案編研水平，為檔案信息化建設的深度和廣度起到積極的促進作用。而且借助于網絡化平臺，還能夠為檔案利用者提供更多元化的檔案服務，進一步拓展檔案服務領域。特別是作為科研檔案管理人員，需要強化自身綜合素質的提升，掌握各種先進的技術手段，從而更好地適應檔案信息化建設工作中的要求，為科技檔案信息化管理水平的提升打下堅實的基礎。

（四）加強科技檔案信息的安全管理

科技檔案信息化建設過程中，科技檔案信息的安全性越發受到重視。科技檔案是針對科研活動中重要信息和資料的真實記錄，一旦出現泄露必然會帶來無法估量的后果。在科技檔案信息化建設不斷深入的新形勢下，在軟硬件設施配備齊全的情況下，還需要重視軟件的更新升級，保證檔案信息的安全。對于科技檔案信息管理系統中的電子文件，宜設置只讀模式，避免用戶隨意篡改文件信息，確保數字檔案信息的原始性。對于借閱科技檔案的用戶，宜采取身份鑒別和權限控制等措施，在提高檔案信息高效利用的同時，要避免出現信息泄密的情況。另外，科技檔案在轉化為數字化過程中，還需要制定有效的安全防范措施，確保科技檔案數字化過程中中的安全性。另外，科研院所還需要重視對檔案信息管理系統的優化，重視安全技術手段的應用，進一步保障檔案數據庫的安全。并針對科技檔案信息實施異地備份，進一步提高檔案信息安全。

三、結束語

在當前科研單位信息化建設過程中，科技檔案信息化建設是其中較為關鍵的一項內容，同時也是檔案工作的必然選擇。因此在實際工作中需要積極采取切實可行的措施加快促進科技檔案信息化水平的提升，實現科技檔案的高效開發利用，更好地實現科技檔案的價值。