經濟開發區檔案管理的創新研究

席淑媛

（忻州經濟開發區管理委員會，山西 忻州 034000）

當前國家經濟在快速的發展，促進了各級經濟開發區的發展，其對經濟發展做出了重要的貢獻。其中心任務就是發展經濟，所以，其他工作就要圍繞發展經濟這一中心開展。檔案可以還原歷史、服務現實，并且對未來進行預測，給決策、工作方案以及計劃的制定提供有效的依據，除了可以記錄經濟開發區的發展歷程，還可以當作服務決策、促進發展的隱性支撐。因此，這就要注重經濟開發區的檔案管理工作，采取創新、有效的管理方式，提升檔案管理的水平，為檔案的利用奠定良好的基礎。

一、經濟開發區檔案管理中存在的問題

（一）對檔案管理的重視度不足

經濟開發區的中心任務就是促進經濟發展，所以，在發展運營中側重于見效快、看得到的產業項目建設，看重經濟增長速度、規模工業產值、稅收總量等，但是對于檔案管理中的一些隱性工作則容易忽視，限制了檔案管理的整體水平。

（二）沒有健全的系統

很多經濟開發區檔案管理普遍存在分散的問題，沒有系統性，例如，整個園區中的檔案統籌性不足，很多檔案都是在不同的部門，容易出現遺失的問題，很難形成系統的檔案資料，不能給決策以及發展提供服務，限制了檔案的作用發揮[1]。

（三）管理效率較低

當前還有一些經濟開發區在檔案管理工作中用傳統的管理方式和模式，對新的科學技術的運用有限，創新意識不足，例如，有的經濟開發區還運用紙質檔案，并未配備獨立的檔案管理室，影響了檔案的回收、儲存等工作，易導致檔案損壞以及丟失，相關工作開展不夠細致，未形成標準的臺賬，無法確保檔案的完整性。

（四）檔案利用效率較低

經濟開發區的檔案應該為經濟社會發展而服務，而當前很多經濟開發區都把檔案管理和服務經濟分開，檔案都保存在室內，并未在經濟發展中發揮應有的作用，利用效率很低。

二、加強經濟開發區檔案管理的創新策略

（一）提升對檔案管理的重視程度

檔案管理能夠記錄經濟開發區的發展歷程，為相關服務決策的制定提供依據，所以，應提升對這項工作的重視程度。首先，經濟開發區中的所有人員都要意識到檔案管理在推動經濟發展中的重要性，把工作放到開發區發展大局中，放到經濟開發區發展的整個過程中去考慮，清楚工作定位；其次，要樹立較強的檔案管理意識，日常的工作內容都需要留存檔案，如，客商考察、重要會議、重大項目開工、招商引資、領導視察等等，把各種形式的資料都完整的保存下來。

（二）建立檔案管理系統

檔案管理工作具有較強的系統性，這就要用系統的思維進行考慮，用系統的方法開展工作，建立健全的管理體系。首先，要建立系統機制[2]。工作需要轉變，從簡單人員管理變成制度管理，提升工作的有效性和科學性。例如，通過制度的方式規定，主辦部門要做好工作方面的資料留存，內容包括各種形式的資料，整理好之后交給檔案管理部門以及人員統一進行管理，構建檔案入庫登記制，所有檔案入庫都要清楚的記錄。其次，建立“1+3+N”的管理體系。經濟開發區中有很多的部門，為了提升檔案管理的有效性，就需要形成體系。“1”是專門的檔案管理部門，“3”是經濟開發區、局室以及部門，“N”是專業檔案管理人員，涉及到各個層次的檔案管理人員。基于建立管理體系，可以將管理責任落實到個人，提升管理的效果。

（三）提升檔案資源的利用效率

檔案管理是為檔案的利用提供保障的，只有利用方案，才能有效地發揮出其價值，因此，工作的目的就是要提升檔案的利用效率，為現實提供服務。首先，通過借閱檔案，可以了解經濟開發區的發展歷史，例如，重大歷史事件、完善園區建設等；其次，通過深入分析檔案，能夠為有關決策提供依據。檔案保存的內容形式較多，如，文字、錄音、視頻等，包含發展中的大量數據，基于深入的分析，能夠掌握經濟開發區的發展情況，對問題以及趨勢進行分析。例如，分析每年經濟開發區的經濟總量、稅收情況、經濟增速、市場主體等，掌握經濟開發區的整體情況，為后續的發展目標以及計劃的制定奠定基礎。

（四）提升檔案管理的質量

創新是發展的不竭動力，當前檔案管理也要進行創新，適應時代發展趨勢，對管理的工具手段以及方法等進行創新，提升檔案管理的有效性。首先，實現檔案數字化。以往檔案主要是紙質形式的，對于儲存空間的條件要求很高，如，氣溫、面積、防火性等，檔案保存不當，就會出現損壞、受潮、丟失等情況。當前就要將紙質檔案都數字化，積極利用先進的技術，促進數字檔案庫建設，第一，促進庫存檔案數字化，基于錄像、拍照、掃描等手段，實施數字化保存；第二，明確檔案數字化入庫，盡可能減少紙質檔案[3]。需要把經濟開發區中各部門的檔案資源都納入到數字化檔案庫中，做到信息互通共享，提升檔案的系統性。其次，實施專業化管理。要提升管理的專業化水平，就需要合理的劃分檔案類型，依據實際情況編好條碼，為檔案的查閱以及管理提供便利。最后，健全檔案跟蹤機制。第一，需要構建臺賬機制，對檔案的各個環節進行登記，保證沒有遺漏；第二，全面運用數字化平臺，跟蹤檔案痕跡，明確每份檔案的時間期限，保證檔案及時、安全的歸庫。

結語

綜上所述，檔案管理是經濟開發區管理工作中不可缺少的一部分，具有重要作用，不僅是經濟社會發展的產物，還有利于促進經濟社會發展。所以，應提升對檔案管理的重視程度，以經濟社會發展為核心，建立健全的系統，提升管理的有效性，加強對資源的利用，充分發揮出檔案的作用，促進經濟發展。