辦公室文書檔案管理初探

嚴麗容

（漳州市龍文區(qū)步文街道辦事處，福建 漳州 363005）

辦公室文書檔案保存的資料包括行政管理、黨政管理等相關資料，對行政單位的整體信息進行收集和管理，實現(xiàn)對各項管理工作的全面清晰記錄，部門內(nèi)部成員積極溝通、努力協(xié)調(diào)，才能提升辦公室文書檔案收集與管理的工作效率，以推動行政部門的長期穩(wěn)定發(fā)展。

一、辦公室文書檔案特點

辦公室文書檔案是辦公室日常行政管理過程中產(chǎn)生的，具有保存價值的文件資料，無論是辦公室文書檔案的形態(tài)、內(nèi)容以及利用價值等方面，均表現(xiàn)出與其他檔案顯著的差異和不同，有其自身的管理規(guī)律和特點。

（一）分散性

辦公室文書檔案分散性，指的是其原始記錄的分散性，即，辦公室文書檔案內(nèi)容包括日常行政管理過程中產(chǎn)生的具有保存價值的文獻資料，包括通知、通告、批復、總結、合同等等，涉及行政管理類、黨群類等，類型眾多，內(nèi)容分散復雜，增加了文書檔案收集、管理的難度。

（二）成套性

與其他檔案相比，辦公室文書檔案具有顯著的成套性，所謂成套性，是指從文書檔案所承載著的信息之間的關聯(lián)性來看，主要表現(xiàn)在辦公室文書檔案是圍繞某項工作、項目或專業(yè)建立起來的文書檔案，體現(xiàn)了完整信息內(nèi)容。

（三）價值性

辦公室文書檔案是辦公室日常行政管理過程中留下的具有保存價值的文件資料，文書檔案是行政管理的重要成果及信息源，發(fā)揮著重要的參考、憑證價值，為行政管理決策及發(fā)展規(guī)劃等提供文字信息參考依據(jù)，對提升行政機關管理決策性和規(guī)劃科學性發(fā)揮著重要作用。

二、辦公室文書檔案管理方法

（一）提升辦公室文書檔案管理人員的工作意識

高層領導者要加強對文書檔案歸納整理工作的重視程度，加強內(nèi)部宣傳，提升工作人員的工作意識。通過積極的宣傳，使得工作人員對檔案管理的意義有更加深刻的認識，了解檔案管理的工作性質(zhì)，檔案管理人員的工作更加科學，非檔案管理人員使用文書資料時更加規(guī)范，盡量不給相關工作者添麻煩。適當?shù)男麄髯屍渌ぷ魅藛T了解檔案管理工作的重要性，進一步提升檔案管理人員的工作積極性。

（二）建立檔案管理網(wǎng)絡體系

檔案管理工作需要對相關文件及時記錄、整理，將文書資料納入需要歸檔的范圍內(nèi)，之后還需要定期對文書資料進行核對，保證檔案內(nèi)容的完整性，將立卷的初始工作與文書處理的結束工作結合在一起，為日后開展檔案管理工作打下堅實基礎。在檔案管理人員中建立樹形結構網(wǎng)絡體系，有層級的科學管理，對每一項檔案管理工作分配到人，精準分工。同時加強檔案管理工作者之間的溝通，當遇到問題時可以及時聯(lián)系，人員之間清楚了解互相的工作內(nèi)容，當需要協(xié)調(diào)合作時，可以準確找到相關工作負責人，事半功倍。

（三）加強檔案管理工作隊伍的人才建設

當前辦公室文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)普遍偏低，應加強檔案管理人員的技術培訓。首先，在人才引進上，應加大投入力度，適當提升相關人員的招聘條件，同時增加檔案管理工作者的資薪待遇，以吸引更多優(yōu)質(zhì)的專業(yè)性人才。其次，應加強在職人員的技術培訓。單位可以派出部分工作人員，到檔案管理優(yōu)秀的單位進行學習，選擇適合本單位檔案管理工作的方法進行學習。隨著社會的發(fā)展，對檔案管理工作者也有了更高的要求，請相關培訓人員對在職員工定期培訓，保證辦公室文書檔案管理人員的技術水平滿足單位發(fā)展的需要。最后，單位領導者應該構建辦公室文書檔案管理的考核指標，指標包含的方面盡可能全面，對相關檔案管理工作者進行定期和不定期的考核，使得工作人員不易產(chǎn)生懈怠心理，保持較為良好的工作效率。同時，將工作人員的工作用績點進行統(tǒng)計，將工作效果與工作人員的薪水相掛鉤，提升工作人員的工作積極性。

（四）創(chuàng)新辦公室文書檔案收集與管理的工作模式

傳統(tǒng)的文書檔案管理工作方法已經(jīng)不適合當前大部分單位發(fā)展的需要，很多檔案收集工作被動，存在很多遺漏的現(xiàn)象。單位管理人員應對當前檔案管理工作體系進行改革創(chuàng)新。加強檔案管理人員與各個部門之間的聯(lián)系，以便及時收集和整理需要歸檔的文書資料。同時，對以往的檔案資料進行核查，找到缺失和遺漏的標記出來，盡可能彌補。定期對檔案管理工作進行盤點，找出工作存在的漏洞，實時更新工作方案。辦公室文書檔案管理人員應將現(xiàn)代信息技術與檔案管理工作相結合，利用計算機確保信息收集的完整性和準確性，從而增加檔案管理工作的效率。

（五）增強信息安全意識

為避免檔案信息遭到泄漏或者破壞，辦公室檔案管理工作人員應當加強安全意識。辦公室檔案信息主要包括各個部門工作進度、會議記錄、員工檔案和病患信息等，都是保證單位正常運轉的重要資料。單位日常運轉的資料有著很大的保存價值，并且應當確保檔案信息的真實性和準確性。信息時代的背景下要將各類資料進行信息化處理，應用現(xiàn)代計算機技術將信息以電子形式保存，并且將各項資料分類保存，建立對應的數(shù)據(jù)信息庫，使得單位檔案形成系統(tǒng)和完整的電子信息系統(tǒng)。將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保存的信息經(jīng)過技術處理加以保存，并且采用加密形式進行處理，保護檔案信息。建立辦公室檔案信息化體系是漫長過程，也是構建信息化辦公室檔案管理平臺的主要方法。

三、結語

綜上，辦公室文書檔案管理作為單位行政管理的真實歷史記錄，也是行政辦公必不可少的重要因素之一，對協(xié)助單位領導處理事務性工作提供信息參考等發(fā)揮著極其重要的作用。辦公室文書檔案管理水平直接體現(xiàn)了行政管理效率和水平，要結合新時代檔案管理的實際需要和特點，不斷加強辦公室文書檔案規(guī)范化管理，夯實文書檔案管理基礎，不斷提升案卷質(zhì)量，加強辦公室文書檔案立卷歸檔指導，不斷提升文書檔案規(guī)范化管理水平，對發(fā)揮文書檔案利用價值具有積極的現(xiàn)實意義。