設錯教學法在會計信息系統總賬模塊中的應用思路
——基于用友ERP-u8v10.1軟件

鄧曉燕（武昌工學院會計學院）

■ 總賬模塊簡介

總賬系統是用友u8軟件財務會計部分最核心的一個子系統，其基本功能是利用建立的會計科目體系，輸入和處理各種記賬憑證，完成憑證審核和記賬、對賬、結賬，輸出各種賬簿。

■ 設錯教學法在總賬模塊應用的原理

總賬模塊正常運行，其前提是系統初始化中的選項設置、基礎設置、期初數據和日常業務中代表各項經濟業務的業務數據四項資料彼此之間的高度統一。即使任何兩項資料之間出現不一致性，均會導致賬務處理無法繼續進行。設錯教學法的應用原理即在于打破這種一致性，因為每一個“一致性”打破的背后均代表著一個設錯點。

■ 應用舉例

（一）基礎設置——期初數據——業務資料

基礎設置環節主要包括設置各模塊公用的基本信息、基礎檔案以及單據等。在基本信息中可以修改企業建賬過程中設定的會計期間、編碼方案和數據精度；在基礎檔案中能夠設置企業的部門、人員、客戶、供應商、存貨以及財務、收付結算等信息。

①基本信息中的編碼方案是為了便于對經濟業務數據進行分級核算、統計和管理，編碼規則設置的主要目的為規定各種編碼的級次以及各級的長度，編碼方案的有效設置將會影響基礎檔案的相關內容，進而影響期初數據的錄入及后期賬務處理。以會計科目編碼方案為例，軟件預置為1級，級長為4。此處需要根據公司實際情況進行修改，增加級數和級長，例如可以改為“4-2-2-2”模式，表示總共有4級，第一級的級長為4，2-4位的級長為2。如果此處不作修改，在會計科目界面無法增加明細科目，進而在期初數據中無法錄入相關明細科目的期初余額，日常憑證處理時部分明細科目無法錄入。

②部分基礎檔案設置的前提是先確定基礎檔案的分類編碼方案，比如部門、人員、客戶、供應商、存貨等的設置。

③部分基礎檔案設置的前提取決于賬套建立時錄入的相關信息，比如客戶、供應商和存貨是否進行分類管理，是否進行外幣核算等。例如，建賬時系統提供是否進行外幣核算的備選項，假定不做勾選，那么在基礎檔案中將不顯示“外幣設置”的錄入界面；會計科目“銀行存款”的外幣核算則顯示為灰白色，表示無法進行編輯，該科目不能進行外幣設置，進而影響該外幣賬戶期初余額的錄入以及日常憑證處理部分的外幣業務。

④部分基礎檔案之間存在相互勾稽關系，比如進行項目核算時，首先要對相關會計科目勾選“項目核算”的輔助核算，在此基礎上才能進行項目目錄的設置，而項目目錄的設置又是后續期初余額錄入界面相關科目輔助期初余額錄入的基礎。例如設置“產品”項目，那么首先需要將“庫存商品”、“主營業務收入”和“主營業務成本”幾個科目勾選項目核算，其次在項目目錄中設置“產品”項目大類，選擇上述科目，然后錄入具體的產品類別，在產品類別的基礎上錄入產品的項目檔案。項目目錄設置完成之后，才能到“庫存商品”科目的期初余額界面，錄入各產品檔案的具體期初數據。

⑤部分基礎檔案直接對業務資料的填制產生影響。例如，在會計科目的設置界面，我們需要指定庫存現金和銀行存款為出納的專管科目，假設不進行指定，后續則無法進行出納簽字和現金日記賬以及銀行存款日記賬的查詢。另外，如果企業需要編制現金流量表，同樣需要指定相應的現金流量科目，若不指定，后續憑證填制中無法進行相應科目的現金流量錄入。

（二）期初數據——業務資料

期初數據對業務資料的影響主要體現在如下兩個方面：

其一，部分會計科目本身應該有期初數而未在期初余額界面錄入，或者是錄入的期初余額小于相反方向實際發生的金額，那么憑證處理過程中這些科目將會出現金額赤字。例如，“庫存現金”科目在憑證處理中進行貸記時，前提條件必須是期初數大于等于貸記數，如果期初數為零或者有余額但余額小于貸記數，那么“庫存現金”科目會出現赤字，顯然，這是違背會計核算基本原理的。常見的出現赤字的科目主要是資金類科目和往來類科目。

其二，期初余額錄入之后需要試算平衡。如果期初余額試算不平衡，可以對業務資料進行憑證填制和審核，但是不允許記賬。另外，期初余額在平衡的基礎上，必須確保數據準確，因為一旦在業務處理環節進行完第一次記賬，期初余額將變成“只讀”狀態，無法再進行修改。

（三）賬套信息——業務資料

賬套信息包含著企業的重要信息和會計政策，比如制單控制、憑證控制、權限控制等，賬套信息的設置直接關系著日常業務的正常運行。

①制單控制中，可以設置是否進行序時控制，一旦勾選了序時控制，在對業務資料進行憑證填制時必須嚴格地按照時間先后順序進行控制；赤字控制首先給出控制范圍，用戶可以選擇對所有科目進行赤字控制，也可以僅控制資金及往來類科目，赤字控制的方法又分為“提示”或者“嚴格”。在“提示”的情況下，憑證出現赤字時，系統僅做出“出現赤字”的提示；在嚴格控制的情況下，憑證出現赤字是無法進行保存的，制單人必須首先更正錯誤或者更改赤字控制設置。另外，由于總賬子系統和其他子系統還存在數據傳遞關系，總賬子系統的部分會計科目在勾選相應輔助核算時，可能已經設置了受控系統，科目一旦設置了受控系統，科目本身在業務的憑證處理環節是不能自由使用，系統會提示“該科目已受控！”在此背景下，我們有兩種渠道可以進行設置，其一是在會計科目界面將科目的受控系統調整為空白，取消受控；其二是會計科目界面不動，在總賬模塊修改制單控制，設置為可以使用應收受控科目、應付受控科目和存貨受控科目。

②憑證控制中，如果設置了“現金流量科目必錄現金流量項目”，假設之前已經指定了現金流量科目，那么在憑證填制環節一旦出現現金流量科目，則必須要錄入相應的現金流量項目，否則憑證無法保存，如果沒有設置“現金流量科目必錄現金流量項目”，那么現金流量項目的錄入則屬于制單人的自由選擇項；如果勾選了“同步刪除業務系統憑證”，總賬子系統在刪除其他子系統傳遞過來的憑證時，相應子系統的憑證數據會同步刪除，如果沒有勾選，總賬子系統刪除時子系統則僅僅標記為“作廢”。另外，是否進行憑證斷號的填補，銀行科目的結算方式以及往來科目的票據號是否必須錄入，這些都會對后續業務資料的賬務處理產生影響。

③權限設置中，系統可以對制單細節進行控制，可以設置制單權限是否控制到科目，由此限定每個制單人可以使用的會計科目；設置是否控制到憑證類別，限定每個制單人可以填制的憑證類別；設置操作員有什么樣的金額權限，限定不同級別的制單人可以填制的金額；設置憑證是否必須經過出納簽字，憑證是否必須經過會計主管簽字，能否查詢、修改、作廢他人填制的憑證等等。這些設置都會直接影響操作員對于業務資料賬務處理的權限問題。

（四）業務資料——業務資料

業務資料之間的勾稽關系主要體現在以下四個方面：

其一，日常業務之間的數據傳遞關系。這種數據傳遞關系最為簡單，僅僅要求會計人員對業務較為熟練即可，軟件操作層面并沒有太大的技術含量。

其二，其他子系統與總賬子系統之間的數據傳遞。其他子系統在完成日常的業務處理后，會將自身業務數據轉變為憑證傳遞給總賬子系統，由總賬子系統負責審核和記賬。總賬子系統在負責審核時，發現錯誤會將憑證打回，由原子系統修改業務資料之后重新提交傳遞直至憑證審核、記賬、對賬以及結賬。結賬時需注意，由于存在數據傳遞關系，必須確保在其他子系統結賬完畢的情況下，最后進行總賬子系統的結賬。

其三，總賬子系統日常業務與期末業務之間的數據傳遞。由于總賬子系統的期末業務采用的是轉賬設置加生成模式，轉賬設置環節的易錯點主要體現在自定義轉賬設置上借貸方的設置和各種期初、期末、發生函數的調用。在憑證的生成環節，必須要確保前期所有的憑證已經記賬，因為期末憑證生成時是從會計賬簿取數，如果沒有記賬，期末轉賬時會提示“余額為0”導致轉賬失敗。

其四，總賬子系統期末業務之間的數據傳遞。企業最常見的期末業務主要包括期間損益結轉、采用自定義轉賬方式計算的應交企業所得稅以及采用對應結轉方式計算所得稅費用轉入本年利潤之后的凈利潤。上述三項期末業務之間由于存在數據傳遞關系，而期末業務的憑證生成又是從會計賬簿取數，所以必須是前一筆憑證審核記賬之后才能進行下一筆，否則容易出現錯誤。