疫情防控下的高校檔案工作探討

張 惠

（河南科技大學檔案館 河南洛陽 471000）

2020年突發的新冠肺炎疫情以其傳播快、范圍廣、防控難成為我國乃至世界范圍內的突發公共衛生事件。在這場到目前還未結束的抗疫戰斗中，產生了大量的疫情防控檔案，真實地記錄著黨和政府帶領人民抗擊疫情的情況。每個人在這次疫情防控中都不能置身事外，都是抗擊疫情的一份子。作為高校檔案工作人員，雖然不在抗擊新冠肺炎疫情第一線，但是可利用檔案專業的優勢，及時做好疫情防控檔案的收集管理工作，將這次疫情完整、全面、客觀地記錄在檔案中，將有助于今后應對突發公共衛生事件中發揮檔案工作的參謀助手作用。

做好高校疫情防控檔案收集工作

檔案收集是疫情防控工作中的重要環節，也是檔案工作的起點。根據《國家檔案局關于做好新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控期間檔案工作的通知》要求，廣大檔案工作者嚴格落實黨中央、國務院和各級地方黨委政府的決策部署以及國家檔案局的要求，抓實抓細檔案工作，為打贏疫情防控阻擊戰作出檔案部門的貢獻[1]。

疫情檔案的收集。疫情防控涉及的部門多種類也非常多，檔案收集機會稍縱即逝。檔案部門應積極主動，抓住時機，將新冠疫情作為重大事件進行檔案材料的專題收集。明確收集范圍，確保檔案收集工作全面及時，做到相關檔案應收盡收廣收快收。且結合高校疫情防控工作的特點，有針對性的開展收集工作，凡是在本次疫情防控工作中直接形成的有保存和參考利用價值的各類載體的材料，均應納入收集歸檔范圍。主要包括：

上級領導和有關部門關于疫情防控工作的批示、講話、重大決策部署、相關政策文件、會議紀要等相關材料;

學校在疫情防控工作中制定的方案預案、規章制度，排查監測情況及專題會議紀要、公告、通知、通告等相關材料；

學校在疫情期間采取的防治措施、疫情報告、數據統計、醫療救治、隔離防治、人員物資調配等相關材料;

學校在開展疫情防控工作中的各類媒體報道、宣傳教育、防控知識、先進人物和先進集體事跡情況的新聞報道及音視頻等材料；

疫情防控工作過程中生成的各類簡報、大事記、工作總結、匯報材料、表彰材料等；

學校黨員干部、師生參與疫情防控工作志愿服務人員名單，及其工作過程中產生的文件材料；

學校在做好疫情防控相關的線上線下教學安排，科學研究工作形成的文件材料、圖片資料等；

學校對師生返校疫情防控相關工作文件材料；

確診病例及其密切接觸者的調查表、調查報告、實驗室檢測報告、專家會診意見及現場消毒和隔離記錄等材料；

在疫情防控工作中形成的照片和圖像影音資料及證書、獎杯、獎牌和其他實物檔案；

在抗擊疫情過程中，學校防疫物資采購清單，接受社會各類救助、捐贈及單位、個人（含校友）向疫區捐贈財物的憑證、記錄；

其他與疫情防控工作有關的具有保存價值的資料。

疫情檔案收集方法。高校疫情檔案收集，采用人工收集、網絡收集兩者相結合的方法。只有采用科學的收集方法，相互補充、靈活運用，才能確保收集工作質量，最終實現材料收集的完整齊全。

線下收集，①這是最主要的也是最傳統的收集方法，是指高校各相關部門按照歸檔制度將文件材料移交檔案部門，②高校檔案工作者主動深入疫情防控工作相關部門，收集各種有價值的材料。

網絡收集，①指通過高校檔案管理系統接收需歸檔的疫情檔案材料，如在OA系統中流轉形成的與疫情有關的電子文件等，②對于微信、微博、社交網站等基于互聯網應用程序的社交媒體上的有關疫情信息，可以通過信息技術手段實時捕獲或直接下載，以達到完整收集的目的。

高校在疫情防控期間，網絡授課、居家辦公產生了大量的電子文件和電子圖片，這些材料是疫情防控檔案的重要組成部分且占有很高的比重，學校檔案館應該加強對電子文件的收集，采取紙質文件和電子文件同時歸檔的“雙軌制”歸檔模式，力爭將疫情防控檔案收集齊全完整。

收集工作是高校檔案管理的重要環節，其質量直接影響其他環節的質量。應積極主動收集突發事件的相關文件材料，它是在事件活動中形成的客觀、真實、全面的原始記錄，也是日后處理事件工作的重要的依據。因此，高校各責任單位負責收集相關材料及實物，確保疫情防控檔案齊全完整、真實可靠，質量符合歸檔要求。

疫情檔案的整理。檔案的整理工作是檔案館的基礎工作，做好檔案的整理工作對于檔案價值的科學鑒定、檔案的妥善管理、檔案的統計工作、以及檔案的收集工作都有積極的意義。在整理檔案的過程中，需要遵守相應類型檔案整理工作的原則，按照檔案的行程特點和規律選擇合適的整理方法進行整理[3]。

首先，檔案館對收集的材料進行鑒別審查，甄別材料的真偽，判斷材料的保存價值，確定是否歸入檔案的工作；其次，按照一定的規律將全部材料有條不紊地分成統一的若干類別；再次，排序和編目，根據材料內容的內在聯系和材料之間的銜接及材料形成時間排序編號，它是查閱檔案內容的索引；最后是技術加工與入庫上架。

因疫情防控檔案材料眾多，其包含內容自成體系，不宜分散存放在黨群、行政文件中，宜制作為“疫情防控專卷”，專卷、專盒、專柜進行獨立保存，使其保持系統性和完整性。對于重要的資料要做好相關備份工作，防止因各種因素造成資料的損失，妥善保管并提供利用，為檔案資料的完整安全奠定堅實的基礎。

對于不同載體的檔案材料需放置在不同的保管地點，采用“互見卡”的方式，標明其存放位置，方便查找。在收集紙質材料的同時注重收集電子檔案，對于上級來文，缺少電子文件的，應將紙質檔案全文掃描進行數字化處理。科學地著錄歸檔文件目錄級和原文級的信息，構建疫情防控檔案數據庫，方便今后檢索和利用[2]。

高校檔案管理現狀

檔案管理缺乏健全的管理制度。高職院校在檔案管理中仍采用落后的手工分類方法。管理人員勞動強度高,任務重。文件的收集整理占用了大量的存儲倉庫。檔案的存儲方式仍然是基于紙質載體,檢查速度慢,導致存取精度低。高職院校業缺乏相對完善的檔案管理制度,沒有良好的制度制約檔案管理工作。高職院校檔案管理工作不是一項常規工作,缺乏規范性和有效性,導致檔案中包含的大量信息資源不能得到合理利用。現階段各高職院校在實際開展檔案管理工作時,主要依靠傳統的紙質檔案整理和監督工作形式。這種管理方式可能因時間過長而導致文件丟失或損壞,對查找工作很不方便。現在,基于信息技術的發展,相應的網絡管理平臺已經逐步建立起來,為管理提供了極大的便利。然而,許多高職院校由于考慮運營成本,不重視資金和技術的投入,使得檔案管理的數字化、信息化程度較低，影響了管理的有效性。

高校缺乏檔案管理技術。在信息化時代,高校的檔案管理是一個非常復雜的過程。高職院校檔案網絡化管理需要建立一個完整的信息平臺,將網絡信息應用于這項工作。現階段，檔案管理人員大多不是專業人員,也不是檔案管理專業的畢業生。大部分是由其他部門直接安排的。開展檔案管理工作前只有通過一系列簡單的培訓,所以他們不太了解檔案管理系統。沒有高能力檔案的管理和發展,更不用說檔案的利用率,因此高職院校檔案管理的效果不是很好。專業的檔案管理人員不僅要具備較高的檔案管理專業知識,還要具有一定的職業道德和素養,能夠積極地為檔案信息管理服務。經過一段時間的實驗,我們可以知道網絡環境下的檔案管理是非常方便的,可以充分發揮檔案的作用,而且使用起來也更加方便。因此,對于高職院校的檔案管理,必須加強其信息化建設,使其發揮最大的作用。同時,要將檔案信息平臺建設與學校交流平臺建設相結合,促進高職院校檔案管理工作的開展。

加強高校檔案信息化建設

特殊時期，學校一手抓疫情防控，一手抓日常教學，各項工作都在有條不紊地推進。疫情期間，由于不少師生隔離在家，學校師生跨地區、跨部門調用學校檔案資源情況大幅提升，線上利用檔案的需求急劇增加。高校檔案工作的開展，離不開檔案信息化建設的深入推進。積極開展檔案信息化建設可以有效地提升應對突發事件的能力。近年來，河南科技大學積極推進檔案數字化建設，持續開展館藏檔案的數字化加工，截止到2020年底，完成數字化加工3.2萬卷件，完成了學籍檔案的著錄工作，如學生的錄取審批表，成績單、畢業名冊，學位名冊等，另外對利用率高的專利檔案、部分基建檔案、畢業生照片等進行了數字化加工，絕大部分檔案查詢業務可以實現在PC端查詢、下載、打印、利用，進一步豐富了學校檔案信息資源，信息化建設成效顯著。計算機技術與現代化管理技術結合，將檔案信息進行存儲、編目、檢索和分析，提高信息利用效率，使其能夠在遵循保密原則的基礎上最大限度地被合理利用，不斷擴大閱讀范圍，增加閱覽途徑。

改進服務方式，提供高品質檔案服務

疫情暴發以來，全國范圍內控制人員流動，一系列措施在極短時間內出臺，給整個社會的生產生活帶來了巨大影響和改變，高校亦是如此，做好疫情防控，對維護師生員工生命健康安全、平穩恢復教學等工作，維護社會秩序，意義重大。隨著復工復學的到來，國內新冠肺炎疫情進入常態化防控階段，針對學生在就業應聘、出國留學、考研深造、晉升補檔等檔案需求方面，要提供及時、便捷、高效的檔案利用服務。

為應對新冠肺炎疫情對傳統檔案服務帶來的新挑戰，高校檔案館及時調整檔案服務方式，由到校咨詢、面對面提供利用改為電話咨詢、利用預約、來人自取、通過網絡遠程服務等方式提供利用。以減少人員交叉，利用線上溝通、急事優先的處理原則，集中辦理預約的檔案查閱事務。辦理后的檔案材料原則上以電子文件的形式通過微信、QQ、電子信箱等方式發送給檔案利用者，如必須需要紙質版需與工作人員溝通協調，采取線下線上相結合、多措并舉的檔案利用服務方式。這些舉措不但可以提高利用效率，也為今后改善檔案服務工作提供思路，做到工作、防疫兩不誤。

高校建立統一的檔案信息管理系統

疫情期間高校為了充分發揮信息技術在檔案管理中的應有作用，管理者應結合學校檔案工作的實際，建立統一的檔案信息管理系統。首先，借助信息技術，有效連接學校各部門，實現內部信息共享，提高檔案管理效率。其次，從軟件和硬件入手,根據檔案的類別建立相應的子系統,并根據檔案的性質、類別、日期和歸屬進行歸檔，使檔案信息得到及時歸檔和有效利用。對檔案管理的具體職責進行劃分。未來檔案管理的發展必須依靠信息化的便利性。只有不斷改革傳統檔案管理,實現檔案數字化轉型,合理配置檔案資源,才能最大限度地發揮檔案的功能。建立健全檔案制度,確保教學檔案的完整性和安全性。教學檔案是由教學文件和資料轉化而來,大部分來源于從事一線教學工作的教師和學生。教師和學生自己編寫的文件和材料一般只有一份。收藏前,它們長期保存在別人手中,很容易丟失。有些老師也不愿意把這部分材料交上來,認為重復使用的時候不方便找到。這就影響了教學檔案的完整性,使教學檔案難以發揮應有的作用。因此,建立和完善教學檔案的歸檔制度勢在必行。

歷史無聲，檔案有痕。在此次疫情期間發生的點滴將會由高校檔案工作者通過自身的業務活動，與疫情頑強抗爭的真實記錄進行歸檔,構建出一個完整的高校抗疫記憶。