行政單位檔案管理創新思路的探討

朱 恒

（單縣衛生健康局 山東省菏澤市 274300）

行政事業單位檔案主要是其在日常工作中所作的真實紀錄，為單位今后的發展提供歷史依據和參考憑證，其重要性不容忽視。隨著我國信息化的快速發展，傳統的檔案管理模式與現代化的發展愈發不相適應，行政事業單位的檔案管理工作轉型升級勢在必行。當前，行政事業單位的檔案管理工作存在著一些突出的問題，本文將逐一剖析并提出具體的辦法和對策。

事業單位檔案管理概述

事業單位檔案記錄民眾相關信息，事業單位檔案管理是對檔案提供利用服務的工作，檔案管理水平要適應社會的需求。事業單位檔案是記錄國家科教文衛等事業各方面資料，涉及到國家安全信息，如果檔案文獻資源泄露會形成嚴重危害，因此，事業單位檔案管理具有很高機密性。事業單位檔案管理工作是各項工作的重要環節，是衡量單位工作業績的重要尺度。檔案工作可以作為制定未來發展方向的資料。加強檔案管理工作有利于單位領導掌握工作開展情況，為上級領導決策提供依據。隨著社會的發展，檔案管理信息化成為事業單位檔案管理的趨勢。未來檔案信息化設備設施等方面需要提升。要根據事業單位實際需求定期更新設施，實現新型設備設施智能化；要根據使用管理系統檔案工作人員要求改善優化，為信息技術提升做好準備；要重新調整傳統形式組織結構等，推進檔案信息化建設發展。

事業單位檔案管理模式創新的必要性

創新是民族進步的靈魂，社會主義市場經濟的發展離不開創新，科學技術的日新月異也離不開創新，思維創新、方法創新、模式創新等等一系列的創新才能使得我們國家的經濟發展蓬勃前進，在創新中求突破已經逐漸成為人們生產生活的指導思想。陳舊的管理體制桎梏了事業單位檔案管理工作的開展，“一個本，一支筆”的傳統檔案管理模式為什么要在時代發展浪潮中得到創新呢？首先，檔案管理模式創新是事業單位檔案資源利用的前提。檔案資源利用的思路由來已久，卻遲遲沒有持續推進，總是在前進的路上受到諸多阻力。事業單位政事剝離以來，檔案資源的保密性按等級劃分，可供開放和利用的檔案資源數量顯著增多，可是僅僅只依靠幾個檔案管理人員的人工現場調閱還是無法實現檔案資源利用。故而，創新陳舊的檔案管理模式勢在必行；其次，檔案管理模式創新是事業單位改制的動力。事業單位改制是盤活事業單位經濟效益的重要舉措，檔案管理模式的積極創新有力完善了事業單位檔案管理工作的服務功能，越來越多的人們開始有意識的運用事業單位檔案資源，檔案管理工作人員也能夠站在創新服務的理念上提升檔案資源質量，在事業單位改制過程中起到了促進作用；最后，檔案管理模式創新是事業單位經營管理現代化的基礎。信息技術給各個行業的管理方式都帶來了不小的沖擊，如何搭上信息技術的快車，實現事業單位經營管理現代化，創新檔案管理模式就是其重要基礎。檔案管理信息化平臺的建立合理解決了各部門之間的信息溝通閉塞問題，每個部門都可以在權限范圍內登錄到事業單位檔案管理信息系統，在線查找及錄入檔案資料，為事業單位經營管理現代化提供數據支持。

行政單位檔案管理現狀

檔案管理重視程度不夠。首先，一些單位的領導層面通常把工作的重心聚焦在業務性的工作上，對檔案的歷史依據和憑證作用認識不到位。其次，一些單位沒有設立單獨的組織機構，部分單位在缺少人手或者業務工作繁忙的情況下，習慣于將檔案管理工作歸于辦公室，由辦公室人員兼職，而其業務能力和專業技術水平參差不齊。最后，一些單位沒有單獨的檔案室和檔案柜，導致檔案缺乏規范的儲存條件，極有可能出現發霉、損壞或丟失。有些單位存儲檔案的電子設備陳舊老化，無法保證電子檔案的有效存儲。

檔案管理工作人員的職業素質參差不齊。由于檔案管理學是一門正處于發展時期的學科，所以市場中專業的檔案管理人才是十分稀缺的，很多事業單位的檔案管理人員并不是科班出身，而是由年齡教長的非檔案部門工作人員轉調至檔案部門，如此，不僅其專業水平有所欠缺，且年齡普遍偏高。這也導致了很多檔案管理人員并不能及時地掌握信息技術，無法適應檔案管理工作的信息化發展，從而導致檔案管理工作處于滯后狀態。更有甚者，很多事業單位并沒有聘請專職的檔案管理員，而是由其他職位的工作人員兼職檔案管理工作，此類人員既欠缺工作經驗也缺乏專業知識，且因檔案管理工作為兼職并不能及時、有效的接受相關業務培訓，導致其專業水平知識得不到提升。

檔案管理制度不健全。一些行政事業單位的檔案管理工作除了參照：《中華人民共和國檔案法》的有關規定外，在單位內部沒有制定專門的切實可行的檔案管理制度。一些單位盡管建立了檔案管理制度，但在遇到問題時并沒有靈活合理地運用制度，導致制度的存在形同虛設。不規范、不健全的檔案管理制度肯定會帶來各種各樣的問題：檔案收集不及時或不齊全，就會導致檔案的整理不順暢；檔案整理不規范，就無法保證檔案的利用；借閱檔案不登記、借出的檔案不按時歸還或者歸還記錄缺失等，都無法實現檔案的價值。一些單位的檔案管理缺乏相應的獎懲政策，部分檔案管理人員工作缺乏主動性，導致工作進入了不健康的循環模式。

思維方式僵化。雖然我國事業單位經營管理方式推陳出新，在深度改革的形勢下取得了顯著的成績，但事業單位檔案管理思維方式僵化問題仍然存在，檔案管理部門還是處于經營管理的邊緣，事業單位薪酬制度優化以來，各業務部門職工工作干勁十足，為了評優創先更是積極提升業務技術能力。可檔案管理部門工作人員卻沒有納入績效考核機制中，崗位激勵政策得不到合理落實，呈現出了收入分配不均衡的現象，事業單位領導也是高度重視能帶來直接經濟效益的業務部門，這種檔案管理思維僵化已經嚴重影響了檔案管理部門工作人員的工作積極性，急需破解這一困境。

行政單位檔案管理創新思路

加強檔案管理隊伍建設。對于新形勢下事業單位檔案管理創新，除需要從上述兩個方面入手之外，還需要注意加強管理隊伍建設，提升管理人才的整體素養。依據事業單位檔案管理的實際情況，對于檔案管理隊伍建設，需要從以下幾個方面入手。一方面，事業單位需要積極引進檔案管理人才，通過引進高素質檔案管理人才，不斷充實檔案管理隊伍，使檔案管理工作中具有充足的人才資源，為檔案管理提供人才支持。另一方面，對事業單位的檔案管理人員，需要積極加強培訓教育，主要就是對檔案管理人員進行業務能力的培訓，使檔案管理人員可以掌握現代化的管理技術及方法，豐富其檔案管理理論知識，以實現檔案管理人員整體能力及素質的提升。同時，還需要加強檔案管理人員的職業素養培養，增強檔案管理人員的責任心，使其在檔案管理工作中更積極投入，對檔案管理工作不斷探究，為檔案管理創新及效果的提升提供真正的人才支持與保障，滿足檔案管理的實際需求。

明確工作機制，統一管理目標。行政事業單位檔案信息化建設是以檔案資源的服務利用為目標開展的，在工作實施中，要以這一目標為出發點，分別從機制建設和制度建設兩個方面入手，明確機制、制定標準，為檔案信息化建設保駕護航。一是成立檔案信息化推進工作小組，明確工作機制，落實職責分工，有組織的實施信息化建設工作。二是建立健全檔案管理制度，保證檔案信息化應用有章可循、有據可依。三是制定管理標準，規范運行程序，發布具有針對性的管理標準體系，有效整合信息資源，確保檔案信息規范使用。同時，要從實際需求出發，詳細分析電子檔案的管理架構、儲存格式及所需技術。完善現有工作流程，確保檔案保管、移交的同步性。四是強化監督，嚴格問責。監督管控是確保信息化建設計劃落實的重要手段，要嚴格按照標準實施監控管控工作，對于存在的問題要及時指出，責令整改，對于違反信息化建設標準的情況要嚴格追責問責，切實提高責任意識。

提升信息化檔案管理的安全技術。現階段，事業單位在構建信息化檔案管理體系的過程中，不僅需要依據自身的實際情況，為檔案管理部門添置部分軟硬件設施，還需要通過制定檔案信息安全管理制度、設置信息化管理平臺防火墻等方式，提升檔案管理工作的安全性。首先，在構建檔案管理信息化平臺的過程中，事業單位可以在考慮到自身工作內容、社會信息化發展水平等信息的基礎上，搭建管理軟件安全防火墻，通過這樣的方式進一步提升事業單位檔案信息管理的安全性。其次，事業單位可以由專門的工作人員定期對檔案管理部門計算機進行檢查，保證計算機能夠正常運行，如果在進行檢查的過程中發現計算機內出現了木馬或者病毒，必須及時進行清除。最后，由于事業單位的檔案管理工作存在著一定的特殊性，因此，為進一步提升檔案管理工作的安全性，檔案管理部門需要依據自身的工作情況，建立科學有效的計算機使用制度，舉例來說，事業單位方面可以通過要求檔案管理部門的工作人員在電腦操作的過程中，嚴禁使用電腦連接外網、禁止外界U盤與存放檔案信息的電腦相連接等方式，保證檔案管理工作的安全性。

優化檔案管理制度。建立檔案管理制度要求堅持制度約束雙向性，體現合理性與科學性。制度必須具有可操作性，更好地發揮制度的指導作用。建立檔案管理制度要符合單位特點，領導行為直接影響制度的執行，職工是制度的主要約束對象。檔案部門是制定檔案制度的主管部門，在制度執行中要做到賞罰分明。各級事業單位要提高對檔案管理的重視，建立檔案管理工作領導機構，結合單位檔案工作實際，對檔案工作實行考核。通過等級升降實施動態管理，建立完善質量管理體系。各單位研究制定當納各項工作質量評價標準，推進檔案工作制度化建設。事業單位要通過定期宣傳，提高對檔案工作的重視度。要求單位建立過硬的領導班子，建立適合單位實際的考核機制，通過級別升降實行動態管理，推動檔案管理工作規范化發展。

在新形勢下事業單位的發展過程中，實現事業檔案管理工作的更有效開展已經成為重要的任務及需求，需要在檔案管理工作中加強投入，實現檔案管理工作水平的提升。作為新時期的檔案管理工作人員，需要對檔案管理工作加強重視，針對檔案管理工作現狀及不足，選擇針對性途徑及方法實現檔案管理工作創新，提升檔案管理工作質量及效率，滿足檔案管理的需求，為事業單位發展提供理想的檔案資源。