干部人事檔案專項審核視角下的學生檔案管理研究

王近維

（廣安市干部人事檔案服務中心，四川 廣安 638500）

干部人事檔案專項審核工作，是對干部檔案的全面體檢，重點審核干部的“三齡兩歷一身份”、家庭主要成員及重要社會關系等信息，尤其是審核檔案材料是否涂改造假，干部信息是否真實準確，重要原始依據材料是否完整規范等，其中出生時間、入黨時間、學歷學位、干部身份等重要信息的審核依據材料均涉及學生檔案，學生檔案作為干部人事檔案重要形成基礎，每一份材料的準確性、完整性、真實性都至關重要，規范管理學生檔案，有助于提升干部人事檔案整體質量。

一、干部人事檔案專項審核中學生檔案的常見問題

（一）材料歸檔不全面

專項審核中學生檔案最常見的問題是材料缺失，其中報考材料、高（初）中畢業生登記表、畢業證書、學位證書等學籍材料及《入黨申請書》《入黨積極分子培養考察登記表》等黨團材料缺失情況較為突出。缺少最多的材料為《入團志愿書》，因學生入團時間較早，部分學校未將《入團志愿書》裝入學生檔案或學校集中保存時間短，導致后期難以查找。學生畢業檔案轉遞時其畢業證書和學位證書暫未發放，后期由學生自行保管，部分學生未及時移交單位政工人事或因保管不善丟失，致使檔案中雙證未及時歸檔或材料遺失，影響了學生檔案的完整性。

（二）檔案材料有涂改

學生檔案材料主要以手寫為主，個別學生缺乏重視，材料填寫錯誤時存在用筆直接劃去、重新描寫或者用涂改液修改等情形，造成材料有涂改痕跡。學生檔案中涂改痕跡最多的信息為出生時間，干部人事檔案認定出生時間的第一原則為“最先最早”，學生檔案作為干部人事檔案的最早形成材料，相關信息記載一致且字跡清晰無涂改痕跡尤為重要。但早期因多種原因，如因入團、入黨、入學等程序執行不規范、材料審核把關不嚴格，學生為符合相關條件，主觀故意填大或填小年齡；由于學生時期個別材料由老師或同學代為填寫，因信息掌握不準確而錯填、誤填出生時間；也有學生本人因出生時間陰陽歷換算，隨意填寫、涂改出生時間等，導致學生檔案中早期材料出生時間記載不一致、涂改情形頻發，專項審核時認定干部出生時間存在一定困難。

（三）材料形成不規范

學生檔案材料存在由他人代寫、代填、代簽，材料字跡潦草不清，紙張質量不達標，證件照、簽名、印章、落款時間等要素不齊，因工作人員失誤將相同姓名或者同班同學的個別材料錯裝、混裝、漏裝，也有因工作人員業務水平不高、筆誤造成部分材料邏輯矛盾等問題，并且絕大多數學生檔案未進行規范整理，材料未分類，無材料目錄，無份數統計，更未進行統一裝訂。學生檔案材料零散錯亂，形成不規范，直接影響后期干部人事檔案的審核和利用。比如入黨材料，常常出現支部決議時間與上級黨委審批時間前后矛盾、黨委審批欄無意見或未蓋公章、預備黨員培養考察登記表考察記錄填寫不全、《入黨轉正申請書》落款時間晚于轉正時間等問題，材料形成極不規范，導致專項審核時需核實干部入黨程序是否合規。

（四）材料真實性存疑

學生檔案中《入團志愿書》《高中畢業生登記表》等材料真實性存疑比較常見?！度雸F志愿書》的缺失及原件查找困難，導致后期補辦、補填行為較多，但老師或者學生在補辦、補填時未注意材料中相關經歷記載和補填時間的邏輯性，導致補辦、補填的《入團志愿書》記載的學習經歷和材料形成時間存在邏輯矛盾，且未注明該份材料系后期補辦、補填。早期部分學生高考后更換學校復讀，復讀學校為追求升學率，為學生重建學籍，要求學生重新填寫《高中畢業生登記表》，材料中相關學習信息、材料形成單位可能與學生檔案其他材料記載的高中學習經歷不一致。專項審核遇到此類問題時，首先會質疑材料的真實性，其次需開展調查核實，很有可能給干部本人帶來不必要的麻煩。

二、學生檔案常見問題的原因分析

（一）歸檔范圍無明確標準

目前學生檔案的歸檔范圍無統一標準，僅《高等學校檔案管理辦法》（中華人民共和國教育部第27 號令）對學生類檔案做出規定，主要包括高等學校培養的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業生登記表等①。由于沒有更加詳細的規定，各級各類學校只能基于以上內容，結合學校實際，自行明確歸檔要求，制定歸檔范圍，導致學生檔案歸檔范圍不統一，最終材料歸檔不全面。同時學生檔案和干部人事檔案管理要求缺乏有效銜接，《干部人事檔案工作條例》雖然明確了歸檔十大類和具體內容，但未對學生檔案范圍做出明確規定。

（二）管檔主體重視不夠

筆者因開展檔案問題調查核實，去過很多學校查找學籍檔案，發現部分學校尤其是中學的學生檔案管理混亂，有的因校址搬遷造成部分檔案丟失，有的將檔案存放在人員出入頻繁的教師辦公室，有的將檔案隨意擺放在木柜子或鐵皮柜里，有的將學籍檔案和文書檔案混裝，有的更是常年無人問津等等。因教學就業壓力、經費保障不足、職稱名額限制等原因，部分學校優先滿足和保障能提高教學質量、升學率或就業率的相關工作，檔案作為后勤工作，則秉持讓一讓、緩一緩、有就行的態度，甚至采取“四無”運行，無專項資金支持、無專業管檔場所、無專職管檔人員、無專門管理制度，導致檔案管理水平不高，軟硬件配套不足，檔案質量大打折扣。

（三）學生檔案意識薄弱

相信任何一名學生都曾聽過“如果在學校受了處分，那么處分會跟隨你的檔案一輩子”類似的話語，大多數學生知道受處分的后果很嚴重，但并不理解處分決定放在自己檔案里意味著什么，甚至有的學生對檔案一無所知，對檔案的重要性缺乏認識，對檔案內容缺乏常識等，直到工作后組織人事部門或單位政工人事對其檔案進行審核，需要干部本人對檔案材料進行補充完善或者接受組織認定時，才開始認識、重視檔案，這都體現了學生時代對檔案基本認知的缺乏，對檔案意識的淡薄，對檔案重視程度的不夠，也從側面反映了學校對檔案相關政策和知識的宣傳、普及力度不夠，學生了解途徑單一、了解時間滯后，檔案知曉覆蓋面有限。

（四）檔案存儲方式單一滯后

目前許多學校的學生檔案仍以紙質檔案為主，量大面寬，缺乏先進技術支撐，儲存形式較為單一，檔案管理存在一定風險。一方面紙質檔案容易受到外部環境影響，很多學校無專門的管檔場所，儲存地點的PM10、PM2.5、TVOC、二氧化碳、濕度、溫度、消防系統等無法達到檔案“八防”要求，可能出現紙質檔案受潮、蟲蛀、霉變、火災等情形，不利于紙質檔案的安全保管；另一方面因學生檔案數量較多，材料歸檔主體和歸檔時間不同，管檔人員更換頻繁，日常的查（借）閱利用、歸檔整理，經手人員過多，容易導致材料丟失、材料錯裝、紙張破損，甚至出現信息篡改、材料造假等情形，不利于檔案材料的完整性和真實性。

三、規范管理學生檔案的舉措建議

（一）建立學生檔案工作制度

組織人事部門和教育部門要以貫徹《干部人事檔案工作條例》為契機，搭建學生檔案和干部人事檔案的銜接橋梁，共同制定學生檔案管理制度，對學生檔案工作的體制機制、內容建設、日常管理、利用審核、紀律監督等方面加以規范和完善，尤其要細化檔案材料類別和具體歸檔內容，明確不同材料的歸檔時間和歸檔流程，提高學生檔案歸檔工作的針對性、時效性和可操作性，讓今后的學生檔案工作有章可循，有規可依，為干部人事檔案奠定堅實基礎。

（二）開展學生檔案數字化建設

檔案數字化是對檔案信息的進一步開發、利用和保護，能有效防止檔案涂改造假，提高檔案利用效率。目前全國各地正在大力推進干部人事檔案的數字化工作，部分地方已經實現數字化全覆蓋，教育部門開展教師檔案數字化建設時，可同步推進學生檔案數字化工作，檔案數字化可以有效規避因學生檔案材料錯裝、漏裝、遺失等造成的檔案內容缺失，同時可以保證檔案材料的真實可信，避免檔案篡改、造假的現象出現，也為以后需補充完善檔案材料時，提供便捷的查找、補充、佐證途徑。

（三）加大學生檔案宣傳力度

宣傳部門可將學生檔案宣傳工作納入學校宣傳目標績效考核，有條件的高?？梢蚤_設檔案基礎知識選修課。倡導從中學開始，學校和老師要積極向學生普及檔案政策和知識，利用好新生開學、畢業季、檔案日等重要時間節點，設置檔案咨詢點、舉辦宣傳講座、發放宣傳手冊、播放教育警示片、新媒體推送宣傳等多形式、多途徑開展宣傳，宣傳檔案的重要性，讓學生了解檔案價值，培養檔案意識，知悉檔案內容，教育和引導學生在填寫各類材料時，要保證材料形成規范、信息真實準確、內容清晰無涂改。

（四）設置學生檔案審核環節

高校可參照干部人事檔案的審核要求，建立學生檔案審核制度，設置“凡進必審”“凡增必審”“凡轉必審”三個審核環節。學生入學報到后，賡即對中學學籍材料開展清點和審核，材料缺失的應督促學生盡快補全，材料真實性存疑的應由學?；驅W院組織開展調查核實，出生時間、入黨時間等記載不一致的，要按照規定進行組織認定；學生就讀期間新增的學籍、獎懲、黨團等材料，歸檔時應從嚴把好審核關，重點審核材料填寫是否規范，要素是否齊全，字跡是否清晰無涂改，不符合歸檔要求的，一律返回重新制作；學生畢業時，在學生檔案轉遞前，要對檔案進行認真核對整理，保證檔案內容真實準確、材料齊全完整后再進行轉遞。

注釋：

①教育部國家檔案局令27 號.高等學校檔案管理辦法。