中職學校學生檔案管理數字化探析

王冬英

（福建省龍巖市農業學校，福建 龍巖 364000）

中職學校通過學生檔案資料可以查閱有關中職學校內部的各種信息資源，有重要的現實意義，但是在當前中職學校學生檔案管理工作中，由于包含的內容具有復雜性的特征，所以在管理時難免會存在諸多的失誤，影響學生檔案管理工作效率的提高，因此在實際工作中需要加強對中職學校學生檔案管理創新的力度，加強信息化的建設，保證學生檔案管理工作能夠更加高效率的完成，使中職學校能夠朝著良性的方向而不斷地進步。

一、以往中職學校學生檔案管理工作中暴露出來的問題

（一）信息不夠全面和可靠

從我國當前中職學校學生檔案管理工作的情況來看，還存在著不夠全面和可靠的問題。從全面性的角度來看，中職學校學生檔案搜集的信息要涵蓋與中職學校發展所需要的一切信息，但是由于在信息全面性方面存在一定的不足，導致學生檔案收集效果無法得到全面的提高，使學生檔案管理人員無法滿足實際的工作要求。大多數的中職學校學生檔案管理往往停留于一個非常落后的階段，無法采取更加新型的措施來提高學生檔案的收集效果，導致學生檔案很難做到全面。另外相關中職學校也并沒有根據時代發展方向升級相對應的學生檔案管理系統，一些中職學校認為學生檔案管理工作只是進行信息的收集以及統計，在中職學校中的優勢并不是那么的突出，所以也不會投入更多資金來優化學生檔案管理的基礎設施，這也是學生檔案管理不夠可靠的重要原因。如果在學生檔案信息搜集方面存在一定偏差的話，那么負面影響是非常突出，影響了中職學校的穩定發展。

（二）信息化程度不夠

從整體上看中職學校的學生檔案管理屬于復雜性的工作內容，僅僅憑借人力是很難做好學生檔案管理工作的，需要根據時代發展的方向融入信息化的建設模式，從而提高學生檔案管理的效果。但是從我國當前中職學校學生檔案管理工作來看，仍然采取的是紙筆的方式來完成學生檔案的記錄，這種方式是非常落后的，例如一些紙質學生檔案很容易出現受潮和損傷的情況，不利于長時間的保管，在紙質學生檔案搜查時也會消耗大量的時間，造成不必要的麻煩。在紙質學生檔案管理時，相關中職學校需要聘請更多人員來負責學生檔案的管理，很容易會出現人力資源的浪費。在這一期間需要加強對信息化建設的重視程度，加強資金和設備投入力度，從而有效地應對在以往中職學校學生檔案管理工作中的問題。但是相關中職學校并用加強對信息化建設的重視程度，導致一些信息在搜集方面存在諸多的不足，影響中職學校學生檔案管理效果的提高。

二、數字化背景下，學生檔案管理的策略

（一）保證學生檔案規范完整

在信息化時代下一些學生檔案的信息來源非常的復雜，同時也包含著一些不完整的信息，這對于學生檔案管理來說產生了一定的影響，因此在“互聯網+”背景下要加強信息化的建設，保證學生檔案是規范和完整的，從而使得學生檔案管理效率和水平能夠得到全面的提高。在實際工作中要嚴格地執行檔案相關法律法規來構建科學的規章體系，確保學生檔案能夠及時地歸檔，使得學生檔案管理能夠具備規范性的特征。

與此同時還要根據中職學校學生檔案管理的方法來制定清晰的責任機制，逐漸地形成學生檔案管理工作的網絡，使得不同部門能夠明確責任工作職責，更加有條理的完成學生檔案的收集及整理，在部門內部要建立完善的信息交流機制，迎合“互聯網+”時代下學生檔案管理的要求以及標準，這樣一來可以使不同的管理人員明確自身的工作重點。利用信息化的技術完成學生檔案的檢索及查詢，同時還可以配合這些制度和措施，以此來完成重要學生檔案信息資料的搜集，這樣一來可以保證最終學生檔案利用能夠具備規范性的特征。相關部門要根據信息化建設的特點，隨時召開一些組織會議，認真的探討在當前學生檔案管理工作中的一些問題以及改進的措施，使得學生檔案管理逐漸朝著新的方向而不斷地發展。

（二）實現數據信息的共享

在“互聯網+”時代下，要加強對學生檔案數據信息系統的研發工作，通過內外部的結合完善學生檔案信息資源的共享能力，以此來提高學生檔案信息資源的編排力度。在實施工作中需要先進行學生檔案資源的基本劃分，有針對性地進行跨部門和跨種類信息的多方位匯總，并且還要時相關崗位員明確自身工作職責，逐漸地提高學生檔案信息的編排能力。在實際工作中要加強學生檔案數據庫的建設，做好數字化資源的開發以及利用，這樣一來在獲取相關信息時，可以轉變在以往工作中通過人力進行搜尋的弊端。在獲取信息時，可以馬上的錄入到大數據庫平臺中完成信息的錄入。之后，在信息資源中進行自動的查詢以及借閱，從而使得信息利用效果能夠得到全面的提高。與此同時還要加強對信息安全的全面保護，這主要是由于一些重要學生檔案屬于保密的范疇中，因此在實際工作中需要積極利用網絡信息化的技術，加強各種學生檔案數據信息的共享和互通，完善整體的管理模式。

（三）檔案安全體系

檔案安全體系屬于檔案全方位保護的工作基礎，在實際工作中需要根據實際情況確定最終的建設任務，從而使檔案安全管理效率和水平能夠全面的提高。檔案安全體系的各個環節是相互連接的，能夠形成全生命周期的保護系統，在實際實施時需要以系統性建設為主要的方向，按照層次性的工作原則，提高安全管理效果和水平，防止對檔案管理產生一定的影響因素。另外還需要實現全方位的檔案管理模式，依托于新型的技術力量來提高檔案體系建設的效果和水平。其次，還需要根據不同的檔案對象，保證檔案處于最佳的安全狀態中，通過組織和領導等不同的因素，采取更加科學的應急措施和事故預防方案，避免對后續檔案安全管理產生一定的影響。另外還需要根據實際情況開展安全保障技術和安全管理理論研究，遵循我國相關法律法規，為后續安全體系建設提供必要性的保證。相關部門要加強對高素質人員的培養，可以定期開展職業技能培訓等等實現全生命周期的管理，按照不同的載體保護對象，實現安全管理思想的延伸，考慮法律和管理等不同的角度提高后續管理的效果和水平，以此來逐漸地完善檔案安全管理模式。

（四）提升信息化管理水平

在“互聯網+”時代下計算機和網絡已經成為各行各業發展的主要工具了，對于中職學校管理工作來說也是不例外的，在實際實施時要將信息化建設落實到中職學校的不同工作環節中，提高信息化的管理水平，以過硬的基礎為主要的保證，充分發揮軟件本身的功能，提高信息化管理的效果和水平。在學生檔案管理時，要利用數字化的工作模式，通過計算機和掃描儀將學生檔案的信息轉變為更加完整的電子資料，方便后續的查閱以及管理。其次在后續工作中要在網絡上建立統一的學生檔案服務模式，加快檔案收集和分類的數字化轉型，將文件號和責任者信息錄入到電子平臺中，保證信息檢索的準確性。相關部門要加強對學生檔案管理人員綜合素質的全面培訓，既要掌握一些檔案管理知識，也要掌握大數據和云計算等技術的應用技巧，全面的提高崗位人員綜合素質，靈活應對在檔案管理工作中的問題，以此來為學生檔案管理工作奠定堅實的基礎。

（五）開展網上服務

在開展網上服務時，首先要擴展電子檔案的利用方式，將傳遞和共享進行功能的重組，中職學校可以建立門戶網站，做好檔案管理，上傳相對應的數據和信息，并且構建檔案管理系統的鏈接，主動地為相關部門提供數據查詢和信息共享的功能，全面的提高提供檔案管理的效果以及水平。其次要加強對綜合管理體系建設的重視程度，實現信息資源的統一整理以及利用，并且還要利用新技術及時的查找在檔案搜集中的一些遺漏地方，全面的提高開發利用的效果。在具體實施時需要將信息技術取代人工操作的環節，不僅可以減少人工成本方面的投入，還有助于使檔案管理能夠具備規范性的特征，真正實現檔案數據從量變到質變的飛躍，提高檔案管理的效果。

三、結語

在數字化背景下的學生檔案管理工作中，需要迎合時代發展的方向，加強信息化的建設，并且還要創新管理模式管理理念，利用先進科技手段構建一體化的管理模式，從而使得學生檔案管理水平能夠得到全面提高。同時還要提高崗位人員的綜合素質，具備完善的服務意識，掌握信息化的操作技巧，提高檔案管理的效果。