互聯網時代事業單位檔案信息資源的開發與利用探析構建

胡建軍

（湖北大學后勤集團，湖北 武漢 430062）

事業單位的檔案信息記錄著單位發展歷史和業績成果，也有干部職工的成長歷程，而在互聯網時代背景之下，事業單位的檔案管理模式也較之前發生了一定的轉變，以往傳統的檔案管理方法已經不能滿足事業單位的發展需求，而只有積極地將互聯網技術應用在檔案管理以及開發利用中，才能促使事業單位檔案管理效率和質量得到提升，進一步推動事業單位的發展。

一、互聯網對檔案信息資源管理的影響

資源共享、互聯互通是互聯網時代的主要特征，在互聯網時代背景之下，可實現對資源的整合，促使各項資源的效益能夠充分發揮出來。但互聯網這一特征也會給檔案管理工作帶來一定的挑戰。

（一）積極影響

互聯網使現代人的生活工作越來越便捷化，在互聯網時代背景之下，事業單位進行電子檔案的存儲時往往只需要占用很小的內存空間，便可以將大量的檔案信息資源儲存在其中。相對于傳統的紙質檔案來講，這種存儲方式具有著不占空間、節約成本的優勢。而互聯網的發展也為事業單位檔案資源開發和利用提供了便捷條件，檔案信息開發是指事業單位通過各種檔案管理方法和手段挖掘出檔案信息中的有用信息，滿足信息使用者的需求，互聯網技術的應用可為事業單位進行檔案信息開發提供技術支持。事業單位可將具有價值的檔案信息發布在網絡平臺上，這樣信息應用者就可通過計算機網絡查詢和瀏覽相關信息，使得檔案資源的利用效率得到提升。此外，互聯網技術可以聚類、分類、分析海量數據，進行數據模型的建立，并找到不同檔案信息數據之間存在的關系，使檔案的利用價值能夠得到提升，將檔案信息資源的預測功能凸顯出來，為事業單位高層進行決策提供參考。

（二）消極影響

1.帶給事業單位檔案管理相關理論的沖擊。隨著互聯網時代的到來，以往傳統的檔案管理理念和理論發生了較大的轉變，比如說紙質檔案的來源、檔案價值等相關理論被顛覆，而只有通過新的檔案資源價值觀、來源觀等理論作為檔案管理工作的支撐，才能更好地應對互聯網帶來的沖擊，促進事業單位的檔案管理工作順利開展。

2.對事業單位檔案信息管理工作的影響。在互聯網時代背景之下，事業單位出現了大量的檔案信息資源，使得檔案數量激增，且同時呈現出多元化特征，現階段我國事業單位的檔案信息資源不但包括以往傳統的文書檔案，還有了更為豐富的檔案信息資源類型，比如說多媒體檔案、音頻檔案等。互聯網時代背景之下，事業單位的檔案信息數量激增，信息質量不等，如何更好地對這些檔案信息資源進行管理和利用，也已經成為現階段需要重點去思考的一個現實問題。

二、事業單位檔案信息資源開發與利用中存在的問題

（一）這樣單位領導對此項工作的重視程度不夠

一些事業單位的領導人員未能正確地認識到檔案工作的重要性，認為檔案只是資料的一種匯總，對于事業單位的發展并沒有現實意義，所以對于此項工作較為忽視，也沒有投入足夠的人力、物力以及技術。一些事業單位會將檔案管理納入到辦公室日常工作中，只是簡單地進行檔案的收集和歸檔，導致檔案資源信息的作用無法真正發揮出來。單位領導對于此項工作重視程度不夠，因此也不會投入大量資金進行檔案信息化建設，但在信息化時代背景之下，事業單位的電子文件數量劇增，若不能及時進行信息化建設就會導致紙質資料無法轉化為電子檔案，久而久之，紙質檔案可能會出現丟失、磨損、殘缺等現象，而一旦檔案被損壞就很難進行修復，而這部分檔案資料原有的應用價值也會逐漸失去。

（二）檔案管理者信息素質有待提升

在互聯網時代背景之下，事業單位的檔案資料資源開發和利用工作對于檔案管理人員提出了更高的要求，需要檔案管理人員不但要熟悉檔案管理工作，還要精通計算機網絡技術，但就目前來看，很多事業單位的檔案管理人員都存在著綜合素質有待提升的問題，一些檔案管理者是從單位其他部門調度過來的，甚至由職工家屬或是退休員工擔任檔案管理工作，這部分工作人員缺乏檔案管理專業知識以及相關經驗，因此無法保障檔案管理工作的順利開展。一些檔案管理人員雖是專業出身，但檔案管理理念較為陳舊，缺乏交流共享的先進觀念，也不具備深層開發檔案信息資源的能力，計算機操作能力有限，因此無法滿足互聯網時代下事業單位檔案信息化發展要求。

（三）檔案安全性問題日益凸顯

網絡技術在檔案管理工作中的應用可帶給管理人員較大的便利，但因為網絡環境具有較強的交互性、共享性，因此也存在著一些不安全因素。事業單位電子檔案主要存儲于計算機中，因此容易受到病毒、黑客的侵襲或干擾，導致檔案資源被篡改或出現丟失現象，而事業單位的重要資料如果被黑客所竊取，就會嚴重威脅到我國的經濟安全。但目前我國事業單位并未進行完善網絡安全制度的建設，檔案管理人員在網絡安全方面的意識也較為淡薄，缺乏相應的保護措施。

（四）檔案信息資源未被有效利用

一些事業單位在開展數字化工作時較為盲目，導致大量人力物力被浪費，使得基礎設施建設負擔得以增加；其次，部分事業單位的檔案信息檢索入口較少，功能不夠完善；一些檔案部門自身對于檔案信息資源宣傳工作較為忽視，或是在宣傳過程中深度不廣，導致檔案信息資源未被有效的利用。

三、互聯網時代，如何提升檔案信息資源開發與利用水平

（一）對檔案信息服務意識進行加強

通過互聯網技術可將檔案資料存放于電腦信息系統中，有利于檔案資料的保存、查詢和修改，還可實現檔案資源的共享，促使檔案信息資源開發與利用水平得到進一步提升。因此事業單位的領導者和檔案管理人員一定要加強對檔案資源開發與利用工作的重視程度，并積極地投入到檔案資源信息化建設當中。事業單位可定期開展檔案工作講座，并邀請相關管理人員以及各部門領導參與其中，使其能夠轉變以往的傳統觀念，加強對檔案工作的重視程度，明白檔案信息資源開發利用是檔案管理工作的主導，并給予檔案管理工作更多人力、財力及物力上的支持。基礎設施是否齊備對于事業單位的檔案管理工作來講也是非常重要的，因此事業單位也要根據此項工作的相關要求，進一步完善現有的基礎設施，加強對其的資金投入，并進行檔案室及必須防護設備的配置，為檔案保管工作打下良好的基礎，提升事業單位檔案管理的可靠性。

（二）進行檔案信息資源管理平臺的搭建

事業單位要將互聯網技術應用在檔案信息資源開發和管理中，進行檔案信息資源管理平臺的建立，對檔案信息資源有效進行整合，確保檔案信息資源能夠將自身的價值充分發揮出來。此外，還要進行檔案信息資源管理體系的構建和完善，只有這樣才能更好地服務于檔案使用者。事業單位可借助手機APP 等移動終端，實時錄入檔案信息，提升事業單位檔案信息的實時性。

（三）建立一支具有較強綜合素質的專業技術隊伍

信息資源開發與利用對于檔案管理人員有著較高要求，需要其具備一定的專業技術，因此事業單位一定要加強對檔案管理者的培訓工作，一是要通過德育工作促使這部分人員樹立起崗位成才的使命感；二是要加強對這部分工作人員的技能培訓，使其在掌握先進檔案管理技術的基礎之上，具備一定的安全意識，科學地進行檔案管理工作，并在使用網絡的過程中加強保密工作，促使事業單位檔案資源的安全性得到保障。此外，事業單位還要加強對檔案管理人員信息技術方面的培訓，使其能夠具備一定的現代信息技術，并能通過信息技術進行檔案信息的錄入、整理以及管理。

（四）進行檔案信息管理制度的建立

檔案管理工作是一項十分繁重的任務，環節眾多，需要加工和處理各項信息數據，如果事業單位沒有進行信息管理制度的制定，則很難確保檔案信息的真實和準確。所以事業單位必須要規范相關管理流程，科學建立管理制度，可學習其他單位的成功經驗，并根據自身的具體情況制定出科學可行的檔案信息管理制度，加強監管，減少檔案信息管理出現漏洞和失誤的機率。要保護好現有的電子檔案信息數據，通過設定檔案查閱權限，對檔案信息進行保密等級的設置等方式，確保事業單位檔案信息的安全。

（五）加大檔案信息資源的開發與利用

事業單位要將互聯網技術應用在檔案信息資源的開發與利用中，將現代科學技術的優勢充分發揮出來，強化對軟硬件和檔案信息資源的開發，將事業單位檔案信息資源的價值凸顯出來，使檔案資料能夠真正的物有所用，為事業單位發展提供服務。

結束語

互聯網的普及和推廣，為事業單位檔案資源開發與利用迎來了新的發展契機，而作為檔案管理人員，一定要對檔案工作的重要性有所認識，并要轉變以往的傳統理念，樹立起交流、共享的先進觀念，加強對信息技術網絡技術的學習，提升自身的綜合管理能力，為事業單位檔案資源開發與利用工作的順利開展做出應有的貢獻。