關于加強石油企業檔案管理工作的措施分析

王玉喬

（中國石油渤海鉆探工程公司井下作業分公司，河北 任丘 062552）

結合實際情況來看，石油企業若想在愈發嚴峻的市場環境中獲得進一步的發展，必須要正確認識檔案管理工作的重要價值，并以此為基礎來不斷強化自身檔案收集、整體以及保管等工作開展的力度，從而為自身市場競爭能力的提升提供充分的保障。為此，石油企業應以自身檔案管理工作開展的實際情況為基礎，采取積極的措施來不斷完善自身檔案管理工作的制度體系。但是，根據現階段我國部分石油企業檔案管理工作開展的實際情況來看，其仍舊存在著科研檔案信息泄露等負面問題，進而嚴重限制了石油企業的發展效率。為此，石油企業應將這類問題的存在重視起來，并不斷強化自身檔案管理工作開展的力度，從而為自身市場競爭能力的提升提供充分的保障。

一、加強石油企業檔案管理的重要性

（一）檔案管理工作的特征與作用

現階段，石油企業檔案管理工作具有的特征就要可從三個方面進行論述，其分別為：1.從石油企業經濟活動開展的角度來看，有效的檔案管理工作能夠將企業經濟活動實際進展程度與企業自身的財務收支情況清晰反映出來；2.從石油企業長久發展的角度來看，檔案能夠將企業各階段的發展狀況詳細記錄下來，進而為是由企業日后發展決策活動的開展提供更具價值的參考信息；3.從石油企業檔案編寫工作開展角度來看，檔案編寫工作的開展具有十分明顯的嚴謹性，這是因為企業檔案是企業不斷發展的重要基礎[1]。此外，檔案管理工作的開展能夠在為石油企業決策活動奠定全面的數據基礎的同時，從基礎上提升石油企業決策活動開展的科學性以及合理性，并且其作為企業各項制度以及內部管理工作開展的重要基礎信息，其還能夠為石油企業的長久發展提供更為明確的訊息基礎。

（二）企業在運營管理過程中對檔案應用的意義

對石油企業的檔案內容進行深入分析我們則可發現，企業檔案的主要內容有企業各階段的歷史發展信息以及財務信息等，而這類信息的存在則可為石油企業日后發展規劃的制定提供重要的參考信息。此外，石油企業將檔案信息充分利用起來，還能夠從基礎上提升自身工程投資、財務預算以及各項決策活動開展的科學性，進而為石油企業可持續發展目標的實現奠定更為堅實的基礎。

二、石油企業檔案管理工作現狀

（一）缺乏科學的檔案管理規劃

在當前社會，部分石油企業將檔案管理工作劃歸為一次性工作，進而使其在開展檔案管理工作時難以正確認識到檔案管理工作開展的重要價值，加之其錯誤認為檔案管理工作在本質上就是資料整理工作，最終導致石油企業檔案管理在實際開展時嚴重的缺乏科學的長久規劃[2]。

（二）缺乏完善的檔案管理制度

在當前社會，部分是由企業內部并不具備完善的檔案管理工作制度體系，進而導致其在開展檔案管理工作時嚴重的缺乏規范性。結合實際情況來看，石油企業檔案管理工作規范性不足主要表現在以下幾個方面：其一，石油企業檔案收集工作規范性不足。現階段，部分是由企業在開展檔案編寫工作時，其并不具備完善的檔案信息收集考核制度，從而導致是由企業難以將員工個人檔案有效的收集起來；其二，檔案整體工作缺乏規范性。石油企業在開展檔案管理工作時，往往并不會安排專人去開展檔案管理工作，這使得石油企業檔案管理工作人員整體的專業素養難以得到有效的保障，而專業素養的不足則使其在開展檔案卷宗整理工作時，極易出現一些影響檔案整理工作規范性的負面問題，嚴重的甚至還會導致企業檔案信息泄露；其三，油井等重要檔案信息在實際應用時缺乏必要的規范性[3]。部分是由企業并未針對檔案信息的應用構建起相應的檔案信息借閱制度，從而導致石油企業檔案信息在實際應用時極易出現逾期歸還等負面問題，這類問題的出現不僅嚴重影響了石油企業檔案信息應用的效率，其還會大大提升石油企業檔案信息泄露問題發生的概率。

三、加強石油企業檔案管理工作力度措施分析

（一）加強對企業檔案管理工作的重視

針對上述問題，石油企業管理工作人員首先要正確認識到檔案管理工作在發展過程中具有的重要價值，并以此為基礎采取積極的措施來將檔案管理工作具有的價值更加充分地發揮出來。其次，是由企業還應做好檔案管理工作考核制度的構建工作，對一些積極參與檔案管理工作且工作失誤較少的員工予以合理的建立，以此來進一步調動石油企業檔案管理工作人員參與檔案管理工作的積極性[4]。而針對一些在檔案管理工作實際開展過程中存在明顯失誤的工作人員，石油企業則應以檔案管理工作考核制度為基礎對其進行處罰，以此來為企業檔案管理工作質量以及效率的提升奠定堅實的基礎。此外，石油企業檔案管理工作人員還應將檔案管理工的收集、整理以及儲存等工作的開展重視起來，并積極的學習西塔企業優秀的檔案管理工作經驗，從而在有效提升石油企業檔案管理工作現代化程度的同時，為其高校檔案管理工作體系的構建奠定堅實的基礎。

（二）引進和培養專業的檔案管理人才

相對于其他工作來說，檔案管理工作具有工作量大、管理流程復雜等特點，加之其在專業性方面的要求相對較高，這就要求石油企業檔案管理工作人員在開展檔案管理工作時，必須要具備縝密的工作態度以及較高的檔案管理專業素養。其次，由于石油企業檔案管理工作在實際開展時其工作性質較為單一，因此，檔案管理工作人員還要具備強烈的工作責任感以及一定程度的文化素養，并且其還需能夠后將專業的檔案管理工作理論知識有效應用到實踐工作中。在當前社會，我國大部分高校都逐漸開設了檔案管理專業，為此，石油企業需將與高校開展的合作工作重視起來，進而為自身檔案管理工作的開展提供更為專業的檔案管理人才，從而為石油企業現代化發展目標的實現奠定堅實的基礎[5]。

（三）完善石油企業檔案管理制度

在檔案管理制度完善工作實際開展的過程中，石油企業需從自身的實際情況出護法，并在嚴格落實相關部門法律規章制度的同時，以自身的實際的發展需求為基礎，進一步提升檔案收集、編寫、保管以及銷毀等環節工作開展的科學性，并且，其還要在提升自身檔案管理各項工作科學性的同時，積極開展現代化企業檔案管理制度的建設工作。其次，石油企業還應在檔案管理工作實際開展的過程中進一步明確相關工作人員的工作職責與權限，逐漸檔案管理部門，并以此為基礎來提升自身檔案管理工作運行機制的健康性。再次，石油企業檔案管理工作人員還需在不斷提升自身檔案管理專業知識應用能力的同時，做好企業檔案信息的更新工作，從而為石油企業檔案管理工作的多元化發展提供充分保障。

（四）學習先進的檔案管理方法，提升檔案管理信息化程度

在石油企業不斷發展的過程中，其規模也在不斷拓展，這無疑增加了石油企業檔案管理中信息采集、資料整理等工作的工作量，而是由企業檔案管理工作量的增加，使得傳統的檔案管理方式在實際應用時逐漸難以滿足石油企業檔案管理工作開展的實際需求，且極易導致石油企業檔案管理工作出現檔案歸類錯誤、存檔錯誤等負面問題。為此，石油企業就緒將計算機技術以及互聯網技術的應用重視起來，并以此為不斷的優化石油企業檔案管理工作體系，在應用這類現代化信息技術時，石油企業需以自身的實際情況為基礎，合理的為檔案管理工作的開展投入更多的人力、物力等資源[6]。結合實際情況來看，現代化檔案管理方法與技術的應用不僅能夠有效的優化是由企業檔案管理工作開展的流程，其還能夠在降低石油企業檔案管理工作成本支出的同時，進一步減輕檔案管理工作人員的工作壓力，從而為石油企業檔案管理工作效率的提升奠定了堅實的基礎。此外，在大數據等現代化互聯網技術不斷發展的時代背景下，石油企業要將自身檔案管理工作的數字化、信息化發展工作重視起來，并以自身對檔案管理工作開展需求為基礎，科學的設置檔案管理工作的信息化發展目標，從而在檔案管理信息化建設工作不斷開展的過程中，進一步提升石油企業檔案信息管理的方式，進而為石油企業檔案管理工作效率的提升與其可持續發展目標的實現奠定堅實的基礎。

結語

綜上所述，在我國社會經濟體系不斷發展的過程中，檔案管理工作在石油企業中具有的作用也因此變得更為重要。因此，從現階段石油企業的發展趨勢來看，其需正確認識到自身檔案管理工作的不足，進而在不斷完善自身檔案管理制度體系的同時，做好檔案管理專業人才的吸引工作。此外，石油企業還需將檔案管理信息化建設工作的開展重視起來，從而使得石油企業檔案管理工作的開展能夠真正為石油企業的發展所服務。