淺談辦公室文書檔案管理效率提升對策

曲瀾濤

（國家廣播電視總局五二三臺，吉林 長春 130052）

文書檔案是企業在生產經營和行政管理的過程中十分重要的管理工作，對于企業的發展有著具有深遠的影響。文書檔案包括在工作過程中的各種記錄，有會議記錄、工作記錄、工作報告等等，這些文檔能夠反映一個企業的真實狀態，具有重要的參考意義，所以要求所有的企業對于文書檔案的管理工作要做到綜合性、專業性、保密性全方位發展。

一、文書檔案管理工作的重要性

文書檔案管理保存完整對資源的開發和利用至關重要。文書檔案中包含了許多信息，這些信息是資源開發和利用的重要信息來源。此外，文書檔案是記錄歷史事實的檔案，因此具有法律效力，這是文書檔案和其他資料之間最大的區別。文書檔案包含了當事人手寫的材料，還包括當事人的音視頻等信息，因此具有真實性，對企業的發展有著重要影響。

二、新形勢下辦公室文書檔案管理工作存在的問題

（一）文書檔案價值評估亟待優化

信息社會背景下，文書檔案的產生、應用及保障均與電子信息技術密不可分，但在日常管理過程中，注重文書檔案的前端質量控制，末端利用的價值評估有待強化。重管理輕利用的現象依然突出，辦公室OA 系統的利用，極大提升了行政管理效率，但文書檔案管理技術設備及信息系統工作運行特點與單位的發展階段不相匹配，文書檔案數字化、網絡化、信息化水平滯后，因此，需要不斷調整和優化文書檔案利用價值評估，逐步建立并完善滿足單位實際運行需要的電子文書檔案檢索目錄，借助信息技術，使辦公室文書檔案信息及其蘊含的價值得以發揮，從而發揮辦公室文書檔案在提升行政管理效率方面的應有作用。

（二）文書檔案管理的規范程度較低

目前，我國很多單位尤其是辦公室，對于檔案管理的規范程度較低，如卷宗的分類不清晰、出現組卷錯亂、文件的檔號出現錯誤、缺少目錄以及文件檢索效率不高等。檔案檢索一般分為人工檢索和電子檢索兩種形式。當前形勢下，電子檢索因其速度快，質量高等優勢被大量應用，也符合社會發展的趨勢。但是，目前的計算機管理系統缺乏統一標準，通用性不足，檔案管理的標準化和規范化還有待進一步提高。另外，因特殊原因，文書檔案部門在辦公室中往往成為機構改革和人員精簡的對象，也是閑雜人員安置的重災區，尤其是年紀較大的人員，對于先進的科學技術接受度較差，基本操作存在障礙，或者由于其他原因沒有安裝高質量的檢索軟件，依然采用傳統的手工檢索方式，從而導致了檔案管理工作的滯后發展，遠遠不適應當前信息時代的發展要求。最終導致文書檔案管理的規范度較低。

三、辦公室文書檔案管理效率提升對策

（一）建立文書檔案管理信息系統

從硬件和軟件兩個方面全方位建立文書檔案管理信息系統。其中，硬件方面，就是要積極采購計算機，購置數碼相機，掃描儀等相關設備，既要做好新增電子文書檔案的收集、歸檔與整理，還需要做好已經歸檔的紙質文書檔案的信息化、數字化轉化。軟件方面，則需要立足信息社會背景下，電子文書檔案管理特點，建立專門的檔案數據庫，安裝專門的文書檔案管理軟件，將其內嵌至辦公OA 系統，實現文書制作與文書檔案管理的同步進行，從文書檔案信息加工系統、存儲系統到信息查詢、保密系統的搭建，建立符合信息社會建設和發展需要的專門的文書檔案信息管理平臺，提升辦公室文書檔案管理的現代化水平。

（二）文書檔案管理基礎工作的強化

由于當前我國各項經濟事業都在快速發展，各大事業單位文書檔案管理的基礎工作十分重要。檔案管理基礎工作需要持續大量的投入相當數量資源，有效大量的資源投入才能夠夯實檔案管理工作內容，更好推動檔案管理工作的健康運行。物質與資金是保障各項事業平穩運行的基礎，同樣，只有基礎工作做好，后續工作開展才會得到保障，也才能夠創造出更大更多經濟效益，從而實現單位物質和資金的良性循環和健康發展。當前，各大辦公室對于文書檔案管理工作的重視度逐漸加強，但是其規范化和科學化意識并不是很充分，對于加強文書檔案工作的方法和實施步驟還沒有全面掌握。文書檔案管理的基礎工作至關重要，其中基礎設施的采購就是最為關鍵的環節，如網線、計算機設備、檔案管理軟件、辦公設備等，這些設備和設施的充足保障是檔案管理工作開展的基本要素，其嚴重影響著檔案管理工作的具體實施和實際操作。辦公室檔案管理工作需要領導層面的高度關注，從根本上加以重視，從檔案管理工作的更深層次進行調查研究，根據其運行原則和發展規律進行科學系統的規劃。想要做好文書檔案管理工作，必須從基礎工作入手，檔案管理人員應該從檔案的錄入、檔案的整理，以及檔案的存檔等方面入手，以嚴謹、認真、富有責任心的工作態度投入其中，從自身業務能力方面高標準嚴要求，對于工作中出現的錯誤及時改正，對于可能存在隱性失誤深挖糾正，避免相應問題的再一次發生，杜絕專業范疇內的一切失誤和錯誤行為。

（三）建立完善的辦公室文書檔案管理制度

辦公室應該在當前文書檔案管理的基礎上建立一套完善、適合本企業情況的辦公室文書檔案管理制度，以便文書檔案管理工作更好、更順利、更高效運行。根據具體問題具體分析的辦法，可以針對文書檔案管理員、檔案使用者提出的難題，逐步將需要增加的新需求加入規章制度中，制定出來的規章制度會更加完整、科學且具有操作性。規章制度的建立，目的在于執行。首先，領導者必須起帶頭作用，從意識上、行動上支持文書檔案管理工作，要求各部門嚴格按照文書檔案管理制度貫徹執行；其次，企業要做好文書檔案管理員思想教育工作，為其提供良好的工作環境和待遇，促使其用心做好工作；最后，文書檔案管理人員必須嚴格遵守規章制度，并將執行過程中遇到的問題及時反饋解決，保證辦公室文書檔案管理更好地服務于企業。

（四）加快數字轉型，提升檔案數據的儲量與質量

在“智能+”時代，浩瀚的檔案數據海洋蘊含著巨大的價值，世界主要發達國家的檔案部門紛紛進行戰略部署，采取一系列措施加快數字轉型。例如，美國國家檔案與文件署在2018 年發布五年戰略計劃，通過制定相關政策和法規推動文件進一步向電子化和無紙化過渡；英國檔案部門近年來始嘗試運用人工智能與機器學習系統來管理和開發檔案數據。因此，我國的檔案部門也要加快數字轉型，一方面，提升檔案數據的儲量和質量，規范和推動傳統粗放型的數字化加工轉型為精細化的數據化加工，加大電子檔案的接收力度，推動數字檔案信息進一步轉化為能夠進行深度挖掘的檔案數據；另一方面，積極試點應用各種智能化技術對檔案數據進行挖掘與分析，重塑檔案信息資源的組織方式與服務方式，提升檔案業務工作的質量和效率。

（五）加強文檔一體化管理數據庫建設，推進檔案信息

資源的開發利用文書檔案保存利用價值是有目共睹的，可以為行政管理等其他的工作提供依據和參考。應加強文書檔案數據庫建設，為文檔一體化管理奠定堅實的物質基礎。應對歸檔文件材料進行合理有序的分類整理，并在此基礎上形成相應的數據庫。還應做好文書檔案的編研工作，結合企業文書檔案材料的實際情況，設立相關的文書檔案管理專題。比如可以圍繞人力資源管理的相關政策和法律法規設立文書檔案管理專題，形成系統性的檔案管理體系。在開展這項工作時，可以讓各個業務部門根據企業的要求，規范地進行文書檔案的歸類工作，避免后期重復加工。

（六）標準化文書檔案數字化著錄

1.從字段內容方面，應從文書檔案的檔號、全宗號、文件編號、文件題名、目錄號、案卷號、順序號、保管期限、頁號(頁數)、密級等方面做好相關的數字化著錄工作，并在著錄過程中對預留檔案鑒定、廢止失效等字段內容，確保檔案著錄的擴展性。2.從標準化方面，在文書檔案數字化管理中，根據相關技術規范統一著錄標準，以確保著錄項內容的完整性和著錄符號的規范性。比如對于無法識別的文字或標識，應采用“?”著錄符號;而對于自擬文件標題則采用“［］”著錄符號;在錄入多文號、多責任者的文書檔案時，應先將選錄標準確定，使責任者能夠與文件編號相互對應。

（七）堅守底線，嚴格把控文書檔案的安全

一是要嚴格實行文書檔案管理系統內外網隔離，落實安全管理責任，提升文書檔案管理人員的安全意識。同時，應采用防火墻來對訪問IP 以及U 盤等介質進行嚴格化管理，及時發現病毒和非法程序入侵。二是要應用區塊鏈、數字水印、云加密、數字加密等新型的信息技術對文書檔案進行加密處理，適應新形勢下信息技術的發展趨勢。同時，也要對文書檔案管理人員進行培訓，確保其能夠熟悉應用各種信息技術，打造復合型人才隊伍。三是要重點關注涉密類文書檔案的安全管理，充分保障企業的利益和商業秘密。對于涉密類的文書檔案，還應當進一步進行加密處理，并設置相應的訪問權限，嚴格保守檔案機密。

結語：總的來說，辦公室文書檔案管理工作是一項真實記錄企業或機構歷史發展進程的工作，應該以時代的要求和變化為導向，不斷摸索高效、可持續的管理模式。通過多方面的努力，確保辦公室文書檔案管理效率能夠進一步提升，進而推動企業全面穩定發展。