檔案云管理在實際工作中的效力與展望

王寧平

摘 要：隨著現代互聯網技術的發展，國內掀起了云計算的熱潮，本文通過對檔案云管理的特點，探討檔案云管理在實際工作中的效力，最后研究檔案云管理在實際工作中的期望，以有效提升檔案云管理水平。

關鍵詞：檔案云管理;效力;展望

檔案是指機構或個人在各項社會活動中形成的具有保存價值的歷史記錄，檔案的載體、制作手段和表現方式多種多樣，具有歷史再現性、信息性、社會性等多個屬性特點。傳統的檔案管理多采用紙質檔案，對檔案保存的環境濕度、溫度、光照等條件要求較高，很容易發生紙質破損和丟失的情況。隨著社會科技的快速發展，人們對檔案管理工作的認識進一步加深，傳統的檔案管理模式弊端逐漸顯現，已經無法滿足社會發展的要求，檔案云管理是指在互聯網技術的基礎上，綜合運用云計算、云存儲和云檢索等各項技術而創建的一種新的檔案管理平臺，是對傳統檔案管理模式的改革與創新，也是社會發展的必然趨勢。

一、檔案云管理的特點

檔案云管理是社會科技發展的產物，與傳統的檔案管理模式相比，具有操作簡單、工作效率高、存儲空間大、計算能力強、運行成本低，能夠對檔案資料進行實時管理和遠程管理等特點。

1.便捷高效

檔案云管理系統根據使用對象和部署工作不同可分為私有云、公有云和混合云三類。其中，私有云是針對某個客戶或某個客戶群體而創建的服務系統，一般為公司或機構內部使用;公有云是由第三方提供商提供的面向整個社會的服務系統，每個人都可以通過互聯網使用該平臺;混合云是私有云和公有云的結合，是指由第三方提供的內部人員和外部人員都可以使用的服務系統，由政府主導，與私有云和公有云相比，更有利于檔案管理工作的進行和服務工作的開展。但無論是私有云、公有云還是混合云，云管理平臺的體系架構都可以劃分為物理資源層、信息資源層、中間管理層和Web接口層四層。在接收到檔案管理指令后，系統各層級分工合作，高效快速地完成各自負責的任務。利用檔案云管理系統可以直接對紙質檔案進行批量識別，檔案管理人員只需要將檔案信息拍照上傳到系統中就可以對檔案進行識別和保存，省去了原來要逐個敲字上傳檔案信息的煩惱。此外，檔案云管理系統不是只能對檔案中的文字信息進行管理，還能夠對檔案中各種證件的原件照片進行識別，并以數據形式保存到管理系統的云盤中，可防止因為檔案保存不當造成的紙質檔案損壞、丟失和硬盤損壞造成的檔案信息大規模缺失的問題，節省了大量的時間和人力。

2. 海量存儲和強大的計算能力

能夠存儲海量的檔案信息是檔案云管理的一個重要特點。互聯網技術和電子產品的普及豐富了人們的生活，人們有更多的機會參與到各種各樣、豐富多彩的社會活動中，隨著人們參與活動的增加，每個人都自然而然地產生了大量的檔案信息，而檔案云管理系統作為用戶儲存和管理信息的平臺，能夠為用戶提供幾乎無限多的信息存儲空間。

云技術不僅能夠為用戶提供信息儲存的空間，還能夠提高用戶信息的計算速度，檔案云管理系統通過將用戶新輸入的龐大的計算任務按照具體類型平均分配給多臺服務器，減少每臺服務器的計算量，各服務器在接收到計算任務時立即展開運算，多臺服務器同時工作，縮短計算時間，可以有效提高工作效率。用戶在檔案云管理平臺上可以獲得無限多的存儲空間，將自己的各類信息儲存于云管理平臺中，同時，通過主系統的分工作用，減小各服務器的運算任務，用戶可以在極短的時間內處理大量的信息，快速得到自己需要的結果。

3.運行成本低

在檔案云管理服務中，用戶只需要輸入自己的檔案信息就可以將信息自動保存到云系統中，或者開放管理權限，在無線網絡下，無需用戶操作，系統就可以對用戶的各項新增信息進行上傳保存，對于特殊的管理服務，用戶只需要對服務器提出命令就可以啟動服務器的特定服務流程，整個過程無需用戶進行其他繁瑣的操作，簡單易行，檔案云管理服務可操作性強，對使用設備沒有特殊的要求，任何一臺電子設備都可以使用，平臺運行成本低。

單位內部在使用檔案云管理時可能會在購買儲存空間、提交文件與檔案等內容上產生額外的成本，而且，不同平臺、不同時期的成本價格會跟隨現實生活的具體情況而發生變化，成本浮動不固定，這就導致單位內部無法準確建立成本預算模型，可能會由于預估不準確而導致成本超出預算。但風險與收益總是并存的，雖然檔案云管理可能會帶來計劃外的成本支出，但檔案云管理服務不需要各項文件保管和信息長久保存的系統，因此也不需要各種軟硬件費用，可以在運行前期節約大量的先期成本，正是由于這一特點，檔案云管理系統無需進行各種軟硬件的維修，可以省去軟硬件維修的人工費用，降低單位使用檔案管理系統的維修成本，使用單位或機構只需要為部分需要付費才能使用的資源付費即可，并且單位或機構可以對檔案云管理的具體費用使用情況進行跟蹤和計算，從源頭上節約檔案管理成本，減少檔案管理的支出。

4.實時管理和遠程管理

檔案云管理是在互聯網上進行的，只要身邊有網絡就可以進行操作，不受地理位置、時間等條件的限制。在科技快速發展的今天，人們的檔案信息變得多種多樣，紛繁復雜，有些信息稍縱即逝，而檔案云管理能夠及時將人們參與各種活動、拍攝的照片視頻等各類信息上傳并儲存到云盤中，還可以隨時從中搜索調用自己所需要的信息，做到檔案信息的實時管理。

此外，檔案云管理還具備能夠對信息進行遠程管理的特點，例如，客戶可以在電腦上對幾公里甚至幾千公里外的手機上的檔案信息進行管理，只要雙方都有網絡，無論距離多遠，都可以進行遠距離的信息管理，檔案信息并不是被固化到某個具體的時間或地點，并不是只有在特定的地點才可以對某個地點發生的檔案信息進行管理，在檔案云管理下的信息資源是具有流動性的。

二、檔案云管理在實際工作中的效力

檔案云管理由于其便捷高效的特點在檔案管理工作中得到了廣泛應用，尤其體現在學校、公司等機構對私有云的利用上，檔案云管理的應用改變了傳統的檔案管理模式，改變了企業的管理模式和人們的生活方式，對社會信息發展起了積極的促進作用。

1. 改變了檔案管理的工作方式

電子科技的不斷發展將人們帶入了電子時代，越來越多企業的行政辦公流程由紙質辦公向電子辦公轉變，甚至有些企業已經基本實現了無紙化辦公。受辦公條件的影響，無紙化辦公必然會產生大量的電子檔案信息，工作人員在將這些電子檔案進行整理后，無論是主動向檔案館移交，還是檔案館的工作人員前往企業內部收集檔案信息，海量的電子文件的接收和錄入工作都會損耗較多的時間和人力。然而，在企業引入檔案云管理系統后，企業的檔案管理部門能夠隨時隨地將企業人員產生的各種檔案信息進行收集整理，并上傳儲存到企業的私有云系統中，在企業與檔案館進行檔案移交工作時，可以直接利用企業的檔案云管理系統將企業人員的檔案信息移交給檔案館，檔案館也能夠實時地接收由企業移入的檔案信息，節省了檔案移交的流轉時間和人力成本。此外，電子檔案及時上傳檔案云系統可以保證檔案的完整性與安全性，防止檔案丟失。企業員工只需要用電腦連接進入企業內部使用的網絡就可以對儲存于云盤中的檔案信息和資料進行搜索和查閱，簡單方便，既節約了專門去檔案部門查閱資料的時間，又提高了工作效率。

2.降低了檔案管理的工作成本

使用檔案云管理的機構只需要在使用前期購買軟硬件設備來自行搭構云管理平臺，在云平臺的后期使用過程中無需再支付軟硬件的購買費用和人員維修費用。檔案云管理無需提供專門的檔案儲存和管理場地，只需要提供簡單的計算機操作場地就可以完成檔案信息的管理工作，節約了場地成本。檔案云管理操作簡單，每個人都可以操作，無需引用專門的高科技人才，節約了人才聘用成本。檔案云管理既可以降低檔案管理的工作成本，又可以在低成本運行的基礎上提高對用戶的服務質量。

3.豐富了檔案管理內容

檔案云管理具有海量存儲的特點，能夠儲存大量的檔案信息，企業從創建開始的檔案信息、學校從立校開始的檔案信息、個人用戶從出生開始的檔案信息，只要曾經上傳到云盤上的信息都可以隨時隨地進行查閱。海量檔案信息的存儲能夠豐富檔案管理內容，不同的用戶可以同時對同一份數據進行訪問，共享云盤中的各類檔案信息，達到優化共享的目的。

4.提高了檔案管理效率

檔案管理的主要工作內容是檔案的移交和查閱。檔案云管理系統能夠將檔案移交工作簡化，不再需要移交大量的紙質檔案或電子文件檔案，企業或學校等機構可以直接利用企業或學校的檔案云管理系統將企業人員或學校師生的檔案信息移交給檔案館，檔案館也能夠實時接收由企業或學校移入的檔案信息，簡化了檔案移交的工作流程，縮短了檔案移交的信息流通時間，提高了檔案移交工作效率。

傳統的檔案管理是將檔案資料儲存在專門的資料室，用戶查閱資料時，先要獲得批準進入資料室查閱資料的資格，然后在海量的資料信息中搜尋出自己需要的信息，在來回奔波和搜索資料時浪費大量的時間，且資料搜索系統不完善，用戶很少能夠及時迅速地找到自己所需的資料信息，而檔案云管理系統中儲存有海量的檔案信息，且具備完善的信息搜索機制，用戶可以通過互聯網在計算機上對其中儲存的各類檔案信息進行搜索和查閱，既省去了用戶路途奔波的時間，又可以提高檔案查閱的工作質量。

三、檔案云管理在實際工作中的展望

檔案云管理是社會科技發展的必然要求，與傳統檔案管理工作相比具有快捷、簡便、高效的特點，且運行成本低，檔案管理內容豐富，能夠極大提高檔案管理的工作效率，值得進一步的推廣。

1.做好檔案云管理工作規劃

最近幾年，云計算技術得到了快速發展，用云計算技術整合區域檔案信息資源，實現開放的檔案利用服務體系、檔案業務管理體系及檔案行政管理體系，是符合信息時代的發展需要。檔案行業應積極關注云計算技術的發展，做好檔案事業發展云規劃，了解成熟和能夠落地的技術，規劃構想檔案行業云的概念。將檔案云規劃納入檔案事業發展規劃，制定切實可行的實施方案，分階段、分任務地建設實施。從省市級檔案部門開始，把云計算集成到現有的 IT 系統和應用程序中，逐步采取行動，通過虛擬化與整合數據中心，持續改進 IT 資源利用率，并逐步覆蓋至縣級及以下各單位、各部門，形成省、市、縣（區）級的區域檔案信息化基礎支撐，最終實現檔案事業的云管理。

2.堅持政府領導原則

檔案工作是一項政治性的工作，由國家統一領導，分級集中管理，具有行業性、政府性的特征。檔案云的建設可以充分發揮政府的組織、協調、引導、監管等優勢，高瞻遠矚地構建檔案行業云，領導與推動制定檔案行業云相關標準，參與建設檔案云數據中心等基礎設施。同時，云平臺的建設涉及最新技術的綜合應用，涉及大數據的綜合處理，需要運用各種計算機技術、網絡技術和通信技術，作為檔案行政主管部門要學會與各企業合作，建立與各技術廠商協同合作的工作機制，在確保檔案信息資源安全下可分類、分級實行基礎設施的托管服務或外包服務。制定切實可行的規章制度，保障任何問題都可以有應對措施。比如，檔案部門可以制定電子公文處理規范、電子文件歸檔制度、電子信息填報規范等，這些規章制度有利于業務人員和檔案工作人員處理電子文件。針對檔案管理中的安全問題可以制定嚴格的檔案信息化安全保密制度、嚴密的流程化處理機制，要保證制度到位，責任到人。

3.實現檔案信息資源共享與安全

檔案信息分別為各個不同部門，檔案部門與各個職能部門之間沒有直接溝通，缺乏交流會導致很多問題，工作也會出現許多不方便之處。想要實現云管理下的資源共享，實現各部門的資源共享，需要不斷嘗試，不斷進步，使各類信息可以轉化成為各種不同形式。當然，還提供了網絡檢索，快速查找需要的數據，一步步實現各部門的資源共享。信息化、數字化的進一步普及，安全問題也日益突出，如何更好的保障檔案的安全，首先，儲存信息的載體材料要選好，質量好、性能強，此外，還要注意光線和其他有害物質等等不確定因素的危害;其次，提升管理技術，技術確保信息安全，可以通過權限管理、數據庫備份、建立防火墻、信息鑒別系統等等來完善安全保障系統;最后，制定嚴格的檔案管理制度和安全責任制度，按類別進行具體的權限設置，不同對象的權限都是不盡相同的，確保信息不會外泄。

4.培養專業人才

檔案云管理工作的開展，對于檔案管理人員有了新的要求，檔案管理人員需要不斷更新自身知識庫，熟練掌握計算機硬件知識。單位可以通過開展培訓、在職學習等方法，加強檔案管理人員的自身實力，提升檔案管理人員的素質，形成優質的檔案管理隊伍，促進檔案云管理的發展，推動檔案云管理的進程，為單位文化建設做出更大貢獻。

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（工作單位：新華報業傳媒集團）