加強高校國有資產檔案管理的重要性及常見問題分析

趙雨恒

摘 要：高校國有資產檔案管理是資產管理中的重要一環，也是國家檔案的重要組成部分。本文將對高校國有資產檔案管理的重要性及目前工作中經常出現的問題進行分析，并探究相應的解決途徑。

關鍵詞：高校;國有資產;檔案管理

高校國有資產 ，指高校占有、使用的，依法確認為國家所有，能以貨幣計量的各種經濟資源的總稱。高校國有資產檔案，是指高校國有資產管理部門在辦理國有資產登記、管理、使用過程中直接形成的一切具有保存價值的文檔資料，是資產管理過程中非常重要的一環，也是國家檔案的重要組成部分。因此，切實加強高校國有資產檔案管理具有十分重要的意義。

一、高校國有資產檔案的重要性

高校國有資產檔案是資產管理部門工作的重要依據。高校資產數量大、類別多、使用分散。在通過政府劃撥、采購、捐贈等途徑形成固定資產和無形資產過程中，完備的資產檔案就成了資產管理部門在資產購入、配置、使用、處置等方面的重要依據和真實記錄。對于全面掌握高校資金使用、優化資產配置，進行有效的資產管理，防范國有資產流失起著至關重要的作用。

高校國有資產檔案是高校辦學的重要指導。國家教委于1996年發布實施了《核定普通高等學校招生規模辦學條件標準》和《“紅”“黃”牌高等學校辦學條件標準》（教計[1996]154號），后因我國高等教育的發展和各項改革的推進，于2004年又發布《普通高等學校基本辦學條件指標（試行）》，充分說明高校的資產條件一直都是制約高校招生辦學的最根本因素。建立完備的國有資產檔案，便于高校領導層真實了解學校的“家底”，進行資產效益分析，而后制定出適合本校各個階段建設發展的計劃，確保學校國有資產的保值增值，保障學校的正常辦學。

高校國有資產檔案為提高資產管理水平提供參考。資產檔案是對高校資產管理實踐活動的一種客觀描述與記錄，是具體的資產管理實踐在檔案學中的映像反應，而系統的資產檔案能很好的反應高校資產管理水平，而資產管理水平是保障高校國有資產安全度和完整度的關鍵。通過對資產檔案內容的分析、總結，資產管理部門就能從中獲取及時而充足的資產管理經驗，查漏補缺，進而提升學校的資產管理水平，將國有資產保值增值落到實處。

二、高校國有資產檔案管理中的常見問題

1.資產檔案制度不健全

由于檔案工作的特殊性，在高校整個運行過程中，相較于校內的教務、財務、學工等主要工作，檔案工作一直屬于默默無聞的狀態，并逐漸邊緣化。大部分高校的檔案管理部門開展工作的政策依據僅有《檔案法》《保密法》《檔案法實施辦法》等基本的法規政策，以及不完善的校內檔案管理制度。高校資產檔案管理工作主要涉及檔案和資產兩個部門，其中肩負學校各類檔案歸口管理工作的檔案部門幾乎沒有特別針對學校資產檔案的整理和歸檔制定詳細的存檔標準，沒有對資產管理部門的檔案管理工作起到切實的指導作用;資產管理部門自身對于檔案的管理認識不到位，資產檔案資料的收集也是流于形式，沒有將檔案管理納入整個資產管理工作中去，沒有與資產的采購、使用、處置等環節緊密結合。不健全的校內資產檔案管理制度，使得在實際的工作中，規范資產檔案管理成了一句空話。同時，資產檔案管理的主體工作承擔者--資產檔案管理員，也因為學校缺乏相應的制度對其工作內容進行明確的規定和嚴格約束，進而迷失工作目標。他們通常都處于獲取資產檔案的被動從屬地位，收到什么就歸檔什么，完全缺乏規范性和科學性，資產檔案管理混亂。

2.資產檔案材料不完備

由于高校國有資產檔案制度的不健全，資產檔案中所需的存檔材料沒有既定的標準加以規范，資產檔案管理人員的工作水平沒有相應的規章制度加以約束，導致檔案缺失、不完整的情況頻頻發生。比如，由于高校擴大規模、加速發展，資產采購量急劇增大，資產檔案管理任務重而繁瑣，即使目前檔案管理工作日趨信息化，檔案管理人員工作中仍然非常容易造成原始紙質資產檔案遺失，原始電子文件因保存不善而丟失的情況。比如，當出現2019年新冠疫情這樣的緊急情況，需要立即實施資產采購，那么資產管理部門往往會采取先采購后補采購審批手續方法，其后，因未能及時完善前期采購申報相關流程遺漏采購申報材料而造成資產采購檔案不完整，進而出現資產漏入資產賬的情況，造成國有資產流失。同時也使得采購回來的資產因檔案材料不齊全，導致資產出現故障需要維修時得不到及時妥善的處理。再如，因校區搬遷或者資產經手人員工作交接而造成的原始資產檔案丟失。對于高校而言，最原始的、也是最重要的資產檔案就是土地檔案。眾所周知，2000年左右國內出現了較大范圍的高校合并潮，部分學校的土地檔案出現了或多或少的遺失，如原始的土地宗地圖，雖然可以在后期通過重新測量得到新的地圖，但是沒有了原始數據的支撐，仍然會給高校的土地資產管理帶來很大的麻煩。另外，在高校重組合并過程中，工作繁雜，很多批復文件也出現了保存不當的現象，給后期工作帶來了不變。這些都直接或間接造成了學校國有資產的流失。

3.無形資產檔案管理薄弱

除土地使用權、信息化軟件類無形資產，高校無形資產還包括專利權、商標權、著作權、非專利技術等能為高校帶來巨大收益卻沒有具體實物形態的資產。而高校對于這部分無形資產的管理一直處于低效管理狀態，長期存在管理意識淡薄、管理方法混亂、評估核算缺失等嚴重問題，使得高校無形資產嚴重流失。

4.資產檔案管理人員業務水平參差不齊

隨著高校發展建設的日漸加快，高校的資產規模成幾何倍數的快速增長，但高校的資產管理部門卻普遍存在人員編制過少的問題。工作任務重、辦事人員少的情況下，資產檔案的整理、歸檔工作往往就會被忽視，即使能被注意到，最終也只能安排由部門一般工作人員兼任此項工作，甚至可能安排給即將退休的工作人員。而想要做好高校資產檔案管理工作，具備專業知識背景的高素質資產檔案管理員是先決條件。人手緊缺，檔案管理專業知識欠缺，再加上思想上對檔案工作的不重視，最終導致資產檔案資料整理分類不規范、不準確，存檔資料不完備，為高校國有資產管理工作的順利開展埋下隱患，也無法發揮資產檔案在高校辦學發展中應起到的作用。

5.資產檔案信息化建設落后

2018年教育部印發《教育信息化2.0行動計劃》，各高校都在加速信息化建設，但是唯獨在檔案管理信息化建設方面投入甚少。即使按上級要求使用了專門的檔案管理系統，但部分高校的資產檔案工作仍然還是采用傳統的管理模式，信息收集不及時、錄入不及時、更新不及時使得檔案管理信息化工作的優勢未能充分體現。尤其是在教育儀器設備類檔案的信息化管理方面，由于信息化建設程度不高，設備使用者基本沒有辦法在第一時間了解設備的具體情況，直接影響了設備的操作效果，進而影響到教學和實驗效果。同時，資產檔案信息化建設的落后，使得高校在盤活大型資產時基礎信息獲取不及時，盤活過程困難重重，不利于高校國有資產的保值和增值。

三、提高高校國有資產檔案管理的具體措施

1.建立健全高校國有資產檔案管理制度

想要從根本上提高國有資產管理水平，高校領導層需要將國有資產管理工作納入學校的整體發展規劃，將資產檔案管理納入學校國有資產管理工作中，切實提高對資產檔案管理工作重要性的認識，按照國家規定正確劃分國有資產檔案管理的范圍，從自身實際出發建立科學完善的資產檔案管理制度，規范其收集、整理、歸檔等各個環節，為資產檔案工作提供管理依據，保證國有資產不流失，進而探索“精準管理、高效利用”的長效資產管理機制。

2.建立高校國有資產檔案管理工作考核機制

從事資產檔案管理的工作人員是否能按照相關制度、規定將資產檔案資料規范、正確進行分類、整理、歸檔，將資產檔案管理工作落到實處，這需要高校建立相應的考核機制，通過合理運用評估考核活動，明確評估考核指標，激發全體資產檔案管理人員的管理熱情。在此過程中，學校紀檢監察部門也要發揮出監督作用，加強對評估考核的過程監控工作。學校各部門安排專職資產管理員負責本部門內部日常資產登記及使用情況記錄;資產管理部門設專職人員負責各部門資產檔案分類匯總整理工作，檔案管理部門配備專人負責學校國有資產檔案資料的歸檔工作，切實落實資產檔案管理責任，落實獎懲機制，以評促建。

3.加強與重點國有資產檔案相關部門的聯動

高校國有資產檔案中，流動資產、房屋構筑物、教學儀器設備、以及無形資產等重點資產檔案管理的基礎歸口部門一般為高校計財處、基建處、教務處、信息化處和科研處，國有資產管理部門在進行資產檔案管理工作時，一定要加強與相關部門的聯動，明確歸檔范圍，確保資料歸檔及時，歸檔資料真實有效。

4.加強高校無形資產檔案的管理

目前高校國有資產管理中，注重有形資產，對無形資產的管理很不到位，無形資產檔案的管理更是一句無法落實的空話。由于相關的檔案管理法規中對于“無形資產檔案”這一概念，也沒有很明確詳細的管理條款說明。高校應該探索無形資產檔案的管理途徑，從無形資產的創造、使用、轉讓、投資與權益分配，無形資產的申請、審查、鑒定、評估等方面加強無形資產管理，強化無形資產檔案信息資源開發，落實無形資產的評估工作，進而建立科學且合理的無形資產核算方法，將無形資產的價值量化，并形成系統的高校無形資產檔案的管理體系。確保高校無形資產的安全，保障高校的國有資產不流失。

5.加強歸檔資料的安全工作

作為資產檔案的歸檔材料，原件是最基本的要求之一。如果大量使用復印件或者打印件進行歸檔，那么檔案作為原始憑證的性質就會大打折扣，對于原件的保存顯得尤為重要，但是部分檔案原件由于年份過早，且用紙作為載體，時間一長，容易出現破損或者字跡模糊，導致信息丟失，無法確保檔案資料的安全性，這就要求檔案管理員要重視對紙質檔案的保存方法。同時，隨著高校檔案管理方式的日趨信息化，電子檔案量成倍增長，電子檔案的使用使得各類信息的共享性和融合性大大提高，但是由于電子檔案在生成、傳送和存儲過程中易混、易損、易被修改的特殊性，資產檔案管理員在工作中一定要確保電子檔案的安全及真實性。另外，由于電子檔案在存儲方式上有別于傳統檔案，資產管理部門應該設定專用的存儲電子檔案的計算機終端，信息化管理部門也應協助完善對資產電子檔案信息化設備的防護措施，切實將確保資產電子檔案的真實、安全、可靠工作落到實處。

6.提高高校國有資產檔案管理工作人員的專業素質

高校國有資產檔案管理的水平一定程度上取決與工作人員的專業素質。所以，高校需要加強對工作人員的崗前培訓及日常業務培訓，加強以資產檔案管理的政策、規范、細則和資產檔案管理相關軟件的使用為主要內容的培訓，不斷增強他們的理論水平、提高專業水平，強化自主工作意識，端正工作態度，提升整體工作素質。有這些作為基礎，他們對工作的投入度就會顯著提高，工作效率和工作質量也就能明顯改善，也就更愿意主動結合自身的工作經驗，創新工作方法，使國有資產檔案管理工作進入良性運作的軌道。

同時，資產檔案管理人員也應該保持相對的穩定，不要平凡更換，若的確需要進行工作變動，應該做到接替人員先到崗，提前熟悉資產檔案管理工作，并與原檔案管理員做好相關資產檔案的交接，核對無誤后，原檔案管理員才可以離崗。

7.提高高校國有資產檔案利用率

當前高校的國有資產檔案工作處于“你有我就收，你查我才找”的被動局面，資產檔案管理存在的問題都是在因具體任務需要調閱檔案的過程中發現的，更多的時候，一旦資料被歸檔，檔案資料就基本處于“沉默”的狀態。提高高校國有資產檔案的利用率，加強檔案信息分析，每年年末進行一次資產清查盤點，核實檔案的真實性和準確性，凸顯資產檔案效能管理的作用。通過分析當年及往年的資產檔案，查漏補缺，總結資產管理經驗、改進工作方法，提高工作水平，最重要的是通過系統的檔案信息分析，尋找學校辦學決策依據，提高辦學決策的科學性，凸顯資產檔案的價值，使資產檔案管理工作從幕后走向前臺，從封閉走向開放，進入廣大師生的視野，更好為學校的建設發展而服務。

8.進一步推進高校資產檔案信息化建設

高校需要進一步推進資產檔案信息化建設，借助大數據、云計算等信息技術，搭建資產檔案信息管理平臺，并在平臺上進行相關資產信息的針對性共享。如土地、房屋類資產檔案在學校基建處、法規處、計財處等部門間的共享，教學儀器設備類資產檔案在各院系間的共享等等。借助信息化平臺，發揮并擴大資產檔案的作用。

9.加強國有資產檔案管理的宣傳工作

高校要不斷加強國有資產檔案管理的宣傳，可以將學校建設發展過程中因資產檔案管理不到位而導致國有資產流失的實例收集、篩選、裝訂成冊，下發給各部門學習，不僅能夠使領導層充分認識到資產檔案管理的重要性，使資產檔案管理人員加深對自己工作的認同感和責任感，也讓廣大師生建立對于資產檔案管理工作基本的認識，各個環節一起努力，才能使國有資產檔案管理工作變得更加科學，保障高校國有資產的安全性和完整性，為高校的建設發展做出貢獻。

綜上所述，加強高校資產檔案管理，切實落實管理責任，按照新時期高校發展的特點和具體要求，提高高校資產的綜合管理水平，是高校資產管理工作者需要積極探索的目標。

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（作者單位：陜西省安康學院）