公證業務檔案管理的意義及利用探討

高春紅

（河北省平山縣公證處，河北 石家莊 050400）

公證檔案是客觀反映事實以及行為記錄的證據，檔案管理者根據公證業務檔案的使用目的以及使用領域發揮出不同的作用，保障公證業務主體維護或實現自身的合法權益，完成真實反映。從自身的發展業務而言，其有效的記錄了公證機構審批、分離，實現司法機關的改進流程。其能夠明確適應國際慣例，達到預防糾紛，實現證明的轉變過程。從傳統業務轉化為現有的公證業務，提供第一手資料，依托于必要條件對公證業務發展具有非常重要的指導意義。公證業務檔案管理可以對檔案進行收集、整理、保管、鑒定，形成獨特的公證機構，以便能夠根據自身服務職能管理業務檔案。

一、傳統檔案管理以及信息化檔案管理的特性分析

傳統檔案管理主要以紙質、錄音、照片等為載體，這些作為檔案的實體證據，其需要工作人員手工操作為主，實現檔案的收集、保管、編制、接收等，因此檔案管理的工作量極大，步驟繁瑣。稍有不慎，便會導致公證檔案管理出現嚴重的工作不足[1]。而建立檔案管理信息平臺，可以打造基于現有檔案管理制度的一體化交互平臺，使檔案信息能夠實現縱向發展及共享。打造信息化應用后，可以實現檔案信息傳輸網絡化、自動化、在線化。充分發揮檔案部門的信息服務功能，注重電子文件的檔案管理。并就先進理論實現應用，以國際標準進行貫徹，融合思想創新以及技術創新[2]。確保電子檔案以及綜合應用實施現代化檔案管理制度，可以保證檔案工作標準規范。利用現代化技術手段，對公正檔案信息資源進行管理，確保檔案管理能夠實現信息化發展。通過掃描等技術手段，轉化成計算機，可以識別以及可處理的數字化信息平臺，確保檔案管理堅持規范性原則。對于字符內部的編碼標準、數據處理格式、信息輸出標準、信息顯示、打印等能夠直接面向網絡用戶，實現服務格式以及數據的交換。根據電子計算機管理系統，計算機網絡化傳輸發展其涉及面積廣、專業技術較優[3]。因此，其必須懂得自然科學，實現工作有序化、標準化、規范化，提升公信力以及積極的文化管理。

二、公證業務檔案管理的改進要素

（一）確保公證業務檔案管理能夠具備連接性

目前，我國公證檔案管理需要具備連接性的特性。公證檔案管理由簡單至復雜，其經歷了由手工到智能的全面轉變。雖然在改進過程中，其自身呈現了高速的發展結果，但也存在相關問題，這些問題如不有效改進，將會嚴重干擾公證業務檔案的后續發展效率[4]。首要問題便是公證檔案管理目前出現脫節現象，公證檔案管理出臺辦法目前已距今30 多年歷史。這30 多年是我國改革開放、開拓創新的時代，同時更是我國服務經濟建設的時代。在公證檔案管理中，需要落實我國的建設原則，維護其業務的穩定以及開拓創新。因此，通過集中調整公證檔案管理，必須具備收集、整理、借鑒于一體的操作體系。此外，也應具備現實的指導依據，避免保管期限、統計移交、保管防護等出現脫節現象，降低檔案應有的價值，影響檔案收集以及價值鑒定[5]。

（二）公正檔案的管理標準亟待統一

公證檔案的管理標準亟待統一，目前公共檔案的管理標準呈現出了較大的差異性。在公證機構依照相關辦法進行管理公證檔案的期間，其僅以省級為單位，制定符合本行政區域的檔案管理補充辦法，大體框架一致。且各省份的搜集方法、測定標準等具有明顯不同，這導致體現出來的全國公證檔案管理標準不一，無法體現現代管檔案管理的科學性以及有效性。老舊的管理方案無法有效且合理的發揮檔案管理的應用價值[6]。

此外，對于現有的檔案管理人員而言，檔案管理人員設備防護以及提供服務不匹配，這均是阻撓檔案管理健康發展的原因。大部分公證機構（以市、縣級為例），其公證機構規模較小且人員不足，這導致財力出現緊張，且大部分的公證機構由于忽略對于自身業務管理檔案的投入，導致檔案管理紙張出現字跡模糊、褪色等現象。檔案管理者無專業能力，在工作中無法針對檔案管理采取合理有效的檔案管理方法。這就在無形中縮短檔案的管理壽命，且已經出現損壞的檔案無法補救，更無法為檔案管理使用者提供高質量的服務要求，造成檔案管理工作的退化[7]。

三、如何有效確保公證業務檔案管理實現全面發展

（一）確保公證業務檔案管理實現多元化發展

在現代化改進流程中，其必須實現檔案工作管理智能化以其多元化的背景，滿足現有的發展需求。在現代化知識結構中，將其作為公證檔案管理者自身具備的知識要素，以實現深刻影響，確保檔案工作隊伍以及檔案管理人員的知識結構配比合理。此外，具有現代科學技術以及業務支持團隊非常重要，檔案管理者必須具備多元化的知識結構，以確保科研成果能夠在檔案管理中有效應用。使檔案管理者不斷的實現學習，并就理論發展文化等進行全面管理。根據計算機數學等學科知識，對檔案管理實現優化，以確保其能夠具備直接作用，全面掌握檔案管理的知識。根據檔案管理以及檔案管理目錄、文學檔案等開展自動化探索。確保實現檔案檢索、復制等，并就專業知識進行調整。從檔案目前的管理化發展趨勢而言，檔案工作者需要具備檔案管理的現代化技術，以確保能夠實現檔案信息分析以及研究，提升檔案的信息服務以及咨詢功能。通過多樣性的學習體系，使檔案管理人員能夠建立復合型的人才結構，樹立合理的大局意識。在工程建設等重大案件處理中，發揮自身的保障作用，為檔案管理工作的后續發展保駕護航，樹立全新的社會理念。妥善解決在用人機制方面存在的錯誤，以實現更加合理的發展觀點，確保檔案管理責任體系以及風險意識加強。具備全新的社會效益以及經濟效益，使檔案管理更加具有務實的作風，努力創造條件，積極做好檔案管理工作[8]。

（二）實現數字化建設的特性

在檔案管理過程中，促進檔案管理的效率，實現電子轉化。通過多樣性的措施，確保公證服務檔案能夠在現有基礎上完成有效的落實。目前，大多數檔案管理工作依然以紙質載體為主，其配合部分音像檔案載體，完成檔案管理工作記錄、儲存、保管。在改進過程中，檔案儲存以及管理可以利用電子檔案的快捷查詢功能實現多次輸入，以保障資料能夠實現儲存、利用。但目前資料的快捷查詢等功能相較落后，無法確保自身能夠完成有效的應用。因此，必須加快其整個電子化的轉化速度，實現掃描A/D 變換器等設備應用，確保其自動采集數據或人工錄入數據可以完成紙質檔案電子轉換。在應用過程中，不僅可以減少紙質檔案多次查詢造成破損的可能，同時也可以提升工作效率，減少人員損失。我國檔案管理的法律較為落后，在轉換后其仍需要留存紙質檔案。在后續的檔案載轉換過程中，其部分文件的原始數據可以留有指示載體，并進行雙套保存。

（三）在檔案管理過程中實現統管共用

在檔案管理過程中，必須分析檔案管理目前出現的問題，并對檔案管理進行優化。在現有的管理體制中，可以對檔案管理進行統管共用，依照公證文件預選歸檔辦法規定，其公證文書檔案可以在本處保管，一定年限后移交至當地檔案館進行保管。因此，必須做好文件的移交工作。例如，將專業檔案轉交給更具檔案管理專業的部門管理，以確保在檔案的硬件建設上能夠更加先進。檔案的備份、恢復、認證等管理技術能夠更加安全，可以確保公證檔案管理資料的共享更加便捷。

（四）對檔案管理人員實現全方案的加強培訓

對于檔案管理人員而言，必須確保檔案管理人員能夠實現事業單位檔案管理工作，并將其作為重要力量，提升檔案管理人員的綜合素質。加強其教育及培訓力度，確保檔案管理人員能夠掌握專業化的知識技能，了解法律法規。在后續的檔案管理中，使其按照檔案管理的規章制度進行辦事，明確事業單位檔案管理工作的發展目標以及方向，開展相關工作。例如，檔案管理人員可以著重提升自身的管理技能以及經驗，加強整個思想素質教育。確保每一位檔案管理人員都能具備較高的職業道德，富有責任感，并積極的投入到檔案管理工作中，促進檔案管理工作合理、有效、科學進行。

結束語

綜上所述，在檔案管理工作中，作為重要的組成部分，公證業務檔案管理必須在現有流程中對以往工作中出現的紕漏進行整改。通過多樣性的研究體系，制定出全新的發展方向，以確保對事業單位檔案管理提供重要的實際意義。事業單位的領導更應加強對檔案管理工作的應用，創新管理意識以及管理手段，完善整個管理制度，促進檔案管理工作能夠科學順利開展。借助多元化的管理體系，使檔案管理工作突破現有格局。