企業檔案數字化對企業管理的促進作用分析

姜鑫

（華北地質勘查局第四地質大隊，河北 秦皇島 066000）

前言

檔案數字化管理已經成為企業進行經營活動過程中的管理的一部分。基于此，本文提出了企業實行檔案數字化管理的具體策略，通過策略的實施，企業能夠及時接收與發出企業經營的相關完整信息，對檔案數字化信息共享的功能完成進一步加強，不斷滿足企業發展的需要，對檔案數字化管理的應用也將更為合理。

一、檔案管理數字化的重要意義

（一）檔案管理數字化相較于傳統管理模式中對檔案的管理具有較大優勢

這在當前檔案管理數字化的普及與廣泛應用中得到日益顯著的體現。其中，檔案管理數字化的優勢與傳統的紙質檔案及音像檔案相比，主要體現在以下幾個方面：第一，檔案管理數字化能夠做到現實環境與虛擬環境的存儲空間的大量節省；第二，相較于紙質檔案以及音像檔案，進行數字化的檔案管理能夠進行存儲時間的延長，無須考慮如紙質檔案的堆積時間長產生檔案破損的現象，并且數字化檔案管理對保存環境的要求并不如其他兩種方式高，一般情況下對一個大型圖書館檔案的存儲僅僅需要一個電子設備；第三，實行檔案管理的數字化，還能夠未雨綢繆地對檔案進行備份，不僅能夠提高檔案管理人員的工作效率，還能夠有效提高檔案檢索效率與利用率。

（二）實行檔案管理數字化是未來社會發展的大趨向

對檔案實行傳統的紙質以及磁性檔案管理時，需要大量的人力、物力以及財力的消耗進行空間的建設、檔案的擺放與記錄管理，與此同時，儲存紙質檔案的空間環境也有較高的要求，極易對紙質檔案造成破壞；對紙質檔案進行入檔整理工程量浩大，后續對于傳統檔案的檢索的工程量也相對復雜。而對檔案實行數字化管理，不僅節約了存儲空間，人力、物力以及財力的支出也會減少，還能夠提高檢索及維護的效率，適應了現代社會的需求。

（三）對檔案實現數字化管理，能夠發揮其自身的優越性

在對檔案進行檢索時，傳統的紙質檔案與磁性檔案需要到其存儲的圖書館、檔案館等實際檔案存放場所才能進行檢索，如若涉及異地檢索將極為不便。而新興地對檔案實現數字化管理，對檔案的檢索通過互聯網就能完成，因其通過技術手段將內容轉化成數字信息完成電子資源的存儲，能夠實現信息的實時傳遞，做到共享信息資源[1]。

二、實行數字化檔案管理的具體實踐方式

（一）完善數字化檔案管理系統

在整個社會實現數字化檔案管理的完善系統，要求全社會的人員加強對檔案管理數字化的認知，并從實踐中完成對檔案管理數字化的踐行。將社會上的紙質檔案全部轉化為數字化檔案是一項極為艱巨的任務，其間不僅要耗費人力、財力以及物力，還會耗費大量的時間與精力。需要社會上的企業先行對檔案實行數字化管理，并將過往的實體檔案和數字化檔案進行統籌儲存，以省去在檔案館中轉移的工作內容，提升檔案管理的工作效率[2]。企業在進行數字化檔案管理時還要加強對數字化的檔案采集與查閱以及對檔案實行管理的系統性的綜合性質的管理，做到對整個企業的檔案管理水平的提升。同時還需認清數字化檔案系統管理的關鍵所在為數字化檔案采集，如果數字化檔案采集環節出現問題，將會導致整個檔案的查閱以及管理出現錯誤與偏差。建立相應的數字化檔案管理系統，利用精準的數字化查閱系統確保進行檔案查閱時的高效。

（二）數字化檔案的安全傳輸

進行檔案管理的數字化實施時，對相關企業的實體檔案的保存與信息的實時傳輸具有重要意義，其不僅能夠方便同城檔案的傳輸更新，對檔案的管理也極為便利，同時檢索異地檔案時無須造成相關人員的奔波，為其節省了一定的工作時間的同時，還為檔案的大量傳輸提供了便捷[3]。但是在檔案管理數字化的同時，還需要人們注意檔案管理的安全性這一問題，進行數字化檔案管理，無論是信息的實時更新還是檔案的傳輸與檢索，都需要借助相應的網絡機制。在此限制條件下，需要相關企業正視隨網絡發展所產生的不安全性因素，如電腦網絡的病毒、黑客的攻擊、網絡漏洞造成的隱患等問題，這些都嚴重影響了數字化檔案的安全傳輸。所以，在實行檔案管理數字化時還需注意對網絡密鑰技術的掌握，在管理過程中實現采取訪問控制、系統漏洞定期掃描、病毒的防護及檔案信息加密等手段的應用。

三、檔案管理數字化對于企業管理的啟示

（一）完善數字化檔案管理手段

隨著經濟社會的發展，企業的發展與經營也需要不斷注入新鮮的血液，相應的各種機制與手段都需要與時俱進，對檔案管理數字化的應用亦是如此。企業的檔案在某種程度上對企業發展的轉折點與成功失敗都進行了數字形式的記錄與傳達，其能夠對企業經營所產生的經濟效益與相應的經驗教訓進行記錄，并從側面反映出某一時期背景下，受相應經濟政策影響的企業經濟狀況。當前我國眾多企業急需通過檔案管理的創新理念進行檔案管理工作的指導，來應社會形勢的不斷發展變化，并且從企業檔案管理觀念的陳舊、不求上進的現狀來看，許多企業缺乏創新動[4]。需要眾多企業從認知上面認清當前實行檔案管理數字化對企業在長遠角度上的經濟效益的作用，實現檔案管理模式的創新。

（二）進行企業檔案管理數字化要先進行檔案管理方式的創新

在經濟全球化不斷發展的今天，全球經濟都迎來了突破性發展，大量的國際經濟資本在市場上流通，使得企業的發展受到相應影響，檔案內容也得到了不斷地更新與跟進。企業要想在管理方式上完成創新，抓住當前數字化檔案管理發展的機遇，就需要實現數字化檔案管理這一管理方式的創新。先要進行管理方式的創新，促進企業管理方式及手段的現代化發展，需要企業認識到企業的檔案是企業的經濟效益及社會效益的一部分，推動促進對檔案管理方式的創新與發展。在發展中不斷加強管理手段的創新推進，認可并實行數字化檔案管理。還需對數字化檔案管理中的對企業經營中的各個環節的成本節約、檔案更新的時效性、人力與物力資源的節約以及涉及數據總覽時為企業帶來的巨大經濟效益進行相應認知，推進檔案管理數字化的工作實施。

（三）確保企業管理人員素質的創新與檔案管理創新步伐一致

企業的檔案管理內容是隨著企業的經營與發展不斷發生變動的，為了適應相關內容的變動與發展，需要企業加強對檔案管理工作人員的專業素質提升的培訓，使其成為技術復合型的檔案管理人員。還需要企業在經營中不斷掌握社會總體的經濟形勢，掌握一定的經濟知識，不斷適應經濟形勢的變動，提升企業檔案的質量與水平，利用市場經濟理論知識需要重視知識結構的更新，不斷地學習先進的現代管理、科學技術及技能。最后，要注意將數字化檔案管理的工作與實際的工作實踐活動相結合，從實踐中汲取經驗，并將新的經驗成果再次應用到實際工作中，促進企業檔案管理及利用的有效結合。

結論

綜上所述，隨著經濟與科技的迅猛發展，企業在經營發展中實行數字化的檔案管理現象已經極為普遍。其作為一種新興的管理模式與信息資源的整合手段，企業運用后能夠得到二者互助共進發展。當前的數字化檔案管理已經融入到企業發展的各個環節，在進行實時信息的更新后，為企業的建設提供了切實服務。對企業實行檔案數字化管理進行探討，了解其特點與相應的對檔案的數字化處理與管理存儲功能，明確了企業實行檔案管理數字化對資料的匯集、管理的系統化以及在長遠角度上促進企業的經濟發展的重要作用。