淺談干部人事檔案管理的現狀及其對策

劉曉明

（河北省淶源縣機構編制電子政務中心，河北 淶源 074300）

一、干部人事檔案管理工作現狀分析

（一）對干部人事檔案管理意識不強人事檔案管理工作可以稱作是一項默默無聞的工作，在長期開展的過程中不易取得成績，因此，該項工作容易被忽視。檔案管理工作聽起來很重要，但是在真正執行時經常被放在最后。在許多事業單位中，干部檔案管理人員都是兼職，與此同時，這些工作人員還擔負部門中其他的職責，當其他工作內容較多、任務較重時，干部檔案管理工作經常被忽略和遺忘。干部檔案的紙質材料整理工作不及時，歸檔時沒有進行系統處理，再加上工作人員的變動會比較頻繁，使得檔案管理工作效率比較低。大多數工作人員沒有經過培訓，也不重視檔案管理工作，檔案工作收集的意識也比較薄弱。

（二）干部自身對個人檔案缺乏重視部分干部并不重視自己的檔案資料，沒有及時提交資料信息，當取得學歷、成功評選職稱、獲取獎勵之后，并沒有將相關的資料提交給人事部門進行歸檔。除此之外，也有一些干部在填寫資料時過于隨意，填寫的信息和實際不符，多次填寫存在較大的誤差，填寫資料不真實，年度考核總結的材料大多數都是套話，給人很相似的感覺，以至于不能夠對自身的情況進行真實的反映，人事部門也無法通過材料對干部的情況進行了解和掌握。

（三）干部人事檔案歸檔材料審核力度不夠干部人事檔案管理工作在長期的開展中，由于管理者重視不夠以及日常的管理力度有所欠缺，使得干部人事檔案管理存在一些問題，如材料內容不齊全、檔案中的資料不能全面反映干部的履歷情況、學歷和其他的考核材料有空缺、學歷造假的現象比較嚴重、檔案資料填寫不規范等，這些問題都是因為檔案管理人員在最初收集資料時，沒有加大力度對材料進行審核所造成的。

二、加強干部人事檔案管理的對策思考

（一）強化干部人事檔案意識負責人事檔案管理工作的領導要重視干部人事檔案管理工作，要加強對本單位工作人員的管理和培訓，全面提高工作人員的業務能力和職業素養，明確崗位職責，對崗位進行調整和優化。必要時需要加大資金的投入力度，夯實干部人事檔案管理工作的基礎設施。工作人員需要對自身的業務加強學習，正確認識檔案管理工作的重要性，除此之外，相關部門還需要加強檔案管理工作的宣傳力度，營造輕松愉快的工作氛圍，調動工作人員的工作積極性和主動性，強化工作人員的責任意識，達到全域重視，全員落實。

（二）依照規章制度規范管理干部人事檔案加強制度建設，規范工作流程。干部人事檔案工作在開展時，信息庫中的許多資料并不完善，內容不完整，許多資料和實際情況不相符，有一些資料的格式不規范，沒有制定嚴格的審查制度，因此需要加強制度建設，設定嚴格的規范標準。干部人事檔案工作需要充分遵循制度性、原則性、嚴謹性、全面性，通過對各項規章制度進行補充完善，可以使得工作有章可循，使得工作有據可依。針對人事檔案管理工作中所存在的違法行為，應該給予嚴厲的懲罰，如果是因為人為因素而導致檔案材料的損毀和丟失，應該根據相關法律追究責任，以此規范人事檔案管理工作行為。

（三）注重干部人事檔案材料收集工作正確收集資料把好入口關。資料的收集是最為基礎的工作內容，也是檔案管理工作中最重要的組成部分。隨著政治體制和人事制度改革的不斷深入，在新的制度之下，需要全新探索出現代化的人事檔案管理工作模式。隨著人事檔案資料越來越多，收集工作的難度進一步增加，工作人員需要加大力度對檔案資料進行收集和匯總，認真進行辨別和整理。對于不符合要求的檔案要及時退還作出修改，對于手續不全的資料也需要退回原有部門進行補辦，有效保障干部人事檔案資料的程序性和完整性，強化干部人事檔案工作的權威性和準確性。

（四）加強干部人事檔案管理人員隊伍的自身建設干部人事檔案管理工作的質量，在一定程度上取決于檔案管理人員的綜合素質。故此，檔案管理人員需要提升自身的政治站位，提高自身的職業素養和業務水平，強化工作責任感，將人事檔案工作視為一項政治工作，強化人事檔案工作的嚴肅性和原則性。工作人員在開展工作時要降低工作的失誤率，相關部門要定期組織業務培訓，及時讓工作人員了解先進的管理技術和管理方法，不斷提高管理的技術水平。

（五）檔案管理新模式——數字化管理措施

1.妥善保存儲存器。

由于對于計算機檔案儲存原件來說很容易受到外界環境，包括溫度、濕度影響，因此在保存時需要選擇合適環境，防止受到磁場、塵土、強光照射或劇烈震動，同時還需要注意介質保存期，定期需要對儲存價值進行檢查，對于達到使用期限的介質需要及時更換，由于電子導航很容易丟失，因此需要定期進行重要檔案備份，可以在不同儲存器或者計算機完成信息備份。

2.提高機關檔案管理員工作的能力和創新性。

由紙質版到電子檔案的變化也從一定程度上標志著檔案管理發展，對于從事相關工作的管理人員提出了更高的管理創新要求，培養管理人員的創新意識，倡導管理工作內容和工作方式的創新性，為提高檔案專業人員信息化工作的能力，進一步在崗位職責中規范電子文件歸檔與電子檔案管理的相關工作，檔案管理部門需要定期對從事檔案管理的工作人員進行制度技術培訓，而工作人員還需要積極配合參與檔案管理部門舉辦的相關業務培訓學習，提高自身的管理能力，適應新時代的管理者，更好地服務本單位。當然在基于創新意識下，需要按照檔案管理程序有序開展檔案的管理歸檔、保存，進而能夠避免由于人為因素導致出現檔案遺漏問題，確保檔案的完整性，安全性。

三、建立機關電子檔案的目錄數據庫

因為機關內各種人事檔案不僅數目多類型也多，完善的數字化目錄數據庫可以把眾多檔案信息存儲到云盤端，這有利于經過網絡傳輸給客戶，既方便了客戶根據自己的需要進行目錄檢索查詢，也方便檔案管理員的統計整理，完善數字化目錄數字庫對建立機關檔案非常重要。機關電子檔案形成數字化的前提是完善機關電子檔案的目錄，因為建立電子檔案目錄可以方便從繁多的檔案當中查詢目標檔案信息，詳細具體的電子目錄可以使數字化的檢索功能更為條理化和規范化。

綜上所述，通過加強干部人事檔案的管理工作，可以更加真實地反映干部的真實面貌，更加客觀全面地對干部的工作情況進行考核評價。與此同時，在做好干部人事檔案管理工作時，不僅要從制度上進行創新，還要轉變傳統的工作理念，緊跟時代的發展步伐，具有針對性地采取有效的措施，探索出現代化的檔案管理模式。