數字化檔案在企事業單位中的設計與推廣途徑

譚麗嘉

（黑龍江省第一地質勘查院，黑龍江 牡丹江 157000）

隨著我國經濟的不斷發展和信息技術日益進步，我國檔案管理水平正不斷提升。傳統的紙質檔案逐漸邁向電子檔案方向。企事業單位主要采用計算機技術打造先進的檔案數據庫，應用完善的軟件對檔案進行存儲，將紙質檔案轉換為電子檔案，不斷完善檔案管理信息系統，提高系統的保密性和安全性。筆者主要對數字化檔案在企事業單位中的應用進行相應的探討，確保各種類型的檔案得到充分的統計與利用，有效發揮出檔案管理信息系統的功能。

一、數字化檔案信息系統主要內容

（一）系統處理內容

1.檔案錄入管理。為了進一步發揮出數字化檔案信息系統的作用，首先要確保各項檔案得到有效的錄入。為了確保紙質檔案順利轉化為電子檔案，就要對紙質檔案進行掃描，掃描完畢后，在對掃描后的圖片進行歸檔和整理。歸檔后的文件檔案通常會擁有虛擬封面，卷柜類型檔案擁有封面。用戶可通過自定義的方式設置檔案封面的字段與文件字段。根據不同的檔案類型設置相應的字段，明確文件的指定頁碼。進行檔案管理時，要掛接相應的掃描圖片。首先，可進行自動掛接。在明確圖片按照制定順序排列后，可根據文件的頁碼，以自動化的方式找尋圖片。第二，進行手動掛接。通過手動操作的方式選擇圖片。在掛接前后，可對文件夾中的圖片進行預覽，保證圖片掃描無誤。掛接完畢后，通常需按照文件名設置圖片的順序。2.檔案導入導出?？蓪⒎弦幏逗蜆藴实碾娮颖砀襁M行導入。需按照相應的支持模板進行文件導入。企事業單位要提供標準化模板，這樣就能保證單子表格文件與模板格式相符，避免產生系統錯誤。系統要有封面和文件條目，確保系統正常運行。導出檔案時，要對檔案封面進行批量導出，然后就能形成檔案列表，以電子表格文件為主。

（二）系統角色

首先，系統管理員要對用戶進行管理，刪除或者添加用戶，保證用戶密碼得到重新設置。第二，系統管理員要對每個用戶的身份進行指定。第三，系統管理員需對每個用戶的工作量進行查看。第四，系統管理員負責對案卷進行審核，及時審查用戶的檔案，確定檔案符合要求后，方可通過審核，否則就要及時退回檔案進行修改。首先，錄入人員要對檔案的封面和條目進行錄入。第二，錄入人員要對人物的完成狀態進行檢查，及時修改退回的內容。掃描人員負責進行圖片的掛接，按照檔案錄入管理的要求進行操作，提高掛接圖片的質量。

（三）其他說明

數字化檔案信息化系統需充分滿足企事業單位的需求，在本系統中使用前端框架，以保證系統的開發周期不斷縮短。因此，本系統不一定能滿足所有瀏覽器的兼容性。進行圖片處理時，采用最新的HTML5 標準。要及時對本系統進行測試，明確與本系統兼容的瀏覽器，列出清單，推薦用戶使用支持系統的瀏覽器。要加強對用戶的培訓，使用戶能夠熟練進行圖像的加工。系統會自動生成導出文件的檔號，并根據不同類型的文件制定相應的規則，對檔案進行管理。管理員會根據錄入的字段，對檔號進行自定義生成。要保證系統有完善的轉碼功能，確保文字信息及時轉換為相應的數字信息。進行圖片自動掛接時，系統要對圖像的情況進行自動化判斷，一旦發現問題就要停止掛接。要將圖像處理和圖像掛接工作進行分離，保證圖像得到完全的處理，再對其進行掛接。

二、數字化檔案信息系統的創新途徑

（一）提高檔案管理服務質量

數字化檔案信息系統具有一定的創新性，該系統可轉變傳統的檔案管理模式，有效提高檔案管理服務質量。系統可充分發揮出信息技術與圖片掃描技術的作用，確保檔案管理邁向數字化方向，使檔案資源能夠及時得到整理與共享，使相關人員隨時查詢相應的檔案。在數字化檔案管理模式下，檔案管理人員的技能會不斷提升，并熟練應用數字化技術展開檔案管理。

（二）加強數字化檔案硬件與軟件設施建設

為了進一步提高數字化檔案管理水平，要不斷完善與之相關的硬件設施和軟件設施。要確保各項資源得到進一步優化配置，加大投入力度，提高檔案管理硬件設施水平。要采用專業的計算機和掃描儀設備對檔案開展管理，滿足檔案管理的需求。領導要高度重視檔案管理數字化建設，對該項工作予以高度重視，根據檔案數字化建設的情況，明確下一階段的工作任務和工作要求，及時解決現階段存在的問題。要購置先進的軟件與硬件設備，為數字化檔案管理工作提供更多技術支持。

（三）建立數字化檔案標準體系

為了確保數字化檔案進一步發揮自身作用，要加強對數字化檔案標準體系與改進和完善。充分發揮網絡技術和數字化技術的作用，確保檔案信息得到充分的共享，完善檔案管理信息化系統的功能。該系統主要以分布式網狀結構為主，在系統中包含獨立的電子檔案實體。為了確保各項檔案信息資源得到有效的管理和控制，就要建立完善的兼容硬件環境，確保檔案的各項技術參數有統一的標準。打造標準化檔案管理體系時，需充分結合企事業單位的實際情況，明確每個部門在檔案管理過程中的職責，實現部門聯動與協作，有效提高數字化檔案管理水平。

結束語：綜上所述，為了進一步發揮出數字化檔案的功能，企事業單位要結合自身實際情況，打造專業的數字化檔案信息系統，提高檔案管理效率，使廣大檔案管理人員充分結合系統的功能對不同類型的檔案進行管理，提高檔案人員的業務能力。