淺談大數據下的數字化人事檔案管理

桑瑞

（太原師范學院，山西 太原 030619）

人事檔案管理是一項非常嚴謹的工作，傳統的人事檔案過程中很多的檔案都需要人工進行分類和整理，不僅工作效率低 而且檔案的準確性也無法得到保證。隨著大數據和互聯網的不斷發展，人事檔案管理也得到了科學化技術的支持，管理方式逐漸開始向數字化轉變，結合了數字化技術之后的人事檔案管理，不僅準確性得到了保證，而且檔案的整理和調閱也越來越方便，檔案管理的有效性得到極大的提升。因此這樣的管理方式也成了很多人研究的對象。

一、人事檔案管理的現狀

（一）相關部門不重視人事檔案管理向數字化方向的發展

雖然干部人事檔案的管理對于干部任免、選拔人才有著非常重要的作用，人事檔案是否詳細也關系到干部個人的職業前途和工作生活。但是在很多地方政府部門看來，人事檔案管理工作只是作為日常工作的重要輔助而存在的，甚至很多地區的部門的干部職工只有在自己的工資晉升或者職務調動的時候才會關心一下自己的人事檔案管理情況。整體上看，無論是政府還是個人都認為人事檔案管理工作只是簡單的資料整理和儲存，卻沒有真正意識到隨著互聯網和相關技術的發展，人事檔案管理數字化對于組織機構調整工作所帶來的便利。所以雖然我們的人事檔案管理數字化已經有了一定的成果，卻依然沒有得到長足的發展。

（二）互聯網大數據背景下，人事檔案的保密性有待加強

傳統的檔案管理就是將紙質版的檔案進行歸集和整理，如果要調閱，只需要履行普通的調閱手續 就可以輕松地查到干部的人事檔案信息，雖然人事檔案在專門的檔案室，由專人進行管理，而且管理人員也有一定的保密意識，但是保密程度卻不高。進入互聯網時代之后，緊跟大數據和信息化的步伐，很多地方的人事檔案管理當時也逐漸開始向信息化靠攏，但是信息化的管理模式也面臨著網絡黑客、系統漏洞等危機，使得聯網大數據背景下，人事檔案的保密性依然有待加強。

（三）還未形成健全的大數據背景下的信息化檔案管理制度

在傳統的人事檔案管理過程中，檔案管理的規章制度僅僅是每一個單位自行制定，然后打印出來掛在墻上，真正執行起來，由于檔案管理的專業人員比較少，所以執行程度也比較高。但是當人事檔案管理通過信息化的手段與互聯網大數據進行對接的時候，能夠適應檔案管理信息化的法律法規卻還不夠健全，而且很多單位也缺乏互聯網背景下數字化人事檔案管理的經驗，所以沒有形成真正適合這一管理方法的管理制度。

二、數字化檔案管理的優勢

（一）確保了檔案的完整性

傳統的人事檔案管理往往是將各種紙質版的資料進行整理和歸檔，人事檔案管理的工作重點也是如何將紙質版的資料進行整理和保存，確保資料不會損壞或者丟失。不僅工作量比較大，而且從資料產出一直到后期的收集和整理歸檔，需要經過多個流程、多人轉手之后才可以實現，不僅資料的安全性和保密性難以得到保證，而且多次的流轉也為增加了檔案損壞或者丟失的風險，檔案的完整性無法得到保證。而數字化檔案管理卻將工作人員從繁瑣的檔案流轉中解放了出來，通過信息化的手段將檔案進行掃描錄入，然后檔案的分類查詢也是在專門的信息系統中進行的，隨著政務服務信息化進程的加快，甚至還有很多檔案信息都是直接在系統中形成并且流轉的，不會存在丟失或者損壞的情況。所以數字化檔案管理的優勢之一就是確保了檔案的完整性。

（二）提升了信息共享程度

對于許多對安全性和保密性沒有要求的人事檔案，管理人員可以將信息掃描之后上傳到專門的大數據平臺里，然后在需要的時候只需要很簡單的操作步驟就可以通過數字化的管理平臺獲取相關的人事檔案資料，不僅操作更加便捷，而且也提升了信息的共享程度，減少了信息的查詢流程。

（三）提高了檔案管理效率

在大數據背景下，信息化的人事檔案管理可以讓很多檔案資料都在專門的檔案管理系統中流轉，想要獲取人事檔案的時候，只需要通過簡單的電腦和鼠標操作就可以輕松，對檔案進行整理和查詢，而且如果人事檔案發生變動 也只需要在專門的系統中進行上傳和修改就可以了，有利于提升檔案更新的時效性，真正實現了檔案管理過程的信息化，有效提高了檔案管理的工作效率。

（四）有利于節省空間

數字化檔案管理的目的就是將原本紙質版的檔案進行數字化整理，比如直接在系統中生成電子版本的人事檔案，或者將紙質版的檔案進行掃描，之后上傳到大數據平臺之中，操作過程不需要經過太多的人員，只需要一兩個人就可以輕松完成，不僅節省了檔案儲存空間，而且也直接降低了檔案管理成本和儲存成本，有利于節省空間。

三、通過數字化手段提升人事檔案管理效率的途徑

（一）提高管理人員的信息操作本領

比較于傳統檔案管理的手工記錄、調閱和存檔，大數據平臺背景下數字化的人事檔案管理旨在通過便捷的計算機系統和互聯網平臺提升人事檔案管理的有效性，就需要檔案管理人員具備最基礎的計算機操作技能，對于一些檔案管理要求比較高的部門，甚至對檔案管理人員的專業和學歷也做出了比較嚴格的要求。然而，由于歷來對人事檔案管理工作的不重視，很多單位的人事檔案管理人員都是從其他部門隨機調度的，即使選派了專人進行管理，很多管理人員也不是檔案管理科班出身的專業人才。所以為了提升數字化人事檔案管理的有效性，可以選聘一些檔案管理專業畢業的人才進行檔案管理，對于已經在職的非專業檔案管理人員，相關單位也要做好繼續教育和培訓工作，在職人員提供更多的深造機會，讓他們能夠接觸和學習到最先進的數字化檔案管理方法。當然了，為了提升檔案管理人員的信息操作本領，單位也要加大對于人事檔案管理的軟硬件投入，比如安裝專門的操作系統，配備專門的檔案管理電腦、提供更加適合檔案存放的專門的檔案室等。

（二）數字化管理方式與傳統管理方式相互配合

雖然隨著相關技術的不斷進步，人事檔案管理也越來越向信息化和大數據靠攏，但是傳統的檔案管理手段依然在人事檔案管理中占據著非常重要的地位，人事檔案管理距離真正實現無紙化、信息化還需要經過很長一段時間的過度，因此，在很長一段時間之內都會存在數字化人事檔案管理和傳統的人事檔案管理并存的局面。所以在實際的工作中，也要將數字化管理方式與傳統的檔案管理方式相結合，各取所長，互相補充，共同提升人事檔案管理效率。比如，在一些單位有一部分保密程度比較高的人事檔案，按照現階段的技術來看，這部分人事檔案是沒有辦法進行數字化管理的，只能依靠傳統的管理方式進行保存。但是在檔案的整理和調閱過程中，卻可以借鑒數字化的優點，將人事檔案的目錄錄入專門的管理系統中，行加密處理之后進行保存，不僅減輕了管理人員的操作負擔，也確保了信息管理的保密性。而對于一些不需要保密的人事檔案信息可以按照數字化的手段進行管理，比如將原件進行掃描之后上傳到專門的系統之中，不僅方便查詢調閱，而且可以有效節省檔案管理的空間。

（三）提高信息平臺的保密性

雖然我們國家的互聯網信息技術已經得到了高速的發展，大數據和互聯網信息技術在各行業的應用也取得了一定的成果，積累了一定的經驗。但是由于網絡平臺包含著各式個樣復雜的因素，也為大數據背景下人事檔案管理信息化數據化提出了更高的要求，尤其是存儲人事檔案的信息平臺的安全性和保密性。如果不能讓信息平臺的安全性得到保證，一旦干部資料丟失或者被修改，將會造成非常嚴重的損失，甚至會影響到人們對人事檔案信息平臺的認可和信任度。所以，為了提高檔案信息平臺的保密性和安全性，檔案管理部門可以對建立系統的工作進行招投標，選擇技術最優的投標單位來建立優質的檔案管理信息系統。當信息系統和大數據平臺進行對接之后，也可以結合大數據的管理模式，優化檔案管理流程，提高數字化人事檔案管理的管理效率。此外，還可以針對性地建立適合數字化人事檔案管理工作的信息保密制度，提高檔案管理人員對于檔案保密性和安全性的重視程度以及業務技能，確保信息平臺的保密性。

（四）健全管理平臺的服務功能

互聯網和計算機技術的發展為人事檔案管理工作插上了信息化的翅膀，也讓人事檔案管理正式和大數據 平臺接軌，所以人事檔案管理也不僅僅是傳統意義上的檔案保存和調取，還需要利用管理平臺對檔案的管理工作和調取工作提供更大的便利。為了進一步健全管理平臺的服務功能來保障數據化的人事檔案管理能夠穩定而安全，首先需要進一步優化管理平臺，減少平臺和系統的故障率。其次還要利用互聯網和大數據平臺將部分非保密性的信息上傳到云儲存空間之中，方便人們利用專門的信息查詢平臺進行查詢。除此之外，還要結合管理工作和檔案查詢工作的實際需要為管理平臺，增加一些操作模塊，讓數字化人事檔案管理更加便捷高效。

結束語：隨著互聯網的發展和計算機技術的不斷滲透，為人事檔案管理工作提供了新的手段和新的思路，在互聯網時代，結合大數據的優勢，利用信息化的手段進行人事檔案管理，已經成了人事檔案管理發展的必然趨勢，所以在日常的人事檔案管理中也不能因循守舊，而要緊跟時代步伐，利用大數據和互聯網帶來的便利性創新人事檔案管理手段，進一步提升人事檔案管理效率，大數據和新技術為人事檔案管理工作插上了信息化的翅膀。