信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問題及對(duì)策

顏慈航

（牡丹江市腫瘤醫(yī)院，黑龍江 牡丹江 157000）

一、運(yùn)用信息化技術(shù)開展檔案管理工作的作用

傳統(tǒng)的檔案管理主要是對(duì)紙板文件資料進(jìn)行收集、整理、歸檔、保存等，期間會(huì)消耗大量的人力、物力和財(cái)力。在檔案管理過程中，對(duì)大量的紙板文件進(jìn)行妥善管理具有較大的難度，這些紙質(zhì)文件很容易受到外界環(huán)境和一些不可控因素的影響導(dǎo)致丟失或損壞，例如在雨季時(shí)，潮濕的環(huán)境會(huì)使紙板文件發(fā)霉，或者儲(chǔ)存年限過長(zhǎng)，在空氣的氧化下，紙張會(huì)泛黃破損等，使得檔案無(wú)法得以正常使用。傳統(tǒng)紙板檔案通常只有一份，一旦丟失或者損壞無(wú)法重塑，信息安全性比較低。與此同時(shí)，對(duì)檔案的查找也比較困難。而信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用能夠?qū)⒓埌逦募D(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)信息，節(jié)省紙板檔案的儲(chǔ)存空間，借助信息化系統(tǒng)可以儲(chǔ)存大量數(shù)據(jù)資料，再利用互聯(lián)網(wǎng)的搜索功能能夠快速、準(zhǔn)確的查找到所需資料，方便快捷，大幅度的提高人員工作效率，同時(shí)還可以將檔案信息進(jìn)行刻盤備份，增加數(shù)據(jù)信息的安全性。因此，信息化技術(shù)的應(yīng)用，使檔案管理的作用和價(jià)值得以最大化的展示，為企事業(yè)未來的發(fā)展提供了更加寶貴的數(shù)據(jù)資源。

二、信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問題

（一）檔案管理的安全得不到保障

現(xiàn)階段我國(guó)一些企事業(yè)單位使用的信息化檔案管理主要借助于賬號(hào)及密碼或者驗(yàn)證碼等進(jìn)行安全性管控。但是，系統(tǒng)賬戶密碼一旦被泄露或者被不法分子破譯后，重要數(shù)據(jù)信息將會(huì)遭到刪除或惡意篡改。網(wǎng)絡(luò)信息化平臺(tái)也容易遭到病毒的入侵，使檔案管理的安全性無(wú)法得到有效性保障，造成數(shù)據(jù)失真等問題的出現(xiàn)。

（二）管理軟件缺乏系統(tǒng)性

在信息時(shí)代發(fā)展背景下，信息化技術(shù)正在被廣泛引入到檔案管理領(lǐng)域中，然而網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)卻存在很多類型的管理軟件，這些檔案管理軟件在實(shí)質(zhì)上存在一定的差異性，且不同的企事業(yè)單位使用的計(jì)算機(jī)程序、管理系統(tǒng)等不盡相同，無(wú)形中增加了使用和管理難度，這種軟件管理的不統(tǒng)一性，導(dǎo)致各類信息資源無(wú)法得到有效共享，將制約檔案軟件應(yīng)用系統(tǒng)的進(jìn)一步研究和開發(fā)，降低檔案管理的使用效率。

（三）檔案管理人員水平不夠

業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、專業(yè)技能過硬、技術(shù)水平高的綜合型檔案管理人員是實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理的主力軍。然而，一些高層管理者將管理重心放在企事業(yè)單位整體發(fā)展和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中，錯(cuò)誤地認(rèn)為檔案管理就是將一些文件性的材料進(jìn)行收集、整理、歸檔等，往往將企事業(yè)單位中年紀(jì)較大或者安排其他崗位人員兼職從事檔案管理工作。在信息時(shí)代發(fā)展浪潮下，這些人員的管理水平已經(jīng)跟不上時(shí)代發(fā)展的步伐，接受新鮮事物的能力比較慢，特別是對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的使用，很多時(shí)候?qū)W(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊技術(shù)、各類檔案管理軟件等功能性操作不了解，導(dǎo)致整體檔案管理人員的綜合素質(zhì)偏低，嚴(yán)重制約了信息化檔案管理工作的建設(shè)和發(fā)展。

（四）檔案資料管理不規(guī)范

檔案管理需要多個(gè)部門協(xié)同完成，人員分工不明確，當(dāng)出現(xiàn)問題時(shí)，往往存在無(wú)人管或者相互推諉的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案長(zhǎng)期滯留。由于制度的不完善，沒有一個(gè)健全的管控機(jī)制，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案填寫錯(cuò)誤、信息不完整、歸檔不及時(shí)等問題，不利于檔案管理工作的健康發(fā)展。

三、解決檔案管理問題的對(duì)策

（一）構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)

很多企事業(yè)單位已經(jīng)意識(shí)到了檔案信息化管理對(duì)其發(fā)展的重要性，而數(shù)據(jù)庫(kù)的建立是檔案信息化管理的一項(xiàng)重點(diǎn)工作內(nèi)容，在構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)期間要將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與當(dāng)下各項(xiàng)檔案管理工作相融合，例如利用網(wǎng)絡(luò)軟件將紙板檔案轉(zhuǎn)化成為數(shù)據(jù)信息進(jìn)行存儲(chǔ)，延長(zhǎng)保存期限；或借鑒傳統(tǒng)紙板檢索目錄的管理模式，制作成為電子版的檔案目錄，借助計(jì)算機(jī)中的查詢功能能夠快速、準(zhǔn)確的查找到相關(guān)文件資料等，以此完成對(duì)檔案信息化管理結(jié)構(gòu)模式的改進(jìn)和完善。信息化檔案管理工作要做到與時(shí)俱進(jìn)，不斷更新數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容，做好開放式和分散式管理有機(jī)融合，提高檔案管理效率。

（二）確保軟件能夠兼容

開展檔案信息化管理最重要的就是實(shí)現(xiàn)信息資源共享的目標(biāo)，使各類資源得以高效利用。對(duì)比，相關(guān)部門要加大對(duì)檔案管理軟件技術(shù)的創(chuàng)新、研發(fā)力度，將繁雜的信息化系統(tǒng)統(tǒng)一化，運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的分析、識(shí)別、分類及儲(chǔ)存等，確保軟件的兼容性，實(shí)現(xiàn)資源共享。

（三）規(guī)范開展檔案管理工作

依據(jù)實(shí)際情況，制定一套科學(xué)、合理的檔案管理制度，確定檔案管理要求、注明處罰條款等，并將制度內(nèi)容落地執(zhí)行，推動(dòng)檔案的規(guī)范化管理。另一方面，檔案管理工作需要多個(gè)部門協(xié)同配合，要明確各部門人員的工作內(nèi)容及職責(zé)，避免出現(xiàn)問題無(wú)人管或推諉的現(xiàn)象，同時(shí)也能保證同一類型的檔案能夠得到集中處理，促進(jìn)檔案管理建設(shè)工作的順利開展。

（四）提高管理人員的專業(yè)水平

檔案信息化管理水平的好壞取決于管理人員綜合能力、專業(yè)素養(yǎng)及業(yè)務(wù)能力等水平的高低。因此，企事業(yè)單位必須要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員整體素質(zhì)的培養(yǎng)力度，主要通過以下幾個(gè)方面進(jìn)行：首先，信息化技術(shù)的培養(yǎng)，要定期組織檔案管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、檔案管理軟件操作流程、不同設(shè)備設(shè)施的使用方法進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高人員信息化操作技能；其次，提升整體團(tuán)隊(duì)素質(zhì)，想要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化技術(shù)的應(yīng)用，不可能單靠某個(gè)人或某個(gè)部門的努力就能夠?qū)崿F(xiàn)的，要靠各部門人員的通力協(xié)作，人員各司其職，才能將龐大的檔案信息按照既定要求有序管理；最后，應(yīng)急素質(zhì)的培養(yǎng)，收集各種可能出現(xiàn)異常情況的處理方法，并傳授于檔案管理人員，一旦遇到突發(fā)性事件時(shí)，管理人員能夠及時(shí)做出響應(yīng)并給予解決。

（五）健全檔案信息安全保障系數(shù)

檔案信息記錄著一個(gè)企事業(yè)單位整體的發(fā)展歷程，其重要性不言而喻。信息化時(shí)代在為檔案管理帶來方便的同時(shí)也存在著諸多的安全風(fēng)險(xiǎn)因素。因此就要加強(qiáng)保護(hù)措施的應(yīng)用，提高檔案管理的安全系數(shù)，主要有以下幾點(diǎn)措施：第一，提升人員安全意識(shí)，除信息化檔案管理系統(tǒng)外，不要隨意登錄其他不明狀態(tài)的網(wǎng)站或下載網(wǎng)絡(luò)小程序等，防止一些不法分子利用互聯(lián)網(wǎng)程序植入病毒攻擊檔案信息系統(tǒng)，避免信息被盜取；第二，增設(shè)安全防火墻、軟件截殺等安全保護(hù)功能，強(qiáng)化計(jì)算機(jī)的保密性能，檔案管理人員還要定期對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行系統(tǒng)殺毒及檢查維護(hù)工作，確保計(jì)算機(jī)的正常運(yùn)行；第三，加強(qiáng)身份驗(yàn)證管理，對(duì)應(yīng)用軟件進(jìn)行加密設(shè)置，比如利用語(yǔ)音識(shí)別、面部解鎖或者電子證書等核實(shí)人員信息，減少被黑客入侵的風(fēng)險(xiǎn)，提高檔案信息的安全性。

四、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，檔案信息化管理對(duì)企事業(yè)單位的發(fā)展具有積極的推動(dòng)作用，能夠提高整體工作效率、保證各項(xiàng)信息資料的準(zhǔn)確性，盡管在其發(fā)展過程中還存在著諸多的不足之處，需要進(jìn)一步的完善和改進(jìn)，以此促進(jìn)檔案管理領(lǐng)域的健康發(fā)展。